ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

李彥槐

摘? ? ? 要：企業(yè)財(cái)務(wù)管理自動(dòng)化、信息化程度越來(lái)越高，ERP軟件系統(tǒng)成了大中型企業(yè)不可或缺的工具。企業(yè)在ERP設(shè)計(jì)與應(yīng)用中財(cái)務(wù)部分是軟件系統(tǒng)的核心，由于企業(yè)的組織形式、業(yè)務(wù)模式不同，企業(yè)在ERP軟件財(cái)務(wù)部分的設(shè)計(jì)多種多樣，因而作為企業(yè)，在ERP軟件系統(tǒng)財(cái)務(wù)部分設(shè)計(jì)中應(yīng)該關(guān)注那些設(shè)計(jì)關(guān)鍵點(diǎn)，使ERP軟件財(cái)務(wù)部分發(fā)揮更大的作用，為經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)、決策、控制、績(jī)效考評(píng)提供有效依據(jù)，是本章研究重點(diǎn)。本章闡述了ERP軟件系統(tǒng)的概述，設(shè)計(jì)環(huán)境，設(shè)計(jì)目標(biāo)，系統(tǒng)實(shí)施，對(duì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的要求及內(nèi)控管理的應(yīng)用及成果進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：ERP軟件系統(tǒng);財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì);財(cái)務(wù)管理應(yīng)用

一、ERP軟件系統(tǒng)概述

現(xiàn)在企業(yè)管理電子信息化日新月異，企業(yè)管理利用電子信息系統(tǒng)將企業(yè)管理數(shù)據(jù)化，用數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)管理，把傳統(tǒng)的企業(yè)管理向數(shù)據(jù)科學(xué)智能驅(qū)動(dòng)發(fā)展，以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代。企業(yè)價(jià)值最大化要求企業(yè)對(duì)其資源合理配置，以提高其自身價(jià)值，企業(yè)在此基礎(chǔ)上，對(duì)其決策、計(jì)劃、控制、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，ERP系統(tǒng)管理在此基礎(chǔ)應(yīng)運(yùn)而生。ERP是英文企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱（Enterprise Resource Planning），是建立在信息化技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)上系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用應(yīng)追溯到1995年，以后不斷升級(jí)完善，到現(xiàn)在，主要有用友、金蝶、8thManage、Oracle ERP、智邦國(guó)際ERP、Sage Accpac ERP、Epicor ERP、Epicor ERP等品牌推出的ERP系統(tǒng)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)應(yīng)用最多的是用友和金蝶ERP軟件，到現(xiàn)在已使用20多年。

ERP系統(tǒng)的起源是20世紀(jì)80年代由MRP系統(tǒng)（Material Requirement Planning）物料需求計(jì)劃建立起來(lái)的，主要應(yīng)用在制造企業(yè)，主要引入了時(shí)間分段和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)物料清單BOM（Bill Of Materials），主要解決庫(kù)存管理和生產(chǎn)控制中物料消耗需求的問(wèn)題，主要由如幾個(gè)模塊組成：采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理（含資產(chǎn)管理、往來(lái)賬管理）、銷售管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、計(jì)劃管理等分、子模塊。

本章研究的主要是ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理在設(shè)計(jì)、應(yīng)用的問(wèn)題。

二、ERP軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)環(huán)境

ERP軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)部分時(shí)要充分考慮設(shè)計(jì)環(huán)境，主要是單位組織架構(gòu)、企業(yè)戰(zhàn)略或目標(biāo)、高管層的意愿或愿景、信息化建設(shè)、企業(yè)文化等幾方面。

組織架構(gòu)：ERP設(shè)計(jì)時(shí)，要對(duì)企業(yè)組織架構(gòu)在基礎(chǔ)資料的進(jìn)行設(shè)置，主要目標(biāo)是財(cái)務(wù)在進(jìn)行財(cái)務(wù)核算時(shí)，能夠準(zhǔn)確對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行部門核算的需求。無(wú)論企業(yè)是否進(jìn)行部門核算，組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)是必不可少的，即使現(xiàn)在不需要，也要為將來(lái)預(yù)留核算空間，以備不時(shí)之需。組織架構(gòu)設(shè)計(jì)的過(guò)程中對(duì)各組織部門的人員也要按組織架構(gòu)進(jìn)行維護(hù)，以便適應(yīng)財(cái)務(wù)核算的需要，如涉及個(gè)人借款、個(gè)人經(jīng)辦的事項(xiàng)核算。

企業(yè)戰(zhàn)略或目標(biāo)：企業(yè)戰(zhàn)略是企業(yè)的終極目標(biāo)，其中經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略是企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)現(xiàn)效益的最主要手段和目標(biāo)，經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略中涉及各種效益指標(biāo)，如銷售增長(zhǎng)率、營(yíng)業(yè)利潤(rùn)率、凈資產(chǎn)收益率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、期間費(fèi)用率、產(chǎn)品成本費(fèi)用率等指標(biāo)，這些指標(biāo)均要求在ERP財(cái)務(wù)核算模塊中進(jìn)行數(shù)據(jù)基礎(chǔ)核算，為績(jī)效考評(píng)、決策、預(yù)測(cè)提供依據(jù)。企業(yè)的戰(zhàn)略或目標(biāo)需要有明確的計(jì)劃或目標(biāo)，并且需要以數(shù)據(jù)予以呈現(xiàn)，這樣財(cái)務(wù)在設(shè)計(jì)核算架構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮，經(jīng)營(yíng)過(guò)程中可以有多種樣報(bào)表，而財(cái)務(wù)報(bào)告是以國(guó)家法定報(bào)表予以體現(xiàn)，因而財(cái)務(wù)在設(shè)計(jì)核算時(shí)在國(guó)家法定報(bào)表的基礎(chǔ)上，適應(yīng)經(jīng)營(yíng)報(bào)表的需求，以使財(cái)務(wù)報(bào)表與經(jīng)營(yíng)報(bào)表相融合，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略或目標(biāo)。

高管層的意愿或愿景：企業(yè)在ERP設(shè)計(jì)中要重點(diǎn)對(duì)高管層對(duì)ERP設(shè)計(jì)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，尋求其支持。ERP系統(tǒng)從調(diào)研、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收，涉及的部門、人員很多，對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、調(diào)整，各部門、崗位職責(zé)予以明確，并對(duì)部門、崗位工作量進(jìn)行判斷、整合，合理確定用工人員。ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不僅適應(yīng)業(yè)務(wù)管理需要，更要為業(yè)務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持，高管層的意愿或愿景對(duì)財(cái)務(wù)核算起到至關(guān)重要的作用。

信息化建設(shè)：ERP系統(tǒng)建設(shè)需要有專業(yè)的信息化人員與專業(yè)的管理人員共同設(shè)計(jì)、實(shí)施，信息專業(yè)管理人員對(duì)ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、運(yùn)行進(jìn)行維護(hù)，保障ERP系統(tǒng)能正常運(yùn)行，對(duì)關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行權(quán)限設(shè)定及維護(hù)，保證信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)能夠有效控制，為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息安全保駕護(hù)航。

企業(yè)文化：ERP系統(tǒng)是個(gè)全方位的管理系統(tǒng)，需要企業(yè)每一位員工的有效地執(zhí)行，因而良好的企業(yè)文化是ERP系統(tǒng)有效運(yùn)行的保證，企業(yè)高管人員在ERP系統(tǒng)有效運(yùn)行中起率先垂范的作用，有力地推進(jìn)了企業(yè)文化的建設(shè)。企業(yè)文化為財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)營(yíng)造了良好的內(nèi)部環(huán)境。

三、ERP軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

1.滿足銷售業(yè)務(wù)模式的需要

目前企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)模式是平臺(tái)化的多種經(jīng)濟(jì)實(shí)體、經(jīng)營(yíng)主體并存的模式，不僅關(guān)注效益，更要關(guān)注投資利潤(rùn)率。因而ERP軟件系統(tǒng)要滿足其需求，建立多組織架構(gòu)與單組織架構(gòu)并存的財(cái)務(wù)核算模式。

2.滿足生產(chǎn)成本管理的需要

產(chǎn)品生產(chǎn)成本是生產(chǎn)企業(yè)最重要的財(cái)務(wù)核算指標(biāo)，為利潤(rùn)計(jì)算、產(chǎn)品定價(jià)、采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理提供有效數(shù)據(jù)支持。ERP軟件系統(tǒng)構(gòu)造要滿足生產(chǎn)制造的需求、原材料購(gòu)、領(lǐng)、存及產(chǎn)成品管理的需求，建立按生產(chǎn)組織核算產(chǎn)品成本，按研發(fā)組織進(jìn)行產(chǎn)品利潤(rùn)核算的管理模式。

3.滿足績(jī)效評(píng)價(jià)的需要

根據(jù)財(cái)務(wù)核算結(jié)果，為績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)計(jì)算提供依據(jù)。財(cái)務(wù)核算結(jié)果并非績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)唯一的依據(jù)，但財(cái)務(wù)核算指標(biāo)是績(jī)效評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)最有效的參考依據(jù)，ERP軟件系統(tǒng)財(cái)務(wù)部分為績(jī)效評(píng)價(jià)提供了有效的數(shù)據(jù)來(lái)源。

4.滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算的需要

根據(jù)ERP軟件系統(tǒng)財(cái)務(wù)部分，可以對(duì)經(jīng)營(yíng)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，通過(guò)財(cái)務(wù)定量分析對(duì)未來(lái)做出預(yù)計(jì)或判斷，編制生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算，進(jìn)行預(yù)算管理。

5.滿足企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的需要

通過(guò)ERP軟件財(cái)務(wù)部分核算，利用信息數(shù)據(jù)通達(dá)數(shù)據(jù)或指標(biāo)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行分析，分析差距和不足，制定或調(diào)整企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，保證企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。

四、ERP軟件系統(tǒng)的實(shí)施

ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)施主要做好如下幾步：

1.成立ERP軟件系統(tǒng)項(xiàng)目組，組成由高管、信息、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、研發(fā)、采購(gòu)等人員參加的組織。

2.自上而下的全員培訓(xùn)宣貫。對(duì)管理人員重點(diǎn)培訓(xùn)ERP系統(tǒng)流程的目的、關(guān)鍵控制點(diǎn)，操作規(guī)則，出現(xiàn)各種問(wèn)題的處理;對(duì)于各業(yè)務(wù)流程分模塊、分人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，主要培訓(xùn)操作規(guī)則，哪些可以做哪些不可做，操作上下游之間的關(guān)系，出現(xiàn)問(wèn)題的操作處理。

3.企業(yè)新上線ERP軟件，新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的銜接。1）新系統(tǒng)調(diào)試完成后，此調(diào)試結(jié)果一定是在確定業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上的滿足，進(jìn)行論證后的結(jié)果。2）確定新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的銜接時(shí)間，尤其是舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)銜接時(shí)間前的準(zhǔn)備，如生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、存貨系統(tǒng)。3）制定新舊系統(tǒng)銜接應(yīng)急預(yù)案的處理方法，保證新系統(tǒng)上線后的正常運(yùn)行。4）新系統(tǒng)運(yùn)行后，與舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的核查。舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的賬務(wù)處理。

4.新系統(tǒng)運(yùn)行后的跟蹤核查。新系統(tǒng)運(yùn)行后，存在操作人員對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用不足;各操作節(jié)點(diǎn)的銜接不足;新業(yè)務(wù)模式下系統(tǒng)的應(yīng)變及改良;業(yè)務(wù)培訓(xùn)的不足。因而新系統(tǒng)運(yùn)行后，信息運(yùn)維人員及財(cái)務(wù)系統(tǒng)主管對(duì)新系統(tǒng)起到保障作用，應(yīng)定期培訓(xùn)，解決實(shí)際問(wèn)題，保障新系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

5.新系統(tǒng)運(yùn)行后管理制度的制定。新系統(tǒng)運(yùn)行后，根據(jù)業(yè)務(wù)或經(jīng)營(yíng)管理的需要，新系統(tǒng)會(huì)設(shè)定相應(yīng)的控制，如應(yīng)收賬款信息管理、存貨退貨管理、生產(chǎn)超額用料管理等相關(guān)的規(guī)定，這些規(guī)定的實(shí)施一是滿足新系統(tǒng)設(shè)定控制權(quán)限的需求;二是滿足管理的需要，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

五、ERP軟件系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理負(fù)責(zé)人的要求

1.財(cái)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人對(duì)ERP軟件系統(tǒng)的熟悉與認(rèn)知，財(cái)務(wù)構(gòu)架的設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)核算方法、業(yè)務(wù)流程等。

2.ERP軟件系統(tǒng)自身缺陷的認(rèn)知。ERP軟件系統(tǒng)并非是無(wú)所不能的，存在著一定的缺陷，作為財(cái)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人，要對(duì)缺陷有認(rèn)知，比如ERP系統(tǒng)自身缺陷，對(duì)產(chǎn)品成本按性態(tài)進(jìn)行核算、按阿米巴模式進(jìn)行業(yè)務(wù)核算、單組織構(gòu)架下的企業(yè)合并等自身缺陷。

3.隨著企業(yè)業(yè)務(wù)管理模式的變更，當(dāng)前ERP系統(tǒng)核算的判斷是否適應(yīng)，在業(yè)務(wù)模式發(fā)生變更后，分析ERP軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)構(gòu)思及相應(yīng)做出調(diào)整方案。

4.ERP軟件系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)當(dāng)前ERP軟件構(gòu)架下的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用，包括數(shù)據(jù)的采集、UFO報(bào)表的應(yīng)用、數(shù)據(jù)調(diào)用及計(jì)算程序的編寫規(guī)則、預(yù)算控制應(yīng)用。

5.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)財(cái)務(wù)人員在應(yīng)用ERP軟件上的培訓(xùn)。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人不僅要提升自身ERP軟件的應(yīng)用能力，還要對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，做到操作熟練、應(yīng)用多樣化，提升財(cái)務(wù)人員整體ERP軟件的操作應(yīng)用能力。

六、ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理上的應(yīng)用

1.ERP軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)中不相融崗位設(shè)置、審批權(quán)限。減少風(fēng)險(xiǎn)，防止舞弊發(fā)生。為保證崗位及權(quán)限的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)責(zé)任，需要有明確的管理制度進(jìn)行規(guī)范。

2.ERP軟件系統(tǒng)在操作中的權(quán)限設(shè)置，包括新增、刪除、修等權(quán)限的設(shè)置。為減少操作失誤，需要對(duì)相關(guān)崗位人員權(quán)限進(jìn)行限制。限制條件需要有財(cái)務(wù)系統(tǒng)主管部門負(fù)責(zé)人提出，進(jìn)行評(píng)估論證后，以規(guī)范的文件進(jìn)行約束。

3.ERP軟件系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置缺陷，財(cái)務(wù)在進(jìn)行賬務(wù)處理或核算時(shí)，由于組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不規(guī)范，造成財(cái)務(wù)無(wú)法處理，規(guī)范組織機(jī)構(gòu)設(shè)置是財(cái)務(wù)進(jìn)行核算的前提。

4.ERP軟件系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)缺陷，業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)要隨業(yè)務(wù)的調(diào)整及時(shí)進(jìn)行改變，加速財(cái)務(wù)管理適應(yīng)業(yè)務(wù)的能力。

七、ERP軟件系統(tǒng)的實(shí)踐成果

石家莊市油漆廠在ERP軟件系統(tǒng)實(shí)踐上，通過(guò)上述規(guī)劃或整合，嚴(yán)格按照上述要點(diǎn)實(shí)施推進(jìn)，歷時(shí)3個(gè)月使ERP系統(tǒng)上線，做到了新舊系統(tǒng)的銜接、數(shù)據(jù)正確性得到保證，系統(tǒng)運(yùn)行正常，改進(jìn)、調(diào)整了部分業(yè)務(wù)流程，使之更加符合業(yè)務(wù)操作，提高了效益，保證產(chǎn)、供、銷、存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，約束了不規(guī)范的操作，內(nèi)部控制以ERP信息系統(tǒng)為主，減少人為干預(yù)，業(yè)務(wù)流程規(guī)范，管理效率提高，公司年銷售收入年均由不足8%提高到20%以上，凈利潤(rùn)率由不足1%，增長(zhǎng)到5%左右。人員職責(zé)權(quán)限分明，減少300多人，人力成本降低1000萬(wàn)元左右，人均勞效提高8萬(wàn)元。

隨著下一步對(duì)ERP系統(tǒng)的優(yōu)化再造，業(yè)務(wù)流程管理更加合理，產(chǎn)品成本消耗有效控制，成本合理下降，為客戶提供有效服務(wù);人員勞效會(huì)有更進(jìn)一步的提升，人員技能不斷創(chuàng)新，給企業(yè)降本增效提供有效工具。