企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合探討

顧梅

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中，信息化已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。但同時(shí)企業(yè)檔案的信息化也增加了檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)?；诖耍疚膶?duì)企業(yè)檔案保密工作與檔案信息化發(fā)展的融合展開了研究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化管理;保密風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對(duì)我國(guó)企業(yè)建設(shè)提出了更高的要求，各行各業(yè)在開展具體工作時(shí)，合理優(yōu)化檔案管理能夠?qū)ζ涔ぷ髻|(zhì)量進(jìn)行更高程度的保障，相關(guān)人員需要對(duì)其進(jìn)行更為深入的分析。

1 企業(yè)檔案信息化的必要性

1）優(yōu)化檔案借閱管理。在企業(yè)建設(shè)過程中，檔案資料是其各個(gè)崗位開展具體工作的參考依據(jù)，但是由于紙質(zhì)檔案容易丟失或損壞，同時(shí)檔案具有一定程度的特殊性，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)人員在進(jìn)行檔案借閱管理過程中具有較高的工作難度。檔案信息化的發(fā)展使該問題得到有效解決，同時(shí)還可以對(duì)其檔案管理工作具體流程進(jìn)行合理規(guī)劃，確保能夠及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資料的歸檔，實(shí)現(xiàn)工作效率的有效提升，只有確保檔案管理制度的科學(xué)完善，才能更好的確保檔案信息化工作的順暢開展。

2）有效保護(hù)檔案原件。相對(duì)于其他信息資料而言，檔案具有極為明顯的原始性和記錄性，所以在進(jìn)行檔案管理過程中，需要對(duì)其孤本，原稿和原本加強(qiáng)重視?；诖耍茖W(xué)保護(hù)檔案原件具有極其重要的價(jià)值。通常情況下，在企業(yè)建設(shè)過程中，具有大量的檔案，在此過程中受到條件限制，相關(guān)企業(yè)在保管檔案過程中，缺乏合理的存放空間，部分紙張容易變脆，遭受破壞。與此同時(shí)，企業(yè)在進(jìn)行工程整改，消防需求時(shí)，需要加曬圖紙，無論底圖是白圖還是硫酸紙，折損都會(huì)對(duì)其造成很大程度的影響，在進(jìn)行多圖曬圖之后，容易對(duì)原件造成斷裂，破損或污染等損害。在不斷增多檔案使用量的過程中，不可避免會(huì)進(jìn)一步磨損原件，而檔案信息化的有效發(fā)展，能夠?qū)n案原件進(jìn)行科學(xué)保護(hù)。與此同時(shí)，對(duì)于具有久遠(yuǎn)歷史的檔案資料，在進(jìn)行數(shù)字化處理過程中，能夠?qū)ζ溥M(jìn)行更為有效的保護(hù)，避免出現(xiàn)篡改檔案的不良行為。

3）合理開發(fā)檔案資源。為了使檔案資料的利用價(jià)值得到更高程度的發(fā)揮，檔案管理人員需要科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備的相關(guān)功能對(duì)檔案信息進(jìn)行加工。例如可以對(duì)企業(yè)每年發(fā)文進(jìn)行匯編，確保辦公室能夠更為輕松的整理當(dāng)年發(fā)生的相關(guān)事件，匯總某一項(xiàng)目建設(shè)過程中，設(shè)備、科技、文書、實(shí)物等具體資料，確保能夠?yàn)樵O(shè)計(jì)者和管理者提供更為便捷的服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案的科學(xué)構(gòu)建能夠?qū)ζ溥M(jìn)行拷貝，突破檔案的孤本狀態(tài)，相關(guān)人員能夠同時(shí)共享一份文件。

2 企業(yè)檔案保密與信息化融合的策略分析

1）充分把控檔案管理信息化建設(shè)的保密要素功能。在企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展過程中，要想將企業(yè)檔案的信息化和檔案保密性相融合，就需要將檔案保密工作作為企業(yè)信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，且在檔案信息化建設(shè)過程中確保其安全性，使安全措施融合到與之對(duì)應(yīng)的管理工作當(dāng)中。比如，在具體實(shí)施的過程中，要將企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行隔開，對(duì)各部門能夠出入檔案管理室的人員權(quán)限進(jìn)行級(jí)別分類，同時(shí)也要做好在不同崗位上的不同員工使用權(quán)限配置的工作，通過這種方式，使企業(yè)的檔案管理在信息化條件下更加具有安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

2）嚴(yán)格把控庫藏?cái)?shù)字化過程中信息管理工作。企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展方向上具有重要的作用。檔案資料真實(shí)記載了企業(yè)的發(fā)展歷程以及發(fā)展方向，所以必須采取有效的措施嚴(yán)格把控?cái)?shù)字化過程的管理工作。企業(yè)檔案管理工作要打破庫藏檔案信息存儲(chǔ)模式，在數(shù)字化背景下進(jìn)行檔案信息管理，不僅能夠有效提升管理檔案的技術(shù)手段，還能促進(jìn)檔案管理工作朝著信息化建設(shè)的方向發(fā)展。

3）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化和涉密檔案的融合管理。首先要制定相關(guān)的制度，用制度可以有效保障企業(yè)涉密檔案的安全性，我國(guó)已經(jīng)有很多關(guān)于檔案保密管理的相關(guān)文件，對(duì)企業(yè)檔案資料管理作出了明確的規(guī)定，其次，應(yīng)該加大檔案信息系統(tǒng)管理的保密安全力度，從而及時(shí)將保密信息漏洞及時(shí)反饋并加以處理。最后，要規(guī)范管理檔案信息，檔案資料在電子傳送過程中應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，僅對(duì)于具有相應(yīng)權(quán)限的工作人員進(jìn)行開放，且未經(jīng)允許，員工決不能擅自查閱檔案資料。

3 檔案保密與信息化發(fā)展中問題的解決對(duì)策

1）提升軟硬件平臺(tái)的通用性。由于不同文件的軟硬件平臺(tái)和存儲(chǔ)格式存在很大程度差異性，因此，在進(jìn)行檔案管理過程中，目錄數(shù)據(jù)庫無法確保有效連接全文數(shù)據(jù)，甚至?xí)?dǎo)致出現(xiàn)無法尋找和使用檔案的不良狀況，使檔案信息化作用和應(yīng)用優(yōu)勢(shì)無法得到有效發(fā)揮，進(jìn)而造成物力，財(cái)力和人力資源的浪費(fèi)，對(duì)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)造成很大程度不良影響。與此同時(shí)，由于不同單位電腦配置各不相同，同時(shí)，整體兼容性也普遍較差，在一定程度內(nèi)影響系統(tǒng)軟件移植性，為了對(duì)該部分問題進(jìn)行有效解決，檔案部門在和信息管理部門商議之后，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，需要提出明確的格式要求，同時(shí)還需要基于具體情況，選擇具有較強(qiáng)通用性的軟硬件設(shè)施，以此為基礎(chǔ)，才能確保檔案在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化運(yùn)行時(shí)具有更高安全性和穩(wěn)定性，對(duì)其后期工作的有序開展，進(jìn)行更高程度的保障。

2）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案信息管理人員需要有效提升自身專業(yè)素質(zhì)，在檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化發(fā)展過程中，首先需要確保具有現(xiàn)代化人才。就目前發(fā)展?fàn)顩r而言，在檔案管理過程中人員配置方面，大部分工作人員都是從其他工作崗位轉(zhuǎn)崗而來，檔案管理知識(shí)缺乏。與此同時(shí)，檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)普遍較低，獲取信息和處理信息的能力存在很大程度的不足，進(jìn)而無法對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行更為有效的電子化管理。基于此，檔案管理人員必須高度適應(yīng)檔案信息技術(shù)的有效發(fā)展，進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的深入學(xué)習(xí)，確保自身具有更為完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過消化學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，合理應(yīng)用現(xiàn)代科技，不斷提升個(gè)人職業(yè)素質(zhì)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理辦法的同時(shí)還需要科學(xué)應(yīng)用電腦知識(shí)，同時(shí)，合理利用相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備，從服務(wù)手段和工作中心兩個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)改善。今天檔案管理工作人員必須不斷改進(jìn)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)其進(jìn)行信息意識(shí)的科學(xué)培養(yǎng)，對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理中重藏輕用的狀況進(jìn)行科學(xué)改善。

3）改善檔案信息安全管理體系。在開展數(shù)字檔案管理的過程中，我們應(yīng)該特別關(guān)注的是安全管理體系，這樣才能更好地提高今后的工作績(jī)效，這是一項(xiàng)非常艱苦的內(nèi)容。必須從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度充分結(jié)合起來。只有這樣我們才能創(chuàng)造更高的價(jià)值。要從管理機(jī)制上確保數(shù)字檔案的安全保護(hù)，建立嚴(yán)格的數(shù)字檔案收集、管理和檢索檢查制度;要用嚴(yán)格的管理制度約束相關(guān)人員，對(duì)重要文件信息進(jìn)行加密，物理隔離內(nèi)外網(wǎng)，防止內(nèi)部信息外泄;限制本地網(wǎng)絡(luò)安全問題對(duì)全球網(wǎng)絡(luò)安全影響的防攻擊網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。

4 結(jié)束語

總而言之，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中，數(shù)字化與信息化的有效落實(shí)能夠確保合理優(yōu)化檔案的借閱管理流程，有效保護(hù)檔案原件，合理開發(fā)檔案資源，對(duì)其檔案資源的應(yīng)用效率進(jìn)行更高程度的保障，在此過程中，通過有效提升軟硬件平臺(tái)的通用性，提升檔案管理人員素質(zhì)以及強(qiáng)化安全體系建設(shè)，能夠?qū)ΜF(xiàn)階段檔案數(shù)字化發(fā)展過程中存在的各項(xiàng)問題進(jìn)行有效解決，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的有效落實(shí)，對(duì)其檔案應(yīng)用效果進(jìn)行更高程度的保障。

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