數(shù)字信息時(shí)代背景下企業(yè)檔案編研工作轉(zhuǎn)型策略分析

張瑜

摘 要：企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的重要方式，數(shù)字信息時(shí)代為企業(yè)檔案編研帶來新的發(fā)展機(jī)遇，本文通過分析檔案編研環(huán)境的變化，指出編研工作存在的問題，提出了數(shù)字信息時(shí)代企業(yè)檔案編研工作的轉(zhuǎn)型策略，為新時(shí)代企業(yè)檔案編研工作提供一定的思路。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;信息時(shí)代;企業(yè)檔案;檔案編研;開發(fā)利用

檔案編研是對(duì)檔案信息進(jìn)行深入研究開發(fā)的專業(yè)性工作，企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的重要方式，也是企業(yè)檔案管理部門主動(dòng)挖掘檔案價(jià)值，擴(kuò)大檔案影響力，提升檔案工作地位的重要手段。

在當(dāng)前數(shù)字信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”開始深入影響各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，“數(shù)字中國”建設(shè)引領(lǐng)下，“數(shù)字企業(yè)”的建設(shè)如火如荼，以數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和電子文件管理為主要方向的檔案信息化建設(shè)全面展開，“大數(shù)據(jù)”、“人工智能”、“區(qū)塊鏈”等新興技術(shù)也開始在檔案管理領(lǐng)域有所探索應(yīng)用。時(shí)代發(fā)展為企業(yè)檔案編研工作形成新的環(huán)境，帶來新的機(jī)遇，檔案編研需求來源、內(nèi)容構(gòu)成、成果形式、展示途徑等更加豐富多樣。如何抓住機(jī)遇，積極創(chuàng)新，探索檔案編研工作轉(zhuǎn)型，激發(fā)檔案工作活力，是企業(yè)檔案管理部門亟待關(guān)注的重點(diǎn)方向。

一、數(shù)字信息時(shí)代企業(yè)檔案編研環(huán)境的變化

數(shù)字信息時(shí)代技術(shù)的快速發(fā)展及國家宏觀層面的不斷重視，為企業(yè)檔案編研工作提供了良好的外部環(huán)境，檔案編研工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)條件得到有效發(fā)展。

1.檔案資源類型和規(guī)模不斷擴(kuò)大為企業(yè)檔案編研打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

檔案收集范圍擴(kuò)大，檔案類型多樣。2012年國家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為企業(yè)檔案資源建設(shè)指明了方向，隨著10號(hào)令的深入實(shí)施，本著應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸的原則，企業(yè)檔案資源收集范圍不斷擴(kuò)大，檔案資源類型更加豐富多樣，為企業(yè)檔案編研工作提供了堅(jiān)實(shí)的資源基礎(chǔ)。

規(guī)模化數(shù)字檔案資源使編研利用更便捷。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平和檔案信息化水平不斷提升，檔案存量數(shù)字化、增量電子化不斷推進(jìn)，促使系統(tǒng)化、規(guī)模化的數(shù)字檔案資源逐漸形成，告別入庫逐卷調(diào)檔的不便，企業(yè)檔案編研利用檔案資源變得更加直接高效。

2.檔案信息化水平提升為企業(yè)檔案編研提供支持平臺(tái)

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）或檔案管理系統(tǒng)建設(shè)有效提升了檔案管理工作效率，不再受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工著錄整理和利用耗時(shí)較多影響，檔案信息化水平提升使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面節(jié)省大量時(shí)間，相當(dāng)于釋放了更多的人力和時(shí)間用于企業(yè)檔案資源挖掘和編研工作開展;檔案信息化建設(shè)有效提升了檔案檢索效率，使檔案信息檢索定位更加方便快捷，為精準(zhǔn)查檔開展檔案編研提供了有利條件。

3.檔案利用需求更加廣泛為企業(yè)檔案編研提供內(nèi)在動(dòng)力

數(shù)字信息時(shí)代電子文件數(shù)量劇增，增加了人們獲取有效信息的難度，且企業(yè)化、市場化的管理模式對(duì)多維信息需求大幅增加，對(duì)信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性提出更高要求，檔案利用需求更加廣泛且多樣化，為企業(yè)檔案開展深入編研服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營和重大決策提供了內(nèi)在動(dòng)力;2013年起我國開展的國際檔案日等法定宣傳日為企業(yè)檔案編研和成果宣傳提供良好時(shí)機(jī)，宣傳展示及企業(yè)文件建設(shè)需要也是激發(fā)檔案編研的有效動(dòng)力。

4.新媒體環(huán)境和技術(shù)手段興起為企業(yè)檔案編研提供技術(shù)支撐

數(shù)字信息時(shí)代自媒體技術(shù)盛行為企業(yè)檔案編研提供了新的宣傳展示途徑，通過社交網(wǎng)絡(luò)等可使檔案編研成果以更快的速度和更廣闊的范圍進(jìn)行傳播，不斷擴(kuò)大編研成果影響力，同時(shí)更便于與利用者互動(dòng)，獲取進(jìn)一步的需求或建議;新興多媒體技術(shù)等使檔案編研內(nèi)容可實(shí)現(xiàn)圖、文、聲、像各種信息整合，檔案編研表現(xiàn)形式更加生動(dòng)形象，更具有吸引力，能夠更好地滿足現(xiàn)代快節(jié)奏企業(yè)員工的閱讀方式和興趣習(xí)慣。

二、企業(yè)檔案編研工作存在的問題

時(shí)代發(fā)展為企業(yè)檔案編研工作提供了資源和硬件支撐、技術(shù)支持和需求環(huán)境，但企業(yè)檔案編研長期以來傳統(tǒng)觀念及基礎(chǔ)薄弱等原因，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息時(shí)代下檔案編研工作創(chuàng)新轉(zhuǎn)型還存在著一些亟待解決的問題。

1.重視程度不夠，編研方向不準(zhǔn)

企業(yè)以效益為中心，企業(yè)檔案工作并非直接產(chǎn)生效益，以及長期以來普遍對(duì)檔案管理僅是接收保管并被動(dòng)提供利用的傳統(tǒng)偏見，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案編研工作重視程度不夠，沒有意識(shí)到檔案編研的重要性，缺少相關(guān)的資金和人員投入;編研工作缺少整體規(guī)劃，未能與企業(yè)中心工作和重點(diǎn)熱點(diǎn)事件相結(jié)合，編研方向不準(zhǔn)，編研成果缺乏亮點(diǎn)或沒有發(fā)揮實(shí)效，難以獲得普遍關(guān)注和重視。

2.編研方式傳統(tǒng)，編研思路陳舊

長期以來企業(yè)檔案編研一直被認(rèn)為是檔案管理部門的事，編研工作處于庫藏有什么編什么、以我為主、“閉門造車”的狀態(tài)，一方面與利用者需求的契合度不高，無法滿足利用者多角度、多層次需求，導(dǎo)致檔案編研成果滿意度不高;另一方面檔案編研工作開放和合作程度不高，由于編研內(nèi)容的專業(yè)性與檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的偏差，往往只編不研，導(dǎo)致檔案編研內(nèi)容過于簡單，缺乏廣度和深度，整體質(zhì)量不高。

3.編研形式單一，編研效果欠缺

傳統(tǒng)檔案編研主要為公司史志、大事記、組織沿革、文件匯編等，編研形式比較單一，而且這些系統(tǒng)性和專業(yè)性較強(qiáng)、篇幅較長編研成果可讀性不強(qiáng)，往往讓人望而卻步，缺乏有吸引力的可讀性強(qiáng)的編研成果;檔案編研對(duì)信息化技術(shù)利用度不高，編研內(nèi)容不夠豐富生動(dòng)，展示形式不夠靈活;檔案編研成果的宣傳力度不夠，對(duì)新型社交媒體和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境利用程度不高，編研成果往往深藏庫房、束之高閣，難以發(fā)揮成效。

4.編研人才缺乏，編研動(dòng)力不足

企業(yè)檔案管理多為邊緣部門，檔案編研工作對(duì)人員整體素質(zhì)的要求較高與企業(yè)檔案管理人員數(shù)量和能力水平不足的矛盾比較突出。一是企業(yè)檔案人員數(shù)量不足，檔案人員多囿于傳統(tǒng)的檔案整理業(yè)務(wù)，難以有大量時(shí)間精力開展編研;二是檔案人員思路較為陳舊，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案編研不夠重視，干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣，編研動(dòng)力不足;三是檔案人員編研技能欠缺，專業(yè)素質(zhì)難以滿足數(shù)字時(shí)代高質(zhì)量的檔案編研要求，能力不足導(dǎo)致對(duì)編研工作的畏難情緒明顯。