全面預算管理在物業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用分析

錢偉

摘 要：物業(yè)行業(yè)作為服務(wù)行業(yè)的代表領(lǐng)域，伴隨著社會經(jīng)濟騰飛及相關(guān)產(chǎn)業(yè)的崛起，經(jīng)歷了一段黃金發(fā)展周期。物業(yè)企業(yè)是綜合性經(jīng)營服務(wù)企業(yè)，其管理模式集中凸顯出高度的統(tǒng)一管理原則，其業(yè)務(wù)領(lǐng)域多元化特征也滿足了各行各業(yè)的服務(wù)需求。而近年來由于物業(yè)行業(yè)市場準入門檻降低，市場經(jīng)營的復雜性也同時帶來更嚴峻的競爭關(guān)系。為了更好地提升服務(wù)質(zhì)量、滿足差異化需求，現(xiàn)代化的物業(yè)企業(yè)必須將管理、經(jīng)營和市場融為一體，充分借助全面預算管理工具發(fā)揮市場預測功能，合理配置各項資源，在低耗能的基礎(chǔ)上更加充分的發(fā)揮資源使用價值，為企業(yè)的財務(wù)管理活動提供制度保障。以全面預算管理作為核心管理工具，在意識、管理制度、牽頭機構(gòu)、過程控制等多方面采取有效的優(yōu)化措施，實現(xiàn)企業(yè)全員參與和全方位控制。本文基于物業(yè)企業(yè)，分析在推進全面預算管理過程中存在的不足，并基于問題分析尋找相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：全面預算管理 ?物業(yè)企業(yè) ?應(yīng)用分析

一、物業(yè)公司全面預算管理重要意義

據(jù)《中國物業(yè)管理行業(yè)市場競爭現(xiàn)狀及投資方向研究報告》相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)論，截止2018年，物業(yè)行業(yè)市場企業(yè)總數(shù)超過11.8萬家，物業(yè)行業(yè)從業(yè)人口增長至983.7萬人，行業(yè)管理物業(yè)面積約279.3億平方米，增速高達13%。目前，萬科、龍湖、綠地等大型的集團化房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)也逐步開始發(fā)展物業(yè)管理服務(wù)領(lǐng)域，在物業(yè)服務(wù)成本不具優(yōu)勢的情況下制定差異化戰(zhàn)略，制定本公司的物業(yè)服務(wù)主營類型。一般情況下，其主營服務(wù)占比超過70%，而政府、事業(yè)單位相關(guān)的場館類物業(yè)因有財政撥款的支持，物業(yè)費收繳率基本能達到100%，住宅類物業(yè)則收費率可達到95%左右，收費保障程度較高。從相關(guān)數(shù)據(jù)不難看出物業(yè)管理行業(yè)競爭壓力較大，企業(yè)要想適應(yīng)市場競爭、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，在提升服務(wù)質(zhì)量的同時也需要加強內(nèi)部管理工作，充分發(fā)揮全面預算管理、實現(xiàn)企業(yè)增盈創(chuàng)收，逐步走上集約化發(fā)展道路。對物業(yè)企業(yè)來說，首先，全面預算管理是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的前提條件。物業(yè)企業(yè)開展全面預算管理工作能全面掌握國際和國內(nèi)的市場變化趨勢，深入了解自身的財務(wù)和經(jīng)營狀況，為企業(yè)管理層的決策及內(nèi)部資源調(diào)配提供有效的信息支持，降低企業(yè)決策風險;其次，全面預算管理的應(yīng)用能提升企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)配合程度。全面預算管理工作的開展涉及的流程和部門較多，覆蓋面積較廣，而有效的預算管理可以將企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和預算目標分解細化，使預算責任能夠精確落實，不但可以加強企業(yè)內(nèi)的財務(wù)管理、人力資源管理、客戶管理等部門之間的聯(lián)系和溝通，還能優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu);最后，全面預算管理有利于企業(yè)排查和解決財務(wù)問題。全面預算管理工作的開展依托于企業(yè)的財務(wù)信息，同樣預算考核結(jié)果反饋到企業(yè)也能通過預算執(zhí)行情況與預算目標之間的差異性分析出企業(yè)財務(wù)管理中存在的問題，減少資金浪費現(xiàn)象，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

二、物業(yè)公司全面預算管理實踐中的關(guān)鍵問題

（一）全面預算管理意識淡薄

物業(yè)企業(yè)普遍存在“重編制、輕管理”的問題，不僅未建立一套科學的管理機制，也沒有將預算管理與企業(yè)具體的標準體系、行為規(guī)范以及日常經(jīng)營直接掛鉤，相應(yīng)的預算配套設(shè)施不健全，造成預算管理流于形式。例如，北京某物業(yè)公司的日常經(jīng)營業(yè)務(wù)主要以收繳物業(yè)管理費、水電設(shè)施維護費用、公共區(qū)域保潔費用等為主，企業(yè)財務(wù)收支涉及項目較多。但由于企業(yè)管理層人員對預算管理重視程度不足，僅將日常收支工作納入預算管理中，沒有發(fā)揮預算管理的預測、分析、控制以及決策功能，造成預算執(zhí)行進度緩慢，企業(yè)存在嚴重的虧損現(xiàn)象。

（二）預算組織機構(gòu)職能缺失

物業(yè)企業(yè)尚未針對預算管理工作建立完善的預算審批機構(gòu)、落實預算責任主體，除了極少數(shù)的大規(guī)模、跨區(qū)域物業(yè)企業(yè)以外，大部分企業(yè)預算管理工作以管理層人員牽頭、多個業(yè)務(wù)部門配合的形式下開展，大部分基礎(chǔ)性的工作由財務(wù)部門主導。而各職能部門及崗位對預算管理工作配合程度較低，企業(yè)的預算監(jiān)督、考核以及反饋機制之間缺乏系統(tǒng)性和聯(lián)系性，影響預算管理工作的有序推進。例如，某物業(yè)公司雖然設(shè)置了基礎(chǔ)的預算管理領(lǐng)導小組和預算執(zhí)行辦公室，但組織機構(gòu)職能缺失的問題依舊存在。其一，企業(yè)未設(shè)立預算管理委員會，企業(yè)的重大事項決策、日常預算數(shù)據(jù)處理、預算考核評價等工作缺乏相應(yīng)的負責機制;其二，預算管理工作沒有基于預算目標，將預算責任分解和細化到各責任主體上，也沒有明確關(guān)鍵崗位的職能權(quán)限;其三，以財務(wù)預算為核心編制預算，財務(wù)與業(yè)務(wù)部門存在職能隔閡，預算銜接工作不緊密。

（三）預算編制與實際脫節(jié)嚴重

一方面，物業(yè)企業(yè)在預算編制環(huán)節(jié)常采用增量預算法，即參照上一年的預算執(zhí)行情況、結(jié)合下期預算變動因素，以相應(yīng)的增加或減少預算資金的方式編制預算方案。增量預算法雖然比較常用，且具備簡單、操作性強的優(yōu)勢，但這種方法極易造成單一的平均主義，也不利于調(diào)動各部門及員工的工作積極性。同時，物業(yè)公司的預算內(nèi)容主要包括財務(wù)收支預算、現(xiàn)金流量預算以及資本支出預算等，但在預算編制過程難免存在主觀性意識較強的問題，例如虛假掛賬、人為調(diào)低利潤目標以及跨年攤銷費用等，極大地影響預算編制的準確性;同時，物業(yè)企業(yè)的預算編制過程往往忽略了增值收入，例如：小區(qū)寫字樓廣告收入、特約服務(wù)收入以及其他收入等，且不同項目經(jīng)理在同一項目中所消耗的成本及利潤都存在差異，預算編制內(nèi)容不夠全面;另一方面，物業(yè)公司預算編制采集的信息過于片面，而公司編制預算需要行業(yè)政策更新、市場發(fā)展趨勢、市場占有份額等相關(guān)數(shù)據(jù)，還需要從行業(yè)、業(yè)務(wù)部門、宏觀經(jīng)濟、個體等多層面進行全方位數(shù)據(jù)分析，提升預算編制內(nèi)容的精準性。此外，項目預算編制僅以當期合同內(nèi)的事項為主，沒有考慮撤管時全生命周期成本，例如：撤管人員離職補償、危險事項處理預提準備金等，這也是造成預算與實際脫節(jié)嚴重的主要原因。

（四）預算過程控制不足

從預算執(zhí)行與控制角度來說，物業(yè)公司存在預算執(zhí)行率低、預算調(diào)整機制不健全的問題。由于財務(wù)部門的預算分析更注重財務(wù)指標，而業(yè)務(wù)部門的預算分析工作偏重于技術(shù)指標，雙方對預算執(zhí)行的判斷分析存在差異，造成預算運行難以達到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，例如：在申報預算時，由于財務(wù)部門人員對業(yè)務(wù)不熟悉，不了解小區(qū)及寫字樓保安保潔的配置情況，也不了解設(shè)備維修保養(yǎng)期限等，難免造成預算執(zhí)行差異較大;從預算監(jiān)管角度來說，目前大部分物業(yè)公司尚未建立內(nèi)部審計體系，預算過程監(jiān)督工作也往往由財務(wù)稽核部門一力承擔，導致預算執(zhí)行過程中缺乏嚴格的第三方約束，預算監(jiān)管缺位現(xiàn)象嚴重;從預算考核評價角度來說，物業(yè)公司預算績效考核環(huán)節(jié)的缺陷主要表現(xiàn)在考評指標設(shè)置方面，即企業(yè)過于重視短期財務(wù)指標，如利潤、成本、現(xiàn)金流量等，但沒有稽核戰(zhàn)略目標，考慮到市場占有率、客戶滿意度、投訴率等非財務(wù)指標，影響考核結(jié)果的公平公正性。

（五）預算信息化系統(tǒng)不健全

一方面，物業(yè)公司尚未健全完善的信息技術(shù)平臺，預算編制、調(diào)整、匯總、分析等數(shù)據(jù)處理工作以人力操作為主，手工填報數(shù)據(jù)量較大，嚴重影響預算編制效率;同時，預算管理信息化程度較低，很多物業(yè)企業(yè)仍舊采用基礎(chǔ)的EXCEL表格錄入信息。內(nèi)部信息傳遞渠道也多以O(shè)A系統(tǒng)為主，造成嚴重的信息不對稱現(xiàn)象;另一方面，針對差異性的經(jīng)營業(yè)務(wù)，其信息系統(tǒng)也非常復雜。而部分已經(jīng)形成基礎(chǔ)化信息建設(shè)的物業(yè)企業(yè)使用金蝶ERP系統(tǒng)開展各項工作，但卻并未打破“信息孤島”現(xiàn)象，數(shù)據(jù)的同步及系統(tǒng)對接工作還沒有實現(xiàn)，預算申請、預算審批下達、預算執(zhí)行控制、預算分析等系統(tǒng)不能形成閉環(huán)管理，造成信息數(shù)據(jù)脫節(jié)、資源共享效率低，無法服務(wù)于企業(yè)的各項經(jīng)濟決策。此外，信息化軟件價格高昂，而物業(yè)企業(yè)利潤較低，攤銷壓力較大，這也是造成物業(yè)企業(yè)預算信息化程度較低的主要原因。

三、物業(yè)公司優(yōu)化全面預算管理工作的有效策略

（一）強化預算意識，健全預算機構(gòu)

一方面，管理層人員必須結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，充分借助“互聯(lián)網(wǎng)+預算”的管理模式搭建預算分析平臺，形成多層級的財務(wù)分析報告，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供依據(jù);同時，以長期規(guī)劃的眼光看待預算管理工作，基于戰(zhàn)略目標制定預算短期經(jīng)營目標及中長期計劃，為了后續(xù)的預算編制及預算執(zhí)行指明方向。另一方面，強化基層人員對預算管理的意識，通過組織學習、下發(fā)文件等方式要求基層人員了解預算流程和基本內(nèi)容，調(diào)動內(nèi)部人員的參與積極性，保證預算管理全方位覆蓋。物業(yè)企業(yè)還要健全預算管理組織機構(gòu)，以總經(jīng)理為責任人，其他品質(zhì)管理部門、電梯管理部門、工程管理部門、綜合管理部門、財務(wù)管理部門以及人力資源管理部門等重要負責人形成預算管理委員會，協(xié)調(diào)、組織和評定預算管理工作;在預算管理委員會下設(shè)預算辦公室，由財務(wù)部門牽頭主導、其他業(yè)務(wù)部門人員配合，有序開展預算編制工作，并明確界定預算職能和責任，避免內(nèi)部相互推諉責任;預算管理責任中心則直接參照不同部門的職能進行責任界定和劃分，包括成本中心、利潤中心以及管理中心，落實責任主體，提升預算執(zhí)行效率。此外，預算審批方案下達應(yīng)當圍繞預算經(jīng)營指標和重點業(yè)務(wù)工作，并結(jié)合業(yè)務(wù)部門的職能工作，在經(jīng)營指標設(shè)置的基礎(chǔ)上建立非財務(wù)指標，包括客戶滿意度、安全管理以及服務(wù)品質(zhì)等，全面覆蓋企業(yè)的各項經(jīng)營活動。

（二）整合預算資源，合理編制預算

1、預算編制內(nèi)容

物業(yè)企業(yè)的預算內(nèi)容包括業(yè)務(wù)預算、籌資預算、資本預算以及財務(wù)預算。業(yè)務(wù)預算指預算時期現(xiàn)金收付活動產(chǎn)生的收入、費用以及成本等財務(wù)要素，具體操作中需要對所管物業(yè)所涉及的場館、住宅和寫字樓等進行分別測算。其中收入預算主要依據(jù)實際業(yè)務(wù)服務(wù)預測收入（一般主營業(yè)務(wù)占物業(yè)收入的80%左右），除了基礎(chǔ)的房屋物業(yè)收費以外，還包括車位、經(jīng)營場所委托出租服務(wù)費、特約服務(wù)費等收入，結(jié)合年度預算利潤目標編制;成本預算則需要涵蓋物料消耗、人工成本、采購成本、綠化設(shè)施維護費用、保潔費用、秩序維護費用、特種設(shè)備保險成本等內(nèi)容，以合同約定數(shù)額和行業(yè)成本標準為參考依據(jù);費用預算指企業(yè)管理、運營、資產(chǎn)、員工薪資等方面的支出，以固定預算法編制預算?；I資預算指物業(yè)企業(yè)為了維持日常經(jīng)營活動在預算期內(nèi)向外部機構(gòu)借入的長短期貸款、發(fā)行債券等，需要企業(yè)在期限內(nèi)償還本息?；I資預算編制可以基于籌資決策方案、債券審批文件、貸款利率、期初借款余額等內(nèi)容編制預算。資本預算即對預算時期內(nèi)企業(yè)開展的各項投資活動進行預算，具體來說包括固定資產(chǎn)投資預算、債權(quán)投資預算、權(quán)益性資本投資預算等。固定資產(chǎn)投資預算編制應(yīng)基于投資項目可行性報告進行編制，要求預算內(nèi)容全面反映投資項目內(nèi)容、規(guī)模、時間、收益、現(xiàn)金出入等相關(guān)信息;權(quán)益性資本預算編制則需要按照企業(yè)投資決策、年度權(quán)益性資本投資計劃等相關(guān)數(shù)據(jù)編制預算。財務(wù)預算主要圍繞著業(yè)務(wù)預算開展，以預期資產(chǎn)負債、預期利潤以及現(xiàn)金作為預算編制主要內(nèi)容，在編制過程中要注意對逾期未處理債務(wù)、逾期擔保以及不良項目投資等問題謹慎處理，合理確定資產(chǎn)預計減值準備;此外，重視成本預算編制，將成本預算內(nèi)容細化為能源消耗、公共設(shè)施維修、人工成本、綠化清潔、停車管理等多個項目中，并以管理費用作為成本預算編制重點，對辦公費、培訓費、折舊費等項目支出進行合理預計，保證預算編制內(nèi)容的準確性。當然，預算編制也要充分考慮到單個物業(yè)管理的面積，同樣單價的物業(yè)費，體量大的公攤管理費用攤薄，利潤率稍高，而體量小的則物業(yè)費率要低一些，還要考慮到能源支出是否需要另付運營成本等。

2、預算編制方法

在預算編制方法上由于物業(yè)企業(yè)與市場聯(lián)系程度較高，且易受宏觀政策更新的影響，為了提升預算編制的準確性企業(yè)應(yīng)在保留原有的固定預算、增量預算等方法的基礎(chǔ)上借助滾動預算編制現(xiàn)金流量變化、采用零基預算編制費用增長預測等，不僅能提升預算管理的可操作性，也能提高預算執(zhí)行效率。

（三）落實預算控制，發(fā)揮考核作用

首先，物業(yè)企業(yè)要健全預算分析機制，針對預算執(zhí)行進度和預算初始指標對比結(jié)果，分析預算流程規(guī)范性、資源消耗情況、企業(yè)盈利收益能力等，基于預算分析結(jié)果指導相關(guān)責任部門進行整改工作;其次，以“期中調(diào)整、期后追認”的管理手段作為預算調(diào)整基本準則，一旦出現(xiàn)重大決策變革或市場大幅度變化等突發(fā)問題可以依據(jù)規(guī)范調(diào)整流程上報預算審批部門進行層層審批，并落實到預算調(diào)整方案中;再次，健全預算反饋機制，通過實時監(jiān)督匯報、定期編制報告以及預算會議調(diào)度等方式做好預算反饋工作，規(guī)范反饋報告形式、內(nèi)容、審批責任人等，發(fā)揮事前預測和監(jiān)管職能，引導企業(yè)后續(xù)的資源配置工作及業(yè)務(wù)規(guī)劃;最后，物業(yè)企業(yè)還要積極引入BSC考核辦法，基于不同的考核項目采用完成百分比方法，以物業(yè)費收繳完成率、賬務(wù)清欠完成率、成本費用支出占收入比率、非物業(yè)收入占比、人工成本占比、應(yīng)收賬款回款率、服務(wù)滿意度等作為考核指標，以費用收繳率、應(yīng)收賬款占比以及人力成本控制等作為重點指標，并使用酬金制的方法調(diào)動人員的工作參與性，在保證服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上使得目標利潤能夠維持在10%。通過這一系列操作，能夠全面、科學的驗證企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀和發(fā)展能力，并將預算績效考核與員工薪資直接掛鉤，提升對基層人員的約束控制力度。

（四）搭建全面預算管理信息系統(tǒng)

一方面，物業(yè)企業(yè)要加大預算管理信息化建設(shè)方面的資金投入工作，基于當前會計電算化的基礎(chǔ)上開通預算管理功能模塊，并分別設(shè)置預算編制、預算執(zhí)行、預算分析和績效管理模塊。其中預算編制模塊主要以預算報表編制、上報、調(diào)整為主要功能;預算執(zhí)行模塊則以預算預警機制為主，對預算執(zhí)行過程進行信息捕捉和跟蹤反饋，一旦發(fā)現(xiàn)超預算或預算偏差較大等現(xiàn)象能自動觸發(fā)報警系統(tǒng)，關(guān)閉預算支出申請功能;預算分析模塊則以固定分析、多維分析、圖像化展示等多種形式分析預算執(zhí)行情況;績效管理模塊則具備自動采摘關(guān)鍵指標、基于BSC系統(tǒng)實現(xiàn)自動評分考核的功能。另一方面，在企業(yè)內(nèi)搭建信息共享平臺，基于“聯(lián)動上下、雙向傳導”的方式實現(xiàn)預算信息在上下層級、平級部門之間的對流，打破信息孤島現(xiàn)象，實現(xiàn)內(nèi)部有效的溝通管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，物業(yè)企業(yè)開展全面預算管理是企業(yè)打破當前發(fā)展困境、健全現(xiàn)代化管理體系的必要途徑。因而物業(yè)企業(yè)應(yīng)從意識更新、體系建設(shè)、保障機制強化等多方面入手，逐步健全預算管理組織體系，促進企業(yè)長效發(fā)展。

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