新時代背景下人事檔案管理信息化建設(shè)的探討

孫婷婷

摘要：人事檔案記載著個人的行事作風，包括個人在校、在社會上的主要經(jīng)歷歷程、政治面貌、學歷情況、家屬關(guān)系等書面記錄，在個人的一生當中占據(jù)著重要地位。在新時代的背景下，隨著科技的不斷發(fā)展，人事檔案管理迎來信息化的建設(shè)，人事檔案作為一種具有重要價值的信息資源，在信息化管理建設(shè)過程中，必須要保證人事檔案的完整性與真實性不受損壞。做好人事檔案管理信息化建設(shè)對現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)與引進具有社會意義。

關(guān)鍵詞：新時代;人事檔案管理;信息化建設(shè)

人事檔案是各大專科院校、事業(yè)單位、政府機關(guān)對人才的培養(yǎng)、選拔、調(diào)任等工作活動的主要依據(jù)，為了確保人事檔案的系統(tǒng)化管理，在新時代的背景下，需要相關(guān)工作人員更積極、更主動地實行人才培養(yǎng)政策，在科技發(fā)展與信息化的發(fā)展下，將人事檔案管理積極轉(zhuǎn)型為信息化管理模式，加強人事檔案信息化管理對各大?？圃盒！⑹聵I(yè)單位、政府機關(guān)具有重要的現(xiàn)實意義，能夠幫助各個單位引進人才，對各個單位的長期發(fā)展具有積極作用。

一、人事檔案管理信息化的意義

在信息網(wǎng)絡(luò)科技飛速發(fā)展的當下，人事檔案管理必須要與時俱進，否則就會被新時代淘汰。尤其是21世紀之后，全球的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都有了質(zhì)的飛躍，人們已經(jīng)意識到掌握準確、實時、有效的信息對人們?nèi)粘Ｉ畹闹匾?，信息的傳遞與掌握已經(jīng)成為一項重要的社會資源。一個企業(yè)能夠掌握人才的信息，對企業(yè)招攬人才、聘任、調(diào)職都有積極作用，人事檔案作為企業(yè)聘任人才的主要信息依據(jù)，對人事檔案進行有效管理顯得至關(guān)重要。自傳統(tǒng)的人事檔案管理中，相關(guān)單位就已經(jīng)認識到了人事檔案管理對人才引進的重要性，而人才對社會的發(fā)展具有重要意義，在新時代背景下，對人事檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息能使人事檔案管理跟上社會發(fā)展的腳步，是未來發(fā)展的必然趨勢[1]。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃不足

目前，對于人事檔案管理信息化建設(shè)還沒有一個統(tǒng)一的標準與指導(dǎo)思想，尤其是在設(shè)備購置、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面。對于事業(yè)單位而言，大多數(shù)還沿襲著傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案管理形式，并沒有分出一項作為專門的檔案管理部分，檔案管理的工作人員專業(yè)化水平也較低，因而導(dǎo)致人事檔案管理信息化水平較為落后。例如：領(lǐng)導(dǎo)干部要出國或出境公干，其審批的方式仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化批審和管理模式，導(dǎo)致工作效率低下。要推進人事檔案管理信息化建設(shè)，必須要為其制定好一個統(tǒng)一的標準，規(guī)劃好未來的發(fā)展方向，在標準的制定時，應(yīng)該要考慮到時代的發(fā)展特征與發(fā)展方向，只有有一個明確且統(tǒng)一的標準及方向，才能使全國的人事檔案管理工作朝著同一個目標前進。

（二）專業(yè)人才隊伍建設(shè)不足

目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并未重視人事檔案管理工作，認為人事檔案管理并無多大作用，因此并不重視人事檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏對人事檔案管理的關(guān)注，同時并不重視人事檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)，保持著“得過且過”的心態(tài)進行人事檔案管理工作。部分企業(yè)人事檔案管理的工作人員并沒有收到專業(yè)化的訓(xùn)練，管理工作與社會發(fā)展嚴重脫節(jié)，相關(guān)部門缺乏專業(yè)化人才。除此之外，較為年長的工作人員學習能力較差，且對紙質(zhì)化人事檔案管理具有習慣性、依賴性，無法及時轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，也不能有效掌握新技術(shù)的使用，現(xiàn)有的管理人員無法滿足人事檔案管理的發(fā)展，因此，必須要建設(shè)專業(yè)人才隊伍，才能確保人事檔案管理信息化工作有序發(fā)展[2]。

三、新時代背景下加強人事檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一信息標準

在信息化人事檔案管理工作開展過程中，必須要利用到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)先進技術(shù)對其進行相應(yīng)的改善，使其手機信息的速度更快、便捷度更高、傳遞更快、準確度更高。沒有統(tǒng)一的信息標準會使得信息資源參差不齊，人事檔案的真實性與準確性也會受到一定的影響，不利于信息資源的共享。因此，必須要對人事檔案進行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一信息標準。例如：信息的傳輸格式與存儲、信息處理與交換等工作，進行有效的統(tǒng)一標準有利于信息的整合與共享。

（二）優(yōu)化管理功能

優(yōu)化管理功能主要是做好系統(tǒng)的整合，系統(tǒng)整合可以分為三個方面入手：一方面是做好信息資源的整合。人事檔案管理信息化建設(shè)最重要的就是信息資源的開發(fā)和利用，在單位中，信息資源可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供依據(jù)，因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該重視人事檔案管理中數(shù)據(jù)庫的更新，并對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)做好整合工作，善用應(yīng)用軟件，對數(shù)據(jù)信息進行匯集，要求專人做好相關(guān)工作，為信息資源整合工作的開展奠定基礎(chǔ);第二方面是做好應(yīng)用軟件的整合。人事檔案信息化建設(shè)需要應(yīng)用到先進的管理方法，以確保檔案資料的安全性和準確性，先進的應(yīng)用軟件對信息化建設(shè)具有積極意義，單位要積極搭建信息化管理平臺;第三方面是加強管理，保證信息安全。人事檔案包含著個人信息，其中存在著大量需要保密的信息，具有一定的機密性，人事檔案管理信息化建設(shè)還要增加用戶權(quán)限設(shè)置、信息傳輸加密、日志審計等功能，最大限度地確保信息的安全性，推進人事檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）加強專業(yè)化隊伍建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)離不開人力資源的調(diào)配，且需要具備眾多專業(yè)度較高的工作人員，相關(guān)單位或企業(yè)可以為工作人員開展定期培訓(xùn)，訓(xùn)練工作人員的專業(yè)度，也可邀請相關(guān)專家進行授課，或者讓工作人員到先進地區(qū)進行實習、學習、調(diào)研，并為提升工作人員的專業(yè)度，組織開展人事檔案管理經(jīng)驗交流會，通過各種渠道提升工作人員的專業(yè)化程度，全面提升工作人員的信息技術(shù)水平和工作效率，為信息化人事檔案管理建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)[3]。

四、結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展變遷，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求和信息傳遞速度要求，想要確保人事檔案管理工作能夠切實發(fā)揮其作用，就必須要與時俱進，迅速將其轉(zhuǎn)型為信息化人事檔案管理，滿足人們對人事檔案查閱、存入、運用等便捷化、迅速化、準確化的要求。促進工作效率通過對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)人事檔案資源共享、迅速傳遞信息等要求，人事檔案信息化能有效促進工作人員的工作效率。

參考文獻：

[1]胡程.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].中國管理信息化，2019，22（23）：158-159.

[2]甄美清.新時代背景下人事檔案管理信息化建設(shè)的有效探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（14）：59+128.

[3]趙啟明.新時代背景下加強檔案管理信息化應(yīng)用探討[J].時代農(nóng)機，2018，45（08）：111.