如何提高各項(xiàng)檔案歸檔的完整率

摘 要：檔案歸檔整理工作是企業(yè)管理中的重要一環(huán)，歸檔完整率的高低直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量好壞。筆者關(guān)注于如何提高各項(xiàng)檔案歸檔的完整率，將全文重點(diǎn)分為三個(gè)部分，即檔案管理工作中出現(xiàn)的問題探究、檔案歸檔工作發(fā)生問題的原因分析及提升檔案歸檔完整率的路徑分析。

關(guān)鍵詞：各項(xiàng)檔案;歸檔;完整率

企業(yè)中，各類檔案資料種類很多，包括企業(yè)管理類檔案、工程建設(shè)項(xiàng)目類檔案、經(jīng)濟(jì)合同類檔案、會(huì)計(jì)檔案、特殊載體類檔案等。因此對(duì)于檔案管理是一個(gè)熱門話題，相關(guān)研究學(xué)者都把它作為一個(gè)重要議題來關(guān)注。筆者認(rèn)為對(duì)于這一問題的研究應(yīng)該立足于獨(dú)特的角度，并且還應(yīng)該將檔案管理與社會(huì)主流思想緊密聯(lián)系，這樣才能夠體現(xiàn)學(xué)術(shù)研究的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

1 檔案管理工作中出現(xiàn)的問題探究

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案歸檔完整率是已歸檔檔案數(shù)量在該歸檔檔案數(shù)量中所占的百分比。國(guó)家檔案局將歸檔完整率95%以上，作為企業(yè)檔案管理水平達(dá)到優(yōu)秀的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一?，F(xiàn)如今，檔案管理工作，問題叢生，主要體現(xiàn)在檔案歸檔完整率低方面，資料歸檔不齊，收集整理保存等工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，資料檔案收集管理方法有待改善。據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)檔案歸檔完整率連續(xù)多年在50%-60%間徘徊，與國(guó)家檔案局規(guī)定的95%，還有很大差距。因此，提升檔案歸檔完整率，成為檔案管理工作中亟待解決的問題[1]。

2 檔案歸檔工作發(fā)生問題的原因分析

首先，檔案管理部門的專職檔案管理人員、各部門兼職檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)，影響歸檔完整率的提升。此外，企業(yè)沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面、有效的培訓(xùn)和評(píng)估等，阻礙了員工檔案整理能力地提升，使檔案管理工作停滯不前，無法適應(yīng)信息技術(shù)的進(jìn)步，嚴(yán)重影響了檔案歸檔完整率的提升。

其次，檔案的收集和歸檔工作難度大，整理歸檔意識(shí)比較薄弱。在檔案收集歸檔工作中，檔案資料種類增多，信息更加復(fù)雜，收集和歸檔變得困難。在時(shí)代的進(jìn)步下，要求收集歸檔方法也應(yīng)該適時(shí)改變，但收集歸檔方法依然比較傳統(tǒng)單一，跟不上時(shí)代的步伐[2]。此外，在檔案資料保存過程中，許多檔案資料會(huì)出現(xiàn)印章破損、缺頁的現(xiàn)象，收集和歸檔不完整的文件和檔案原始材料對(duì)工作都具有嚴(yán)重的影響。

然后，各部門兼職檔案管理人員，不愿意移交檔案，不配合移交檔案。企業(yè)內(nèi)部各部門對(duì)需要移交的檔案心中無數(shù)。多數(shù)企業(yè)會(huì)在各部門設(shè)置兼職檔案員，兼職檔案員主要負(fù)責(zé)收集和移交本部門的檔案給企業(yè)的檔案管理部門。然而這些兼職檔案員，一般都有各自的業(yè)務(wù)工作，他們對(duì)自己的工作比較認(rèn)真，卻往往對(duì)檔案工作精力投入不足，所以對(duì)于本部門產(chǎn)生的文件資料，哪些需要移交，哪些不需要移交，心里沒底，每到檔案管理部門收集檔案的時(shí)候，不是覺得沒有可以移交的，就是攤開一桌子文件讓檔案人員自己挑。兼職檔案員的設(shè)置猶如擺設(shè)，能夠擺.上一桌子文件的都已經(jīng)算是不錯(cuò)的了，自然也就談不上能順利移交檔案了。與其他部門缺乏交流。企業(yè)中的檔案管理人員，大多不是對(duì)口專業(yè)，對(duì)檔案資料整理保存的相關(guān)專業(yè)知識(shí)缺乏，阻礙檔案歸檔完整率的提升。

最后，檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化程度低?，F(xiàn)如今，信息化已經(jīng)沖擊了各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理工作也不例外，檔案歸檔、檢索等需要以信息化手段做輔助，朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但現(xiàn)實(shí)情況是，由于資金不足，企業(yè)設(shè)備達(dá)不到預(yù)期目的，不能滿足要求，并且標(biāo)準(zhǔn)化和信息化安全保護(hù)的文件檔案也相對(duì)較少。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理現(xiàn)代化已成為提高檔案完整率的重要原因。

3 提升檔案歸檔完整率的路徑分析

首先，加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，將崗前培訓(xùn)納入工作議程。要想確保檔案歸檔完整率達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，管理人員的專業(yè)素質(zhì)是一項(xiàng)重要的影響因素，因?yàn)樗麄兪菣n案資料的收集歸檔的核心人員。企業(yè)要高度重視，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案歸檔整理工作，落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案整理人員，積極組織人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)幫助解決檔案工作人員在歸檔整理工作過程中遇到的困難和問題，按時(shí)按質(zhì)完成檔案歸檔整理任務(wù)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)各部門年度歸檔材料的監(jiān)督檢查，及時(shí)對(duì)各部門歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保與總體歸檔工作同步完成。企業(yè)必須要在提升檔案管理人員素質(zhì)方面下功夫，而加強(qiáng)培訓(xùn)是提升人員素質(zhì)的重要途徑。比如：可以雇傭?qū)I(yè)人員定期培訓(xùn)員工，然后檢查員工培訓(xùn)的結(jié)果，最后根據(jù)審計(jì)結(jié)果給員工一些獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，以提高管理人員的積極性和主動(dòng)性。值得注意的是，員工素質(zhì)的提升，除了外因起作用外，還需要自我努力，員工必須加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，從而不斷提高他們的工作水平和工作能力[3]。

其次，強(qiáng)化檔案收集整體工作，確保檔案歸檔的完整率。應(yīng)該按照企業(yè)制定的文件材料歸檔范圍，加強(qiáng)檔案材料收集，確保做到“門不缺類、類不缺項(xiàng)、項(xiàng)不缺件、件不缺頁”。重點(diǎn)收集企業(yè)形成的反映企業(yè)主要工作職能以及其他部門針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)形成的文件材料。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各種門類和載體文件材料的收集，確保歸檔文件材料齊全完整。

要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局的要求，結(jié)合企業(yè)工作開展情況，及時(shí)調(diào)整充實(shí)材料，全面、系統(tǒng)收集文件材料。對(duì)企業(yè)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的照片、聲像、電子文件、實(shí)物等各門類檔案材料，分門別類細(xì)化歸檔范圍，及時(shí)、全面、系統(tǒng)收集整理歸檔，充實(shí)企業(yè)室藏檔案資源，確保反映企業(yè)年度工作各種載體的檔案資料應(yīng)收盡收。

再次，完善檔案移交監(jiān)督制度。根據(jù)公司部門經(jīng)理人員調(diào)整情況，通過正式發(fā)文重新對(duì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行調(diào)整，明確領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組成員工作職責(zé)。以軟文形式間接明確監(jiān)理公司資料員職責(zé)，通過調(diào)查問卷方式調(diào)查檔案職責(zé)認(rèn)知率。為保證檔案信息資源安全保管、合理利用，規(guī)范檔案移交各環(huán)節(jié)工作，檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時(shí)向檔案室移交。移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規(guī)范、檔號(hào)編制規(guī)范、編目清晰，并編制好移交清單，移交檔案時(shí)，移交目錄一并移交。 交接雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄認(rèn)真核對(duì)，并在移交目錄上簽字，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案人員根據(jù)要求，對(duì)不符合移交質(zhì)量的檔案，有權(quán)要求移交人員重新整理后再移交。檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。移交登記要本著實(shí)事求是的原則，做到賬物相符、賬表相符。

最后，健全辦公室檔案的現(xiàn)代化、信息化管理體系?，F(xiàn)如今，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已被企業(yè)使用。在檔案資料收集歸檔工作中，辦公系統(tǒng)可以有效地提供檔案收集以及歸檔的工作效率。檔案管理人員通過及時(shí)向所在部門收集資料，進(jìn)一步的完成工作。及時(shí)掃描，規(guī)范數(shù)字化轉(zhuǎn)換。及時(shí)啟動(dòng)紙質(zhì)檔案全文掃描和數(shù)字化處理工作，做好歸檔文件目錄級(jí)和原文級(jí)的信息著錄工作，并做好數(shù)據(jù)備份工作。此外，檔案工作人員應(yīng)定期收集資料，定期進(jìn)行編寫工作，從而加強(qiáng)編譯的廣泛應(yīng)用，完成主題任務(wù)，為需要者提供便利條件，提高檔案收集和歸檔的重要性[4]。

參考文獻(xiàn)

[1]王偉.歸檔考核機(jī)制在企業(yè)科技檔案管理中的實(shí)踐與思考[J].機(jī)電兵船檔案，2019（06）：55-57.

[2]陳貴娥.提高工程項(xiàng)目檔案管理的有效措施[J].價(jià)值工程，2015，34（19）：33-34.

[3]楊建華.文書檔案歸檔質(zhì)量定量分析指標(biāo)和計(jì)算方法[J].檔案，1992（04）：7-9.

[4]吳建生.談?wù)勂髽I(yè)文書檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率[J].檔案與建設(shè)，1990（04）：33-34.

作者簡(jiǎn)介

王莎莎（1981-），女，漢族，遼寧，本科，檔案館員，廣東煙草佛山市有限責(zé)任公司。