機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有效性提升策略探析

鄭瑞峰

[摘 要] 機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)的有效性，直接關(guān)系到整個單位各項工作的有序運轉(zhuǎn)。行政事務(wù)具有多樣性以及復(fù)雜性的特征，以行政事務(wù)為核心，可協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，保障各個部門各項工作有序開展，所以，行政事務(wù)可充分反映一個機關(guān)事業(yè)單位的綜合工作效率，其重要性毋庸置疑?；诖?，文章將針對機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有效性提升進行探討，以期望能夠提升行政事務(wù)工作的成效，進而為單位提供更加優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 機關(guān)事業(yè)單位；行政事務(wù)；有效性

中圖分類號：D630 文獻標識碼：A

機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)部門（辦公室、秘書處等），具體負責各個部門、各項工作的協(xié)調(diào)與推進，簡而言之就是后勤保障工作，但意義重大，可以說是一個單位核心動力所在。行政事務(wù)工作多樣且復(fù)雜，零零碎碎、千絲萬縷，一旦某個環(huán)節(jié)出錯，將可能影響到單位事務(wù)的正常開展。因此，研究機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有效性提升具有一定的現(xiàn)實意義。文章將結(jié)合筆者工作實踐經(jīng)驗，對如何提升行政事務(wù)工作的有效性提出以下見解。

一、完善行政事務(wù)管理體系

對于機關(guān)事業(yè)單位來講，行政事務(wù)部門是單位核心動力所在，其工作有效性直接關(guān)系到單位各項工作的有序開展，因此需要有相關(guān)的制度支持工作的開展。例如：固定資產(chǎn)管理、行政考勤、行政檔案管理等制度應(yīng)當不斷完善，確保行政事務(wù)部門能夠在科學(xué)合理的制度標準之下辦事，通過制度管事、管人以及管權(quán)，堅持做到制度面前人人平等，發(fā)揮制度應(yīng)有的威懾力；同時，在完善的制度督促下，行政事務(wù)人員的職能將更加規(guī)范化、系統(tǒng)化以及合理化。此外，還需要完善行政事務(wù)人員有關(guān)的績效考核制度，獎懲分明，激勵員工的工作積極性，有利于在單位內(nèi)部營造良好的行政事務(wù)工作氛圍[1]。

二、形成行政事務(wù)自主工作體系

機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)復(fù)雜且多樣，對行政事務(wù)人員提出較高的要求。單位內(nèi)部的一切后勤事務(wù)均是由行政事務(wù)人員負責組織與調(diào)度，同時，需要與相關(guān)部門進行合作完成相關(guān)事務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，必須及時完成。由此可見，效率、準確、規(guī)范是行政事務(wù)工作的基本標準?；诖?，行政事務(wù)人員需要熟練掌握一定的工作知識與技能，且在頭腦之中對工作流程進行斟酌，形成自主工作體系，保障工作流程的體系化以及秩序化。在具體工作開展過程中，建議行政事務(wù)人員將單位事務(wù)進行合理分類。第一，對單位各項工作項目的臺賬進行管理。部分機關(guān)事業(yè)單位的行政事務(wù)需要及時記錄、跟進、掌握臺賬；同時，在日常的工作之中，還需要對單位的維修、消防、車輛、房產(chǎn)、水電、辦公用房、節(jié)能及垃圾分類等方面的臺賬進行跟進，所以行政事務(wù)人員需要具備一定的會計知識，這樣才能清晰掌握臺賬，從而提升行政事務(wù)工作的有效性。第二，對日常工作加強梳理與協(xié)調(diào)。行政事務(wù)人員需要對單位一些事務(wù)進行調(diào)配、組織、協(xié)調(diào)、參謀以及監(jiān)督。行政事務(wù)人員對單位情況了如指掌，結(jié)合自身組織管理能力所形成的自主工作體系，能夠?qū)ΜF(xiàn)場人員進行精準調(diào)度，同時對現(xiàn)場工作進行協(xié)調(diào)，確保各項工作任務(wù)能夠高效完成。第三，建議行政事務(wù)人員加強學(xué)習(xí)，開闊視野，不是說一定要樣樣精通，但是一定要熟知機關(guān)事業(yè)單位各項事務(wù)的關(guān)鍵點，這樣才能提升行政事務(wù)工作的有效性，為單位各項工作的有序開展奠定堅實的基礎(chǔ)[2]。

三、最大限度保障單位事務(wù)周全

機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)較為繁瑣，以領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)為例，有些任務(wù)可能是長期的，也有可能是暫時的。對于行政事務(wù)部門來講，一定要了解領(lǐng)導(dǎo)的真實意圖，或者某項事務(wù)的意圖，只有弄清楚事務(wù)處理的具體要求，才能保障行政事務(wù)工作的有效性。以會議為例，機關(guān)事業(yè)單位大大小小的會議比較多，一些小型會議行政人員可憑借自身的專業(yè)能力以及豐富經(jīng)驗快速進行安排；而一些中大型重要會議，對于行政事務(wù)人員來講必須嚴格根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求以及會議要求對具體的會議流程進行規(guī)劃，例如：會議場地、場地內(nèi)外安全管理、場內(nèi)布置、場內(nèi)設(shè)施完善、車輛入場、人員入場、座位安排等各種細節(jié)必須全面完善。同時，在會議之前還需要對會議可能會出現(xiàn)的問題進行預(yù)測、分析，并提前制定應(yīng)對措施。從會議實際開展過程來講，行政事務(wù)人員需要對各個會議流程進行精準把握，尤其是會議中的一些細節(jié)與需求進行特別關(guān)注，確保不會有事故發(fā)生而影響到會議的質(zhì)量。會議和其他大型事務(wù)活動都應(yīng)當有詳細周全的計劃，并做好管理與監(jiān)督，確保各項事務(wù)活動能夠高效完成，這才是行政事務(wù)的使命所在[3]。

四、強化行政事務(wù)的處理技巧

面對多樣性的行政事務(wù)，行政事務(wù)人員需要進一步強化處理技巧，可提升行政事務(wù)工作的有效性。第一，時間性，即對行政事務(wù)的時間性精準把握。例如：機關(guān)事業(yè)單位中有實時生成的工作、領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)、各個部門需要行政事務(wù)人員專項負責的工作等，建議按照時間線對各項工作進行梳理與羅列，基于行政事務(wù)時間緊迫性，有序?qū)κ聞?wù)進行處理，確保各項工作能夠協(xié)調(diào)開展。第二，重要性。在對行政事務(wù)進行排序時，基于某些特殊情況，需要按照行政事務(wù)的重要性、時間性、復(fù)雜性等因素對需要處理行政事務(wù)完成等級分配。例如：單位總領(lǐng)導(dǎo)組織的會議，需要行政事務(wù)人員及時將通知下達到各個部門的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員，這類行政事務(wù)可劃分到行政一級事務(wù)，必須及時進行處理。第三，技術(shù)性。信息技術(shù)時代背景下，行政事務(wù)人員應(yīng)用信息技術(shù)的熟練程度將直接關(guān)系到行政事務(wù)工作的有效性，例如：PPT、Word、Excel等日常使用的軟件需要熟練掌握與應(yīng)用，可高效完成相關(guān)行政事務(wù)的記錄以及總結(jié)，且需要以報表的形式呈現(xiàn)給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，進而為領(lǐng)導(dǎo)做決策提供有價值的參考依據(jù)?；跈C關(guān)事業(yè)單位以及行政事務(wù)的特點來講，行政事務(wù)人員在匯報分析工作時應(yīng)當具備的一種技能，在對工作匯報的過程中，做到精準、全面、合理，不僅能夠體現(xiàn)行政事務(wù)工作的價值，而且能夠為相關(guān)工作的開展提出合理的建議[4]。

五、加強各方協(xié)調(diào)與溝通

在行政事務(wù)實際開展過程中，行政事務(wù)人員常常需要與機關(guān)事業(yè)單位各個部門、工作人員、領(lǐng)導(dǎo)進行協(xié)調(diào)與溝通，因此，提升協(xié)調(diào)與溝通的有效性將保障各項工作有序開展。第一，提升行政事務(wù)人員的政治意識以及思想道德水平。筆者建議機關(guān)事業(yè)單位有針對性地開展黨建活動以及思想道德教育課程，目的是讓行政事務(wù)人員能夠高度重視黨組織的領(lǐng)導(dǎo)，有利于行政事務(wù)人員在實際工作做好自我監(jiān)督，同時，做好對他人的監(jiān)督，進而最大限度保障行政事務(wù)工作緊緊圍繞國家發(fā)展的政治方向而開展。此外，注重團隊精神的培養(yǎng)。機關(guān)事業(yè)單位的各項工作都有非常明確的分工，對于行政事務(wù)人員來講，理應(yīng)明確自身職責，部分行政事務(wù)可以由行政事務(wù)部門單獨完成，但是有一些行政事務(wù)需要注重合作。因此，團隊精神的培養(yǎng)非常重要，將團隊精神作為工作開展的基礎(chǔ)，對崗位進行管理，目的是讓每一個工作人員都可以將自身的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，在單位內(nèi)部形成凝聚力，將能夠為行政事務(wù)的有序開展奠定強大的思想基礎(chǔ)。第二，加強各方協(xié)調(diào)與溝通。行政事務(wù)可謂是事無巨細，例如：電話處理、接待來賓、文件收發(fā)、事務(wù)統(tǒng)籌、時間安排、日常工作處理與保持聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)等事務(wù)均需要有行政事務(wù)人員負責。為了能夠保障行政事務(wù)工作的有效性，在工作中需要保持非常清晰的思路與各類人員進行交流與溝通，且語言用詞要做到精準、尊敬、婉轉(zhuǎn)，這樣才能確保各項事務(wù)能夠充分明確，從而高效推進事務(wù)開展[5]。

六、結(jié)語

行政事務(wù)部門作為機關(guān)事業(yè)單位核心動力所在，其工作質(zhì)量關(guān)系到單位各項事務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，因此還需要構(gòu)建科學(xué)合理的日常工作處理體系，讓事務(wù)處理流程更加規(guī)范，充分明確行政事務(wù)工作的具體目標、負責人、管理、監(jiān)督等，且在行政事務(wù)中充分發(fā)揮自身的價值。行政事務(wù)部門要具備全局意識，事務(wù)開展過程中，要主動積極協(xié)調(diào)各個監(jiān)督者、管理者、負責人等共同推進工作開展，確保日常工作的分工能夠更加合理、科學(xué)、細化。不同的行政事務(wù)有著不同特點，需要結(jié)合行政事務(wù)的時間性與重要性，對工作的總體方向、目標、計劃等各個方面進行充分把握，理清行政事務(wù)的等級，有序開展相關(guān)工作，進而最大限度保障機關(guān)事業(yè)單位日常行政事務(wù)協(xié)調(diào)、高效、規(guī)范地運作，促進機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)健康發(fā)展的目標。

參考文獻：

[1]閔勝元.新形勢下辦公室行政管理工作策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（4）：17，28.

[2]金永兵.如何做好行政事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2020，17（4）：163-164.

[3]周躍連.淺談事業(yè)單位行政事務(wù)人員的職業(yè)道德和修養(yǎng)[J].改革與開放，2020（Z1）：41-42，52.

[4]石磊.行政事務(wù)管理工作創(chuàng)新的相關(guān)對策分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（23）：65.

[5]高鋼.行政事務(wù)管理工作創(chuàng)新的相關(guān)對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：22.