機(jī)關(guān)文書檔案電子文件歸檔管理新模式探討

李瓊

摘 要：在新時(shí)代科技在突飛猛進(jìn)地發(fā)展，機(jī)關(guān)辦公也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電腦自動(dòng)化、文件電子化。為此，本文立足當(dāng)今機(jī)關(guān)辦公信息化模式下，綜合分析機(jī)關(guān)文書檔案的數(shù)據(jù)特點(diǎn)和機(jī)關(guān)文書檔案電子文件歸檔現(xiàn)狀及問題;探索提出了機(jī)關(guān)文書檔案中電子文件的歸檔模式和管理模式，希望可為機(jī)關(guān)電子文件的歸檔管理提供一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案;電子文件;歸檔;管理;策略

新時(shí)代隨著信息技術(shù)快速的發(fā)展，信息技術(shù)也在各個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的運(yùn)用。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)各方面都產(chǎn)生了重要的積極的影響。各級(jí)各部門機(jī)關(guān)在實(shí)行電子政務(wù)辦公中自然也會(huì)有很多的電子文件，這就讓以往的機(jī)關(guān)文書檔案載體形式也產(chǎn)生了變化，大量異構(gòu)的電子數(shù)據(jù)也對(duì)當(dāng)今的檔案工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。當(dāng)前要促進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案電子文件工作發(fā)展，就需要?jiǎng)?chuàng)新并采取有效的歸檔模式以及管理模式，適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展需要。

1 目前機(jī)關(guān)文書檔案中電子文件歸檔現(xiàn)狀及問題

1）文件規(guī)劃管理不足。當(dāng)前在文書檔案電子文件歸檔管理中，文件規(guī)劃管理存在不足，系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)用和實(shí)際需求之間具有一定距離。另外，文件格式并未進(jìn)行清楚的規(guī)定，對(duì)于文件檔案的管理未滲透在電子檔案全過程監(jiān)控中，這就會(huì)對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性以及可靠性帶去消極的影響。

2）電子文件完整性缺乏。這是當(dāng)前檔案電子文件歸檔管理中的一個(gè)重要問題，數(shù)字檔案的相關(guān)副本和內(nèi)容不完整，這就會(huì)對(duì)電子文件的歸檔管理和利用帶去消極的影響，無法充分發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

3）電子文件管理規(guī)范性不足。在電子文件管理中存在規(guī)范性不足的問題，對(duì)于電子檔案資源的命名、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，并未嚴(yán)格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，影響了管理等效率和效果。

2 當(dāng)今機(jī)關(guān)文書檔案中電子文件歸檔模式探析

1）歸檔前置。電子文件是基于業(yè)務(wù)開展中生成的，因此需要對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。以我所在的縣委編辦機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)工作開展中產(chǎn)生了各種工作類別的電子文件，我在日常管理中，制定了保管期限處置表以及電子文件分類方案。這就給電子文件檔案管理工作提供執(zhí)行依據(jù)，我在平時(shí)就可以結(jié)合檔案管理有關(guān)要求，對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、編制核定、登記公式、監(jiān)督檢查、機(jī)構(gòu)改革等方面，需要進(jìn)行歸檔的電子文件和中介數(shù)據(jù)實(shí)施收集，并進(jìn)行相應(yīng)的整理歸檔;另外，我還注重全面的記錄電子文件從形成到修改的辦理過程，利用專用電腦和管理軟件提供標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，一般主要有幾種方式：數(shù)據(jù)管道、中間數(shù)據(jù)庫以及webservice等等。這樣的數(shù)字檔案室系統(tǒng)也被叫作是整合式數(shù)字檔案室系統(tǒng)，在現(xiàn)階段相關(guān)的電子文件歸檔模式中，這一模式的效果是相對(duì)較為理想的[1]。

2）全面檢測(cè)電子文件。在電子文件歸檔之前需要先全面地對(duì)電子文件進(jìn)行檢測(cè)，包括其完整性、真實(shí)性、可靠性以及可用性。電子文件歸檔前，必須要對(duì)電子文件的真實(shí)性進(jìn)行檢測(cè)、核對(duì)，要是紙質(zhì)文件核對(duì)出現(xiàn)信息被改動(dòng)的情況，就必須比照領(lǐng)導(dǎo)簽字件進(jìn)行合適，直到正確無誤方可歸檔。除此之外，有條件的話，還可以安裝目前流行的電子文件歸檔軟件，通過基于元數(shù)據(jù)的整個(gè)過程記錄功能，能夠?qū)﹄娮游募?nèi)容進(jìn)行檢測(cè)，看看是不是和元數(shù)據(jù)記錄相同，還能夠把歸檔前業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件生成MDS碼，并將其和檔案管理系統(tǒng)接收采集的文件的碼實(shí)施比較，以此判斷電子文件內(nèi)容是否是真實(shí)的。

3）捕獲采集。如果沒有安裝了檔案管理系統(tǒng)，那么只有手工采集電子文件檔案，存儲(chǔ)在專用的檔案管理電腦中，一般來講，按照機(jī)關(guān)工作慣例，都是檔案管理專業(yè)人員在年終或次年年初收集過去一年的電子文件，歸類整理后，刻制成程光盤進(jìn)行儲(chǔ)存，便于利用觀看。如果有條件的機(jī)關(guān)單位安裝有電子文件檔案管理系統(tǒng)，就可以實(shí)心信息化、自動(dòng)化接收電子文件和文件的中介數(shù)據(jù)。檔案系統(tǒng)在落實(shí)捕獲行為的過程中要遵循一個(gè)原則，即電子文件全過程管理，完整的獲取電子文件整個(gè)過程中的文件以及背景信息，除了需要對(duì)實(shí)體元數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲，還需要有電子文件的業(yè)務(wù)行業(yè)中介數(shù)據(jù)，要加強(qiáng)電子文件的前端控制，對(duì)文件的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效的管理，提升工作的效率和效果[2]。

3 機(jī)關(guān)文書檔案中電子文件的管理模式創(chuàng)新探索

1）確保電子文件的完整性。在對(duì)文書檔案電子文件規(guī)范管理中，首先就要確保其完整性，這就需要數(shù)字檔案資源類型、不同類型電子檔案或者是數(shù)字副本都要是全面、完整的，不缺少東西。另外，相同事由的相關(guān)文件和文件組件也要確保齊全，對(duì)于檔案的核心元數(shù)據(jù)自然也需要滿足這一要求?；谙嗤掠傻碾娮庸淖龅酵暾趴梢员ＷC電子公文相關(guān)部分都是完整的，確保所有要素的完整性，為有效的管理奠定基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化副本，如，公文處理單、修改稿、附件等，都不能夠缺少，在對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化時(shí)會(huì)生成處理環(huán)節(jié)的背景信息，對(duì)此也要確保齊全，并且都保存好，進(jìn)而確保數(shù)字化副本的可靠性，為應(yīng)用提供保障[3]。要做到這一點(diǎn)，就需要結(jié)合相關(guān)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，全面的捕獲相關(guān)的信息，比如，存儲(chǔ)位置、題名、實(shí)體標(biāo)識(shí)符、保管期限、聚合層次、業(yè)務(wù)狀態(tài)等等，都要全面保存好，確保完整性。

2）加強(qiáng)管理規(guī)范化。對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理，通常就是對(duì)于電子檔案資源實(shí)施命名以及整理，就要運(yùn)用檔號(hào)或者是有語義信息標(biāo)識(shí)符，這樣就可以對(duì)相關(guān)的電子檔案資源進(jìn)行明確的區(qū)分，為其的相關(guān)操作提供便利，全面的管理電子檔案資源[4]。機(jī)關(guān)文書電子文件中不像紙質(zhì)文件那樣包含較多內(nèi)容，比如，修改稿、公文處理單、定稿、附件等，一般只有成品的電子文件，要長(zhǎng)時(shí)間保存，就需要先對(duì)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成PDF或者是OFD等格式。這樣做可以確保檔案的真實(shí)，防止修改文件和管理過程中產(chǎn)生錯(cuò)誤影響到管理的效果。

要確保電子文件資源的規(guī)范性，就需要全面的采集元數(shù)據(jù)，我們都知道數(shù)字檔案資源是虛擬的，其整個(gè)過程都是在計(jì)算機(jī)中實(shí)現(xiàn)的，電子文件包含較多的業(yè)務(wù)活動(dòng)，比如，形成、歸檔、接收等，形成文件的環(huán)境并非一成不變，而是不斷變化的，在這種情況下，要確保文件的有效性，就需要加強(qiáng)采集元數(shù)據(jù)，確保電子文件以及檔案的證據(jù)作用[5]。對(duì)于采集工作，需要依據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的進(jìn)行，注重對(duì)檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)：特征、內(nèi)容、背景和形式等繼續(xù)收集。采集方式一般有自動(dòng)采集以及手工采集這兩種方式。全面規(guī)范管理能夠更好地確保電子文件的可靠性和規(guī)范性。

3）積極改變思想觀念，加強(qiáng)電子文件規(guī)劃管理。針對(duì)電子文件缺乏有效的規(guī)劃管理問題，機(jī)關(guān)單位就需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)業(yè)務(wù)、檔案管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，有效的設(shè)置業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能，明確電子文件歸檔流程以及時(shí)間。還需要對(duì)文件的歸檔方面內(nèi)容進(jìn)行制定，如，歸檔的方式、格式、電子文件檔案關(guān)系系統(tǒng)結(jié)構(gòu)等，提升系統(tǒng)安全性。另外，還需要運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)文件質(zhì)量控制。要將管理滲透到整個(gè)過程的監(jiān)控中，確保電子文件的可靠性、完整性以及真實(shí)性。

4 結(jié)束語

綜上所述，機(jī)關(guān)文書檔案中電子文件歸檔、管理，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展，采取上述措施可以進(jìn)一步規(guī)范歸檔以及管理工作，探索有效的歸檔以及管理方法，確保電子文件的真實(shí)性、可靠性、實(shí)用性以及完整性，充分發(fā)揮出其價(jià)值，為提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)提供保障。

參考文獻(xiàn)：

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