淺談電子文件檔案管理的現(xiàn)狀及對策

【摘要】當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳媒發(fā)展日新月異，電子文件、電子媒介已經(jīng)成為我們?nèi)粘９ぷ?、生活中息息相關(guān)、不可或缺的事物，檔案管理工作也越來越多地接觸到電子文件。如何更好地加強(qiáng)電子文件的檔案管理，提高檔案管理工作效率，成為我們檔案管理工作中面臨的重要課題。本文結(jié)合工作實(shí)際，闡述了電子文件的檔案管理現(xiàn)狀以及對策，為不斷提升檔案管理工作水平提供有益的參考。

【關(guān)鍵詞】電子文件 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

新形勢下，經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳媒等進(jìn)入了高速發(fā)展期，電子文件、電子媒介成為我們?nèi)粘９ぷ鳌⑸钪邢⑾⑾嚓P(guān)、不可或缺的事物。在檔案管理工作中，越來越多地接觸到電子文件，那么，新時期如何更好地加強(qiáng)電子文件的檔案管理，提高檔案工作效率呢？接下來，筆者將結(jié)合檔案工作實(shí)際，對該問題進(jìn)行分析并提出對策，以供檔案管理者們共饗參考。

一、電子文件的定義及其特點(diǎn)

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：

（一）電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;

（二）電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代力、公設(shè)備迅速地處理和傳遞;

（三）電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;

（四）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

（一）電子文件存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中，對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性，它可以隨時產(chǎn)生，并隨時更改。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）電子文件信息與載體具有可分離性，它可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組臺分類。

（三）電子文件的保存價值取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，同時由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充.因此很難劃定固定的保管期限。

三、實(shí)際工作中應(yīng)采取的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理占劃各。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深人到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）不斷提升檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。檔案人員要不斷適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施及時更新知識，引進(jìn)、消化、吸收信息技術(shù)的成果，使檔案工作人員擁有廣博的知識，叨適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

綜上，檔案在社會發(fā)展中擔(dān)任了重要的角色，是人類寶貴的信息資源。而電子文件，作為新形勢下的檔案管理內(nèi)容，具有越來越重要的意義。加強(qiáng)電子文件的檔案管理，不斷創(chuàng)新其管理手段和方式，將對檔案工作產(chǎn)生更加積極的影響。

參考文獻(xiàn)：

[1]門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010臼幼。

[2]周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇（下半月），2011（09）.

[3]李娟.略論檔案管理工作的基本原則以及檔案學(xué)的結(jié)構(gòu)體系[J].東方企業(yè)文化，2015（23）.

作者簡介：董鳳義（1975.11-），女，漢族，天津人，學(xué)歷：本科，職稱：助理會計師，研究方向：企業(yè)創(chuàng)新管理。