推進(jìn)入事檔案管理信息化建設(shè)的思考

趙雅楠

【摘要】當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和普及，在人事檔案管理過程中也結(jié)合自身的實際情況，有效應(yīng)用信息化技術(shù)，充分實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，以此使人事檔案管理質(zhì)量和效率得到更顯著的提升，從而促進(jìn)入事檔案管理事業(yè)呈現(xiàn)出創(chuàng)新式發(fā)展趨勢。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化建設(shè) 意義 策略

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）進(jìn)一步有效降低工作人員的工作壓力

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往是以人工收集為主，所有的工作必須工作人員親力親為，由此所產(chǎn)生的工作壓力十分巨大。人工的操作效率十分低下，耗時耗力，浪費了很多的時間和精力。對此，有效實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠使此類問題得到有效解決，進(jìn)一步降低工作人員的工作壓力，與此同時，在檔案錄入過程中，通過信息的重復(fù)利用，讓資源不會造成浪費，進(jìn)一步發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，也可在更大程度上提升檔案管理工作的效率，使工作強度有效降低。

（二）為檔案信息查詢提供更多的便利

在當(dāng)前的時代背景下，網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)所呈現(xiàn)出的便捷性是不言而喻的，在有效利用信息技術(shù)的情況下，可以讓數(shù)據(jù)處理更加高效快捷，讓檔案信息查詢更加便利。通過人事檔案管理，信息化建設(shè)的運行，可以把計算機作為載體有效檢索相應(yīng)的答案，這樣可以使其更加快速的發(fā)展，更有效的查詢，效率更高，所呈現(xiàn)出的信息也更為全面，系統(tǒng)工作人員在信息檢索過程中更加便利，快捷，效率得到顯著提升，由此使相關(guān)單位和人員在競爭力方面顯著增強。

（三）充分確保檔案信息更加保密和安全

在相關(guān)單位的各項管理工作中，檔案有著至關(guān)重要的作用，檔案本身就是特別重要的信息資源，相關(guān)單位的生存和發(fā)展等相關(guān)資料都是在檔案管理工作中，檔案信息的價值不可估量。對此，就需要從根本上確保檔案信息的安全性，保密性。通過信息化技術(shù)有效實現(xiàn)信息化建設(shè)，這樣能夠讓檔案信息得到更切實有效的檢索和保存，對其進(jìn)行科學(xué)合理的管理，從根本上規(guī)避信息缺失或者遺漏等相關(guān)方面的問題。信息化管理模式使檔案信息管理更加保密和安全，在有效落實加密形勢下，使信息不會丟失，這樣能夠充分保全相關(guān)單位的利益。

二、新時期人事檔案信息化建設(shè)策略

（一）從根本上高度重視檔案管理信息化建設(shè)

在新時代背景下，企業(yè)要想實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，就需要著重做好人事檔案管理工作，進(jìn)一步加大檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，對其重要性和必要性都要有清晰明確的認(rèn)知，確保其工作效率和工作水平得到全面提升。同時，要進(jìn)一步加大人事檔案信息化建設(shè)的支持力度，在資金，人力，物力等方面進(jìn)一步增強，進(jìn)一步結(jié)合實際的應(yīng)用需求配套與之相對應(yīng)的信息化硬件軟件等，大力引進(jìn)具有專業(yè)化信息化管理技術(shù)的管理人員，充分確保人力資源得到優(yōu)化配置，滿足信息化建設(shè)的內(nèi)在需求，構(gòu)建高質(zhì)量的人事檔案管理信息化建設(shè)隊伍。

（二）進(jìn)一步建立健全更系統(tǒng)完善的檔案信息化管理機制

要想使人事檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)，就要結(jié)合具體情況，建立更系統(tǒng)完善的人事檔案管理信息化機制和體制，確保各項管理工作能夠走向正軌，更加規(guī)范的進(jìn)行。首先，要結(jié)合信息化管理需求，進(jìn)一步制定更系統(tǒng)完善的工作流程和規(guī)章制度，使相關(guān)管理人員能夠按照相應(yīng)的規(guī)程和規(guī)范來操作，有據(jù)可依，有章可循。其次，要充分確立檔案管理工作責(zé)任制，確保各項管理職責(zé)和信息化建設(shè)任務(wù)能夠落實到每一個科室和不同的人員，確保所有人都能夠各司其職，針對自身的職責(zé)和任務(wù)有充分的明確，在工作任務(wù)，工作范圍，工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)方面能夠有效落實，針對各項人事檔案信息資料進(jìn)行不斷的上報和完善，在更大程度上提升檔案管理人員的信息化水平和效率，以此充分體現(xiàn)出檔案信息化管理的功能和價值。

（三）進(jìn)一步加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

電子計算機具有自動運算、邏輯判斷能力強、存貯信息強、精確度高和運算速度快等特點，在文件管理方面，借助計算機接收、借閱、查找和歸還文件，并對到期應(yīng)銷毀的文件進(jìn)行辨認(rèn)等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理方面，要充分利用信息化技術(shù)，有效通過計算機對于人事檔案的收集，編制以及整理等等，編制出相對應(yīng)的內(nèi)容，介紹檢索工具和目錄等等，并且在庫房管理中充分運用。同時，還可以在庫房管理中運用，用在特殊的檔案工作項目中，如對大型索引進(jìn)行編制，服務(wù)檔案的編制工作和檔案統(tǒng)計等工作。對此，應(yīng)該結(jié)合實際情況配備相對應(yīng)的計算機硬件，并且進(jìn)一步推進(jìn)相關(guān)檔案館等計算機應(yīng)用程度，從而在更大程度上提升檔案管理信息化水平。其次，要對局域網(wǎng)進(jìn)行建設(shè)和完善，確保所有工作都網(wǎng)絡(luò)化，在更大程度上提升人事檔案的利用率和利用質(zhì)量。與此同時，要著重做好人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使人事檔案管理質(zhì)量得到更顯著的提升。

（四）從根本上切實加強人事檔案管理信息化的安全建設(shè)

企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)雖然能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平和管理效率，但是，需要著重關(guān)注的是，在人事檔案的信息安全方面要從根本上有效做好，在最大程度上確保檔案的信息安全，在最大限度上避免管理工作中出現(xiàn)檔案信息泄露的事情。針對這樣的情況，首先要針對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行相對應(yīng)的系統(tǒng)化全面化的培訓(xùn)，使其具備相對應(yīng)的保密意識和安全意識，著重針對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行切實有效的加密處理，確保所有的訪問人員都需要通過密碼或者人工智能識別的方式才能進(jìn)行信息訪問，以免檔案信息被泄露。其次，要在更大程度上提升檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德，使其安全意識和安全防范技能得到充分的增強，從根本上確保安全管理制度的構(gòu)建，通過制度或者相關(guān)細(xì)則的約束，在更大程度上提升工作人員的安全防范意識，如果出現(xiàn)泄露檔案信息的行為，要進(jìn)行嚴(yán)格的處理，按照相應(yīng)的法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)厲懲處，切實提高人事檔案管理工作的安全性和可靠性。

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