檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性與發(fā)展對(duì)策

摘要：面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代企業(yè)檔案管理的新要求，檔案管理業(yè)務(wù)外包就成為企業(yè)提高檔案管理水平的重要方式和手段。文章首先分析了檔案管理業(yè)務(wù)外包的可能性，并針對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)外包過(guò)程中存在的問(wèn)題提出了必要的建議和發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理業(yè)務(wù)外包;企業(yè)檔案;可行性

企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的有效記錄，是企業(yè)生存和發(fā)展的信息基礎(chǔ)和必要條件，同時(shí)也是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，其有效管理具有十分重要的意義和價(jià)值。因此，我國(guó)辦案管理部門(mén)制定了許多關(guān)于企業(yè)檔案管理的條例和制度，廣大企業(yè)也在這方面投入了巨大的力量，但是管理的現(xiàn)狀然就存在諸多不盡人意之處。究其原因，不僅有企業(yè)主觀方面的因素，為企業(yè)的資金、能力和物力方面的限制也有莫大的關(guān)系。為了解決這些問(wèn)題，檔案管理業(yè)務(wù)外包應(yīng)運(yùn)而生。

一、檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性

1. 外包服務(wù)的迅速發(fā)展

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的商業(yè)推進(jìn)，企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日趨激烈，業(yè)務(wù)外包就成了這一背景下企業(yè)整合各種生產(chǎn)資源，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要方式_[1]?？梢哉f(shuō)，外包是企業(yè)在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的一種優(yōu)化經(jīng)營(yíng)策略，可以讓企業(yè)將有限的精力集中在自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力和工作效率的提升方面。因此，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)語(yǔ)境下，外包業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，為檔案外包業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了必要的市場(chǎng)基礎(chǔ)。

2.外包服務(wù)技術(shù)的成熟

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們逐步步入了信息技術(shù)時(shí)代。在這一背景下，現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)管理過(guò)程，紙質(zhì)文件逐步被電子文件代替。對(duì)企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)顯示出更為重要的作用，檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，這必將給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)巨大的影響和沖擊。但是，檔案數(shù)字化建設(shè)并非企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，在該領(lǐng)域投入巨大的資源是得不償失的。另一方面，檔案外包公司在近年來(lái)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，其專(zhuān)業(yè)性和管理技術(shù)得到了迅速提高。綜合上述兩方面的因素，檔案外包，就它為企業(yè)進(jìn)行檔案管理的一個(gè)重要、有效的途徑。

3.檔案工業(yè)管理機(jī)構(gòu)管理水平的提高

企業(yè)的業(yè)務(wù)外包，主要是為了獲取成本低廉、質(zhì)量?jī)?yōu)越的產(chǎn)品的服務(wù)，的彌補(bǔ)自身的缺陷，企業(yè)能夠更加專(zhuān)注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展_[2]。企業(yè)檔案和政府檔案不同，并不屬于企業(yè)的核心業(yè)務(wù)范疇，對(duì)其進(jìn)行外包成為眾多企業(yè)的選項(xiàng)，進(jìn)而形成了比較廣闊的檔案外包市場(chǎng)。另一方面，商業(yè)文件中心為了獲取客戶(hù)，往往會(huì)通過(guò)人員的專(zhuān)業(yè)化、設(shè)施的專(zhuān)門(mén)化、管理的科學(xué)化以及業(yè)務(wù)的自主化，大幅提升針對(duì)企業(yè)檔案的管理水平，進(jìn)而為企業(yè)的檔案外包提供了必要的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。

二、檔案管理業(yè)務(wù)外包的發(fā)展對(duì)策

企業(yè)檔案的外包雖然存在著必要性和可行性，但是作為一個(gè)新生事物，目前尚處于迅速發(fā)展階段，然后面臨諸多極端解決的問(wèn)題，使企業(yè)在檔案外包過(guò)程中面臨一切風(fēng)險(xiǎn)_[3]。因此，每個(gè)月在檔案外包過(guò)程中，應(yīng)該采取如下策略，保證檔案管理業(yè)務(wù)外包的項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

1. 對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性進(jìn)行評(píng)估

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)外包之前，必須要做好重要的準(zhǔn)備工作，特別是對(duì)外包過(guò)程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，進(jìn)行必要的分析和評(píng)估。特別是一些具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的企業(yè)，其題答案具有特殊性和重要，在管理業(yè)務(wù)的外包過(guò)程中，尤其要注意風(fēng)險(xiǎn)的防范和管控。因?yàn)闄n案具有唯一性的特點(diǎn)，一旦發(fā)生損壞，就會(huì)產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的影響。因此，建議企業(yè)在檔案管理業(yè)務(wù)外包之前，應(yīng)該有企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)檔案的管理部門(mén)以及相關(guān)的專(zhuān)業(yè)部門(mén)組成檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，業(yè)務(wù)外包過(guò)程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，以及相關(guān)的對(duì)策進(jìn)行比較詳細(xì)的分析和研究，根據(jù)研究結(jié)果，建立起有針對(duì)性的監(jiān)督管理機(jī)制，保障檔案管理業(yè)務(wù)外包工作的順利進(jìn)行。

2.建立透明的外包程序

對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)外包的可行性進(jìn)行評(píng)估之后，企業(yè)要做的下一步工作，就是公開(kāi)透明外包程序，接受包括企業(yè)內(nèi)部員工在內(nèi)的各方面的監(jiān)督和建議。具體而言，首先應(yīng)該加初步預(yù)定的外包執(zhí)行計(jì)劃書(shū)，在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議上進(jìn)行討論，對(duì)其中不合理的地方進(jìn)行修改。其次，在修改后的外包執(zhí)行計(jì)劃書(shū)，提請(qǐng)第三方的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查并提出進(jìn)一步的修改意見(jiàn)。最后，按照最后確定的計(jì)劃書(shū)開(kāi)始相關(guān)的外包工作。此外，建議企業(yè)在內(nèi)部設(shè)立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案外包招標(biāo)工作，保障外包工作的順利進(jìn)行。

3.強(qiáng)化外包過(guò)程監(jiān)管

檔案管理工作外包，不僅需要合理的評(píng)估以及公開(kāi)透明外包程序還需要強(qiáng)化外包過(guò)程中的監(jiān)督和管理，保障型規(guī)范性。首先，應(yīng)該建立規(guī)范的外包合同，在合同的簽署過(guò)程中，合同雙方需要進(jìn)行深入的溝通和磋商，保證合同的公平性和公正性。其次，在檔案管理業(yè)務(wù)外包之后，要強(qiáng)化對(duì)外包商的管理，特別是要建立良好的檔案管理業(yè)務(wù)外包績(jī)效監(jiān)管機(jī)制，防止由于管理失控造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。最后，在外包完成之后，檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)包企業(yè)，要建立通暢的反饋渠道，通過(guò)反饋深入分析外包公司的優(yōu)勢(shì)以及在檔案管理過(guò)程中存在的具體問(wèn)題，對(duì)具體的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，為提高檔案管理業(yè)務(wù)外包工作的水平提供必要的基礎(chǔ)。如果外包過(guò)程中出現(xiàn)了重大問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該依法與其解除合同，避免造成更大的損失。

4.建立完善的企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包制度體系

任何工作的順利進(jìn)行，都必須要有相關(guān)的制度體系作為保障，企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包也不例外。目前，各方面的相關(guān)制度不多，僅在《企業(yè)檔案管理辦法》提出了一些要求，但是這些要求僅限于檔案信息安全和保密方面，但是這些要求僅限于檔案信息安全和保密方面，，并沒(méi)有明確的規(guī)定，而這又是值得解決的重要問(wèn)題。因此，建議政府部門(mén)加快立法進(jìn)行，很快建立起相關(guān)的法律法規(guī)，在企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包提供必要的法律制度保障，支持行業(yè)協(xié)會(huì)，在企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)揮積極作用，特別是企業(yè)和外包商之間的中介所，促進(jìn)雙方之間的交流合作，增進(jìn)雙方的了解，共同維系好檔案管理業(yè)務(wù)外包工作關(guān)系，

三、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包屬于一項(xiàng)新興業(yè)務(wù)，其發(fā)展和完善是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，廣大企業(yè)不僅要認(rèn)識(shí)到檔案管理業(yè)務(wù)外包的重要作用和價(jià)值，同時(shí)也要對(duì)外包過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題有必要的認(rèn)知，做好檔案管理，外包的風(fēng)險(xiǎn)控制工作，促進(jìn)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包工作的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張帆，李辛揚(yáng).國(guó)內(nèi)外檔案外包服務(wù)研究綜述[J].辦公自動(dòng)化，2018，2301：49-54.

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[3]李洪洋.當(dāng)代企業(yè)檔案管理外包的動(dòng)因與可行性[J].蘭臺(tái)世界，2016，05：60-62.

作者簡(jiǎn)介：張穎（1985.9.24-），女，漢族，北京，碩士學(xué)歷，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，工作單位核工業(yè)建設(shè)股份有限公司。