淺談醫(yī)院檔案管理

張銳

摘 要：當(dāng)前，國(guó)家對(duì)醫(yī)療工作越來(lái)越重視，現(xiàn)形勢(shì)下醫(yī)院醫(yī)療制度改革對(duì)醫(yī)院各方面發(fā)展建設(shè)工作提出了更多、更高、更嚴(yán)格 的要求，而醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院建設(shè)工作的重要內(nèi)容之一。只有了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，尋找到原因，找到相應(yīng)地解決辦法，才能更好地做好現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;現(xiàn)狀;發(fā)展

1 醫(yī)院檔案管理的意義

檔案是組織或者個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。醫(yī)院檔案是由黨支部、行政科室、醫(yī)療科室、后勤設(shè)備科室和財(cái)務(wù)科室等多個(gè)部門形成的綜合性檔案體系。

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，國(guó)家對(duì)醫(yī)院醫(yī)療工作越來(lái)越重視，醫(yī)院的管理水平也在不斷進(jìn)步，在醫(yī)院管理工作中檔案管理發(fā)揮的作用日益增加。醫(yī)院檔案工作如實(shí)、準(zhǔn)確的記錄著醫(yī)院的歷史和發(fā)展;為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、保健、康復(fù)、人事等的建設(shè)提供有效的依據(jù);為醫(yī)院的各項(xiàng)決策、方針提供真實(shí)、有效的參考和借鑒。同時(shí)為醫(yī)院科室及個(gè)人檔案資料的查閱提 供及時(shí)、準(zhǔn)確信息資源。充分發(fā)揮檔案管理作用，盡顯檔案管理價(jià)值，為醫(yī)院的健康、發(fā)展貢獻(xiàn)力量，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作不夠重視

很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)把工作重心放在醫(yī)療和經(jīng)濟(jì)上，對(duì)于檔案方面的業(yè)務(wù)了解少，不重視，甚至將檔案工作當(dāng)做是記賬，也導(dǎo)致了相關(guān)工作人員在這方面的不重視。在工作計(jì)劃中并沒(méi)有檔案管理工作的位置。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視了，相關(guān)科室也不會(huì)重視，從而導(dǎo)致有不愿問(wèn)、不愿想、不愿做的心態(tài)萌生，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效進(jìn)行，進(jìn)一步影響到整個(gè)醫(yī)院的管理工作。

2.2 醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用少，效率低

近幾年，科技跳躍式發(fā)展，信息技術(shù)業(yè)也發(fā)展迅猛，計(jì)算機(jī)性能不斷提高，軟件的開(kāi)發(fā)都已經(jīng)相當(dāng)成熟，但是在檔案管理這方面不僅僅是醫(yī)院，很多單位或企業(yè)都存在著硬件設(shè)備落后，新型軟件不去利用，檔案工作者在信息方面學(xué)識(shí)甚少等問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)的不重視也會(huì)影響到招聘現(xiàn)代化檔案管理方面的人才。

2.3 醫(yī)院缺乏檔案管理方面的管理程序和管理制度

很多地方醫(yī)院雖然建設(shè)有檔案管理程序和管理制度，但是時(shí)間按長(zhǎng)久更新完善滯后，導(dǎo)致管理制度落實(shí)不到位，對(duì)醫(yī)院的檔案管理松懈，制度化也就形如虛設(shè)了。具體問(wèn)題如下：最重要的就是檔案的綜合管理力度太弱，然后是收集檔案和管理檔案不規(guī)范，經(jīng)常導(dǎo)致?lián)p壞或丟失，再是檔案的利用也沒(méi)有形成規(guī)章制度，造成檔案借閱的丟失或者沒(méi)有按時(shí)歸還等諸多問(wèn)題。

2.4 醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

很多醫(yī)院把檔案工作兼職給黨辦、院辦、財(cái)務(wù)等科室去做導(dǎo)致管理人員不是專業(yè)人員，因?yàn)閷I(yè)方向不對(duì)口工作起來(lái)常常是心有余而力不足。其實(shí)檔案學(xué)是一門綜合性科學(xué)，這就要求從事這方面的人員要學(xué)識(shí)全面，要有一定的文化程度和專業(yè)素質(zhì)，也要有足夠的時(shí)間去從事大量的檔案工作，非專業(yè)人員往往會(huì)缺乏敏銳的信息發(fā)掘能力和強(qiáng)大的信息開(kāi)發(fā)能力，極大的影響醫(yī)院檔案管理工作，甚至是醫(yī)院的發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展

3.1 強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變理念

醫(yī)院的檔案記錄著醫(yī)院一步步壯大的過(guò)程，是一部醫(yī)院生動(dòng)的史冊(cè)，隨著時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家的進(jìn)步，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資料的保存意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，檔案的利用率也在不斷提高，這就要求醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理， 不斷開(kāi)拓檔案服務(wù)的空間，更好的滿足社會(huì)、醫(yī)院、個(gè)人的需求。認(rèn)識(shí)決定了行動(dòng)，要多開(kāi)展檔案管理相關(guān)的講座或會(huì)議加強(qiáng)醫(yī)院全體人員在檔案方面的認(rèn)識(shí)，才能使更多工作人員了解檔案這方面的工作，從而使檔案工作者在工作時(shí)更好協(xié)調(diào)處理相關(guān)工作。增強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)知既包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也包括了普通工作人員。因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，把檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，給與更多時(shí)間和各方面的支持，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。提升檔案 管理在醫(yī)院管理中的影響力，制定完善的檔案管理制度并嚴(yán)格遵守，把出現(xiàn)的問(wèn)題解決在檔案歸檔之前，保證工作按順利進(jìn)行，確保檔案的完整性等。讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工對(duì)檔案管理的重要性有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，并在工作中協(xié)調(diào)支持，為工作的順利進(jìn)行貢獻(xiàn)自己的一分力量。

3.2 加強(qiáng)專業(yè)文化學(xué)習(xí)，加強(qiáng)素質(zhì)培訓(xùn)

在科學(xué)信息技術(shù)飛躍發(fā)展的今天，檔案管理工作有了很大的變化，檔案管理中信息化科技化普遍得到應(yīng)用，服務(wù)對(duì)象的文化程度有很大提高，因此工作人員必須要不斷學(xué)習(xí)知識(shí)提高素質(zhì)。加大對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，結(jié)合本職工作以實(shí)用性為主，注重實(shí)效性，現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理人員能力應(yīng)該是復(fù)合型、多方位的。除了檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)外，還要不斷實(shí)踐摸索，有雷鋒的釘子精神，還要有敏銳的知識(shí)嗅覺(jué)和創(chuàng)新意識(shí)。同時(shí)人事部門要招聘相關(guān)檔案專業(yè)員工并加以培養(yǎng)給醫(yī)院檔案工作不斷注入新血液，提高醫(yī)院的檔案管理工作水平。人事部門也可安排對(duì)檔案管理有豐富經(jīng)驗(yàn)的老員工向新員工傳授工作經(jīng)驗(yàn)，定期或者不定期的為其提供一些實(shí)踐性的項(xiàng)目，從而對(duì)醫(yī)療人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行鍛煉，培養(yǎng)其細(xì)心、耐心的工作態(tài)度。醫(yī)院還可設(shè)置一些鼓勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的醫(yī)療人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，從而提高其工作的積極性，以及在同行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。

3.3 信息化建設(shè)刻不容緩

紙質(zhì)檔案材料在中國(guó)已經(jīng)有4000年的歷史了，歲月的流逝，隨時(shí)間流逝文件遭到氧化、損壞，非常不利于檔案原件的保存。新世紀(jì)的到來(lái)，計(jì)算機(jī)性能的不斷提高，各類軟件的不斷開(kāi)發(fā)，檔案管理也迎來(lái)了新的紀(jì)元。離開(kāi)紙質(zhì)記錄用上電腦、手機(jī)等多媒體設(shè)備就要求檔案工作人員的多媒體應(yīng)用能力要達(dá)到一定的水平，才能利用好高科技元素服務(wù)檔案管理的工作。醫(yī)院的科室繁多、人員眾多、藥品器材不計(jì)其數(shù)，單靠紙質(zhì)記錄是相當(dāng)繁瑣的，這就需要工作人員利用信息技術(shù)把工作做好。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、多媒體化，全方位減少了檔案錯(cuò)誤，大大提高了工作效率。信息化技術(shù)改變了原本檔案存儲(chǔ)的方式，由紙質(zhì)文件變成了電子文件或多媒體文件，延長(zhǎng)了檔案的壽命。更有效實(shí)現(xiàn)了資源共享，滿足各方面的需求，為大家提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理信息化多媒體化建設(shè)使醫(yī)院的檔案管理工作效率更高，出錯(cuò)率更低，記錄速度更快， 此舉會(huì)讓醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式的進(jìn)步。

4 小結(jié)

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理建設(shè)中不可或缺的重要部分，人事、財(cái)務(wù)、醫(yī)療、后期都需要精細(xì)的檔案記錄，提高醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量是刻不容緩的。領(lǐng)導(dǎo)重視程度，相關(guān)工作人員專業(yè)技術(shù)和工作能力，全體工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和高科技信息化應(yīng)用是下一步醫(yī)院必須解決的重要問(wèn)題。檔案管理制度的完善不僅能夠提高醫(yī)院的工作質(zhì)量和效率，更是醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展的保障。但目前醫(yī)院管理部分對(duì)檔案管理工作尚不夠重視，因此必須建立完善的醫(yī)院檔案管理制度，提高檔案管理在醫(yī)院管理中的地位，充分的利用醫(yī)院檔案各方面的信息，提高檔案的查閱率，提高醫(yī)院檔案管理人員文化水平專業(yè)能力，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的方法，加強(qiáng)多媒體電子版檔案的運(yùn)用。讓檔案管理工作在醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮更大、更好的服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)

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