論高校檔案管理電子信息化的價(jià)值

楊景怡

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校;專職檔案管理員;工作心得

前言

教學(xué)檔案指的是在本科教學(xué)實(shí)踐和管理活動(dòng)中形成的并具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、聲像等信息資料。其內(nèi)容一般包括教學(xué)文件檔案、教務(wù)工作檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案。教學(xué)檔案同其它檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“利用價(jià)值”的一般屬性，但又是一種具有自己特性的專業(yè)檔案。高校檔案管理工作在提高學(xué)校管理水平、工作效率和工作質(zhì)量等方面具有重要作用。本文根據(jù)高等學(xué)校檔案管理工作的需要，提出了檔案工作對(duì)檔案管理人員的基本素質(zhì)要求，闡述了檔案管理工作全面系統(tǒng)化的內(nèi)涵，推動(dòng)高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

一、重視傳統(tǒng)檔案基本功訓(xùn)練

隨著國(guó)家建設(shè)的不斷進(jìn)步，國(guó)民對(duì)教育重要性的認(rèn)識(shí)不斷提高，我國(guó)高等教育事業(yè)也走上了繁榮發(fā)展的軌道，學(xué)校對(duì)檔案管理的重視和投入力度也逐步加大。高校檔案管理作為學(xué)校管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在高校的日常運(yùn)作中起著十分重要的作用，因此在某種意義上說(shuō)，檔案管理工作是高校工作內(nèi)容里必不可少的。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理人員工作中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)高校檔案管理工作者的基本功訓(xùn)練非常具有現(xiàn)實(shí)意義。

在新時(shí)期的大背景下，各地的檔案工作都不同程度地引入了電子化、信息化。但改革總不可能一蹴而就，并且電子檔案由于對(duì)技術(shù)環(huán)境和備份的頻率要求較高，在短時(shí)間內(nèi)不可能完全取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，因此在各地檔案館都還存著相當(dāng)數(shù)量的紙質(zhì)檔案。想要高效高質(zhì)的管理好這些檔案，管理員的基本功是必不可少的。歸檔文件整理工作的八個(gè)環(huán)節(jié)是歸檔文件的收集、歸檔文件的價(jià)值鑒定、歸檔文件的裝訂、歸檔文件的分類、歸檔文件的排列、歸檔文件的編號(hào)、歸檔文件的編目、歸檔文件的裝盒。檔案工作的基礎(chǔ)是收集工作，而收集上來(lái)的檔案不可能全都碼得很整齊，這就需要專職檔案管理員將其碼整齊，于是甩紙就成了一道必不可少的工序。甩紙是一項(xiàng)熟練工，沒(méi)有很高的科技含量，卻需要日積月累的練習(xí)。新進(jìn)館員可在老館員的指導(dǎo)下，逐漸熟悉這一技術(shù)，最終達(dá)到熟能生巧的地步。

工程類檔案在各地檔案館中都大量存在，由于其尺寸較大，且大小不一，所以很難將其全部數(shù)字化。這樣一來(lái)，紙質(zhì)工程圖紙的保存就顯得尤為關(guān)鍵。而它的折疊是必不可少的，因?yàn)檫@樣不僅能節(jié)約空間，也便于查閱。工程圖紙的大小不是A4紙的整數(shù)倍，對(duì)它折疊要經(jīng)過(guò)一系列專門(mén)的程序，并且不同大小的工程圖紙折疊方法也不一樣，必須要學(xué)習(xí)，所以這也是新進(jìn)館員必修的一課。

扎實(shí)的業(yè)務(wù)理論知識(shí)是高校檔案管理者從事管理工作的前提條件。高校檔案管理者需要系統(tǒng)掌握現(xiàn)代教育與管理理論以及相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，熟悉國(guó)家有關(guān)的教育方針政策和學(xué)校的教學(xué)管理規(guī)章制度，了解最新的教育理念和先進(jìn)的檔案管理模式。隨著現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)的高度知識(shí)化，對(duì)高校檔案管理者的文化素質(zhì)提出了更高的要求：檔案管理人員需要通過(guò)多種途徑加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善自己專業(yè)的知識(shí)體系，擴(kuò)寬自己的綜合知識(shí)面，提高自己的理論水平，活躍思維，不斷充實(shí)自己職業(yè)技能，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的自覺(jué)性。

二、老檔案的銷毀要謹(jǐn)慎

如今，存在50年以上的高校比比皆是，這就意味著大多數(shù)高校都有著很多老檔案。由于檔案庫(kù)房的空間總是有限的，不可能將其無(wú)限擴(kuò)大，這就存在一個(gè)老檔案銷毀的問(wèn)題，以便為新檔案騰出更多的庫(kù)房空間。檔案銷毀制度是指對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。檔案銷毀必須按照國(guó)家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定，經(jīng)過(guò)鑒定確需銷毀的檔案，必須寫(xiě)出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)，批準(zhǔn)銷毀的檔案應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷;銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫(xiě)明“某日已銷毀”并簽名蓋章。檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。但哪些檔案該銷毀，哪些不該銷毀，卻需要謹(jǐn)慎的決定。一般來(lái)說(shuō)，本人的拙見(jiàn)認(rèn)為：

其一，凡是涉及到老校友信息的檔案銷毀應(yīng)謹(jǐn)慎。因?yàn)榇蠖鄶?shù)高校都會(huì)有很多的杰出校友，這些校友會(huì)反饋母校，為學(xué)校的發(fā)展添磚加瓦，如何維護(hù)與這些杰出校友的關(guān)系，感情牌是一項(xiàng)不錯(cuò)的選擇。例如，將杰出校友的成績(jī)單、入學(xué)登記表等做成紀(jì)念冊(cè)相贈(zèng)。而這些東西的來(lái)源就是庫(kù)存的老檔案，它們可以很好地勾起校友們的情懷，為學(xué)校做貢獻(xiàn)。

其二，信息性強(qiáng)的檔案銷毀需謹(jǐn)慎。信息性強(qiáng)的檔案指的是具有價(jià)值的、獨(dú)一無(wú)二的信息的檔案。如學(xué)生的入學(xué)登記表、成績(jī)單等。雖然有些檔案在某一時(shí)段看起來(lái)用處不大，但時(shí)代終究是不斷變化的，各方面的制度、材料也在不斷完善。一些檔案的用處有可能會(huì)在以后會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。所以，信息性強(qiáng)的檔案銷毀須謹(jǐn)慎。

三、大力推進(jìn)檔案信息化

人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，各種新技術(shù)層出不窮。檔案管理有著管理性強(qiáng)、操作性強(qiáng)的基本屬性，是信息化進(jìn)程的受益者。高校由于有著科研的天然優(yōu)勢(shì)，且作為檔案密集地，本應(yīng)走在檔案信息化的前沿，但由于種種原因，高校的檔案信息化卻不夠理想。高校檔案信息化主要有以下兩點(diǎn)益處：其一，節(jié)約紙張。紙雖然是可再生資源，但其生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)砍伐大量的樹(shù)木，這對(duì)生態(tài)環(huán)境是一個(gè)巨大的破壞。要是檔案的歸檔和利用都電子化了，可以節(jié)約很多的紙張，有利于生態(tài)環(huán)境。為了實(shí)現(xiàn)檔案電子化，勢(shì)必對(duì)技術(shù)提出了更高的要求，尤其是利用這一塊。如何保證電子檔案不被非法篡改，如何使電子章具有和傳統(tǒng)紙質(zhì)章相同的法律效力，都需要運(yùn)用到先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)，這一點(diǎn)是需要各大高校領(lǐng)導(dǎo)從精神上和經(jīng)濟(jì)上都重視起來(lái)的;其二，節(jié)約庫(kù)房空間。隨著人類社會(huì)活動(dòng)的效率越來(lái)越高，產(chǎn)生的檔案也越來(lái)越多，而檔案庫(kù)房又是一個(gè)有限的存在，不可能無(wú)限增大，怎樣解決這個(gè)供需矛盾呢？檔案電子化幾乎是唯一的解決辦法。無(wú)數(shù)的檔案電子化后只需要一張小小的磁盤(pán)便可儲(chǔ)存，除了對(duì)備份頻率有要求之外，這幾乎是一種完美的解決方案。

信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，高校檔案信息資源的數(shù)字化管理已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案室的大小和材料多少是衡量檔案的地位和作用的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，而現(xiàn)在這種標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在信息服務(wù)手段是否自動(dòng)化、信息服務(wù)形式是否多樣化、信息服務(wù)質(zhì)量是否高效化、信息服務(wù)資源是否網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)對(duì)象是否全球化、信息服務(wù)人員是否高素質(zhì)化等方面。要求信息服務(wù)人員必須具有各方面的良好素質(zhì)，計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)、網(wǎng)絡(luò)、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)以及其它領(lǐng)域的知識(shí)是不可缺少的，信息的檢索能力更是需要熟練掌握的。

結(jié)語(yǔ)

在日新月異的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校檔案管理工作作為高校工作的重要組成部分，是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的直接的、原始的記錄?？茖W(xué)、正確地檔案收集、管理與創(chuàng)新，是構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案管理工作的重要元素。檔案管理者只有解放思想、更新觀念、創(chuàng)新管理、與時(shí)俱進(jìn)，才能促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化。高校的檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視、科研的投入和經(jīng)費(fèi)的投入，更需要各專兼職檔案員的全心奉獻(xiàn)。希望此文能對(duì)搞好這項(xiàng)工作提出一點(diǎn)有益的建議。