廣播電視工程檔案收集歸檔有效管理策略探究

楊曼

摘 要：目前我國廣播電視工程發(fā)展的十分迅速，在其發(fā)展的過程中必定會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案對廣播電視工程有著非常重要的價值，因此需要對其前期的收集及后期的歸檔等進行有效的管理，以下就是根據(jù)這兩點內(nèi)容結(jié)合廣播電視工程檔案的特點對管理策略進行分析。

關(guān)鍵詞：廣播電視工程；檔案；收集；歸檔；管理

現(xiàn)今我國廣播電視工程的建設(shè)項目所覆蓋的范圍進一步擴大，在建設(shè)的過程中產(chǎn)生的檔案信息需要由專業(yè)的工作人員進行全面的收集及整理，其最主要的部分就是收集歸檔工作。在廣播電視工程發(fā)展的過程中對收集歸檔工作也需要進行不斷的改革及創(chuàng)新，根據(jù)工程的特點制定科學(xué)的檔案管理體系，為檔案的再次使用提供便利。

1 工程檔案的前期管理

1、檔案制度

完善健全的制度是管理工作開展的最基本的依據(jù)，只有立足于檔案制度上才能保證檔案管理工作可以按照規(guī)定流程進行，從而使管理工作規(guī)范化、標準化。作為管理過程中必不可缺的部分，在實際中需要將各部門都規(guī)劃到檔案制度的范圍內(nèi)，各部門需要配合檔案管理工作人員將廣播電視工程產(chǎn)生的信息資料進行整理及收集，按照部門的工作內(nèi)容對其進行具體的分類。管理人員需要將這些檔案資料進行審核及確認，確認無誤后進行統(tǒng)一的歸檔工作。在進行檔案制度的建立時還需要將檔案的安全性及保密性列入制度中，從而使管理過程更加規(guī)范嚴謹。

2、歸納文件材料的前期管理

廣播電視工程在建設(shè)的過程中產(chǎn)生的一些檔案資料具有一定的參考價值，其對建設(shè)活動中各個項目所產(chǎn)生的指標有著很確切的反映，這些可以為以后的廣播電視工程提供經(jīng)驗。同時，工程中還會產(chǎn)生合同檔案、建設(shè)檔案及研究檔案等，這些檔案具有法律效力且對企業(yè)有著非常重要的意義及價值。因此，對于這些原始文件需要進行仔細的收集與保管。這些內(nèi)容都是在工程建設(shè)過程中需要進行的前期管理，在廣播電視工程完工后需要將這些收集的檔案進行統(tǒng)一的歸檔處理，對于工程合同類的具有法律效力的檔案需要上報給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或是領(lǐng)導(dǎo)自行進行歸納工作。在檔案移交的過程中需要嚴格進行管理把關(guān)，接觸檔案的人員必須要符合規(guī)定的要求才可進行檔案移交手續(xù)。

2 工程檔案的收集歸納

1、分類組卷

雖然管理人員需要對廣播電視工程中所有的檔案進行整理及收集，但是其在實際中并不會參與到整個建設(shè)過程，這個過程中產(chǎn)生檔案卷宗需要管理人員依靠專業(yè)素質(zhì)對其進行分類組卷。而在分類組卷的過程中經(jīng)常會遇到檔案整理及歸類的問題，主要是由于管理人員對工程環(huán)節(jié)內(nèi)容的了解不足及造成的，在實際組卷工作中需要做到不漏項、缺項，并保證檔案的真實性及準確度。

2、案卷排列和編目

案卷文件材料的排列時間必須要按照時間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時間，必須文字材料在前面，圖紙在后面。編寫頁號以獨立卷為單位，均已有書寫內(nèi)容為基準。卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)背靠表，不編寫頁號。

3、工程檔案檢索目錄的填寫

工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來工作，分別建立相關(guān)的單元，統(tǒng)一對信息進行輸入和保存，減少了不必要的時間和工作量。最終使得工程檔案達到了目錄管理。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內(nèi)容要書寫的詳細明了。

3 廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理策略

1、建立完善科學(xué)的廣播電視檔案管理和利用機制

如上文所述，管理制度的重要性在收集歸納工作中的重要性不言而喻，同時在建立科學(xué)的管理制度之外還需要單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性有著充分的認識，并明晰領(lǐng)導(dǎo)的責任人地位。在制度中需要對審查制度、責任制度進行確定，并以此規(guī)范管理人員的工作行為。

2、不斷提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接體現(xiàn)在檔案管理工作中，因此廣播電視單位需要對管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)進行加強，根據(jù)單位的需要對其進行培訓(xùn)教育，使其可以掌握最新的檔案管理知識，擁有足夠的管理技術(shù)水平，并對新事物有著很好的接受能力，從而在檔案管理工作中可以適應(yīng)新時期、新內(nèi)容、新規(guī)定，在檔案管理工作中發(fā)揮出更高的價值，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

3、加大檔案管理工作投入

物質(zhì)是工作發(fā)展的基礎(chǔ)，在管理工作中需要應(yīng)用許多辦公設(shè)備，因此廣播電視單位要根據(jù)管理工作的需要建立規(guī)范化的檔案管理部門，通過加大資金投入，確保檔案的安全完整。同時，也要不斷加大創(chuàng)新力度，結(jié)合現(xiàn)代辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

4、進一步加大檔案信息化投入保障

目前在廣播電視工程中檔案的收集歸檔都在向著信息化的轉(zhuǎn)變，主要是現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達，利用信息技術(shù)可以處理大量的檔案資料，并且在傳遞、存儲上都更為便捷，在極大程度上提高了管理工作的效率。因此在檔案信息化投入上需要作為財務(wù)中的重點，對其使用的硬件設(shè)備等進行充足的準備，同時在軟件上也需要根據(jù)科技的發(fā)展及程序的更替進行更新，找到適合單位使用的檔案管理系統(tǒng)，從而使收集歸檔工作可以更加清晰、準確、安全。

4 結(jié)語

廣播電視工程檔案的管理并不是簡單的對檔案進行收集歸檔就可以完成的，其在實際的工作中需要涉及到多個部分，是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性、技術(shù)性的工作。由于檔案數(shù)據(jù)過于繁雜且瑣碎，并且許多內(nèi)容還具有一定的機密性，因此管理人員需要具有豐富的專業(yè)知識與良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，這樣才能保證管理策略的有效展開。

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