論西部高校檔案信息化

張占武

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其已被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，為了提升西部高校信息化辦學(xué)進程，應(yīng)積極改善傳統(tǒng)檔案管理模式。目前高校檔案信息化建設(shè)中還存在很多問題，需要不斷探討有效的策略來提高檔案管理水平，發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢作用，提供校園檔案管理工作效率，帶動西部高校教學(xué)整體信息化進程。在檔案信息化建設(shè)中，西部高校必須明確信息化在檔案管理工作中的重要性，培養(yǎng)檔案信息化管理專業(yè)人才，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進資源的有效共享，提升西部高校綜合辦學(xué)實力。

關(guān)鍵詞：西部;高校檔案;信息化;對策

加強西部高校檔案信息化建設(shè)是我國現(xiàn)代化發(fā)展的必然需求，重視西部文化教育事業(yè)的繁榮發(fā)展，增進民族文化交流，對推動社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要現(xiàn)實意義。在信息化時代背景下，西部高校檔案信息化建設(shè)提上日程，但由于高校檔案管理模式陳舊，且相關(guān)工作人員的信息化能力不足等問題限制了西部高校檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。西部高校應(yīng)積極改善傳統(tǒng)檔案管理理念，重視檔案信息化的深入滲透，提升西部高校綜合實力。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性

1.推進校園檔案信息化管理的迫切需要

隨著各個高校教育形式的多樣化，高校檔案管理內(nèi)容逐漸復(fù)雜，包括了教學(xué)課堂、專業(yè)建設(shè)、學(xué)籍、教研等方面的管理。高校檔案管理迫切需要信息化管理模式的支持，以提高校園整體管理工作效率，大多數(shù)院校已經(jīng)逐漸開始將信息化技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理中，改善了傳統(tǒng)的檔案管理模式。采用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，可以提高高校管理人員對現(xiàn)代化技術(shù)操作水平，能夠推動校園整體信息化發(fā)展的進程。在信息化背景下，高校為了適應(yīng)整個社會的發(fā)展，需要突破傳統(tǒng)檔案管理方式，積極融合信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢作用。利用信息化檔案管理可對各種形式的文件進行收集、整理等，可以在檔案管理工作中有效地提高效率。西部高校檔案管理工作與信息化建設(shè)相互融合，能夠改善傳統(tǒng)檔案室工作模式，進而提供更全面的服務(wù)，且操作更簡單，有利于長期檔案的管理和存儲，因此信息化時代推動著高校檔案管理模式的優(yōu)化升級。

2.高校檔案信息化管理建設(shè)的主體和核心

近年來，各大院校擴大辦學(xué)規(guī)模，整體教學(xué)中心逐漸下移。高校院系是目前教學(xué)管理的主體，而檔案的保存管理工作是各院系的重點，為了更好地提高辦學(xué)水平，信息化建設(shè)必須提上日程。高校檔案室的發(fā)展是核心問題，在信息化管理建設(shè)中具有重要影響，負(fù)責(zé)收集、整理、保管檔案資料，因此檔案的信息化建設(shè)對高校整體檔案管理具有促進作用。通過檔案管理的信息化建設(shè)可以帶動高校整體管理模式的信息化進程，實現(xiàn)高校現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展，有助于提升高校綜合實力。

3.檔案信息資源為高校各項工作提供參考

各個高校的檔案中都包含著豐富的內(nèi)容，包括財會類、教學(xué)設(shè)備類、聲像學(xué)籍、基建類等等，因此高校檔案信息化建設(shè)可為各項工作的展開提供資料參考。西部高校通常具有自身特色，檔案中記載了多年以來的工作要領(lǐng)和實施的各種政策，從檔案記錄中能夠清楚地了解到高校工作效果，并起到一定的借鑒作用。高校檔案的信息化建設(shè)，圍繞校園發(fā)展中心任務(wù)收集、分析、儲存了大量有效信息，可隨時為學(xué)校提供非常重要的工作參考。

二、西部高校檔案信息化建設(shè)中存在的不足

1.檔案專業(yè)人才配備不足

目前，西部高校檔案管理工作在信息化時代下面臨較大挑戰(zhàn)，由于歷史因素影響，導(dǎo)致西部高校檔案室中工作人員缺乏相關(guān)檔案的專業(yè)知識和能力。就現(xiàn)狀來看，我國西部高校檔案管理工作專業(yè)人員通常學(xué)歷層次低、年齡較大，對于信息化操作的能力參差不齊，影響了檔案信息化建設(shè)的有效性。很多西部高校檔案管理部門通常由一個人負(fù)責(zé)，繁雜的工作內(nèi)容與人才配備之間的沖突限制了檔案信息化發(fā)展進程。西部高校檔案工作室缺乏年輕工作者，對檔案管理工作重視度不足，檔案管理方式與現(xiàn)代辦學(xué)理念不相符合，容易出現(xiàn)人才脫節(jié)的現(xiàn)象，不利于檔案事業(yè)更長遠(yuǎn)的發(fā)展。西部高校檔案管理專業(yè)人員綜合素質(zhì)不足，在信息化教學(xué)管理中很難快速適應(yīng)技術(shù)需求，且對檔案業(yè)務(wù)不熟練，在檔案信息化管理中容易出現(xiàn)各種問題。我國大部分西部高校的檔案信息化建設(shè)中，都缺乏復(fù)合型專業(yè)人才，缺乏專業(yè)素質(zhì)的支撐，很難提升檔案信息化管理質(zhì)量，沒有一支具備高素質(zhì)、科學(xué)合理的檔案管理專業(yè)人才隊伍。在高校教學(xué)管理與信息化融合的大背景下，西部高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備信息化技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)等綜合能力，但是很多高校檔案信息化管理人員的專業(yè)不對口，他們沒有接受過專業(yè)的技能訓(xùn)練，對于檔案管理經(jīng)驗不足，或是沿用傳統(tǒng)管理方法，都不利于高校檔案信息化建設(shè)的有效發(fā)展。在高校檔案室工作的人員很大部分對于檔案工作的理解不夠深入，且與外界相關(guān)的交流也很少，限制了工作人員的思維和能力，工作狀態(tài)比較呆板。高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案部門人員招聘也不重視，導(dǎo)致目前教學(xué)檔案工作部門的專業(yè)人員十分匱乏，管理隊伍也十分松散，專職人員專業(yè)素質(zhì)和工作結(jié)構(gòu)都不夠精細(xì)，不利于高校檔案信息化的優(yōu)化發(fā)展。

2.檔案室建設(shè)和發(fā)展不平衡

西部高校檔案室的建設(shè)需要考慮多個方面，包括檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息資源開發(fā)利用、檔案人才培養(yǎng)等等。目前，高校檔案室建設(shè)管理與信息化發(fā)展理念之間還有一定距離，檔案室建設(shè)還處于比較傳統(tǒng)的狀態(tài)，在實際檔案室管理工作中依然采用紙質(zhì)的管理模式，信息保存形式也多為紙質(zhì)檔案。實際上，利用傳統(tǒng)的信息資料記錄方式容易出現(xiàn)失誤，對于檔案資料有效的再次利用存在漏洞，尤其在實際工作當(dāng)中常存在各種問題，容易影響到檔案管理的高效發(fā)展。目前，西部高校檔案室建設(shè)管理方式比較落后，工作人員的信息化技術(shù)能力有限，導(dǎo)致檔案室建設(shè)與信息化發(fā)展存在不協(xié)調(diào)性。在信息化時代帶動下，雖然西部高校檔案室建設(shè)得到快速發(fā)展，但是信息化發(fā)展還存在不均衡性，檔案室整體信息化發(fā)展程度不高，這種不平衡性不利于高校檔案管理水平的提升。

3.檔案信息化建設(shè)進程滯后

目前，我國西部高校檔案建設(shè)管理模式較落后，對于檔案資料的開發(fā)利用沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)形式，信息化水平比較低下。雖然傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有較長時間的歷史，且存在一定優(yōu)勢，但是在信息化時代的當(dāng)代社會，傳統(tǒng)的檔案管理模式不利于工作效率的有效提高。西部高校雖然逐漸經(jīng)信息化技術(shù)手段應(yīng)用于教學(xué)管理中，但還處于初期適應(yīng)階段，在檔案管理中的應(yīng)用還不夠成熟，檔案信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性，無法凸顯信息化的優(yōu)勢。高校檔案工作通常比較繁雜，而目前檔案數(shù)字化程度不高，為檔案的收集、保存帶來一定麻煩，檔案信息化操作不熟練，容易導(dǎo)致文件檔案的丟失或銷毀，嚴(yán)重影響了高校檔案管理的有效發(fā)展。高校檔案建設(shè)的信息化意識不足，缺乏對信息化檔案管理設(shè)備的深化了解，沒有一個系統(tǒng)的高效檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，甚至有些高校還沒有一個系統(tǒng)的數(shù)字化檔案運作流程?？傊?，在西部高校檔案工作中常需要花費大量財力、物力、人力等，對于信息化的應(yīng)用不夠理想化，教學(xué)管理整體思想的落后性，影響了檔案信息化建設(shè)進程的順利實施。