有關(guān)做好綜合辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考

劉魁創(chuàng)

[摘 要]在一個(gè)企業(yè)里，辦公室不僅起著承上啟下的作用，是領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的紐帶，而且還是企業(yè)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞部門(mén)，是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心和參謀中心。因此，企業(yè)做好辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)有著至關(guān)重要的作用。本文基于新時(shí)期對(duì)企業(yè)辦公室文秘工作的新的工作職責(zé)和要求，提出幾點(diǎn)關(guān)于新時(shí)期如何做好企業(yè)辦公室文秘工作的思考。

[關(guān)鍵詞]辦公室；文秘工作；重要性；現(xiàn)狀；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）19-0281-01

一、企業(yè)文秘工作的重要性

1.為領(lǐng)導(dǎo)工作做鋪墊

秘書(shū)工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書(shū)的信息收集處理工作；領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議前，秘書(shū)的會(huì)前籌備，會(huì)中服務(wù)，會(huì)后整理工作；領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書(shū)的出差事務(wù)準(zhǔn)備工作；領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前，秘書(shū)的文件處理擬辦工作等等。秘書(shū)的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)程及其效率和效果。

2、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延

領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書(shū)要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達(dá)，制成文件，下發(fā)各單位；文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?zhí)行動(dòng)態(tài)、反映及效果；領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)的會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要做會(huì)議文件的立卷歸檔工作，會(huì)后的落實(shí)、催辦工作；領(lǐng)導(dǎo)出差以后，秘書(shū)要整理領(lǐng)導(dǎo)帶回的有關(guān)材料，辦理后續(xù)事務(wù)等。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時(shí)，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實(shí)處，產(chǎn)生實(shí)效。

二、辦公室文秘工作的職責(zé)和要求

辦公室文秘工作的主要職責(zé)大致有：輔助參謀、協(xié)調(diào)溝通、接人待物、撰寫(xiě)公文文書(shū)、文件管理、傳達(dá)信息、會(huì)議組織以及協(xié)助主任做好辦公室日常工作。文秘工作的這些職責(zé)決定了辦公室文秘工作人員必須具備各種素質(zhì)，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)從事辦公室文秘工作者的素質(zhì)要求愈來(lái)愈高，要求從事辦公室文秘工作者具備扎實(shí)的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度、較強(qiáng)的交際能力、熟練的協(xié)調(diào)技術(shù)、良好的心理承受能力以及較強(qiáng)的職業(yè)道德和責(zé)任心。這樣，可以看出企業(yè)對(duì)文秘工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室文秘工作在現(xiàn)代企業(yè)中有著越來(lái)越重要的作用。

三、當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

1、辦公室事務(wù)過(guò)于繁雜，影響文秘工作

以大多數(shù)基層辦公室來(lái)說(shuō)，是一個(gè)綜合性辦公室，集合了辦文、辦會(huì)、人事勞資、后勤服務(wù)等職責(zé)，幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，存在信息報(bào)送不及時(shí)、上下渠道不夠暢通等問(wèn)題，難以真正起到參謀助手作用。

2、辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重、質(zhì)量低

近年來(lái)，企業(yè)單位文秘人員短缺已成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，并已影響了工作的正常開(kāi)展。目前，大多數(shù)企業(yè)辦公室主要從事文秘工作的人員只有一人，其中的辛苦只有干過(guò)的人才會(huì)明白，加班加點(diǎn)、熬通宵、“連軸轉(zhuǎn)”是家常便飯，可以說(shuō)是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

3、文秘人員素質(zhì)偏低，跟不上企業(yè)的工作要求

由于行業(yè)特點(diǎn)等各方面的原因，企業(yè)辦公室文秘人員的素質(zhì)已不能適應(yīng)新形勢(shì)下的要求。首先是是文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺?，F(xiàn)在大多基層辦公室的文秘人員多半是半路出身，沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)過(guò)文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)，雖然有些企業(yè)近年來(lái)也招聘了一些文秘專(zhuān)業(yè)人員，但一方面人數(shù)太少，不能滿(mǎn)足工作需要，另一方面文秘的成長(zhǎng)本身需要一個(gè)過(guò)程，很難立即成為行家里手。其次是知識(shí)更新過(guò)慢。文秘人員出外機(jī)會(huì)較少，培訓(xùn)機(jī)會(huì)更少，知識(shí)更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質(zhì)的提高。

4、信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好

客觀上由于辦公室事務(wù)多，沒(méi)有時(shí)間，但更多的是文秘人員主觀上對(duì)信息調(diào)研工作難以重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到調(diào)查研究的重要性，業(yè)務(wù)不精通，基層調(diào)研少，基本情況了解不多，加之個(gè)人素質(zhì)能力，導(dǎo)致信息調(diào)研工作跟不上新形勢(shì)下工作的需求，不能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

四、新時(shí)期如何做好辦公室文秘工作的措施

1、科學(xué)調(diào)整職能定位，加強(qiáng)文秘工作的組織建設(shè)

現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)對(duì)文秘工作的要求也越來(lái)越高，企業(yè)員工特別是有些領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該改變傳統(tǒng)的對(duì)文秘工作的看法，不應(yīng)該認(rèn)為文秘工作只是在企業(yè)辦公室打打雜或者幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些簡(jiǎn)單的日常事務(wù)的工作，應(yīng)該把辦公室文秘工作提到一個(gè)非常新的高度，充分認(rèn)識(shí)到辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分相信和利用辦公室文秘工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務(wù)都可以交給辦公室文秘去做，領(lǐng)導(dǎo)自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)還有利于促進(jìn)辦公室文秘工作人員綜合素質(zhì)的提高。

2、細(xì)致規(guī)范，做好文秘服務(wù)工作

我們都知道細(xì)節(jié)決定成敗，但恰恰文秘工作又是一個(gè)細(xì)致的工作，這就要求了辦公室文秘工作要做到細(xì)致規(guī)范，從細(xì)小的事情抓起，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。如在安排會(huì)議活動(dòng)時(shí)，辦公室文秘工作人員可以結(jié)合自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際來(lái)制定出詳細(xì)的會(huì)議安排方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長(zhǎng)短，設(shè)立相應(yīng)的工作計(jì)劃。只有辦公室文秘工作人員細(xì)致規(guī)范，才能做好辦公室文秘服務(wù)工作，保證文秘工作不會(huì)出錯(cuò)，從而保證辦公室和領(lǐng)導(dǎo)日常工作的順利有序的進(jìn)行。

3、轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)方法，不斷提高辦事效率

3.1 樂(lè)于奉獻(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作

辦公室工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)工作就沒(méi)有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。必須將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

3.2 理清思路，有條不紊的做好本職工作

辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂，但越在這時(shí)我們?cè)讲荒軄y，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排；同時(shí)，要不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無(wú)時(shí)間抓信息工作和調(diào)研工作。

3.3 嚴(yán)以律己，樹(shù)立良好的公眾形象

辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復(fù)雜，要低調(diào)做人，低調(diào)干事，要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，在工作中謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍，要正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待組織、自己和他人，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各科室的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

3.4 文秘工作要積極主動(dòng)服務(wù)

辦公室是一個(gè)企業(yè)各種生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)政策落實(shí)的參謀部和服務(wù)部，上為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，下為企業(yè)員工服務(wù)，中間位企業(yè)各部門(mén)和車(chē)間服務(wù)。在某種程度上說(shuō)，一個(gè)企業(yè)辦公室文秘的工作服務(wù)水平直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)水平。因此，辦公室文秘工作人員要充分發(fā)揮文秘工作的作用，積極為企業(yè)服務(wù)，當(dāng)好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，積極的為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的建議和意見(jiàn)。

3.5 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)

當(dāng)今企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)從事辦公室文秘工作者的素質(zhì)要求愈來(lái)愈高。辦公室文秘工作人員要想做好工作辦公室文秘就必須不斷的學(xué)習(xí)新的科學(xué)文化知識(shí)，不斷的充實(shí)自己，這樣才能跟上文秘工作發(fā)展的步伐，適應(yīng)文秘工作不斷增加的新要求。同時(shí)辦公室文秘工作人員不僅要學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，還要樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。

五、總結(jié)

總之，在企業(yè)里，辦公室文秘工作有著重要的地位和作用，企業(yè)做好辦公室文秘工作，不僅可以協(xié)調(diào)好員工與領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)與部門(mén)的關(guān)系，還能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。