淺談如何做好公路工程檔案的收集與整理

摘要：近年來(lái)，我國(guó)交通工程的發(fā)展日趨成熟，相關(guān)公路工程檔案的數(shù)量和范圍不斷擴(kuò)大，因此，公路工程檔案的管理變得越來(lái)越重要。一般而言，公路工程檔案主要包括文字、圖表、視聽記錄等，因?yàn)楣饭こ痰氖┕r(shí)間通常較長(zhǎng)，需要較高的資金投入。在實(shí)際施工中，形成了種類多、質(zhì)量高的文件內(nèi)容，這些文件的內(nèi)容也是重要的工程建設(shè)的證書，也是未來(lái)延伸公路的重要變革基礎(chǔ)。因此，對(duì)于公路工程檔案，必須進(jìn)行收集和管理工作。本文討論了公路工程檔案的收集和管理存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出改善措施，希望對(duì)促進(jìn)我國(guó)公路工程檔案管理工作的提高做出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：公路工程;工程檔案;收集與整理

1 引言

一般而言，公路工程檔案中收集的內(nèi)容主要反映在許多任務(wù)的實(shí)時(shí)記錄中，例如公路的工程和管理。這些檔案通常也直接成為公路施工系統(tǒng)工程和發(fā)展的重要依據(jù)和前提，因此有必要做好公路施工檔案的管理工作。開展公路工程檔案收集與整理，以便能夠有效地解決過(guò)去的沖突，重點(diǎn)關(guān)注檔案之間存在的分布式使用，從而作為檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)，促進(jìn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，為一些后續(xù)必要的工作做好基礎(chǔ)。

2 公路工程檔案管理的必要性分析

2.1 為公路施工管理創(chuàng)造基礎(chǔ)

由于公路工程檔案管理工程貫穿整個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程，可為公路工程檔案的工程提供重要依據(jù)，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）具有證據(jù)功能，公路工程檔案通常是相對(duì)完整保存的施工過(guò)程和手稿。通過(guò)保留原始記錄，音頻和視頻文件甚至印章，可以很好地保護(hù)各方的權(quán)益。2）重要的參考，國(guó)家公路工程檔案本身是一個(gè)重要參考因素，而且所有公路項(xiàng)目的建設(shè)是相關(guān)工作人員的智慧的成果，在公路項(xiàng)目的建設(shè)中成為一個(gè)極端重要參考。3）能夠促進(jìn)公路工程項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展，通過(guò)改善公路工程檔案工作，能夠?yàn)楣饭こ绦袠I(yè)技術(shù)現(xiàn)代化管理、檔案管理的科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和科學(xué)依據(jù)。

2.2 為解決技術(shù)沖突提供重要依據(jù)

具體的公路項(xiàng)目檔案管理可以幫助組織項(xiàng)目檔案分析和比較研究，找出潛在的問(wèn)題，從而促進(jìn)整個(gè)公路項(xiàng)目的有效發(fā)展，并且更好地制定解決方案。如果公路工程存在沖突，可以以訪問(wèn)檔案的形式解決沖突，如查看合同工程、監(jiān)控文件、檔案等，進(jìn)行檢測(cè)提取，從而更具有說(shuō)服力，有效解決工程建設(shè)中存在的矛盾。在問(wèn)題得到解決的同時(shí)，它也可以加強(qiáng)相關(guān)人員的維護(hù)，從而促進(jìn)公路工程的穩(wěn)步推進(jìn)。

3 公路工程檔案工作收集與整理存在的問(wèn)題

3.1 文件收集跟不上工程進(jìn)度

由于公路工程工程系統(tǒng)管理員對(duì)項(xiàng)目文件管理缺乏了解，收集的文件數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)完成，導(dǎo)致文檔完成后數(shù)據(jù)不完整。它甚至無(wú)法準(zhǔn)確再現(xiàn)公路工程項(xiàng)目和項(xiàng)目設(shè)計(jì)的全過(guò)程，嚴(yán)重影響項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整性。特別是在一些隱藏的公路工程項(xiàng)目中可能沒(méi)有存儲(chǔ)相關(guān)的檔案資料。并且只有完成項(xiàng)目后才進(jìn)行收集整理，檔案資料的收集工作不能滿足數(shù)據(jù)收集的要求。通常，公路工程檔案收集工作可以在施工過(guò)程中輕松收集各種記錄，但在完成和驗(yàn)收完成后，執(zhí)行文件收集并且最終項(xiàng)目文件的內(nèi)容變得不完整。

3.2 行業(yè)改革影響檔案收集與整理

公路工程行業(yè)改革不斷深化后，逐漸開始向營(yíng)銷方向轉(zhuǎn)變。公路工程項(xiàng)目的規(guī)劃，要在工程和監(jiān)測(cè)場(chǎng)地在各個(gè)地區(qū)的多公路項(xiàng)目中共同考慮。特別是近年來(lái)，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，公路工程工程速度加快。在此期間，公路工程項(xiàng)目的規(guī)劃、工程和監(jiān)督分離，綜合項(xiàng)目為大多數(shù)公路工程項(xiàng)目創(chuàng)建的不同部分。在整個(gè)過(guò)程中，各種公路工程部門和眾多員工共同參與了項(xiàng)目文件的創(chuàng)建，經(jīng)過(guò)相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間后，很容易導(dǎo)致丟失文件的情況發(fā)生。有些公路工程不重視存檔的收集與整理，而是在項(xiàng)目建成后臨時(shí)建立管理組織，這個(gè)過(guò)程中的文件資料很簡(jiǎn)單，丟失的項(xiàng)目檔案最終將難以收集和存檔。

3.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

由于相關(guān)檔案管理人員對(duì)公路工程檔案的收集和管理不夠重視，員工的技術(shù)素質(zhì)已不能滿足實(shí)際工作要求。難以明確區(qū)分管理檔案文件的方法，不能制定準(zhǔn)確、可靠和有效的文獻(xiàn)表格，其中缺失的數(shù)據(jù)最終將直接影響正在進(jìn)行的公路工程檔案收集與整理。

4 公路工程檔案收集與整理對(duì)策

4.1 加強(qiáng)關(guān)注公路工程檔案的收集和管理

一般而言，公路工程中檔案管理水平的高低受到企業(yè)相關(guān)管理人員的重要性的影響，特別是受影響較大的公路工程檔案的收集。在當(dāng)今檔案工作日益困難的背景下，公司相關(guān)管理人員的重要性成為各種檔案收集與整理的決定性因素。這一要求必須非常注重公路工程檔案管理的重要性，在此基礎(chǔ)上相應(yīng)增加投入，實(shí)施合理的人員培訓(xùn)，通過(guò)有效措施不斷提高公路工程檔案工作者的質(zhì)量水平，確保公路工程檔案的有效性，有效地避免了檔案材料嚴(yán)重丟失的問(wèn)題。同時(shí)應(yīng)充分激發(fā)崗位檔案各級(jí)管理層和內(nèi)部員工工作積極性，在此基礎(chǔ)上，不斷提高公路工程檔案管理意識(shí)，確保公司員工自上而下達(dá)成共識(shí)，發(fā)揮公路工程檔案管理的有效作用。

4.2 建立和完善公路工程檔案的收集和管理系統(tǒng)

公路工程項(xiàng)目有很多過(guò)程，最終項(xiàng)目由設(shè)計(jì)、施工和檢查完成。通常，整個(gè)項(xiàng)目周期很長(zhǎng)。整個(gè)過(guò)程中形成的檔案材料不僅包含自己的工作內(nèi)容，還包含其他相關(guān)部門和員工的檔案信息，因此整個(gè)文件收集相對(duì)困難。因此，應(yīng)該建立健全科學(xué)的管理體系，加強(qiáng)人力資源和內(nèi)政事務(wù)管理，有效建立公路工程檔案收集與整理系統(tǒng)，有效保護(hù)檔案，進(jìn)行各部門檔案的規(guī)范性收集和整理。并且明確實(shí)施公路工程檔案管理系統(tǒng)，形成有效的公路工程檔案收集和管理方法。通過(guò)明確的公路項(xiàng)目歸檔過(guò)程、責(zé)任和相關(guān)要求，可以直接集成到相應(yīng)的歸檔工作計(jì)劃和目標(biāo)管理中，甚至可以直接應(yīng)用到相應(yīng)的評(píng)估管理中。特別是收集，如文件處理從出發(fā)點(diǎn)開始，我們可以安排執(zhí)行、提醒，就可以促進(jìn)文檔文件的完成，并要主動(dòng)要求，及時(shí)進(jìn)行收集和管理，有效保護(hù)工程項(xiàng)目文件。同時(shí)能夠有效有效地對(duì)檔案部門的管理和綜合管理，形成一個(gè)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的公路工程檔案收集管理系統(tǒng)。

4.3 完全掌握文件收集和管理的規(guī)律

要進(jìn)行有效的公路工程檔案管理，通常需要處理大量的物質(zhì)內(nèi)容，如果只采取被動(dòng)集合管理的方式，很容易在不準(zhǔn)確和規(guī)范之間的文件傳輸中產(chǎn)生一系列檔案問(wèn)題。特別是，一些檔案材料被轉(zhuǎn)移，因?yàn)榇蠖鄶?shù)材料都是復(fù)制形式，這使得難以恢復(fù)相應(yīng)的原件并最終失去文件管理的重要性。為了充分滿足新的發(fā)展形勢(shì)的需要，應(yīng)要求公路施工技術(shù)檔案收集管理人員改變自己的觀念，保持前瞻性和創(chuàng)新性，并注重分析和總結(jié)。在此基礎(chǔ)上，要求應(yīng)開闊視野，實(shí)施積極的檔案管理措施，規(guī)范公路工程檔案的收集和管理形式。通過(guò)總結(jié)創(chuàng)新形式，我們可以有效地進(jìn)行公路工程檔案的收集和整理工作，以避免不符合文件管理標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題的出現(xiàn)。具體而言，可以在工作期間進(jìn)行交接和協(xié)調(diào)，在此基礎(chǔ)上，可以及時(shí)訪問(wèn)相應(yīng)的公路項(xiàng)目檔案資料。然后需要?jiǎng)h除各級(jí)公路工程、人員記錄檔案調(diào)查方法不同的檔案資料，不斷提高對(duì)公路工程檔案的認(rèn)識(shí)，從而開展有效的檔案收集與管理工作。

5 結(jié)語(yǔ)：

總之，檔案管理在公路工程的發(fā)展中起著重要作用，相關(guān)公路工程管理人員應(yīng)高度重視這項(xiàng)工作，不斷完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理員整體素質(zhì)，完善檔案收集與整理工作。同時(shí)有效提高管理工作效率，推動(dòng)公路工程檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：程蕾 女（1986.11），本科（學(xué)士），助理工程師，主要從事高速公路養(yǎng)護(hù)管理工作。