辦公室工作的重要意義及改進(jìn)策略探究

盧宏喜

摘要：辦公室工作本身具備較為鮮明的職能特點(diǎn)，每個(gè)工作崗位所負(fù)責(zé)的工作職責(zé)也比較明確。盡管辦公室工作看似簡(jiǎn)單，但其卻關(guān)系到企業(yè)是否能夠正常運(yùn)作。新經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)面臨競(jìng)爭(zhēng)局面發(fā)生變化，為了爭(zhēng)創(chuàng)一流，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，辦公室工作也需要進(jìn)一步優(yōu)化。本文就辦公室工作的意義展開(kāi)討論，然后闡述辦公室工作改進(jìn)的具體策略，期望能夠突出辦公室工作的職能特點(diǎn)，從而推動(dòng)企業(yè)永續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室工作;行政管理;督查督辦;會(huì)議接待

辦公室屬于企業(yè)的綜合部門(mén)以及核心運(yùn)作機(jī)構(gòu)，其正常運(yùn)轉(zhuǎn)是確保企業(yè)戰(zhàn)略措施落實(shí)的重要保障。辦公室工作具備督查督辦、行政管理以及會(huì)議接待等多種職能，包含會(huì)議接待、后勤、采購(gòu)等多種服務(wù)職能，具備較高的綜合度，涉及到的工作范圍也比較廣。在該種情況下，辦公室的工作人員需要具備全局意識(shí)，站在全局角度進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，確保自身的服務(wù)、政務(wù)和實(shí)務(wù)功能都會(huì)順利履行。本文將就辦公室工作的意義及改進(jìn)策略進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、辦公室工作對(duì)企業(yè)的重要意義

辦公室是落實(shí)企業(yè)重點(diǎn)工作的主要督辦部門(mén)，也是綜合協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)關(guān)系的關(guān)鍵部門(mén)，其具備非常重大的工作責(zé)任。辦公室工作的作用將關(guān)系到企業(yè)是否能夠處于正常運(yùn)作狀態(tài)，也關(guān)系到各方工作執(zhí)行是否能夠具備較高的質(zhì)量和效率。在社會(huì)環(huán)境不斷變化的情況下，新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷推動(dòng)企業(yè)進(jìn)行轉(zhuǎn)型，為此辦公室工作也需要提出新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，從而迎合企業(yè)轉(zhuǎn)型需求。辦公室工作需要明確新時(shí)期企業(yè)對(duì)辦公室的工作期望，并且迎合新的市場(chǎng)與挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮出辦公室工作的作用并突出工作地位[1]?？倳?shū)記針對(duì)辦公室工作效率要遵從“審大小而圖之，酌緩急而布之”的工作要求。作為辦公室的工作人員，需要理清自身在新形式下的工作需求，從而明確具體的工作思路，借鑒新的辦公室管理理念及服務(wù)理念不斷優(yōu)化自身的工作方式，從而提升自身的服務(wù)保障能力以及工作效率。如今，很多企業(yè)都面臨著轉(zhuǎn)型，辦公室工作需要成為企業(yè)轉(zhuǎn)型的基本保障，不斷創(chuàng)新管理方式，為企業(yè)發(fā)展提供新的發(fā)展動(dòng)力源。

二、辦公室工作的改進(jìn)措施

為進(jìn)一步規(guī)范落實(shí)辦公室常規(guī)工作，作為辦公室的工作人員需要迎合新時(shí)期企業(yè)發(fā)展新思路，不斷探索辦公室工作的新舉措，從而掌握和協(xié)調(diào)辦公室工作的協(xié)調(diào)性和規(guī)律性，加強(qiáng)辦公室職能建設(shè)。

（一）遵從與時(shí)俱進(jìn)理念

一切事物發(fā)展都離不開(kāi)創(chuàng)新，辦公室工作在新時(shí)期的進(jìn)步同樣也需要具備創(chuàng)新精神。工作人員需要遵從與時(shí)俱進(jìn)理念，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度辦公室工作開(kāi)展。第一，將創(chuàng)新作為辦公室工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，不斷推陳出新，調(diào)整自身的工作方式和工作思路，突破傳統(tǒng)辦公室工作的思維定式，融入信息化技術(shù)，將其作為提升辦公室工作效率的有效方式[2]。第二，將創(chuàng)新作為工作現(xiàn)實(shí)需求，明確自身在以往工作當(dāng)中的思維慣性，并將創(chuàng)新作為自己的工作目標(biāo)，致力于提升工作水平。第三，將創(chuàng)新打造為企業(yè)文化，不斷鼓勵(lì)企業(yè)員工參與到創(chuàng)新文化當(dāng)中，通過(guò)創(chuàng)新?tīng)I(yíng)造企業(yè)良好文化氛圍，最大限度激發(fā)企業(yè)員工工作潛能。

（二）尋找準(zhǔn)確工作定位

新時(shí)期的辦公室工作人員需要找好自己的工作定位，其不僅僅要負(fù)責(zé)比較雜亂無(wú)章的日常工作失誤，也不能單純的負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)采購(gòu)或后勤保障，其需要從全局角度思考問(wèn)題，明確自身工作職責(zé)。首先，工作人員需要明確自身所具備的會(huì)議接待、督查督辦、行政管理等核心職能，在完成自身本職工作的基礎(chǔ)之上轉(zhuǎn)移工作重心，分析企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和參謀服務(wù)，確保自身的工作開(kāi)展能夠符合企業(yè)決策需求[3]。其次，創(chuàng)新自身工作理念，秉承全局觀思想，認(rèn)真貫徹落實(shí)公司重大決策部署計(jì)劃。最后，分析目前公司運(yùn)營(yíng)發(fā)展所存在的問(wèn)題，對(duì)該部分問(wèn)題具備前瞻性，對(duì)自身工作進(jìn)行調(diào)整，提升工作敏感度，充分發(fā)揮出自身的參謀職能。

（三）完善管理制度體系

辦公室工作的開(kāi)展和落實(shí)需要配合完善的管理制度體系，只有具備規(guī)范的管理制度作為工作導(dǎo)向，其工作推進(jìn)機(jī)制才能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作的制度建設(shè)是工作開(kāi)展的約束機(jī)制，也是確保工作人員明確崗位職責(zé)的重要前提。一方面，工作人員需要重視制度建設(shè)，將其作為轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)和規(guī)范工作流程的主要管理機(jī)制。另一方面，制度建設(shè)需要隨時(shí)做出調(diào)整，形成健全的制度體系，針對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中所遭遇的新情況和新問(wèn)題進(jìn)行管理，在制度不斷修正和完善的情況跟下，辦公室的工作標(biāo)準(zhǔn)有章可循，對(duì)于各項(xiàng)工作的落實(shí)和執(zhí)行也具備明確指導(dǎo)[4]。

（四）落實(shí)督查督辦計(jì)劃

不管執(zhí)行哪種管理工作，都需要具備明確的工作計(jì)劃和工作思路，且需要嚴(yán)格按照規(guī)章流程認(rèn)真執(zhí)行。為此，辦公室的督查督辦職能具備非常重要作用，確保企業(yè)重點(diǎn)工作任務(wù)得到落實(shí)，對(duì)其他部門(mén)具備監(jiān)管責(zé)任。辦公室工作在履行自身責(zé)任過(guò)程中需要先明確督查任務(wù)的重點(diǎn)，經(jīng)過(guò)精心布局和協(xié)調(diào)安排，有側(cè)重的對(duì)各項(xiàng)工作開(kāi)展督促檢查，確保上層制定的決策戰(zhàn)略能夠在下層部門(mén)中順利執(zhí)行[5]。具體來(lái)講，辦公室的督查督辦工作需要將抓推進(jìn)、抓實(shí)效、抓落實(shí)作為工作導(dǎo)向，以聯(lián)動(dòng)思維和攻堅(jiān)思維不斷推動(dòng)督查督辦視角，整理工作主次，以聯(lián)合督辦的方式確保各項(xiàng)制度及政策都順利落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，辦公室工作屬于比較綜合性的工作，其具備較為廣闊的發(fā)展空間，能夠充分發(fā)揮出自身的工作潛力，并以?xún)r(jià)值作為衡量工作成果。在新的發(fā)展時(shí)期，辦公室工作需要遵從服務(wù)型理念，注重提升工作執(zhí)行能力，提升辦事效率，樹(shù)立一流職業(yè)形象，促使統(tǒng)計(jì)部門(mén)以及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)都能夠提升滿(mǎn)意度。辦公室工作人員需要秉承著踏實(shí)肯干和銳意進(jìn)取的理念，不斷摸索辦公室管理新機(jī)制，從而取得新的工作突破。

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