“互聯(lián)網+”時代的高校行政人員對管理認知的思考

（福建商學院辦公室，福建 福州 350001）

截至2019 年，我國的網民規(guī)模已經達到8 億多，幾乎是人人都在上網，人人都會上網，人人都習慣網上辦事。在這樣的背景下，高校需要適應時代發(fā)展的趨勢，加快信息化平臺的建設，整合信息資源，提高工作效率。教育部長陳寶生講，要把時間和精力還給教師，讓他們靜下心來研究教學、備課充電、提高專業(yè)化水平。［1］高校要利用“互聯(lián)網+”優(yōu)勢為教師減負，讓教師把節(jié)省下來的時間和精力用于教學、科研，提高學校的教學質量、科研水平?！盎ヂ?lián)網+”是把互聯(lián)網的創(chuàng)新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創(chuàng)新力和生產力，形成更廣泛的以互聯(lián)網為基礎設施和創(chuàng)新要素的經濟社會發(fā)展新形態(tài)。［2］那就是把互聯(lián)網創(chuàng)新成果與傳統(tǒng)生產方式進行深度融合，促使傳統(tǒng)產業(yè)轉型升級。例如把云計算、大數據、智能技術融入到實際的生活生產，提高各方面的效率。但是高校行政管理人員未能清醒地認識到“互聯(lián)網+”對行政管理工作的影響，存在著適應能力不足、網絡化辦公意識不強等情況。為此，文章通過分析高校行政管理運行的現(xiàn)狀，試著梳理行政管理人員在新時代如何認識網絡化行政管理工作，以改進行政管理工作模式。

一、“互聯(lián)網+”時代下高校行政管理現(xiàn)狀

（一）高校信息化辦公平臺出現(xiàn)不能夠很好地滿足師生使用需求的情況

從高校投入到信息化建設的經費上來看，全國各高校把大部分經費投入到硬件設備建設，軟件建設投入較少（表1）。雖然高校通過購買的軟件構建了一定的信息化系統(tǒng)，基本上這些軟件大部分都是運用在一個部門或者小范圍使用，缺乏統(tǒng)一性、共享性、協(xié)調性，提高行政辦公效率不明顯。這種情況產生的結果就促使“信息孤島”的存在，沒有辦法讓教職工、學生享受信息化技術帶來的方便、福利。例如校園APP 軟件建設，高校都有一些APP 軟件，也是一個領域或部門使用?，F(xiàn)在普遍引進“易校園”“易班網”“釘釘”等APP 軟件，大部分只是使用了部分的功能，沒有把學校的其他方面信息整合在一個平臺。造成沒有整合的原因很多，主要是技術、信息安全等方面的原因。廣東省對部分高校進行調查，集學生事務、行政辦公、新聞資訊、網絡在線課程、校園生活等功能為一體的較為系統(tǒng)、完整、便捷的校園移動門戶APP 不到10%。［3］這樣的情況下，高校信息化平臺就不能夠很好地滿足師生使用需求。

表1 2015年-2019年全國高校投入信息化建設經費情況表

（二）高校行政工作人員形成網絡辦公思維存在較慢的情況

互聯(lián)網處在高速發(fā)展階段，互聯(lián)網技術日新月異更新的大環(huán)境下，高校行政人員面臨著適應互聯(lián)網辦公，改變原本熟悉的工作方式、環(huán)境的挑戰(zhàn)。在2012 年就已經有人提到“互聯(lián)網+”，2015 年國家層面推動“互聯(lián)網+”建設，2016 年掀起建設“智慧校園”的熱潮，2019 年國家推動區(qū)塊鏈建設。在這樣的大背景下，高校行政工作人員的網絡辦公能力受到很大的挑戰(zhàn)，迫使其改變原有的工作模式、工作思路。事實上，高校行政人員在轉型階段表現(xiàn)出來的適應性顯得不夠強。有機構調查部分高校信息化領導對“互聯(lián)網+”了解程度，調查顯示：非常了解的占10%，其他的程度占90%。［4］從這調查的結果上看，高校行政人員熟練掌握網絡辦公技能的占少部分，較大部分就顯得對“互聯(lián)網+”的認識不夠清楚，或沒有“互聯(lián)網+”的概念。例如上班打卡可以實現(xiàn)網絡打卡的，還要求按指紋打卡；部門使用的軟件存在頻繁更換問題。分析存在這些問題的原因，大體上歸納為以下幾個方面：一是對互聯(lián)網辦公模式認識模糊，沒有“渴望”把“互聯(lián)網+”的功能運用到實際工作中，來提高整體的行政工作效率。二是認識到“互聯(lián)網+”對其工作的影響，但其采取“自我封閉”的模式，可以使用“互聯(lián)網+”模式來開展工作的，就是不愿意通過“互聯(lián)網+”來實現(xiàn)。三是有的停留在工業(yè)時代的工作思維，創(chuàng)新性開展工作能力不足。工業(yè)時代的工作模式是模塊化，而網絡化時代的工作模式是協(xié)同化、智能化，對數據后期的處理、分析、使用。

（三）高校信息化管理體系制度建設存在滯后的情況

高?，F(xiàn)在使用的各項管理制度，幾乎是在工業(yè)時代制定的，已經出現(xiàn)不適應互聯(lián)網時代使用需求，表現(xiàn)出“不適應”的狀況，影響高校行政管理效率的提高。高校管理制度主要是包括行政管理制度、教學制度、科研制度、人事制度等。高校管理系統(tǒng)主要包括OA 管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)等?，F(xiàn)有的制度管理是分散、獨立、封閉的，存在整合系統(tǒng)的難度大、經費高、操作界面陳舊等問題。其主要原因是高校行政管理體系缺乏統(tǒng)籌性、科學性，沒有形成系統(tǒng)性的管理制度，軟件系統(tǒng)的協(xié)調性差，工作效率低下。就管理制度體系存在的問題亟需解決的方面：一是管理者方面，在以數據信息為生產要素的互聯(lián)網時代，缺乏互聯(lián)網信息化辦公的統(tǒng)籌思維，認識不到位。二是落實方面，注重于硬件軟件建設，而不注重具體的使用和操作，形成一種“使用自由”的工作環(huán)境。三是制度方面，各種制度制定了不少，科學性、系統(tǒng)性不夠，使得制度轉換成網絡技術存在困難。四是統(tǒng)籌方面，沒有一個完善的統(tǒng)籌機制、統(tǒng)籌管理機構，使用者的需求與網絡軟件系統(tǒng)不能準確對接。

二、存在問題的剖析

（一）高校行政人員缺乏信息素質

信息素質是人們獲取、評價和使用知識信息資源的能力，是信息時代對人類的一種高要求，是現(xiàn)代人才在信息環(huán)境下獲取、加工和利用知識信息必需的技能。這就是要求高校行政人員具備獲取信息、加工信息、利用信息開展工作的能力。對信息素質的要求，習近平總書記講過：“管得住是硬道理，現(xiàn)在還要加一條，用得好是真本事。”［5］“發(fā)展好、運用好、治理好互聯(lián)網”。［6］在需要信息素質能力的情況下，高校行政管理人員相當一部分沒有具備信息素質能力，特別是新設立的院校行政人員更加明顯。有人講，使用QQ、微信進行辦公不就是網絡辦公了嗎？產生這樣現(xiàn)象的原因就是廣大的行政管理人員還是貪戀原有的工作方式，換了新的工作環(huán)境跟方式，反而覺得增加了麻煩，降低了工作效率。［7］有了這樣的思想，更不要講如何做好“管得住、發(fā)展好、運用好、治理好”互聯(lián)網。從現(xiàn)有的情況上看，高校行政管理人員難以形成信息素質的原因主要有以下因素:一是基于工業(yè)時代的工作思維，按模塊化進行管理，沒用形成整體的協(xié)調能力，對互聯(lián)網信息化辦公的功能認識不清，沒有做好轉變工作思路的準備。二是沒有完全認識互聯(lián)網對高校行政管理工作產生的巨大影響，“互聯(lián)網+、大數據分析、人工智能”等網絡技術已經融入到高校行政管理工作當中，高校行政管理人員被迫轉變原有的工作方式、工作方法。三是高校在網絡基礎建設時間上的長短不同，存在行政管理體制建設情況不一，管理能力上也存在的差異。老牌的名牌高校在行政管理建設得比較完善，行政管理人員的信息素質就比較高；新設立或剛剛升格的高校在行政管理體制機制處在發(fā)展較晚、管理滯后，發(fā)展轉型期，互聯(lián)網建設速度較慢，行政管理人員的信息化辦公能力就顯得弱些。

（二）高校信息化管理缺乏系統(tǒng)、規(guī)范體制機制

在“互聯(lián)網+”時代，高校行政管理很多內容已經可以通過網絡技術實現(xiàn)，提高行政管理的工作效率，方便服務師生，節(jié)省高校師生的時間和精力，能精準和快捷地收集處理師生需求內容和申請辦理事項。高校發(fā)展到21 世紀各項制度可以說相當完善了。但是這些制度基本是在業(yè)時代建立的，工作程序和流程停留在工業(yè)時代的思維、模式，不能滿足互聯(lián)網時代發(fā)展趨勢的需要，甚至影響高校行政管理效率，造成高校信息化建設無法跟上互聯(lián)網的發(fā)展步伐。高校舊的管理體制機制，存在不能滿足互聯(lián)網信息化辦公的需求，也暴露出不夠科學、不夠規(guī)范、不夠完善的“癥狀”，存在同一個單位，不同部門相互之間相對獨立、沒有關聯(lián)的現(xiàn)象，更不用講信息共享，更不能實現(xiàn)“互聯(lián)網+”、大數據等技術助力高校智慧校園建設。在互聯(lián)網時代，如果沒有處理好這種不相協(xié)調的情況，教職工在開展工作過程中很容易產生怨言，這種怨言積累久了就會形成矛盾。這種矛盾是落后的網絡基礎不能滿足廣大師生追求便捷操作的需要。產生這種矛盾的原因是“互聯(lián)網+”服務已經深入融合我們的生活、生產之中，并且大家已經習慣享受“互聯(lián)網+”服務，習慣“互聯(lián)網+”帶來的方便、便捷、高效。

（三）高校信息系統(tǒng)缺乏自主權

高校處于在互聯(lián)網蓬勃發(fā)展的階段，需要完善的管理機制體制，建立學校網絡建設人才庫，組織專業(yè)教師參與學校網絡建設，建立網絡建設的激勵機制?，F(xiàn)在的情況來看，高校的網絡建設主要采取招投標購買社會上公司已有的相關軟件。大多數高校傾向于“購買產品，以及一定時間的升級服務”，占68%；部分高校選擇“不購置產品，只按時間購買服務（如購買2 年的服務，始終保持最新版本）”，占25%，僅有極少數高校選擇“一次性購買固定版本產品，對升級沒有需求，如有需要再購買升級版本”，占5%。［4］這樣情況反映出大多數高校都是通過購買軟件來滿足工作需求，不能及時根據工作需要調整軟件設計，受到軟件公司的限制，很難滿足廣大師生使用需求。購買的軟件有優(yōu)點也有缺點：優(yōu)點是上項目快，使用功能可以滿足專項工作需要；缺點是購買軟件的資金高，網絡建設工作存在嚴重重復開展，消耗工作人員的時間和精力，各個軟件封閉單獨運行成為實現(xiàn)信息化辦公的阻礙，軟件的產權保護，不利于學校軟件二次開發(fā)。例如學校想自己使用大數據技術分析情況就很難實現(xiàn)，因為師生使用需求是隨著科技不斷進步，而不斷改變的。社會上的軟件公司設計的軟件架構是共性的軟件架構，設計代碼很難全部開放給學校。系統(tǒng)對于業(yè)務的流程與平常的理解有出入，操作起來存在很多的問題。［7］為了解決好這種問題，高校可以積極引導、鼓勵扶持教職工參與學校的網絡建設。鞋子合不合腳，自己穿了才知道。［82］為了設計適合自己的軟件，高?？梢圆少徑ㄔO完善的軟件作為基礎數據，但是要求軟件公司把源代碼開放給學校，組織學校專業(yè)老師、業(yè)務老師參與軟件的需求調研/軟件設計。學校組織專業(yè)老師參與信息化系統(tǒng)建設，可以通過根據需要設立校內課題由教職工來研究設計。

三、進一步做好高校行政管理工作的意見建議

（一）抓好信息化隊伍建設工作

高校信息化隊伍的建設關鍵在有沒有人才，有沒有用好人才。培養(yǎng)人才可采取“對內鼓勵支持、對外筑巢引鳳”的方式。對內鼓勵支持，高校內部通過選派教師交流學習，鼓勵支持老師進修相關專業(yè)，扶持老師開展課題研究。因為“互聯(lián)網+”時代，需要高校行政管理人員具備信息管理能力。在對行政人員進行業(yè)務能力培訓時，也要開展網絡化、數字化和智能化相關知識的培訓，以便行政管理人員能夠掌握信息化管理能力，能夠滿足高校學生、教師的需求，適應高校管理工作的需要。對外筑巢引鳳，高校通過制定優(yōu)惠政策，吸引企業(yè)中優(yōu)秀的高級人才，或招聘信息化專業(yè)的高層次人才到高校為教學工作提供服務，來充實高校自身的信息化隊伍。在使用人才時要做到任人唯賢，把人才用在對的地方，用在關鍵的地方。

（二）提高行政人員行政管理信息意識

思路決定出路。高校要充分意識到“互聯(lián)網+”對行政辦公的影響。要強化高校行政管理人員信息化管理能力，提高行政管理人員信息化素養(yǎng)，提升信息化辦公意識。一要組織行政管理人員進行培訓。培訓可以分為定期集中培訓、專題培訓等。依托現(xiàn)有網絡技術，組織高校行政管理人員進行線上線下培訓。線下采用邀請專業(yè)人士開展專題講座，組織專題網絡辦公知識學習。線上利用慕課等網絡學習平臺，組織相關知識學習。通過培訓才能使網絡信息化系統(tǒng)活起來、用起來、動起來，確實發(fā)揮好互聯(lián)網時代辦公的高質量、高效率特點。還要對行政工作人員進行網絡安全、信息安全、保密安全等有關安全知識的培訓，促使其形成網絡安全意識，才能更好享受互聯(lián)網時代帶來的福利。二要強化行政管理人員信息化辦公意識。高校信息系統(tǒng)建設完成后，最主要的是使用，每個人都要想著怎么使用信息平臺開展工作。這樣的話，高校信息化平臺的優(yōu)勢才能得到體現(xiàn)，才能提高工作效率，更好地為師生工作、學習服務。讓網絡信息化系統(tǒng)達到“物盡其用”，行政工作人員在開展工作過程中“得心應手”，有的放矢。行政管理人員才能養(yǎng)成網絡辦公素養(yǎng)，形成網絡信息化辦公習慣。高校要建立相應的工作制度，促進行政人員熟悉網絡辦公流程，熟練操作網上辦公軟件，跟上高校行政管理的變化，做到工作主要陣地在哪里，行政管理人員就到哪里。同時可以通過激勵機制，促進行政管理人員加快學習運用網絡信息化系統(tǒng)，主動學習網絡知識、主動運用網絡信息化系統(tǒng)辦公。

（三）統(tǒng)籌完善“互聯(lián)網+”模式制度建設

一張好的藍圖，對一個單位的發(fā)展具有關鍵性作用。高校要發(fā)展好“互聯(lián)網+”信息化校園，就需要有一張好的藍圖，來規(guī)劃好信息化建設的頂層設計。制定好頂層設計，高校才能設計出符合學校發(fā)展需要的信息平臺。做好頂層設計，就要遵循互聯(lián)網發(fā)展規(guī)律，同時要遵循高校教育發(fā)展規(guī)律。在制定管理制度時，要遵守信息化辦公的客觀規(guī)律，結合高校教育客觀規(guī)律。原本的管理制度，高校不能采用“一刀切”的方式進行拋棄，重新制訂信息化管理制度。而是要根據信息化工作規(guī)律，結合高校教育工作規(guī)律來修改原有管理制度，或者重新制訂相關管理制度。

（四）做好信息化群眾路線

在互聯(lián)網信息化工作環(huán)境中，高校行政管理人員只能順應時代需要轉變工作方式。習近平總書記強調：“能利用現(xiàn)有數據材料的就不要基層反復提供，不要為了圖自己方便，同樣的材料反復要、次次要、年年要，不要每個部門都去要同樣的材料，不要什么人都去要材料。”［9］“各級黨政機關和領導干部要學會通過網絡走群眾路線，經常上網看看，了解群眾所思所愿，收集好想法好建議，積極回應網民關切、解疑釋惑。對廣大網民，要多一些包容和耐心，對建設性意見要及時吸納，對困難要及時幫助”。［10］習近平總書記明確指出了人們在生活、學習、工作的習慣上發(fā)生改變，在獲取信息的方式上發(fā)生改變，在溝通交流方式上發(fā)生改變。高校行政管理人員更是要清醒認識到這種情況，并且根據這種情況調整自己的工作方式。要讓教職工的訴求及時處理，有關部門及時掌握教職工的工作需要、意識形態(tài)，來調整工作內容、工作方向。在工作方面，要減少沒有必要的重復工作，要轉變“單兵作戰(zhàn)”為“聯(lián)合作戰(zhàn)”模式，因為建立網絡信息化管理系統(tǒng)，已經把各種資源整合在一個平臺，各職能部門只要根據工作需要，獲取訪問權限，就可以快速完成工作。