高校戶籍檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

【摘 要】本文分析我國(guó)高校戶籍檔案管理的基本特點(diǎn)，針對(duì)戶籍種類繁雜及數(shù)據(jù)混亂且信息變更頻繁、管理權(quán)限和技術(shù)支持受限、服務(wù)功能繁雜、學(xué)生對(duì)于戶籍的重要性認(rèn)識(shí)不夠等問(wèn)題，提出高校戶籍檔案管理的改進(jìn)措施：全面清點(diǎn)，核準(zhǔn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù);把握政策，加大宣傳，強(qiáng)化法治意識(shí);多方溝通，爭(zhēng)取合作共贏;提升內(nèi)涵，滿足服務(wù)需求。

【關(guān)鍵詞】高校檔案 戶籍檔案管理 問(wèn)題 改進(jìn)措施

【中圖分類號(hào)】G? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2020）27-0012-02

高校戶籍管理屬于國(guó)家戶籍管理的重要內(nèi)容，也屬于高校檔案管理的范疇，戶籍檔案除了由各高校自主管理外，往往也離不開(kāi)各高校所在轄區(qū)公安機(jī)關(guān)的管理。需要注意的是，高校學(xué)生戶籍檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容煩瑣、涉及面廣、政策性和專業(yè)性較強(qiáng)的基礎(chǔ)服務(wù)保障與管理工作。在我國(guó)現(xiàn)如今的土地制度和戶籍制度改革力度不斷加大的背景下，高校學(xué)生戶籍檔案管理的內(nèi)容和模式也在逐步發(fā)生變化。

我國(guó)針對(duì)省內(nèi)高校新生戶口無(wú)須遷移的政策最早在2002 年開(kāi)始實(shí)施。各地的高校新生戶籍也從最初的大批量遷移，逐漸發(fā)展為根據(jù)高校新生意愿決定是否遷移，由此戶口遷移的工作量急劇減少。然而，隨著近年來(lái)信息化進(jìn)一步發(fā)展，戶籍檔案管理也從單一的紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理，發(fā)展到兩者并存、互補(bǔ)，為廣大勞務(wù)者提供準(zhǔn)確、安全、快捷的各項(xiàng)管理和服務(wù)。同時(shí)，近年來(lái)高校學(xué)生畢業(yè)之后的多樣化選擇，又進(jìn)一步加大了高校學(xué)生戶籍檔案管理工作的難度。針對(duì)大學(xué)生畢業(yè)之后的就業(yè)、考公務(wù)員、出國(guó)留學(xué)以及考研等不同選擇，高校學(xué)生戶籍檔案管理工作的高效性和服務(wù)性正在逐漸降低，制約了高校戶籍檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

一、高校戶籍檔案管理的特點(diǎn)

（一）周期性和時(shí)間性。高校學(xué)生人口流動(dòng)主要集中在9月的開(kāi)學(xué)季和6月的畢業(yè)季，高校戶籍檔案管理部門(mén)在9月需要辦理大量的新生戶口遷入，在6月則會(huì)辦理大量的畢業(yè)生戶口遷出，因此高校戶籍檔案管理工作呈現(xiàn)明顯的周期性和時(shí)間性特征。一般情況下，在秋季入學(xué)季，高校戶籍管理部門(mén)需要與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)密切配合，以最短的時(shí)間完成新生戶籍信息的錄入、核對(duì)以及最終的落戶，以便盡可能縮短新生戶口在遷出遷入過(guò)程中的“真空期”，在每年6月份的畢業(yè)季亦是如此。

（二）人數(shù)多、密度大。我國(guó)在21世紀(jì)初實(shí)施了高校擴(kuò)招政策，這使得高校新生戶口遷移的工作量急劇增大。資料顯示，全國(guó)普通高校在1999年的總招生人數(shù)約為160萬(wàn)人，而十年后普通高校的招生人數(shù)已經(jīng)達(dá)到639萬(wàn)。由此可見(jiàn)，高校擴(kuò)招的規(guī)模是空前的，這在一定程度上也加大了公安機(jī)關(guān)及高校管理學(xué)生戶籍的難度。一方面，為了對(duì)急劇增加的戶口遷移證等材料進(jìn)行及時(shí)的登記、整理并歸檔，戶籍管理部門(mén)需要投入更多的人力;另一方面，戶籍材料的增加需要更多的儲(chǔ)存空間，因此物力的投入必不可少，同時(shí)隨著電子信息時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理中的戶籍檔案管理也必須緊跟時(shí)代的步伐。

（三）管理性與服務(wù)性。從性質(zhì)上來(lái)說(shuō)，戶籍檔案管理首先具備檔案的特征，其次具有管理的特征。它是國(guó)家調(diào)查公民信息、登記戶口以及頒發(fā)、查驗(yàn)身份證的重要手段，能夠準(zhǔn)確提供、確認(rèn)和收集公民身份信息，其本質(zhì)上是一種行政管理行為，目的是便于公安機(jī)關(guān)對(duì)所轄人口進(jìn)行管理。我國(guó)高校的戶口管理模式沿用統(tǒng)一的模式，即所有新生在學(xué)生入學(xué)后，都可將戶口遷入學(xué)校獨(dú)立的學(xué)生戶口，且使用相同的門(mén)牌和街道地址，屬于典型的集體戶口。其次，高校戶籍檔案管理工作面向的人群是高校的學(xué)生及教職工，由高校保衛(wèi)部門(mén)專門(mén)指派專職人員對(duì)戶籍檔案進(jìn)行管理，并在與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)的合作下共同做好高校學(xué)生的戶籍檔案管理工作，從這點(diǎn)上來(lái)說(shuō)，它又是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。因此，高校戶籍檔案管理是為了更好地服務(wù)于戶籍，服務(wù)于師生，服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

二、高校學(xué)生戶籍檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）戶籍種類繁雜，數(shù)據(jù)混亂且信息變更頻繁。一般情況下，高校戶籍檔案管理的主要內(nèi)容包括畢業(yè)生戶籍遷出、新生戶籍遷入、戶籍注銷證明、居住證辦理以及戶籍農(nóng)轉(zhuǎn)非等方面。戶籍種類的繁雜使得高校戶籍檔案管理工作的難度大大增加。

如前文所述，高校戶籍檔案管理工作的高峰主要集中在9月的開(kāi)學(xué)季和6月的畢業(yè)季，這期間的工作任務(wù)重，時(shí)間緊。高校保衛(wèi)部門(mén)在指派專職的戶籍檔案管理人員時(shí)，一般不會(huì)投入很多人力。無(wú)論是專職人員獨(dú)立完成大批量的工作，還是臨時(shí)調(diào)配額外人手，都會(huì)使戶籍檔案管理工作出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范甚至失誤的情況，造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的混亂，給以后的日常工作帶來(lái)隱患。

信息變更頻繁首先體現(xiàn)在身份證的多次辦理。在我國(guó)，年滿十六周歲公民必須辦理居民身份證，且每個(gè)人只能持有唯一的一張身份證。通常情況下，高校新生在入學(xué)將戶口遷入高校后，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理學(xué)校集體戶口所屬地的居民身份證。而在學(xué)生畢業(yè)參加工作以后，如果工作單位屬于異地，則需要重新辦理身份證。如此一來(lái)，高校學(xué)生在經(jīng)歷入學(xué)和畢業(yè)后，至少需要更換兩次居民身份證，這不僅會(huì)造成資源的極大浪費(fèi)，也會(huì)使得戶籍檔案管理變得更加混亂。一旦出現(xiàn)畢業(yè)生多次修改派遣地的情況，學(xué)校的戶籍檔案管理部門(mén)往往來(lái)不及變更信息，使得歸檔過(guò)程復(fù)雜化。

（二）管理權(quán)限和技術(shù)支持受限。一般來(lái)說(shuō)，高校學(xué)生戶籍檔案管理工作由高校檔案管理部門(mén)和當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)戶籍管理部門(mén)共同完成，具備雙重管理性質(zhì)。而高校學(xué)生戶籍檔案管理與服務(wù)工作在校內(nèi)主要由高校保衛(wèi)部門(mén)負(fù)責(zé)，該部門(mén)既不屬于檔案部門(mén)的分支機(jī)構(gòu)，也不屬于戶籍部門(mén)的分支機(jī)構(gòu)。從原則上講，高校學(xué)生戶籍檔案管理工作屬于檔案管理，但又和大眾的檔案管理存在巨大的差異。其工作內(nèi)容主要體現(xiàn)在對(duì)戶籍檔案的借用和保管，缺乏戶籍檔案的備案、核實(shí)、跟蹤等功能性服務(wù)權(quán)限。然而，為了充分體現(xiàn)戶籍檔案的功能和作用，這些服務(wù)性功能權(quán)限往往是必不可少的。

近年來(lái)，隨著公安機(jī)關(guān)戶籍部門(mén)以及高校檔案部門(mén)自動(dòng)化程度的提高，高校戶籍檔案管理工作也開(kāi)始實(shí)行簡(jiǎn)單的自動(dòng)化辦公服務(wù)，然而這三者之間的緊密結(jié)合仍然存在許多難以解決的問(wèn)題。首先，高校檔案管理部門(mén)和公安機(jī)關(guān)戶籍管理部門(mén)屬于不同的事業(yè)部門(mén)，采用的是不同的格式標(biāo)準(zhǔn)，為了達(dá)到安全保密的效果，很多數(shù)據(jù)信息都是封閉的，戶籍信息的共享共建難以實(shí)現(xiàn);其次，高校戶籍檔案管理內(nèi)容相對(duì)于高校其他檔案管理工作略顯單一，這使得大部分高校都不會(huì)單獨(dú)為戶籍檔案管理配置硬件設(shè)施和辦公系統(tǒng);再次，公安機(jī)關(guān)的戶籍管理系統(tǒng)并沒(méi)有提供專門(mén)服務(wù)于高校集體戶籍管理的窗口，公安機(jī)關(guān)對(duì)戶籍管理的主導(dǎo)性決定了高校獨(dú)立使用的管理平臺(tái)在與公安戶籍系統(tǒng)對(duì)接時(shí)存在困難。

（三）服務(wù)功能繁雜。戶籍制度的實(shí)行具有兩個(gè)最基本的功能：一是提供人口數(shù)據(jù)，便于國(guó)家對(duì)人口進(jìn)行管理;二是證明公民身份。隨著我國(guó)戶籍制度的不斷改革，如今的戶籍管理工作已經(jīng)逐步發(fā)展為具有社會(huì)保障服務(wù)、育人、就業(yè)、勞動(dòng)等多項(xiàng)功能的綜合性服務(wù)工作。小的方面，英語(yǔ)四六級(jí)考試、辦手機(jī)卡、辦保險(xiǎn)、駕校報(bào)名等都和戶籍存在緊密聯(lián)系;大的方面，辦準(zhǔn)生證、考公務(wù)員、政審證明、買(mǎi)房、應(yīng)聘工作、結(jié)婚登記等與戶籍息息相關(guān)。因此，戶籍管理工作的服務(wù)需求是多種多樣的。

（四）學(xué)生對(duì)于戶籍的重要性認(rèn)識(shí)不夠。現(xiàn)如今很多大學(xué)生的法律意識(shí)淡薄，對(duì)高校的戶籍遷移政策不夠了解，在處理戶籍遷移問(wèn)題時(shí)比較盲目，不夠理智。也有一些學(xué)生只重視高校的師資力量和設(shè)施建設(shè)，往往忽略戶籍問(wèn)題，對(duì)戶籍問(wèn)題缺乏足夠的重視，在入學(xué)和畢業(yè)就業(yè)時(shí)沒(méi)有及時(shí)辦理戶口遷入遷出手續(xù)，更有甚者不小心遺失戶口遷移證。如此一來(lái)，高校戶籍管理工作勢(shì)必將增加不必要的麻煩，進(jìn)一步加重管理人員的負(fù)擔(dān)。

三、高校戶籍檔案管理的改進(jìn)措施

（一）全面清點(diǎn)，核準(zhǔn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。要正常開(kāi)展高校戶籍檔案管理工作，首先要確?；A(chǔ)戶籍信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。受到人為主觀因素的影響以及自動(dòng)化辦公客觀因素的影響，戶籍檔案管理工作中不可避免地會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的沖突、散亂、殘缺、差錯(cuò)等情況，不僅會(huì)給戶籍檔案管理人員增加工作負(fù)擔(dān)，也會(huì)給當(dāng)事人帶來(lái)諸多不便和煩惱。針對(duì)這樣的情況，有必要理順規(guī)范、查缺補(bǔ)漏、全面清點(diǎn)，這樣不僅是對(duì)當(dāng)事人的負(fù)責(zé)，也會(huì)有利于今后工作的順利開(kāi)展。

（二）把握政策，加大宣傳，強(qiáng)化法治意識(shí)。一定程度上來(lái)說(shuō)，高校戶籍檔案管理工作屬于事業(yè)單位工作性質(zhì)，因此該項(xiàng)工作與國(guó)家政策息息相關(guān)。首先，管理人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政策的變動(dòng)以及新政策的出臺(tái)，尤其是與高校學(xué)生戶口相關(guān)的問(wèn)題，分析戶籍制度中的利弊關(guān)系，弄清弄懂政策，在國(guó)家的政策指導(dǎo)下開(kāi)展工作，避免出現(xiàn)高校新生盲目遷移戶口的情況;其次，學(xué)校應(yīng)引導(dǎo)學(xué)生了解相關(guān)政策，增進(jìn)其對(duì)國(guó)家戶籍相關(guān)政策的熟悉程度;再次，為了便于開(kāi)展畢業(yè)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)，管理人員應(yīng)增進(jìn)與學(xué)生之間的溝通，深入了解他們的情況，防止他們作出錯(cuò)誤的決定和判斷;最后，為了體現(xiàn)戶籍檔案的權(quán)威性，要在日常的規(guī)范化管理中加大宣傳與戶籍檔案相關(guān)的法律，保障戶籍檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

（三）多方溝通，爭(zhēng)取合作共贏。為了做好戶籍檔案管理工作，高校保衛(wèi)部門(mén)應(yīng)與多方進(jìn)行有效溝通，爭(zhēng)取相互配合。首先，與學(xué)生工作部門(mén)進(jìn)行溝通，在戶籍檔案管理工作有序開(kāi)展的過(guò)程中致力于提升服務(wù)質(zhì)量;其次，與學(xué)校檔案部門(mén)進(jìn)行溝通，確保更大的技術(shù)支持，提高管理工作的效率，規(guī)范工作內(nèi)容;最后，與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)戶籍管理部門(mén)進(jìn)行溝通，在它們的支持下開(kāi)展普法宣傳，并爭(zhēng)取適當(dāng)?shù)膽艏當(dāng)?shù)據(jù)查閱和管理權(quán)限。

（四）提升內(nèi)涵，滿足服務(wù)需求。高校戶籍管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身的不足，主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)管理與實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，逐步改善“重管理，輕服務(wù)”的模式。首先，要保證基本服務(wù)內(nèi)容的滿足;其次，要主動(dòng)增加多樣化服務(wù)內(nèi)容，從根本上創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容;再次，將服務(wù)的深度和技術(shù)的高度有機(jī)結(jié)合，從根本上創(chuàng)新服務(wù)方式。比較有效的手段是構(gòu)建高校戶籍檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使得高校和當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)能夠在該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)資源共享。在公安機(jī)關(guān)的授權(quán)和許可下，逐步實(shí)現(xiàn)各城市之間的聯(lián)網(wǎng)管理以及各大高校之間的資源共享，將原本的紙質(zhì)化遷移手續(xù)簡(jiǎn)化為網(wǎng)上電子遷移手續(xù)。

總之，為了促使高校戶籍檔案管理工作的順利開(kāi)展，戶籍管理人員必須加強(qiáng)自身的理論學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)有的國(guó)家戶籍相關(guān)政策，時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政策的變動(dòng)和新政策的出臺(tái)。同時(shí)，各高校應(yīng)當(dāng)加大國(guó)家戶籍政策的宣傳力度，引導(dǎo)學(xué)生了解相關(guān)政策。高校各部門(mén)和公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)相互配合，把高校戶籍檔案管理工作做好。

【參考文獻(xiàn)】

[1]韓香芝.大學(xué)生戶籍管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].才智，2017（30）.

[2]邱迎春.高校學(xué)生戶籍檔案管理問(wèn)題研究[J].科教文匯（中旬刊），2013（2）.

【作者簡(jiǎn)介】張紅梅（1973— ），女，漢族，廣西永福人，桂林航天工業(yè)學(xué)院行政干事，研究方向：高校檔案管理。

（責(zé)編 盧 雯）