進一步深化自學(xué)考試檔案管理信息化改革

劉文蕊

摘 要：本文綜合分析了自學(xué)考試檔案管理信息化建設(shè)的時代背景、自學(xué)考試檔案管理的現(xiàn)狀、自考檔案進一步信息化改革的必要性、以及如何進一步深化信息化改革，并提出了一系列完善自學(xué)考試檔案信息化管理的合理化建議。

關(guān)鍵詞：自學(xué)考試;檔案管理;信息化

伴隨社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展進步，信息化成為辦公自動化不可或缺的重要部分，自學(xué)考試的檔案管理工作也應(yīng)努力提升自身信息化水平，以提高工作效率，雖然現(xiàn)在基本已實現(xiàn)信息化管理，但是仍有進一步深化改革的空間和必要性。提高其電子化水平，不但可以節(jié)省必要的勞動和資金，還能夠提高檔案管理的效率，更好地促進自學(xué)考試考籍檔案管理的發(fā)展[1]。

1 自考檔案信息化改革的時代背景

高等教育自學(xué)考試自1981年經(jīng)國務(wù)院批準創(chuàng)立以來，在各級政府的領(lǐng)導(dǎo)和支持下，以其開放、靈活的學(xué)習(xí)形式迅速被社會認可，為社會輸送了大量可用之才，經(jīng)過幾十年的改革與發(fā)展，已初步形成了包括本、?？坪头菍W(xué)歷在內(nèi)的門類比較齊全、功能較為完善的國家教育考試體系，成為規(guī)模較大的一種高等教育形式，發(fā)揮了普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校不可替代的重要作用，為國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供了有力的智力支持。為適應(yīng)經(jīng)濟和社會發(fā)展需要，自學(xué)考試開考專業(yè)逐步增加，報考人數(shù)隨之逐年增多，2000年左右，自學(xué)考試規(guī)?？涨?，檔案管理工作日益復(fù)雜。開展信息化的考籍檔案管理，借助計算機、網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)部門便可以方便地查詢考生的考籍信息，這也給考生帶來了極大的便利[2]。

2 自學(xué)考試檔案管理現(xiàn)狀

自學(xué)考試的檔案管理一般分為考生的考籍檔案，考生成績檔案，考生畢業(yè)檔案三個部分。

與全日制在校生的學(xué)籍系統(tǒng)不同，自學(xué)考試的學(xué)生是沒有學(xué)籍的，而是參加考試的相關(guān)考籍，考籍信息在考生初次注冊報名時生成，隨著辦公自動化的逐漸推廣和考試事業(yè)的實際需求，開發(fā)了自學(xué)考試考務(wù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了考生所報名縣區(qū)代碼錄入、報名報考基本信息錄入、考生照片采集、考點信息錄入、考務(wù)編排、質(zhì)檢統(tǒng)分等功能。自此，自學(xué)考試實現(xiàn)了考生考籍管理的信息化，考籍檔案作為考生報名參考的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)貫穿自學(xué)考試的整個過程。

考生成績檔案信息量較大，通過考務(wù)管理系統(tǒng)對每次考試結(jié)束后的成績數(shù)據(jù)歸檔后，使用自學(xué)考試考籍管理及畢業(yè)生管理系統(tǒng)，可以以考生準考證、姓名或身份證號碼為索引查閱考生參加考試時間、考試課程代碼及名稱、考試成績、是否缺考、是否違紀作弊、所在考點考場及座號、答卷掃描版圖像文件等相關(guān)檔案信息。

畢業(yè)檔案是整個高等教育自學(xué)考試的出口檔案[3]，全部課程（含畢業(yè)考核、實習(xí)、實驗課、技能考核）考試（考核）合格的高等教育自學(xué)考試考生，才可以申請辦理畢業(yè)手續(xù)，此類畢業(yè)生檔案大致可分為兩種類型，一類是2010年以后實行檔案信息化管理的檔案，這類檔案都是考生原始答卷的掃描件，主要以信息化管理為主，另一類是未實行信息化的以前的紙質(zhì)檔案，主要以考生的紙質(zhì)試卷為主，是由地市一級考試管理機構(gòu)分考試年度按專業(yè)分類，以考生固定檔案號加姓名為索引存檔，檔案材料中存有考生參加考試通過后的原始答卷材料，考生每考過若干門課程就按照檔案號存檔，考生按照考試計劃通過全部課程后由個人向地市自學(xué)考試管理機構(gòu)提出畢業(yè)申請，辦理畢業(yè)手續(xù)，同時檔案由各地市管理機構(gòu)移交省一級考試管理機構(gòu)存檔。

3 進一步信息化改革的必要性

隨著自學(xué)考試政策的不斷變化，現(xiàn)已逐步取消了年限限制，除?？紝I(yè)以外，以前通過的考試成績?nèi)匀挥行?，考生可以繼續(xù)學(xué)習(xí)剩余課程，參加考試以完成學(xué)業(yè)，即使專業(yè)計劃存在調(diào)整，根據(jù)高等教育自學(xué)考試免考實施細則也可進行新老課程對頂，許多以前考過若干門課程的考生如想繼續(xù)參考，但因時間間隔太久，檔案號早已忘記，這樣查找紙質(zhì)檔案非常煩瑣。

自考紙質(zhì)檔案由于年代較久遠，防水、防火、防蟲、防鼠、防潮、防霉變等工作防范每年都需要開支，而實行信息化雖然成本可能較高，但是一勞永逸。檔案管理的信息化管理也存在著些許不足之處，涉及管理軟件多，查詢信息需要來回切換，幾個系統(tǒng)軟件配套使用，非常不方便，仍需進一步優(yōu)化。

4 進一步信息化改革的幾點合理化建議

1）紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案。自考檔案自實行信息化管理以來，考生試卷使用圖像文件存儲，且辦理畢業(yè)的審檔工作也已網(wǎng)上進行，之前的自學(xué)考試紙質(zhì)檔案可以考慮進行進一步信息化，使用掃描閱讀一體機將老舊紙質(zhì)檔案掃描為圖像文件，通過存儲介質(zhì)進行儲存，一勞永逸，節(jié)省傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的各項支出，同時提高了工作效率，可按檔案號、姓名進行檢索查閱，電子審檔時可直接調(diào)取電子檔案，為考生的轉(zhuǎn)考工作進一步提供了便利。

2）長期開放考生成績查詢。未實行信息化改革以前，考生每通過一門成績會發(fā)放合格成績單，信息化改革以后，考試結(jié)束考生可查詢當次考試成績，這顯然不夠，自考時間跨度大，容易遺忘自己哪幾門課程，可考慮開放兩套考生查詢系統(tǒng)，一個是每次考試結(jié)束成績出來后，考生憑身份證、姓名、準考證號三個中的兩個信息即可查詢當次考試成績，包括及格和不及格的所有成績，此項查詢服務(wù)自成績發(fā)布至下次考試開始前止;另一個是提供考生已經(jīng)通過了的課程查詢，根據(jù)所報專業(yè)顯示考試計劃，考生可以查詢到通過了哪幾門課程，還有哪幾門沒有考過，此項查詢長期有效，以方便考生對應(yīng)考試計劃，合理安排考試。

3）整合優(yōu)化考籍管理系統(tǒng)?，F(xiàn)有的考籍系統(tǒng)分散、多樣、功能單一，相關(guān)服務(wù)軟件有考務(wù)管理系統(tǒng)，考籍歸檔系統(tǒng)，考籍管理及畢業(yè)生管理系統(tǒng)，畢業(yè)生審檔系統(tǒng)等，宜將多個系統(tǒng)程序優(yōu)化整合到一個系統(tǒng)程序中，集所有功能于一身，方便使用。

4）加強培訓(xùn)，提高各級自考系統(tǒng)考籍管理工作者的信息技術(shù)水平。隨著自學(xué)考試考籍管理信息化的推進，對考籍管理工作者的信息技術(shù)水平要求進一步提高。推進檔案信息化的關(guān)鍵是人才。檔案信息電子系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響電子信息化水平的提高[4]。

目前各級考試管理部門考籍管理隊伍相對穩(wěn)定，各級考籍管理人員也都具有豐富的考籍管理工作經(jīng)驗、較強業(yè)務(wù)水平和基本的計算機操作能力，但由于個別同志年齡偏大、學(xué)習(xí)能力不足、崗位變動等原因，還是有部分考籍管理人員無法適應(yīng)考籍檔案信息化管理新的技術(shù)要求，考籍管理的工作有一定的周期性，考試結(jié)束后，時常需要相關(guān)工作人員赴省級考試管理部門出差，負責(zé)統(tǒng)分、質(zhì)檢、檔案審核、畢業(yè)證書辦理等考籍管理工作，因此，需要省一級考試管理部門定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得工作做得好的地市能把豐富經(jīng)驗分享，剛參加考籍管理工作的新同志能有學(xué)習(xí)的平臺，各地市同志相互交流工作經(jīng)驗和方式方法，省級管理部門也可組織地市同志一起去其他省交流學(xué)習(xí)，以提高管理水平。

5 結(jié)語

檔案管理的信息化改革意在優(yōu)化服務(wù)意識、提高管理質(zhì)量，在改革的過程中，隨著考試政策的新變化，將會出現(xiàn)許多新問題。我們?nèi)詫⒉粩嗵剿鲗嵺`，不斷改進，更好更高效的服務(wù)自考事業(yè)。

參考文獻

[1]張夢源.自學(xué)考試考籍檔案的電子化管理探析[J].商情，2013年33期.

[2]李同濤.淺談自學(xué)考試考籍檔案的電子化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2018.01.182

[3]陳楠.大數(shù)據(jù)背景下基于人工智能的高等教育自學(xué)考試檔案管理與分析研究[J].山東師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2019年9月第34卷第3期.

[4]江平.談自學(xué)考試電子檔案的建設(shè)[J].陜西教育（高教），2009年3期.