基于內(nèi)部控制的高校合同管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)

摘 要 通過對(duì)目前高校內(nèi)部控制、合同管理及其信息化現(xiàn)狀進(jìn)行分析，文章指出高校合同管理存在體制機(jī)制不健全，合同條款規(guī)范性不強(qiáng)，合同履行監(jiān)督滯后，合同保管不當(dāng)?shù)纫幌盗袉栴}。針對(duì)問題，文章基于合同管理內(nèi)部控制制度和流程，利用信息技術(shù)手段，設(shè)計(jì)了一套合同全生命周期管理的高校合同管理系統(tǒng)，以期為行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供理論參考與實(shí)務(wù)借鑒。

關(guān)鍵詞 內(nèi)部控制;高校;合同管理系統(tǒng);信息化

引言

隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《內(nèi)控規(guī)范》）的實(shí)施，2016年教育部制定了《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《內(nèi)控指南》），提出了加強(qiáng)高校內(nèi)部控制的管理辦法，不斷完善內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)。高校內(nèi)部控制建設(shè)受到重視，合同管理是其中的重要內(nèi)容。隨著相關(guān)主管部門對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范化及使用績(jī)效的重視，經(jīng)濟(jì)合同的有效管理日趨重要。如何更好地提升高校合同管理水平，規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同行為，是我們面臨的問題之一。

本文基于財(cái)政部、教育部對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的要求，結(jié)合高校合同管理的現(xiàn)狀，分析合同管理出現(xiàn)的問題，運(yùn)用信息化手段，設(shè)計(jì)一套適合高?，F(xiàn)狀的合同管理系統(tǒng)，推動(dòng)高校合同全流程、精細(xì)化管理，完善高校合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升高校合同管理的運(yùn)行效率和資金效益，為完善高校內(nèi)部控制體系建設(shè)、提高高校信息化工作水平提供管理支撐，更好地服務(wù)高校發(fā)展。

1高校內(nèi)部控制與合同管理的現(xiàn)狀

1.1 高校內(nèi)部控制及其信息化現(xiàn)狀

目前我國(guó)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的研究與規(guī)范已基本成熟，對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制理論體系正在逐步形成和完善中。文獻(xiàn)[1-7]均表明，隨著財(cái)政部和教育部對(duì)事業(yè)單位內(nèi)控規(guī)范和指導(dǎo)意見等要求的出臺(tái)，事業(yè)單位包括高校相關(guān)的內(nèi)控文獻(xiàn)也開始增加，對(duì)高校內(nèi)部控制的研究還主要集中在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制上，對(duì)于建立起一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的完整系統(tǒng)還在探討中?，F(xiàn)階段我國(guó)對(duì)于內(nèi)控信息化建設(shè)及運(yùn)用的研究相比較粗淺，主要是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的各信息系統(tǒng)間缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、與內(nèi)部控制流程結(jié)合不緊密、業(yè)務(wù)協(xié)同程度低等方面，缺少對(duì)內(nèi)部控制信息化的系統(tǒng)研究，無法有效地為內(nèi)部控制建設(shè)保駕護(hù)航。

1.2 高校合同管理及其信息化建設(shè)現(xiàn)狀

文獻(xiàn)[8-13]均表明，由于高校合同管理涉及合同類型眾多，管理部門和流程多樣化，服務(wù)對(duì)象多，導(dǎo)致出現(xiàn)體制機(jī)制不健全，合同條款規(guī)范性不強(qiáng)，合同履行監(jiān)督滯后，合同保管不當(dāng)?shù)纫幌盗袉栴}。隨著信息化進(jìn)程的發(fā)展，高校合同管理系統(tǒng)日趨普遍，技術(shù)、功能也日漸成熟，但沒有體現(xiàn)出信息集成及共享的思想。當(dāng)前的高校合同管理信息系統(tǒng)主要由單一部門主導(dǎo)，需求由使用單位提出，這種模式下研發(fā)的系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，成點(diǎn)狀分布，容易形成信息孤島。

2問題分析及對(duì)策

經(jīng)研究與分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存問題的主因不僅是缺乏合同管理內(nèi)部控制體制機(jī)制，更缺乏一套基于合同管理內(nèi)部控制體系的合同管理系統(tǒng)。因此，高校合同管理實(shí)現(xiàn)從管理制度化向制度流程化、流程信息化的跨越發(fā)展，需要通過信息化的聯(lián)動(dòng)手段固化合同管理內(nèi)部控制流程，使合同業(yè)務(wù)呈現(xiàn)線狀分布，合同環(huán)節(jié)全程、動(dòng)態(tài)，合同信息對(duì)稱、共享。

2.1 建立健全高校合同管理機(jī)制

良好的合同管理機(jī)制是高校各項(xiàng)合同業(yè)務(wù)順利有效的開展的前提。目前高校合同管理出現(xiàn)的合同條款規(guī)范性不強(qiáng)，合同履行監(jiān)督滯后，合同保管不當(dāng)?shù)葐栴}，說明了建立健全高校合同管理機(jī)制的重要性。高校合同管理應(yīng)以《中華人民共和國(guó)合同法》等法律法規(guī)為基礎(chǔ)，采用“統(tǒng)一指導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的模式建立合同管理機(jī)制。結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，高?？稍O(shè)置法制部門作為合同的歸口管理部門，從合同的調(diào)查、會(huì)審、立項(xiàng)、談判、簽訂、履約、歸檔、監(jiān)督、檢查和評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的制度或規(guī)范，比如授權(quán)審批制度、驗(yàn)收管理制度，對(duì)重大合同的全過程跟蹤等;明確合同業(yè)務(wù)主管部門及合同承辦部門的工作職責(zé)、合同管理流程和各級(jí)工作人員的辦事規(guī)則，統(tǒng)一規(guī)范使用合同章和管理所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同，能有效保障合同管理工作的順利開展。

2.2 建設(shè)全生命周期管理的高校合同管理系統(tǒng)

基于健全的高校合同管理體制機(jī)制，以信息化手段助力合同管理內(nèi)部控制流程并加以固化，建設(shè)一套合同全生命周期管理的合同管理信息系統(tǒng)，解決當(dāng)前高校合同管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)獨(dú)立、信息不集成的問題。通過對(duì)合同起草、審核、審批、簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的控制，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理;把合同全生命周期管理嵌入系統(tǒng)，改變信息不對(duì)稱情況，實(shí)現(xiàn)信息共享;通過執(zhí)行管理和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，補(bǔ)齊合同履行和監(jiān)督環(huán)節(jié)的短板;通過規(guī)范合同審批、變更和執(zhí)行等管理流程，提供對(duì)合同執(zhí)行過程的信息化監(jiān)督;通過對(duì)合同信息庫(kù)的開發(fā)，為相關(guān)部門和人員提供合同檢索、查詢及統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)，進(jìn)一步提升合同管理決策支持水平。

3高校合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 設(shè)計(jì)目標(biāo)

基于上述對(duì)高校內(nèi)部控制及合同管理現(xiàn)狀的分析，設(shè)計(jì)一套全生命周期管理的高校合同管理系統(tǒng)顯得尤為重要。該系統(tǒng)以合同管理的內(nèi)部控制信息化落地為建設(shè)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)合同管理從管理制度化向制度流程化、流程信息化跨越發(fā)展。

3.2 開發(fā)技術(shù)

系統(tǒng)采用Java進(jìn)行開發(fā)，使用SpringBoot2框架技術(shù)，底層使用MyBatis，前端展示層使用html+js+css。數(shù)據(jù)庫(kù)采用MySQL存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，因MySQL性能高、成本低、可靠性好，故被廣泛地應(yīng)用在Internet上的中小型網(wǎng)站中。為方便用戶訪問和使用，系統(tǒng)采用B/S模式，同時(shí)考慮不同瀏覽器之間的兼容性問題。

3.3 架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采用SOA面向服務(wù)的分層架構(gòu)的方式：最上面是用戶層，如承辦人及業(yè)務(wù)主管部門人員等;業(yè)務(wù)層和配置層，是對(duì)各個(gè)流程交互、應(yīng)用的管理;中間層是配置系統(tǒng)的服務(wù)器及中間件資源;最下方數(shù)據(jù)層，存儲(chǔ)需要的各類數(shù)據(jù)，比如范本庫(kù)、合同庫(kù)等?；谶@種系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，支持AI應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)合同文本識(shí)別及解析。這種層級(jí)架構(gòu)模式邏輯較清晰，結(jié)構(gòu)靈活，可適應(yīng)不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

4合同管理流程及其系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

4.1 合同管理內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)

結(jié)合財(cái)政部制定的《內(nèi)控規(guī)范》和教育部頒布的《內(nèi)控指南》中的合同管理內(nèi)部控制內(nèi)容，將合同管理主要分為合同簽訂、合同履行和合同歸檔管理三大階段，形成合同全生命周期管理?；诮∪暮贤芾頇C(jī)制，通過將合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)融入合同全生命周期合同管理系統(tǒng)，形成如圖2所示合同管理內(nèi)部控制流程。

合同管理內(nèi)部控制流程由合同承辦部門發(fā)起，由其負(fù)責(zé)起草合同草案，報(bào)相關(guān)職能部門審核。若審核通過，則簽訂合同，否則重新起草合同文本。合同履行階段，承辦人把合同錄入并執(zhí)行后，通過將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)對(duì)接，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示合同承辦人進(jìn)行合同執(zhí)行進(jìn)度、收付款項(xiàng)結(jié)算工作。財(cái)務(wù)人員進(jìn)行合同結(jié)算后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成合同到期提醒，進(jìn)而進(jìn)入合同歸檔管理階段，對(duì)合同進(jìn)行歸檔、查詢及統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

4.2 合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

根據(jù)合同全生命周期管理，將合同管理系統(tǒng)分為合同起草、合同審核、合同簽訂、合同履行和合同歸檔五個(gè)階段，分別對(duì)應(yīng)合同范本庫(kù)管理、相對(duì)方管理、多起草方式、審批流程定制、關(guān)鍵信息提醒、過程“留痕”、授權(quán)管理、水印防偽、文本校驗(yàn)、合同變更、糾紛管理、執(zhí)行監(jiān)督、合同終止、合同歸檔、合同查詢等功能，如圖3所示。

合同起草階段，系統(tǒng)支持以合同范本為基礎(chǔ)等多種合同起草方式，特別是合同組的起草，使得合同內(nèi)容更加規(guī)范化、實(shí)用性，能夠提高合同管理工作效率。系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)對(duì)相對(duì)方的管理，以此來降低高校與不同相對(duì)方合作的風(fēng)險(xiǎn)。合同審核階段，系統(tǒng)支持對(duì)合同管理審批流程進(jìn)行定義，滿足學(xué)校的實(shí)際管理需求;支持對(duì)審批日志記錄，以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)合同審批流程“留痕”;系統(tǒng)支持對(duì)合同金額、違約責(zé)任等關(guān)鍵信息的提醒，以提高合同審核效率。合同簽訂階段，系統(tǒng)通過授權(quán)管理、水印防偽及合同文本校驗(yàn)，確保合同在流轉(zhuǎn)過程中真實(shí)、一致。合同履行階段，系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)合同變更、合同結(jié)算、合同糾紛管理及合同執(zhí)行監(jiān)督等功能。合同歸檔階段，系統(tǒng)支持合同的終止、合同歸檔及合同查詢統(tǒng)計(jì)工作。

5結(jié)束語(yǔ)

信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，將高校合同管理內(nèi)部控制制度和流程無縫嵌入信息系統(tǒng)，能夠提高高校內(nèi)部控制的水平，推進(jìn)高校內(nèi)部控制體系建設(shè)成果的信息化落地。本文基于高校合同管理內(nèi)部控制建設(shè)要求，以其合同管理內(nèi)部控制制度和流程為基礎(chǔ)，結(jié)合高校合同管理現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)了一套合同全生命周期管理的高校合同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)在北京交通大學(xué)實(shí)施部署后，反映良好，目前正在逐步推廣全校相關(guān)單位使用。因不同高校的合同管理制度、流程和信息化程度均存在差異，在推進(jìn)合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)時(shí)，需要基于相應(yīng)的制度與流程來實(shí)施相應(yīng)的信息化建設(shè)策略。

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作者簡(jiǎn)介

程玉珍，女，河南人;畢業(yè)院校：北京交通大學(xué)，專業(yè)：信息管理，學(xué)歷：碩士研究生，職稱：北京交通大學(xué);現(xiàn)就職單位：北京交通大學(xué)，研究方向：財(cái)務(wù)信息化。