國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析

董隆基

摘 要：人事檔案管理是國有企業(yè)人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，與企業(yè)的發(fā)展及員工個人的利益息息相關。文章在系統(tǒng)分析人事檔案性質(zhì)及特點的基礎上，通過總結(jié)企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理在理念、方式、人員等方面的問題，結(jié)合信息化時代發(fā)展的要求，進一步探析改進和優(yōu)化人事檔案管理的路徑，旨在為企業(yè)人事檔案管理提供一點思路，為人事檔案的價值最大化起到一點作用。

關鍵詞：國有企業(yè);人事檔案管理;優(yōu)化路徑

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.009

人事檔案管理是傳統(tǒng)人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個人的學習經(jīng)歷、工作及任職經(jīng)歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎懲情況等各個方面的內(nèi)容，是員工在歷史成長過程中，經(jīng)過組織人事部門所形成的具有法律效用的動態(tài)記錄。這些記錄對于企業(yè)全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時也事關員工個人的職級晉升、退休審批、工作調(diào)動等切身利益，在需要出具證明材料的個人事務如房產(chǎn)公證、退伍兵補助等各個方面，發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。因此，了解國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題，探析如何進一步優(yōu)化人事檔案管理路徑，對于更好地發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。

1 人事檔案的性質(zhì)及特點

人事檔案除具備一般檔案所共有的本質(zhì)屬性即原始記錄性外，還具有它自身的一些特點，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)實性。人事檔案是直接為人力資源管理的現(xiàn)實工作服務，直接為員工在企業(yè)的選拔、崗位調(diào)整等活動中提供有效依據(jù)，這是人事檔案區(qū)別于其他檔案的主要標志。真實性。人事檔案的真實性是所有特點中最為重要的一點，也是所有檔案管理工作的基礎和前提。人事檔案只有客觀、真實地反映員工在現(xiàn)實工作和生活中的實際情況，才能為企業(yè)人力資源管理提供有力依據(jù)。人事檔案必須做到材料來源清楚，檔案記載內(nèi)容準確可靠、實事求是，嚴禁任何形式的涂改造假。全面性。人事檔案的內(nèi)容必須反映員工的全面情況和全部歷史。它包括了一個人的履歷、自傳、鑒定、入團、入黨、獎懲、任免、工資、家庭等方方面面的內(nèi)容，是一個人所有個人信息的記載，是其成長過程全貌的體現(xiàn)。動態(tài)性。人事檔案要隨著員工本人情況的變化，不斷收集和整理新產(chǎn)生的檔案材料，及時將材料歸入本人人事檔案，確保員工實際情況與人事檔案內(nèi)容相一致。流動性。人事檔案必須跟隨員工的崗位變動、工作變動及時轉(zhuǎn)遞，只有確保管檔單位與員工所在單位相一致，才能真正發(fā)揮人事檔案的作用。否則，員工已調(diào)離，但人事檔案仍不知在何處，這就失去了檔案管理的意義。涉密性。人事檔案涉及個人的全部信息和隱私，是具有秘密性質(zhì)的檔案，只能由組織上掌握和保存，任何人都不得泄露檔案內(nèi)容或私自保存他人的檔案材料。服務性。人事檔案管理本質(zhì)上是為企業(yè)開展相關人力資源管理工作、為個人事務提供便利依據(jù)而服務的，它具有極強的服務屬性。

2 國有企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息技術的發(fā)展和我國人事檔案制度的不斷改革，沖擊著國有企業(yè)人事檔案管理存在很多問題。很多企業(yè)依舊采取傳統(tǒng)、落后的人事檔案管理方式，工作效率較低，員工的專業(yè)素養(yǎng)無法滿足企業(yè)發(fā)展的需求。人事檔案管理能夠有效記錄員工的個人信息與工作業(yè)績，方便企業(yè)崗位調(diào)動、人員管理、職稱考核等工作的開展。很多企業(yè)認為人事檔案管理只是簡單的檔案資料存儲與提取，除了特殊時期會有一定作用外，其他時期都處于可有可無的狀態(tài)，錯誤的認知與管理理念導致人事檔案管理形式化嚴重。一些管理人員甚至為了方便直接采用投機取巧的管理方式，遇到突發(fā)檢查或者臨時需要時，才會突擊整改或者直接數(shù)據(jù)造假，應付處理。這種缺乏責任感的表現(xiàn)不僅會降低人事檔案管理工作的效率，一定程度上會影響國有企業(yè)的發(fā)展與進步。

3 加強國企人事檔案管理措施分析

3.1 重視人事檔案管理，保證檔案信息有效性

不論是國有企業(yè)還是私營企業(yè)，人事檔案管理都是企業(yè)管理重要的組成部分，企業(yè)不能因為人事檔案管理存在時效性，就忽視人事檔案管理工作。從根本上解決管理問題，需要企業(yè)管理者重視人事檔案管理問題，更新管理觀念，以發(fā)展的眼光看待企業(yè)人事檔案管理工作的重要性。首先，重視人事檔案資料的有效性和準確性。國有企業(yè)自身的發(fā)展優(yōu)勢容易獲取更多的人力資源，為保證人力資源信息的真實性，可以直接與相關政府部門建立聯(lián)系，在保證員工檔案信息有效性的同時，也能保證檔案信息的安全性;其次，控制企業(yè)招聘環(huán)節(jié)與信息記錄內(nèi)容，解決應聘人員資質(zhì)不達標與相關信息造假行為。在資料記錄與審核過程中，要求入職員工帶好相關資質(zhì)證明，直接利用信息技術手段驗證并存檔，方便后期資料調(diào)取與查詢，也能夠提高人事檔案管理效率，促進企業(yè)全方位完善人事檔案管理工作。

3.2 應用信息化管理技術，提升人事檔案管理效率

隨著計算機信息技術的不斷發(fā)展，人事檔案信息化成為發(fā)展的必然趨勢。信息化能夠有效激發(fā)員工的工作積極性，提高人事檔案的管理效率和質(zhì)量，實現(xiàn)更加便捷的檔案管理。在實際管理與工作過程中，可以直接與權(quán)威技術部門或者軟件商家合作，引用成熟且完善的信息管理流程，也可以直接聘請專業(yè)團隊，根據(jù)企業(yè)的實際情況與需求，制定個性化人事檔案管理系統(tǒng)，方便企業(yè)內(nèi)部直接進行人事檔案管理工作。在信息統(tǒng)計與更新的細節(jié)處理過程中，可以將信息表格制作的更加人性化，針對年輕群體直接采取網(wǎng)絡信息統(tǒng)計，不僅信息統(tǒng)計效率較高，也能夠節(jié)省更多審核流程與時間。對于年齡較大、信息技術接受能力較弱的中老年員工群體，企業(yè)可以直接將員工信息錄入系統(tǒng)，根據(jù)員工的實際情況制作定期提醒程序。如果信息量更新內(nèi)容較少，可以直接采取電話溝通或者紙質(zhì)信息填寫完成工作內(nèi)容，有效提升人事檔案管理效率的同時，提升企業(yè)員工體驗感，營造良好的企業(yè)內(nèi)部氛圍，提升員工的工作幸福感與歸屬感。

3.3 加強檔案人才隊伍建設

首先，一定要加強檔案工作者的服務意識，強化他們服務的觀念。因為檔案管理信息化的工作，并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關系到很多方方面面。檔案工作人員應該把檔案管理信息化工作當成是一個帶有國家榮譽感的工作，這是作為國家信息建設的其中一個非常重要的分支。有些機密文件只能夠永久保存和給有關部門的人員進行查閱，除了那些絕對機密的文件，其它的文件可以加強其服務的領域。并且一定要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發(fā)揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使所有的經(jīng)濟效益達到最大化。領導要加強對人事檔案管理工作的重視，定期檢查，指導和監(jiān)督文件管理，并及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。還要制定人事檔案管理工作發(fā)展需要達到的總體目標，做好規(guī)劃，使檔案工作能夠有序進行。各級組織要加強對檔案工作的領導，加強檔案工作人才隊伍的建設力度，提高他們的各方面能力。定期對檔案管理工作人員進行工作培訓，從思想上提高他們的管理理念;能力上加強管理技能培訓，提高工作適應性。通過開展培訓活動，達到樹立信息管理理念，完善原始知識結(jié)構(gòu)的目的，從而建設一支有水平的檔案管理人才隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，已經(jīng)形成了一定的管理模式，但由于各種問題的顯現(xiàn)，改革與創(chuàng)新也勢在必行。企業(yè)管理者要拓寬管理思路，積極思考應對方法，努力提高人事檔案管理水平，使人事檔案發(fā)揮其在企業(yè)人力資源管理中的最大價值。

參考文獻

[1]李歡.國有企業(yè)干部人事管理體制中存在的問題及改革策略[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2020（03）：1-2.

[2]莫雪雅.國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀問題和對策研究[J].就業(yè)與保障，2020（01）：174-175.

[3]黃玉妹.國有企業(yè)干部人事檔案管理革新路徑分析[J].人力資源，2019（16）：76.