關(guān)于合同管理審計(jì)的實(shí)踐與思考

譚靜萍

（中國(guó)人民銀行安陽(yáng)市中心支行，河南 安陽(yáng) 455000）

近年來(lái)，隨著工作的不斷規(guī)范化、法制化，基層央行在采購(gòu)項(xiàng)目、服務(wù)外包等工作中越來(lái)越多地使用到合同，合同數(shù)量逐漸增多，在合同的組織管理、簽訂、履行環(huán)節(jié)也暴露出一些問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)隱患，如何從審計(jì)角度發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從管理角度改進(jìn)工作，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，提高基層央行合同管理的規(guī)范化水平，值得認(rèn)真思考。

一、合同管理存在的問(wèn)題及原因

（一）合同訂立及審核不嚴(yán)格。一是合同簽訂主體不符合規(guī)定，部分合同簽訂者未獲得授權(quán)。二是簽署的合同未經(jīng)法律部門(mén)審核。三是合同內(nèi)容與招投標(biāo)文件前后規(guī)定不一致。四是個(gè)別項(xiàng)目存在實(shí)際履約時(shí)間早于簽訂的合同約定服務(wù)期限。五是部分合同未按規(guī)定約定質(zhì)保金事項(xiàng)。

（二）合同履行及監(jiān)控方面存在控制漏洞。一是履行合同未按合同約定付款。如個(gè)別合同規(guī)定應(yīng)分期付款，實(shí)際則一次性支付款項(xiàng)。二是個(gè)別合同未按合同約定時(shí)限和比例收取履約保證金。三是實(shí)際付款時(shí)間早于驗(yàn)收時(shí)間。如某采購(gòu)合同的驗(yàn)收日期晚于實(shí)際付款日期，在尚未驗(yàn)收的情況下付款完畢，可能給采購(gòu)方帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同組織管理存在缺陷。實(shí)際工作中，由于合同性質(zhì)、承辦部門(mén)的不同，合同由不同部門(mén)保管，不利于合同的統(tǒng)一管理和使用。一是合同檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一保管。集采辦保管集中采購(gòu)及零星采購(gòu)檔案資料，辦公室及其他相關(guān)采購(gòu)部門(mén)保管部分合同資料，合同檔案管理較為分散。二是合同檔案資料不完整。個(gè)別采購(gòu)項(xiàng)目缺少整個(gè)集中采購(gòu)過(guò)程資料或部分集中采購(gòu)檔案，不能全面反映集中采購(gòu)流程。三是未建立合同管理臺(tái)賬。部分采購(gòu)部門(mén)未建立合同管理相關(guān)臺(tái)賬，未詳細(xì)記錄合同訂立、履行和變更、終止等情況。

二、問(wèn)題成因分析

一是合同歸口管理弱化。合同管理過(guò)程復(fù)雜，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)多，涉及合同簽訂、合同履行、監(jiān)督等多個(gè)環(huán)節(jié)，需要多個(gè)部門(mén)參與共同完成，由于未明確合同歸口管理部門(mén)，各部門(mén)分段管理，未實(shí)現(xiàn)全流程閉環(huán)管理。

二是部門(mén)間溝通協(xié)調(diào)不夠充分。實(shí)際工作過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)之間溝通協(xié)調(diào)不夠充分，某些環(huán)節(jié)銜接不足。如：合同起草、協(xié)商由項(xiàng)目需求部門(mén)負(fù)責(zé)，需求部門(mén)只對(duì)本專(zhuān)業(yè)要求熟悉，而不具備商業(yè)、法律等綜合性知識(shí)，合同審核部門(mén)審核時(shí)主要對(duì)合同條款的合法性、形式的規(guī)范性進(jìn)行審核，兩個(gè)環(huán)節(jié)未有效結(jié)合，導(dǎo)致合同的風(fēng)險(xiǎn)控制存在漏洞。

三是對(duì)合同執(zhí)行缺乏動(dòng)態(tài)跟蹤管理。在履約付款環(huán)節(jié)，因主辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)溝通不足，出現(xiàn)未按工程進(jìn)度履約付款和未及時(shí)收取履約保證金現(xiàn)象。部分需求部門(mén)申請(qǐng)付款時(shí)未提供合同給會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)，合同簽訂后相關(guān)部門(mén)也未在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)留存一份合同備份，以致部分合同履約付款審核不能有效控制。

四是相關(guān)采購(gòu)人員整體素質(zhì)有待提升。部分采購(gòu)人員缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)采購(gòu)的全部流程未完全熟悉，對(duì)所處部門(mén)的應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)合同簽訂主體和要求不明確。

三、相關(guān)管理建議

（一）加強(qiáng)合同歸口管理，提升制度執(zhí)行力。一是明確合同歸口管理部門(mén)。將辦公室確定為合同歸口管理部門(mén)，從組織管理、合同簽訂、法律審核、履行、檔案歸檔保管等各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)流程管理，提升合同管理整體效能。二是加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)和執(zhí)行力度。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按制度要求及業(yè)務(wù)流程履行采購(gòu)職責(zé)，建立合同管理臺(tái)賬。項(xiàng)目需求部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行履約，進(jìn)一步增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)，規(guī)避操作風(fēng)險(xiǎn)。

（二）加強(qiáng)部門(mén)間協(xié)調(diào)配合，提升管理效率。相關(guān)采購(gòu)部門(mén)要按照合同管理辦法和集中采購(gòu)要求履行好各自職責(zé)，做好相互配合。一是對(duì)合同擬定與審核嚴(yán)格把關(guān)。項(xiàng)目需求部門(mén)要優(yōu)先使用人民銀行系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)合同范本，對(duì)采用的合同類(lèi)型、合同內(nèi)容以及關(guān)鍵性條款和約定準(zhǔn)確把握，謹(jǐn)慎擬定。法律審核部門(mén)對(duì)合同內(nèi)容及條款的合法性、規(guī)范性、完備性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行全面審核，及時(shí)修正漏洞，排除隱患，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。二是規(guī)范合同檔案管理。相關(guān)采購(gòu)部門(mén)要按照合同管理辦法要求，簽訂合同后應(yīng)將一份完整的合同檔案文本移交至辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)整理、歸檔、備查，實(shí)現(xiàn)合同檔案集中統(tǒng)一和規(guī)范管理。

（三）加強(qiáng)合同履約付款控制。合同簽訂后，各采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同管理辦法要求，在會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)留存一份合同備份。項(xiàng)目需求部門(mén)申請(qǐng)合同履約付款時(shí)，要向會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)主動(dòng)出示合同規(guī)定的付款條款內(nèi)容，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)要認(rèn)真核對(duì)，嚴(yán)格按照《合同管理辦法》相關(guān)審核要求，把好資金支付的最后關(guān)口，進(jìn)一步規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范履約付款行為。

四、提升合同管理審計(jì)效果的思路和做法

（一）優(yōu)化審計(jì)資源，強(qiáng)化協(xié)同配合。主動(dòng)邀請(qǐng)法律事務(wù)部門(mén)專(zhuān)家授課，就合同方面的法律知識(shí)對(duì)審計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助審計(jì)人員了解相關(guān)法律要求和合同條款中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，更好地把握審計(jì)難點(diǎn)和重點(diǎn)。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，保證審計(jì)覆蓋面。合同管理環(huán)節(jié)多、涉及部門(mén)多，收集合同相對(duì)困難，一些合同容易“漏網(wǎng)”，審計(jì)人員要做好充分的審前準(zhǔn)備，調(diào)閱財(cái)務(wù)電子序時(shí)賬，運(yùn)用分析工具，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，從中篩選大額支出作為判斷合同的線索，全面收集審計(jì)期內(nèi)各項(xiàng)合同，保證審計(jì)監(jiān)督無(wú)遺漏。

（三）突出審計(jì)重點(diǎn)，提升審計(jì)精度。要結(jié)合不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域合同種類(lèi)、內(nèi)容等情況，把握審計(jì)重點(diǎn)，對(duì)長(zhǎng)期、價(jià)格浮動(dòng)不大、風(fēng)險(xiǎn)隱患較低的服務(wù)外包類(lèi)、租賃類(lèi)合同，重點(diǎn)關(guān)注合同履行及檔案管理內(nèi)容；對(duì)買(mǎi)賣(mài)類(lèi)、建設(shè)工程類(lèi)等價(jià)格浮動(dòng)大、風(fēng)險(xiǎn)隱患高的合同，在運(yùn)用常規(guī)審計(jì)方法同時(shí)，還要運(yùn)用輔助審計(jì)、第三方調(diào)查等方法，重點(diǎn)關(guān)注合同主體資格、合同條款內(nèi)容、合同訂立流程、合同履行及監(jiān)控等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。