淺析企業(yè)文書檔案管理的問題

摘 要：企業(yè)文書檔案主要包括有政府組織與商業(yè)活動方面的文件，以及企業(yè)財務(wù)信息安全當(dāng)中一些比較重要的會議文件，還包括公司業(yè)務(wù)方面與年終總結(jié)審計報告等一些文件。比較大型的企業(yè)文書檔案主要包括標(biāo)書、施工合同以及建設(shè)許可證等方面的具備商業(yè)價值的文件類型。企業(yè)文書與企業(yè)安全與企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著密切的聯(lián)系。所以，企業(yè)文書檔案管理是企業(yè)管理工作當(dāng)中重要的一項工作內(nèi)容，對于企業(yè)的發(fā)展與提升企業(yè)競爭力有著重要的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書;檔案管理;問題分析;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.059

對于企業(yè)發(fā)展方面來講，企業(yè)文書檔案主要是記錄整理企業(yè)的創(chuàng)建與發(fā)展的整個過程的所有信息，為企業(yè)的長期發(fā)展提供了重要的保障。加強企業(yè)文書檔案管理工作，不但能夠提升員工之間的集體榮譽感，同時也激發(fā)了企業(yè)員工的工作積極性，也增強了員工對企業(yè)的認(rèn)同感，對企業(yè)宣傳方面也起到了一定的促進作用。

1 做好文書檔案管理的意義

1.1 促進企業(yè)的改革發(fā)展

文書檔案管理工作是企業(yè)進行經(jīng)營管理、科學(xué)決策、溝通交流的重要支撐。企業(yè)的改革發(fā)展需要系統(tǒng)、科學(xué)、完整、有序的文書檔案管理作為保障。

1.2 傳承企業(yè)的優(yōu)良文化

企業(yè)文書檔案管理反映了企業(yè)成長、發(fā)展的過程，反映了企業(yè)的經(jīng)營、管理、科技、決策等重要活動，傳承著企業(yè)優(yōu)良的文化，是企業(yè)歷史成果的體現(xiàn)。做好文書檔案工作，深入挖掘和利用文書檔案價值，有利于促進企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，有利于傳承和發(fā)揚優(yōu)良的企業(yè)文化。

2 企業(yè)文書檔案管理的問題

2.1 管理模式缺乏規(guī)范性

企業(yè)文書檔案管理需要信息化手段作為支撐，但有些企業(yè)的文書檔案管理信息化水平較低，仍在采用傳統(tǒng)管理方式，未實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公軟件系統(tǒng)的有效關(guān)聯(lián)。有些企業(yè)未配置獨立的檔案庫房，文書檔案不能實現(xiàn)集中管理。有些企業(yè)檔案室的硬件設(shè)施配備不足，不能滿足文書檔案的管理需要。

2.2 文書檔案管理意識不足

部分企業(yè)不夠重視文書檔案管理方面的工作，也沒有意識到文書檔案在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展當(dāng)中重要價值。因此，相關(guān)管理人員也缺乏對檔案管理的積極性與專業(yè)性，跟不上時代的進步與發(fā)展，只停留在傳統(tǒng)的管理方式中，未能及時將文書檔案進行電子歸檔。在企業(yè)內(nèi)部管理工作中，各個部門相關(guān)人員與上下級在日常工作當(dāng)中也未能進行相互配合與協(xié)調(diào)，從而造成文書檔案信息在收集與整理過程中的不及時、不完整與混亂現(xiàn)象。

2.3 文書檔案管理人員專業(yè)化水平欠缺

企業(yè)文書檔案管理人員需要掌握相關(guān)的專業(yè)理論知識與熟練的業(yè)務(wù)操作能力以及信息管理技術(shù)水平。部分企業(yè)的文書檔案管理人員不具備專業(yè)的技能，也沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的知識能力，對于企業(yè)經(jīng)營管理方面的信息不能及時收集整理。

2.4 企業(yè)文書檔案管理體系不夠完善

部分企業(yè)不夠重視文書檔案管理工作，因此，缺乏專業(yè)的文書檔案管理隊伍，也沒有完善相關(guān)文書檔案管理制度，對這方面的管理資金也投入不足，也缺乏相應(yīng)的文書檔案監(jiān)督管理考核制度。

3 企業(yè)文書檔案管理的有效對策

3.1 推動文書檔案的規(guī)范化管理

遵循文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行文書檔案的管理，對文書檔案應(yīng)及時歸檔、規(guī)范整理。紙質(zhì)檔案和電子檔案要做到對應(yīng)和統(tǒng)一，電子檔案的收集和管理要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。

3.2 提高企業(yè)文書檔案的管理意識

文書檔案記錄著企業(yè)的歷史進程，客觀地反映了企業(yè)在領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營管理、問題處理、研究開發(fā)等方面的過程和成果，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)文書檔案管理者要充分認(rèn)識文書檔案資源的重要作用，提高責(zé)任意識，樹立檔案價值觀，做好檔案管理工作，更好為企業(yè)改革發(fā)展創(chuàng)造價值。

3.3 提升文書檔案管理的信息化水平

企業(yè)要改變文書檔案的傳統(tǒng)管理方式，加強文書檔案信息化建設(shè)，將文書檔案信息化和電子檔案管理納入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃，利用信息化手段提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率。要管理和維護檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公軟件系統(tǒng)的有效關(guān)聯(lián)，有計劃地開展企業(yè)文書檔案的數(shù)字化工作，充分利用信息技術(shù)手段提高文書檔案資源的利用效率，有利于檔案資源的共建共享[3]。

3.4 提升企業(yè)文書檔案管理的安全性以及保密性

企業(yè)想要加強文書檔案方面的安全與保密性，首先應(yīng)當(dāng)確保計算機網(wǎng)絡(luò)的安全保障，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適當(dāng)利用過渡化的安全保護方式，比如建立文書檔案的備份管理制度，將企業(yè)內(nèi)部計算機信息系統(tǒng)及時的進行更新升級，并建立可靠的計算機安全保護系統(tǒng)，預(yù)防黑客和計算機病毒對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的破壞與干擾，還應(yīng)跟上科技技術(shù)的快速發(fā)展并及時更新相應(yīng)的檔案信息的保護對策，建立一套完整的嚴(yán)密的安全保護體系，從而確保企業(yè)文書檔案的安全性。進一步實現(xiàn)企業(yè)文書檔案信息管理的安全性[4]。

3.5 完善文書檔案工作管理體系

企業(yè)要加強文書檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，貫徹落實國家檔案局和國資委有關(guān)檔案管理規(guī)定和工作要求，確定文書檔案工作管理部門，完善文書檔案管理工作體系，做好文書檔案分級管理，做好文書檔案階段性規(guī)劃和推動計劃，加大對子、分公司文書檔案管理工作的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)力度，配備相適應(yīng)的文書檔案崗位、辦公場所和軟硬件設(shè)備[5]。

4 結(jié)束語

綜上所述，加強企業(yè)文書檔案管理工作有利于企業(yè)工作的順利開展與企業(yè)的長期發(fā)展。

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展與不斷進步，企業(yè)在文書檔案管理方面也應(yīng)當(dāng)及時跟上時代的發(fā)展變化，不斷的更新改變管理觀念與管理方式方法，重視企業(yè)文書檔案管理人才的培養(yǎng)，同時需要提高企業(yè)文書檔案管理的信息化管理水平，進一步促進企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化與規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭靜.企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探討[J].企業(yè)改革與管理，2020

[2]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2017，（7）：153.

[3]黃麗穎.做好新時代建筑施工企業(yè)文書檔案收集與歸檔研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（24）：53-54.

[4]張曉.現(xiàn)代企業(yè)文檔管理制度建設(shè)研究[M].上海世界圖書出版公司，2015

[5]黃麗穎.淺談目前建筑施工企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀與對策[J].城建檔案，2016，（4）：58-59.

作者簡介

胡燕（1979-），女，漢族，甘肅民樂人，大學(xué)本科，研究方向：文書、保密、檔案。