檔案數(shù)字化建設(shè)的思考與研究

趙亞清

摘 要 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，數(shù)字化的檔案管理模式具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，正確認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題，采取相應(yīng)的解決措施，更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，充分發(fā)揮檔案資源在企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展中的價(jià)值。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化;建設(shè);思考

1檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

伴隨信息時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)與數(shù)字化發(fā)展，在這樣的發(fā)展現(xiàn)狀下，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理對(duì)社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都具有重要的推動(dòng)意義。具體來(lái)說(shuō)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)首先可以有效滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。當(dāng)下面對(duì)的是一個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，整個(gè)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)都傾向于科技化、數(shù)字化、信息化的方向。對(duì)此，要想滿足為廣大社會(huì)群眾提供高效服務(wù)的目標(biāo)，就必然要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相悖的現(xiàn)狀。其次，推行檔案數(shù)字化管理是進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的有效手段。在以往的檔案管理工作中，若想要查閱資料需要反復(fù)翻閱檔案，從而造成紙質(zhì)檔案的嚴(yán)重磨損[1]。

2當(dāng)前企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在的主要問(wèn)題

①缺乏對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的重視。一些企業(yè)缺乏對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的重視，沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性。比如有的企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)依舊是停留在比較淺的層面，檔案的利用效率也比較低下。之所以會(huì)存在這樣的問(wèn)題，主要是這些企業(yè)依舊以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為主，重視經(jīng)濟(jì)效益，忽視檔案工作。②檔案管理人員素質(zhì)不高。一些企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，影響數(shù)字化檔案建設(shè)的推進(jìn)。由于檔案管理人員素質(zhì)不高，在開(kāi)展數(shù)字化管理時(shí)容易出現(xiàn)各種失誤，不僅會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)行，嚴(yán)重的還會(huì)損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展造成消極影響。③缺乏完善的檔案管理制度。在一些企業(yè)中，許多部門(mén)未設(shè)專職檔案管理人員，常常是多個(gè)部門(mén)共設(shè)一位檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作職責(zé)不明確，不利于檔案工作的開(kāi)展。之所以存在這樣的問(wèn)題，主要是因?yàn)槿狈ν晟频臋n案管理制度，缺乏對(duì)檔案管理工作內(nèi)容以及人員職責(zé)的明確規(guī)定，不利于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)[2]。

3企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（1）增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識(shí)。企業(yè)應(yīng)該做好宣傳工作，讓更多人認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，并將其納入管理工作議程中，切實(shí)增強(qiáng)每個(gè)檔案管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)，能夠積極運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，這樣檔案管理數(shù)字化水平才能提升，也讓企業(yè)今后發(fā)展獲得更高效的服務(wù)。分析當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化上還有很多不足，應(yīng)用軟件多而亂，都不利于檔案數(shù)字化管理水平的提升。這也要求企業(yè)引起足夠重視，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范，不斷完善并嚴(yán)格實(shí)施檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這是推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。

（2）完善檔案數(shù)字化管理制度。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要逐步建立起與之配套的管理制度，這樣才能讓檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)得到有力約束，保證檔案數(shù)字化管理目標(biāo)正常實(shí)現(xiàn)。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，雖然在數(shù)字化時(shí)代要注重?cái)?shù)字化檔案管理工作，但是也要意識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的重要性，不僅要對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改進(jìn)，也要積極運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)與管理手段，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的齊頭并進(jìn)，這樣檔案載體才更加多元化，為檔案保管與利用創(chuàng)造更加有利的條件。

（3）加強(qiáng)電子文件收集和積累工作。電子文件為企業(yè)館藏?cái)?shù)字檔案的一個(gè)主要來(lái)源，以往通常只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，而當(dāng)前需要實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地保存，同時(shí)隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。通過(guò)這種方式不僅加快了企業(yè)檔案室的電子化進(jìn)程，還大大減少了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的工作量。企業(yè)運(yùn)用光電信號(hào)傳輸信息資料的數(shù)字化檔案，在今后閱讀檔案資料的過(guò)程中，要讓檔案數(shù)字化管理更加安全與可靠。同時(shí)要避免從光盤(pán)中直接閱讀信息資料，這樣會(huì)導(dǎo)致光盤(pán)上檔案信息資料在閱讀期間出現(xiàn)刪除和丟失的情況，檔案信息資料的原始性將無(wú)法得到保障，也會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息資料的可靠性與安全性。

（4）檔案系統(tǒng)的應(yīng)用。某檔案信息管理系統(tǒng)主要由檔案數(shù)據(jù)的基本信息、不同部門(mén)檔案分類管理和相關(guān)檔案智能查詢管理三個(gè)主要模塊組成。

登錄系統(tǒng)時(shí)的第一個(gè)界面是用戶權(quán)限登錄界面。權(quán)限主要是為了維護(hù)系統(tǒng)的安全性和完整性。用戶使用的操作符是有相應(yīng)權(quán)限限制的，未經(jīng)允許，操作員不能操作無(wú)權(quán)限的窗口。本系統(tǒng)認(rèn)證要求用戶首先申請(qǐng)用戶名和密碼，需要從軟件開(kāi)發(fā)人員處獲取進(jìn)入資格。①智能查詢功能。本文的智能查詢功能的實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果，該功能主要為了給工作人員提供對(duì)檔案信息的查詢和部門(mén)信息管理兩個(gè)功能。對(duì)檔案信息的查詢一般由通用查詢模式和智能查詢模式兩種模式，通用查詢模式是類似于專家系統(tǒng)的普通查詢模式，可處理的數(shù)據(jù)量不大;本文基于數(shù)據(jù)挖掘方法構(gòu)建了智能查詢模式，可以根據(jù)數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果顯示查詢結(jié)果。②系統(tǒng)整體實(shí)現(xiàn)。本系統(tǒng)是基于ASP.NET 基于的三層結(jié)構(gòu)B/S 系統(tǒng)。它由用戶界面層、中間業(yè)務(wù)邏輯層和后臺(tái)數(shù)據(jù)處理層組成。中間業(yè)務(wù)邏輯層是由數(shù)據(jù)處理分析程序組成的;后臺(tái)數(shù)據(jù)處理層主要指數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息數(shù)據(jù)的主要支持;使用網(wǎng)頁(yè)端作為用戶界面層，也就是該系統(tǒng)的前臺(tái)。檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)于客戶端的硬件要求不高，工作人員可以使用低成本的硬件和軟件[3]。

4結(jié)束語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)正逐漸從勞動(dòng)成果向生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展正逐漸將人類從大量煩瑣、細(xì)碎的工作中解放出來(lái)，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)，特別是對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)而言，其技術(shù)資料的保存、生產(chǎn)日志的管理、人員信息的采集和調(diào)用往往消耗了管理者大量時(shí)間和精力。

參考文獻(xiàn)

[1] 付彬.檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化策略分析[J].黑龍江檔案，2019（6）： 88-89.

[2] 郭歡.檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用與研究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019（33）：60.

[3] 陳麗娟.如何加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].人力資源，2019（18）：41.