探析醫(yī)院電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制

文/廣西柳州市中醫(yī)醫(yī)院 王文曉

目前醫(yī)院已經(jīng)在電子信息檔案建設(shè)方面投入了更多的資源，使得各項(xiàng)業(yè)務(wù)已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公。通過將重要的工作信息轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)信號(hào)，有利于進(jìn)行科學(xué)存儲(chǔ)以及分析。但是相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，電子檔案也面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)問題，一旦意外情況出現(xiàn)，就有可能導(dǎo)致電子檔案信息泄露或者是丟失的情況，帶來十分嚴(yán)重的后果。

一、關(guān)于醫(yī)院電子檔案的概述

現(xiàn)代醫(yī)療體系為社會(huì)各界提供了更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，促進(jìn)了現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。醫(yī)院在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，涉及的數(shù)據(jù)量比較大。特別是不同的科室所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行分類存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在一定的弊端，在實(shí)際工作過程中，很有可能因?yàn)橐恍┮馔馇闆r的發(fā)生，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案丟失。通過建立電子檔案的模式，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息直接通過計(jì)算機(jī)信息化處理來進(jìn)行替代。一旦計(jì)算機(jī)信息化網(wǎng)絡(luò)記錄下了相應(yīng)的信息，就能夠直接將這些數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到服務(wù)器中。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，電子信息檔案管理還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)所記錄信息的高效應(yīng)用。例如，在查找某一科室對(duì)一名患者的治療記錄時(shí)，直接在查詢系統(tǒng)中輸入患者的名字以及身份證號(hào)碼，就能夠獲取到與之相關(guān)的所有記錄。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式需要人為地在檔案庫(kù)中進(jìn)行查找，工作量比較大，并且還有可能存在信息查找不全的情況。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理也不利于患者，而通過先進(jìn)的電子信息檔案管理模式，患者能夠通過可視化的操作界面來通過計(jì)算機(jī)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行自助查閱，使得很多信息更加清晰直觀。電子信息檔案管理模式能夠針對(duì)每一位患者建立個(gè)人檔案，這樣很好地避免了信息出錯(cuò)的可能性。由于現(xiàn)階段整個(gè)社會(huì)已經(jīng)和互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)高度融合，每一個(gè)人都習(xí)慣通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來獲取信息資訊，完成相應(yīng)的工作。因此加強(qiáng)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)和管理也是社會(huì)變遷的重要需求，能夠更好地滿足患者的各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)需求。目前我國(guó)已經(jīng)在醫(yī)院電子信息檔案管理建設(shè)方面取得了重大突破，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)也已經(jīng)逐漸成熟和豐富，但是也仍然應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況來進(jìn)行不斷地優(yōu)化和完善，以此來獲得長(zhǎng)久發(fā)展。

二、醫(yī)院電子檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題

（一）認(rèn)識(shí)層面?？傮w來看，醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)已經(jīng)取得了重大成就，使得醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量有效提升，但是仍然還有一部分人對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不正確，他們認(rèn)為電子檔案管理存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)導(dǎo)致很多重要的數(shù)據(jù)信息丟失。這與他們已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有關(guān)，他們認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理能夠看得見、摸得著，但是電子檔案管理的眾多操作都是通過計(jì)算機(jī)來完成的，因此存在一定的疑慮。思想認(rèn)識(shí)不夠，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的推進(jìn)存在一定的困難，特別是一部分人已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，全新的電子信息檔案管理模式是一項(xiàng)新的工作挑戰(zhàn)，這樣就會(huì)導(dǎo)致在推行過程中面臨一定的阻力。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面。推動(dòng)醫(yī)院電子信息檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是滿足該領(lǐng)域未來發(fā)展的趨勢(shì)。首先，通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)醫(yī)院對(duì)相關(guān)電子信息檔案的數(shù)據(jù)格式采取同樣的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能夠?qū)σ徊糠种匾男畔?shí)現(xiàn)互通，提高了資源利用率。此外，醫(yī)院的各項(xiàng)電子信息檔案十分重要，為了確保醫(yī)院工作的正常開展以及接收來自社會(huì)各界的廣泛監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)這一過程的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也有利于相關(guān)政府部門進(jìn)行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)一些重要的檔案數(shù)據(jù)的備份。但是很多醫(yī)院出于成本的考量，并沒有加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。醫(yī)院與醫(yī)院之間存在一定的信息溝通障礙，沒有針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)行深入地合作。這樣就使得醫(yī)院電子信息檔案管理規(guī)范化建設(shè)存在一定的問題，亟需改進(jìn)。

（三）工作技能挑戰(zhàn)。對(duì)一部分醫(yī)院老職工來說，他們的年紀(jì)比較大，已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式。通過實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子信息檔案管理，醫(yī)院的所有工作人員都應(yīng)當(dāng)能夠高效地使用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，但是一部分老職工對(duì)計(jì)算機(jī)比較陌生，相關(guān)操作也不夠熟練。這樣就使得在日常工作中會(huì)降低工作的速度，特別是在面對(duì)較多的患者時(shí)，如果不能夠有效地提高工作效率，就會(huì)造成患者的滿意度降低。如果在日常操作中出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤操作的情況，在后期很難進(jìn)行核查，并且沒有紙質(zhì)檔案進(jìn)一步核對(duì)相關(guān)信息，就會(huì)造成一定的信息混亂情況。

（四）信息安全問題。眾所周知，計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展也面臨著十分明顯的安全問題。每一個(gè)人都是互聯(lián)網(wǎng)的接入者，都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)來獲取信息和發(fā)布信息。為了提高醫(yī)院工作的效率，會(huì)將一部分資源接入到互聯(lián)網(wǎng)中，以便患者能夠通過網(wǎng)絡(luò)自行查閱相關(guān)信息。但是也有可能存在一部分不法分子通過計(jì)算機(jī)攻擊的方法來侵入到醫(yī)院的服務(wù)器中，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行復(fù)制，使得患者的重要信息被泄露。他們還能夠?qū)σ恍╇娮訖n案進(jìn)行刪減和修改，這樣就有可能嚴(yán)重地危害正常的醫(yī)療秩序，埋下了安全隱患。除此之外，在電子信息檔案查閱方面的權(quán)限設(shè)定還不夠合理，這也在一定程度上降低了電子檔案管理的安全性。

三、醫(yī)院電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制途徑

（一）改變思維，加大投入。在未來的發(fā)展進(jìn)程中，需要持續(xù)不斷地加大醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的投入。首先需要改變傳統(tǒng)的思維，要使所有醫(yī)務(wù)人員以及社會(huì)各界認(rèn)識(shí)到醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的重要性，這樣才能夠有利于更多資源的投入。要能夠積極轉(zhuǎn)變思維，改變傳統(tǒng)的工作模式，將原有工作中涉及紙質(zhì)檔案管理的部分通過電子信息檔案方法來進(jìn)行管理，在確保工作質(zhì)量的同時(shí)有效地降低工作的瑣碎性，這樣使得醫(yī)務(wù)人員在面對(duì)患者時(shí)，能夠有效地縮短檔案記錄的時(shí)間，提高醫(yī)療系統(tǒng)運(yùn)行的效率。

（二）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。考慮到醫(yī)療電子信息檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，就需要整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，更好地考慮到醫(yī)療信息整合能夠帶來的優(yōu)勢(shì)。通過實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，有利于醫(yī)院與醫(yī)院之間加強(qiáng)信息互通，這樣即使是患者在治療過程中更換了醫(yī)院，醫(yī)生仍然能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)患者狀況的精確把控。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要國(guó)家醫(yī)療管理部門制定更加規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，例如在數(shù)據(jù)格式、歸檔類型、使用功能等方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。要將患者的具體信息建立相應(yīng)的電子檔案，并且優(yōu)化使用者的具體權(quán)限。醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)保持積極的姿態(tài)，主動(dòng)參與到電子信息檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程中，更多地考慮到患者的實(shí)際需求，使電子檔案管理模式能夠發(fā)揮作用，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的有效提升。

（三）加大技能培訓(xùn)。要針對(duì)每一位醫(yī)療工作者加大技能培訓(xùn)力度。特別是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，根據(jù)已經(jīng)建立的電子信息檔案管理平臺(tái)來進(jìn)行有針對(duì)性地演示，直到他們能夠更加熟練這些檔案管理工具的使用方法。要提高檔案管理的效率，使得醫(yī)護(hù)人員能夠更加便捷、快速、精準(zhǔn)地記錄以及查看患者的信息。對(duì)于醫(yī)院檔案管理部門來說，他們必須要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析和管理，并做好電子信息檔案管理系統(tǒng)的正常維護(hù)，全方位確保資源庫(kù)的安全。要通過更加科學(xué)的渠道來引進(jìn)一些專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，全方位確保電子信息檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。這樣也有利于實(shí)現(xiàn)政府管理部門和醫(yī)院電子信息檔案管理方面的協(xié)同合作。從患者的角度出發(fā)，很有可能在面對(duì)電子信息檔案管理系統(tǒng)時(shí)存在一些操作上的困難，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)積極組織志愿者來提供相應(yīng)的指導(dǎo)服務(wù)，主動(dòng)幫助患者排憂解難，解決在尋求醫(yī)療服務(wù)過程中遇到的各項(xiàng)電子檔案問題。

（四）做好安全建設(shè)。要構(gòu)建更加高效率的防火墻，全方位確保電子檔案的安全性。在安全建設(shè)方面，要做好頂層設(shè)計(jì)，對(duì)一些重要的信息資源要及時(shí)備份，要更多地考慮到電子檔案信息可能出現(xiàn)被篡改或者是遺失的情況，通過備份的方法能夠?qū)崿F(xiàn)重要數(shù)據(jù)的核對(duì)。加強(qiáng)簽署、授權(quán)、加密、身份驗(yàn)證、防寫入等相關(guān)技術(shù)的引進(jìn)，通過加強(qiáng)和社會(huì)上優(yōu)質(zhì)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)之間的合作，全方位確保電子檔案的安全性。要確定好管理權(quán)限，使得每一位工作人員都能夠查看自身工作中涉及的各項(xiàng)信息，這也有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)患者隱私信息的重要保護(hù)。同時(shí)也要做好法律建設(shè)，有效地打擊網(wǎng)絡(luò)違法人員。這樣有利于形成威懾力，實(shí)現(xiàn)對(duì)不法分子的震懾。也要進(jìn)一步加大技術(shù)的創(chuàng)新和研究，能夠從實(shí)際應(yīng)用環(huán)境的角度來對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。要做好重要服務(wù)器的運(yùn)行維護(hù)，避免因?yàn)閺?fù)雜的使用環(huán)境而造成服務(wù)器故障的情況。

四、結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)醫(yī)院電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行了介紹，并且提出通過加強(qiáng)信息安全技術(shù)的投入來提高重要檔案信息的安全性，同時(shí)也要加大對(duì)所有工作人員的培訓(xùn)力度，使他們能夠更加科學(xué)地掌握這些信息管理系統(tǒng)的使用方法。從患者的角度出發(fā)，為他們?cè)O(shè)定合理的檔案查閱權(quán)限，并且積極引導(dǎo)他們對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行使用。通過加大安全技術(shù)的建設(shè)和投入，以此來避免其中存在的各項(xiàng)使用風(fēng)險(xiǎn)。