試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

何小琴

摘 要：隨著改革開放的不斷深入，并進行到制度化的層面，對大多單位的管理都更加的嚴格?；诖?，本文主要分析信息化時代背景之下，在設備完善和軟件升級的基礎之上，創(chuàng)新管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的具體途徑，從而促進檔案管理水平的不斷提升，并運用數(shù)據(jù)化的檔案管理方式，提高檔案資源的利用效率。

關鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;檔案管理

一、引言

檔案管理的過程實際上就是對各種資源集中調(diào)度的過程，事業(yè)單位的重要資產(chǎn)體現(xiàn)在檔案資源上。檔案管理水平不但影響事業(yè)單位未來發(fā)展，還影響事業(yè)單位科學決策。因而需要應用新技術、新理念、新思維，不斷促進事業(yè)單位管理水平上臺階。

二、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的價值

隨著時代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革工作也在不斷深入，這給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。當今時代是信息化、數(shù)字化時代，網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的契機，檔案管理者應該緊跟時代的步伐，順應改革開放深入進行，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式。只有創(chuàng)新檔案管理方式、提升檔案管理水平，才能夠提高檔案管理的可持續(xù)性。應用信息技術的支持來進行管理方式的創(chuàng)新，可以解決傳統(tǒng)的工作量大、人員不足的問題，拋卻傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作方式，并應用數(shù)據(jù)化的模式來進行更高效率的檔案信息錄入、歸檔、分類管理、查詢以及科學服務推廣。檔案管理是否有效，檔案資源是否充分利用，直接決定了一個事業(yè)單位是否可以穩(wěn)定、長期發(fā)展 。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作缺乏重視

在新形勢下，越來越多的事業(yè)單位意識到了檔案管理的重要性，并且將檔案管理當成重要的工作內(nèi)容，但是，仍有一部分事業(yè)單位并沒有對檔案管理工作給予高度重視，將更多的注意放在單位的主營業(yè)務上，對于檔案管理工作缺乏重視。加之，管理人員常常默默無聞，長期難以引起人們的關注，漸漸的檔案管理工作就會被相關的領導和管理層所忽視。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項非常復雜的工作，檔案從收集到最終的歸檔往往需要花費較長的時間，并且涉及的人員非常多，在短時間內(nèi)也難以取得一定的成就，事業(yè)單位的檔案管理工作一般很難做出顯著的功績，這也導致人們很容易忽視事業(yè)檔案的管理工作。

2.信息化管理水平比較落后

當前，我國已經(jīng)全面進入了信息化時代，很多領域和行業(yè)都已經(jīng)充分利用先進的信息技術來促進行業(yè)的改革和升級。事業(yè)單位雖然也將一些現(xiàn)代化的技術和手段融入到了檔案管理工作中，對檔案管理的信息化建設給予比較高的重視，希望通過先進的技術和手段來提升檔案管理的效率和質(zhì)量。但是，依然有部分的事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設方面比較落后，雖然引入了計算機來收集和保存檔案，但是，卻沒有充分利用先進的大數(shù)據(jù)技術、云計算等來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和信息的收集、分析和管理，建立的網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高。另外，也有部分事業(yè)單位的信息化設備比較落后，導致人們在使用時出現(xiàn)各種卡頓、癱瘓現(xiàn)象，嚴重影響了人們的使用體驗，對于檔案管理工作人員來說也增加了檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。

3.檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提高

事業(yè)檔案的信息化管理離不開現(xiàn)代技術的支持，要想提升信息化管理的水平，就要求相關的管理人員要具備較高的信息素養(yǎng)，可以說檔案管理者自身技術水平會對檔案的信息化工作效率和質(zhì)量造成直接的影響。部分事業(yè)單位的檔案管理人員信息技術水平較低，沒有掌握最先進的智能化檔案管理系統(tǒng)的應用，因此，在日常的檔案管理工作中沒有技術支持，在實際工作中，很難利用現(xiàn)代化的信息技術和手段來合理開發(fā)檔案信息資源，并且也不利于檔案利用價值的發(fā)揮，也導致信息化管理難以推進。

4.缺乏完善的檔案管理機制

事業(yè)檔案的檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)和繁雜的工作，涉及到檔案信息的采集、分類、保存、分析和統(tǒng)計等，采用傳統(tǒng)手工管理的工作方法已經(jīng)很難適應新形勢下檔案管理要求，并且，傳統(tǒng)的檔案管理方法不夠靈活，進行檔案管理創(chuàng)新勢在必行。在信息技術不斷進步和發(fā)展的大背景下，檔案信息化成了事業(yè)單位檔案管理改革新方向，檔案管理也面臨著各種改革，在這個過程中，就要建立一套更加適應新形勢的檔案管理機制和制度?？蓮膶嶋H情況看，在檔案管理改革的過程中還沒有建立統(tǒng)一的檔案管理標準，同時，也沒有結合信息化檔案管理的特點來制定完善的檔案管理相關規(guī)章制度，導致檔案管理人員在實際管理工作中缺乏制度指引。

四、新形勢下創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理效果的途徑

1.加強對檔案管理的重視程度

當前，我國已經(jīng)全面進入了大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如果事業(yè)單位檔案管理還停留在原來的水平，那么就很難跟上時代的腳步，難以適應當前社會的發(fā)展需求。針對這種情況，事業(yè)單位檔案管理人員務必提高對檔案管理的重視程度，管理層和領導者只有深刻認識到檔案管理的重要性，才能對檔案的信息化管理做出正確的決策，并結合時代的發(fā)展來制定更加完善和科學的檔案管理制度，以促進事業(yè)單位檔案管理的順利改革。

其次，要加強資金的支持，在檔案管理方面給予投入更多的資金，無論是引進更加先進的信息化檔案管理設備還是信息化的管理人才都需要大量的資金。

第三，檔案管理人員自身也要提高對檔案管理工作的認識。要明白檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，并結合時代發(fā)展特點，積極投入到檔案管理改革工作中，并將傳統(tǒng)的檔案信息的整理、歸類慢慢轉變?yōu)闄n案收集、分析、整理、歸類和利用，深刻認識檔案管理的終極目標是提高檔案的利用價值。

2.選擇科學的信息化軟件

辦公室檔案管理的信息化水平直接影響其數(shù)據(jù)檔案管理的效果，在選擇軟件方面要本著科學化原則精心設計：

一是利用系統(tǒng)性設計方法創(chuàng)新檔案管理?，F(xiàn)代信息管理技術在絕大多數(shù)的事業(yè)單位都已經(jīng)得到普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了目前的數(shù)字檔案，可是，有一些數(shù)字化的管理單位還仍然沿用傳統(tǒng)的人工分類方法或者是人工搜尋的方法來進行檔案的數(shù)據(jù)管理，認為只要在網(wǎng)絡中進行資源的搜集，就已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化的建設。這種數(shù)字化建設是不系統(tǒng)的、是流于表面的。要想提高檔案的信息化建設水平，就要轉變觀念，認識新的檔案管理方式，采用系統(tǒng)性設計的方法創(chuàng)新檔案管理，避免從紙質(zhì)的堆積變成電子文稿的堆積。

二是采用動態(tài)化的檔案信息管理方式。應用目前快速傳遞的數(shù)字分析方法數(shù)據(jù)化存儲方法，刻不容緩地進行檔案系統(tǒng)的轉移。如：在檔案信息的復制過程當中，不僅可以應用Excel提供的一鍵粘貼功能，還可以應用大數(shù)據(jù)庫提供的圖文轉換功能，這些數(shù)據(jù)化的功能都可以降低工作人員的工作難度。同時，檔案管理的工作人員還可以應用service系統(tǒng)提供的相關數(shù)字轉化功能，或者是Python系統(tǒng)提供的自動學習功能來進行更加高效的數(shù)字管理。

三是檔案管理人員要善于利用電子打印技術。目前的電子打印不僅可以支持個人pc端，還可以支持移動端，這種打印化的管理方式可以同時存儲電子檔案和紙質(zhì)檔案。采用這種打印管理的方式可以方便不同的部門、不同等級的管理人員應用這種系統(tǒng)來進行同一個文件資料的分享，建立一個良好的決策系統(tǒng)，從而更好地利用檔案中加載的信息，促進優(yōu)化決策。這種紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存儲的方式有利于檔案信息的快速查詢，更便于公民對于檔案管理的監(jiān)督，還避免了檔案不兼容而造成丟失的問題。

3.提升檔案管理人員的數(shù)字化應用水平

第一，提高檔案工作人員素質(zhì)。很多事業(yè)單位都缺乏數(shù)字化的管理人才，尤其是在檔案管理的過程中，無法應用先進的信息管理設備和信息管理軟件來對檔案管理數(shù)據(jù)進行科學分類、科學查詢。為了更好地解決這個問題，只有提高相關工作人員的素質(zhì)才能夠建立起完善的檔案處理體系。事業(yè)單位要從檔案管理的復雜性入手進行科學的分析，對檔案管理人員提出更高的要求，從而幫助他們在日常生活當中成科學的檔案處理工作習慣，注重積累經(jīng)驗和工作能力提升。

第二，開展系統(tǒng)性培訓。在事業(yè)單位內(nèi)部通過文化宣傳和知識講座等方式，幫助檔案管理人員認識到數(shù)字化檔案管理工作的重要性?？梢圆捎媒?jīng)常性的培訓學習活動，幫助檔案工作人員認識到數(shù)字化檔案管理工作對于提升自己工作效率的價值。同時，適時開展大數(shù)據(jù)知識培訓，包括數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)可視化建設、數(shù)據(jù)高效存儲、數(shù)據(jù)篩查等相應的知識技能。從而提升檔案管理隊伍的專業(yè)化程度，并提高其對于新知識的學習運用能力。

第三，招聘充實具有數(shù)字化管理意識的年輕人到事業(yè)單位中從事檔案管理工作。從本質(zhì)上來說，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項系統(tǒng)性、復雜性、綜合程度比較高的工作，專業(yè)人員只有對所有的電子檔案的管理、設備流程標準化的模板全方位熟悉，才能夠高效率地參與到檔案管理過程中。因此，要加強新招聘人員培訓，提高其對于科學管理軟件的認識程度，從而夠提高其工作效率。

第四，設立專門的職位來對檔案管理人員的工作效率進行監(jiān)督。目前，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員身兼數(shù)職，或者只是臨時充當檔案管理人員，并沒有專門從事這項工作，這也就造成不同的工作疏忽甚至是工作失誤的問題;同時，一些工作人員也不會把自己全部的精力都放在提高專業(yè)技能上，認為只要把工作做完就可以，做不做好無所謂。鑒于此，需設置專門的工作崗位和工作人員，提高檔案管理人員的工作待遇，幫助其更加專業(yè)系統(tǒng)的學習檔案管理的知識，提高工作的使命感和榮譽感，增強其安全意識，提高對工作的熱愛程度，降低檔案管理工作人員的流動性 。

4.完善檔案管理制度

首先，系統(tǒng)分析總結經(jīng)驗、完善檔案管理制度。良好的制度不僅可以促進工作的有序開展，還可以提高其管理的科學性。在建設制度的過程中，在統(tǒng)籌分析的基礎之上，總結以往的管理經(jīng)驗，如：信息化建設落后的經(jīng)驗、檔案管理意識淡薄的問題等;同時，各部門科學配合，按照統(tǒng)籌兼顧、簡明實用、可操作性強的制度建設原則，征集各方面意見，再進行制度的完善和設計，從而提高制度落實的可執(zhí)行性、可操作性。

其次，建設監(jiān)督機構，實施獎懲制度。為確保檔案工作部門在數(shù)字化管理的過程形成有效的監(jiān)督，所有的規(guī)章制度既要約束職工也要約束領導，同時，檔案管理部門的領導要帶頭學習數(shù)字化的管理方法，應用數(shù)字化的管理軟件，并且按照數(shù)字化的標準和原則對自身進行約束;在此基礎上，建設獎懲分明的數(shù)字化管理制度。如：在培訓結束之后，職工仍然沒有學會數(shù)字化的管理方式或者效率仍然低下，就可以采用物質(zhì)或精神處罰的辦法，或者二者相結合的辦法，提高其工作的效能意識。

再次，不斷創(chuàng)新學習，提高工作效率。設定績效管理方法提高檔案管理人員的學習積極性。在新時代，只有樹立終身學習意識才能夠真正掌握數(shù)字化的管理方式，并應用各種技巧提高自己的工作能力，因而檔案管理部門要重視內(nèi)部人才的培養(yǎng)。不斷改革創(chuàng)新，也可以建立專門的網(wǎng)站來進行檔案信息的管理與發(fā)布，方便檔案信息的存儲和共享，從而為工作人員創(chuàng)造更多的便利。應用這種信息化的管理手段不斷擴大服務方向、服務覆蓋范圍，鼓勵員工應用創(chuàng)新性的方法來提高自己的工作效率。

最后，事業(yè)單位要不斷提升檔案信息的利用率。也就是說，將原本的紙質(zhì)檔案轉變成活的檔案，不斷提升檔案利用率，服務社會發(fā)展建設，使其在更多的決策領域內(nèi)發(fā)揮價值。整個制度的建設不是一朝一夕的，而是要進行持續(xù)質(zhì)量改進，根據(jù)時代發(fā)展的要求來不斷創(chuàng)新，促使檔案管理的價值與工作人員的自身利益緊密相聯(lián)，促進關鍵程序的科學執(zhí)行，更好地為社會提供檔案管理服務。

五、結論

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化改革與創(chuàng)新是一項系統(tǒng)性工作，只有從人員管理和設備管理的綜合角度入手才能夠不斷進行創(chuàng)新。從本文的分析可知，研究行政事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新，有利于促使我們從可持續(xù)發(fā)展的角度對待工作存在的不足。因而我們要完善外部環(huán)境和內(nèi)部制度，加強內(nèi)部人才培養(yǎng)，提高團隊建設的科學性，為檔案管理的數(shù)字化建設創(chuàng)造良好的外部內(nèi)部環(huán)境。

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（作者單位：重慶市南川區(qū)林木良種場）