某科技檔案組卷存在的問題及解決方案

孫美娟

摘 要：科技檔案是科學(xué)技術(shù)成果的載體，科技檔案驗(yàn)收是科研項(xiàng)目驗(yàn)收的前置條件。某軍工科研項(xiàng)目由于科技檔案驗(yàn)收未通過，而制約其課題驗(yàn)收。針對(duì)這一情況，特總結(jié)其在科研項(xiàng)目檔案組卷中存在的問題以及后續(xù)的解決方案，為后續(xù)重大科研項(xiàng)目檔案組卷提供參考。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目;科技檔案;存在問題;應(yīng)對(duì)措施;組卷原則

科技檔案是指在科研項(xiàng)目的規(guī)劃、論證、組織實(shí)施、監(jiān)督評(píng)估、考核評(píng)價(jià)等全過程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是重要的科技資源和知識(shí)資產(chǎn)。具有種類多、成套性、電子與紙質(zhì)并存、全過程記錄等特點(diǎn)。做好科技檔案管理工作已成為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 科技檔案的重要性

某軍工科研項(xiàng)目于2012年底批復(fù)立項(xiàng)，批復(fù)總經(jīng)費(fèi)一千多萬(wàn)元，項(xiàng)目研究周期：5年（2013年1月-2017年12月）。2018年5月，項(xiàng)目依托工程實(shí)體研究工作全部完成;2018年6月，完成全部研究任務(wù)。項(xiàng)目組于2018年9月組織專家對(duì)課題成果進(jìn)行了鑒定，專家組對(duì)課題成果給予了較高評(píng)價(jià)，認(rèn)為課題完成總體質(zhì)量較高，研究成果總體國(guó)內(nèi)領(lǐng)先，部分成果達(dá)到國(guó)際先進(jìn)。2018年10月完成財(cái)務(wù)決算審計(jì)。

由于檔案驗(yàn)收未通過，至2020年仍未結(jié)題，除去特殊時(shí)期影響驗(yàn)收的情況，也足可見科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要性。

2 常見問題

加強(qiáng)科技檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，而從目前企業(yè)的科技檔案管理工作來(lái)看，存在諸多問題。

1）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。從施工企業(yè)角度而言，領(lǐng)導(dǎo)更重視生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案的管理工作，一般只有在出現(xiàn)一定問題的情況下才會(huì)提及，平時(shí)沒有管控意識(shí)，使得科技檔案管理只有在最終影響驗(yàn)收的情況下才予以重視。

2）制度不完善?？萍紮n案涉及科研項(xiàng)目的方方面面，如果沒有從立項(xiàng)申報(bào)就建立相關(guān)的制度予以保障，無(wú)法將全過程的資料都收集完整。在檔案驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)，無(wú)檔案收集方面支撐性文件，未體現(xiàn)在實(shí)施方案，兼職檔案人員亦不知哪些資料需要?dú)w檔。

3）檔案人員意識(shí)不強(qiáng)。諸多科研項(xiàng)目未配備專業(yè)的檔案人員，均由科研人員兼任，科研人員無(wú)專業(yè)的檔案歸集知識(shí);且科研人員流動(dòng)頻繁，存在私自保管、不及時(shí)歸檔的情況，無(wú)法保證文件的時(shí)效性和完整性。

3 應(yīng)對(duì)措施

1）規(guī)章制度健全，職責(zé)分工明確。在科研項(xiàng)目立項(xiàng)之初應(yīng)制訂檔案管理相關(guān)規(guī)定和工作方案，同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)工作，從思想教育、職業(yè)道德方面予以提高，將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規(guī)律和發(fā)揮人的積極作用的基礎(chǔ)上。從規(guī)劃階段著手、申報(bào)立項(xiàng)階段正式固化，在實(shí)施方案和年度計(jì)劃中進(jìn)行細(xì)化，形成有效的管理機(jī)制。

2）強(qiáng)化培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)。企業(yè)為檔案管理提供人員、資金及檔案保管場(chǎng)地等必要支撐條件，加強(qiáng)對(duì)課題檔案管理的組織協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)溝通、培訓(xùn)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查工作。檔案人員要嚴(yán)格按照科技檔案管理規(guī)程，做好科技檔案的收集、整理、保管等工作，做到科研相關(guān)方面歸檔文件能及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的歸檔。同時(shí)，科技檔案人員應(yīng)積極參與檔案形成的工作中，以保證資料的完整性。加強(qiáng)對(duì)兼職檔案人員的培訓(xùn)，不僅學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，提高檔案工作效率。

3）完善法人管理責(zé)任制。課題組建立和完善法人管理責(zé)任制，組織課題檔案的收集、整理、歸檔及移交工作。收集、整理、歸檔及移交自身產(chǎn)生的專項(xiàng)管理檔案。課題組負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理、檢查工作，指導(dǎo)課題承擔(dān)單位開展具體檔案管理工作。

課題組負(fù)責(zé)檔案的管理、監(jiān)督和檢查。如技術(shù)、財(cái)務(wù)、管理、文書等，其中技術(shù)檔案是指研究開發(fā)過程產(chǎn)生的技術(shù)類檔案，如設(shè)計(jì)文件、試驗(yàn)報(bào)告，科技報(bào)告等。財(cái)務(wù)檔案是指研究開發(fā)及管理過程中與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件，如預(yù)算書、審計(jì)報(bào)告等。管理檔案是指專項(xiàng)（課題）全過程管理中產(chǎn)生的管理類文件，如評(píng)審意見，會(huì)議紀(jì)要等。文書檔案是指往來(lái)函件（通知、批復(fù)）等。

4）強(qiáng)化規(guī)范化管理。在健全各項(xiàng)檔案方面的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，按階段強(qiáng)化科技檔案的規(guī)范化管理，科技檔案按階段劃分為：規(guī)劃階段、申報(bào)立項(xiàng)階段、過程管理階段、綜合績(jī)效評(píng)價(jià)階段等方面。將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規(guī)律、發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性的基礎(chǔ)上。

4 總結(jié)的組卷原則

以某軍工科研項(xiàng)目為例，總結(jié)如下組卷原則：

檔案以卷為單位，按照封面+卷內(nèi)目錄+卷內(nèi)文件+備考表的順序進(jìn)行組卷;紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立，并保持信息一致。按照專題組卷，各專題相對(duì)獨(dú)立，如有交叉，可在備考表中進(jìn)行描述;卷內(nèi)文件按時(shí)間順序排列，編制卷內(nèi)目錄;封面、卷內(nèi)目錄、備考表有固定的格式，不可隨意調(diào)動(dòng);確保文件的獨(dú)立性、原始性、真實(shí)性;一套檔案中，文件是唯一不重復(fù);同一文件的不同載體之間文件內(nèi)容、版本等信息一致。

檔案材料不僅包含紙質(zhì)文件，同樣包含聲像;外協(xié)外包方文件;電子文件;樣機(jī)、樣品、探傷膠片等實(shí)物收集和整理。

管理類文件以任務(wù)書為收集依據(jù)，歸集、匯總、檢查同樣是以任務(wù)書中的條目進(jìn)行查看。

技術(shù)類文件要求編校審齊全，不造假，不違法，實(shí)事求是的記錄研究全過程，成功的試驗(yàn)檔案要?dú)w集，失敗的試驗(yàn)檔案同樣也需要?dú)w集。

驗(yàn)收類文件：課題驗(yàn)收、決算、審計(jì)，驗(yàn)收階段文件等。

成果類文件：論文、專利、軟件著作權(quán)等以匯編的形式，由課題組統(tǒng)一歸檔。

聲像類文件：聲像文件采用“保管期限代碼—項(xiàng)目（事項(xiàng)）—事由—時(shí)間—編號(hào).擴(kuò)展名”格式命名。保管期限代碼：分別用“YJ”“30”“10”代表永久、30年、10年。時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字。聲像檔案資料整理目錄包括序號(hào)、內(nèi)容、密級(jí)、攝制者、攝制日期、備注等。一盒（盤）錄像帶（光盤）為一個(gè)保管單位。一個(gè)保管單位有一個(gè)唯一號(hào)。錄像帶（光盤）的盒套外應(yīng)貼標(biāo)簽，并進(jìn)行標(biāo)注。主要標(biāo)注元素有：編號(hào)、片名、內(nèi)容提要、時(shí)長(zhǎng)、制作單位、制作時(shí)間、保管期限、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。

外協(xié)類文件：合同、采購(gòu)過程、合同或技術(shù)規(guī)格書要求提交的相關(guān)文件、合同驗(yàn)收相關(guān)文件。

5 對(duì)后續(xù)的啟示

科技檔案管理工作，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重大作用和意義，其作用及價(jià)值體現(xiàn)在以下方面：課題完成情況以任務(wù)合同書中的考核指標(biāo)為依據(jù)、財(cái)務(wù)審計(jì)需要審計(jì)報(bào)告、收支執(zhí)行情況報(bào)告及支出憑證;為文件追蹤、過程監(jiān)督、問責(zé)等提供原始依據(jù)，能夠“追根溯源”，明確責(zé)任?？捎糜谥R(shí)管理和知識(shí)傳承;為后續(xù)研發(fā)及應(yīng)用提供參考借鑒。

所以企業(yè)應(yīng)重視科技檔案管理工作，讓科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。由于科研項(xiàng)目千變?nèi)f化、日新月異，同理科技檔案也是不斷推陳出新，在今后的工作中一定會(huì)出現(xiàn)新問題、新狀況、新難點(diǎn)，需要檔案人員不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步以適應(yīng)科研項(xiàng)目管理需要，更好的為科研項(xiàng)目服務(wù)。

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