論加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)疫情防控聲像檔案的“藏與用”

摘 要：疾控機(jī)構(gòu)疫情防控聲像檔案是指疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在各類疫情防控工作中形成的具有保存價(jià)值的影片、唱片、錄音帶、錄像帶等以特殊材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的客觀的歷史記錄，是形、聲、文的有機(jī)整體，作為視聽(tīng)信息的集合，它忠實(shí)記錄了歷史，對(duì)疾病防控科學(xué)研究具有重要的指導(dǎo)意義。如何加強(qiáng)該檔案的“藏與用”，成為擺在檔案人面前一項(xiàng)重要的課題，本文就該檔案管理中普遍存在的難點(diǎn)和相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu)疫情防控;聲像檔案;藏與用

疾控機(jī)構(gòu)疫情防控聲像檔案是指疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在各類疫情防控工作中形成的具有保存價(jià)值的影片、唱片、錄音、錄像等以特殊材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說(shuō)明的客觀的歷史記錄，是形、聲、文的有機(jī)整體，其所具有的真實(shí)、形象、鮮活等特性和優(yōu)勢(shì)是文書檔案所不具備的。筆者多年來(lái)在歷次疫情防控聲像檔案管理的實(shí)踐中，不斷提高對(duì)該檔案重要作用的認(rèn)識(shí)，注重加強(qiáng)收集、整理及開(kāi)發(fā)利用，藏用并重，充分挖掘其價(jià)值，良好的檔案管理工作為有效推進(jìn)疫情防控工作發(fā)揮了積極作用。下面圍繞該檔案管理中實(shí)際存在的難點(diǎn)和相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行論述，并就如何加強(qiáng)該檔案的“藏與用”進(jìn)行探討。

1 疾控機(jī)構(gòu)疫情防控聲像檔案管理中存在的難點(diǎn)

1.1 管理制度缺失，長(zhǎng)期分散管理

目前，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)都會(huì)按照國(guó)家的相關(guān)要求制定適用于本單位的檔案管理制度，但其中涉及疫情防控聲像檔案的管理制度卻很不健全，責(zé)任不明、無(wú)章可循的情況使得許多重要的歷史記錄被錯(cuò)失。另外，疫情防控聲像檔案主要產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門和機(jī)構(gòu)內(nèi)專業(yè)攝錄人員之手，長(zhǎng)期分散管理現(xiàn)象普遍，未能及時(shí)交予單位綜合檔案室集中保存，導(dǎo)致很多原始聲像資料散落在個(gè)人手中，一旦出現(xiàn)機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整變動(dòng)，就極易造成檔案流失，更談不上長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用[1]。

1.2 聲像不加篩選，檔案堆積如山

如今數(shù)字化已經(jīng)成為主流，聲像資料便具有成像快、成本低的特點(diǎn)，拍攝者往往本著“寧濫勿缺”的原則，盡可能地多拍，有時(shí)一次工作活動(dòng)，就可能產(chǎn)生幾十甚至上百個(gè)聲像片段，而其中，同一人物、同一角度的聲像資料就有很多，加之對(duì)焦不清、構(gòu)圖不全的廢片也不乏其數(shù)。有些拍攝者為了貪圖方便，習(xí)慣將一次工作活動(dòng)的所有聲像資料不加篩選地打包移交至檔案部門，致使資料堆積如山，給單位檔案管理工作帶來(lái)很大困擾。

1.3 說(shuō)明文字缺失，聲像淪為死檔

疫情防控聲像檔案具有較強(qiáng)實(shí)效性和特殊的歸檔要求，應(yīng)在第一時(shí)間輔以文字說(shuō)明，如不及時(shí)進(jìn)行文字標(biāo)注，寫明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，那么日后就算是攝錄者本人也很難追憶齊全。更有甚者檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為原始資料拍攝好就算完成任務(wù)了，不需要標(biāo)注、分類、歸檔，導(dǎo)致原本珍貴的檔案淪為死檔，失去其應(yīng)有的價(jià)值。

1.4 綜合能力不強(qiáng)，主觀能動(dòng)不足

疫情防控聲像檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力，除了檔案管理知識(shí)外，影像拍攝、采集編輯、計(jì)算機(jī)技術(shù)和文字寫作能力都是必備技能。目前，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的聲像檔案管理員一般都不是專業(yè)出身，他們不僅缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)及各項(xiàng)技能，更缺乏對(duì)該檔案進(jìn)行匯編和開(kāi)發(fā)的能力。專業(yè)人才的缺乏，直接影響了檔案管理的質(zhì)量。除人員綜合能力不強(qiáng)外，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)還普遍存在聲像檔案收集困難、質(zhì)量不高、室藏不足等現(xiàn)象。根源就是管理人員主觀能動(dòng)性不足。我們體會(huì)到，除規(guī)定各部門將聲像資料及時(shí)移交單位檔案室外，作為檔案管理員必須發(fā)揮主觀能動(dòng)性，變被動(dòng)等待為主動(dòng)采集，并制定年度采集計(jì)劃，以此豐富聲像檔案室藏，為后期開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

1.5 保管條件落后，造成安全隱患

疫情防控聲像檔案的保管有嚴(yán)格的條件限制，保管上要做到專庫(kù)、專柜存放，除有嚴(yán)格的溫、濕度要求外，還須具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。但是，大多數(shù)疾控機(jī)構(gòu)缺少聲像檔案專柜等保管設(shè)備，處于原始階段，只是將聲像資料大量堆積，進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)式管理，達(dá)不到恒溫、恒濕、防磁等保存要求。保管條件落后，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存。而且聲像檔案究其本質(zhì)就是一堆二進(jìn)制的數(shù)據(jù)，其必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行讀取和操作。因此，如果遇到計(jì)算機(jī)硬件損壞、病毒入侵、數(shù)據(jù)誤刪等情況發(fā)生，就會(huì)造成不可挽回的損失，后果十分嚴(yán)重。

1.6 藏用難以并重，服務(wù)價(jià)值缺失

目前，各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)疫情防控聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用意識(shí)還很不夠，很多具有開(kāi)發(fā)利用價(jià)值的檔案僅是接受次數(shù)較少的查閱，“重藏輕用”的現(xiàn)象，造成了檔案服務(wù)價(jià)值的缺失。其實(shí)該檔案除了憑證、依據(jù)作用外，還能通過(guò)對(duì)其進(jìn)行專題編研、開(kāi)發(fā)，使之更加生動(dòng)直觀地展示歷史的軌跡，更加全面具體地發(fā)揮其科研價(jià)值。

2 加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)疫情防控聲像檔案管理的對(duì)策

2.1 健全管理制度，實(shí)行集中管理

要想改變疫情防控聲像檔案管理混亂的狀況，建立一個(gè)健全的管理制度來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很有必要。應(yīng)從采集、整理、刪選、標(biāo)注到提交單位綜合檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，做到有章可循、責(zé)任到人，防止分散流失，杜絕歸為己有。同時(shí)將檔案管理工作納入年度考核目標(biāo)，與考核直接掛鉤，以確保檔案歸檔數(shù)量及質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)聲像篩選，做到重點(diǎn)突出

要想改變聲像檔案堆積如山，歸檔工作無(wú)從下手的狀況，就必須明確歸檔范圍，加強(qiáng)篩選，擇優(yōu)入檔。一般來(lái)說(shuō)，在疫情防控工作中歸檔范圍應(yīng)主要包括：圍繞疫情防控工作所開(kāi)展的重要公務(wù)、業(yè)務(wù)活動(dòng);領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與防控工作有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng);反映與疫情防控有關(guān)的重點(diǎn)工程、科研項(xiàng)目;所獲得的榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、證書、錦旗;與疫情相關(guān)的重大事件、重大事故以及其他具有保存價(jià)值的聲像資料。在實(shí)際工作中，建議依據(jù)以下原則對(duì)資料進(jìn)行篩選：反映同一內(nèi)容、同一場(chǎng)景的若干片段，應(yīng)選擇其中最具代表性和典型性的內(nèi)容歸檔，所選內(nèi)容應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。其余的及時(shí)刪除，避免形成資料堆積。

2.3 規(guī)范文字說(shuō)明，科學(xué)分類編目

疫情防控聲像檔案的整理、分類、編目以科學(xué)有效、便于利用為原則，建議應(yīng)在全宗號(hào)的聲像號(hào)下設(shè)立獨(dú)立的檔案編目，編目格式為：“全宗號(hào)-年度-保管期限代號(hào)-分類號(hào)-聲像號(hào)-疫情防控聲像號(hào)-描述文字”，此格式比較合理，按照年度歸檔分類，前后一致，便于查閱。其中，文字說(shuō)明必需及時(shí)標(biāo)注，且要綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、拍攝者六要素，概括而全面地揭示該聲像檔案反映的全部信息，且做到文字簡(jiǎn)練，語(yǔ)言通順。

2.4 提高綜合能力，強(qiáng)化主動(dòng)意識(shí)

要改變檔案管理人員綜合能力不足的現(xiàn)狀，必需創(chuàng)造條件為他們提供各種進(jìn)修機(jī)會(huì)，加強(qiáng)其聲像技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，也可向?qū)I(yè)檔案館或聲像檔案工作做得好的單位借鑒學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，以此創(chuàng)造適合人才培養(yǎng)的環(huán)境，多途徑提高人員綜合能力。使其盡快掌握聲像拍攝、采集、編輯等專業(yè)技術(shù)。管理人員自身也要主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高從業(yè)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，為檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的軟環(huán)境。另外，聲像檔案作為一種最直觀、真實(shí)的歷史記錄，其利用價(jià)值是不言而喻的。而室藏是開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，沒(méi)有豐富的、高質(zhì)量的檔案室藏，其管理就無(wú)從談起。針對(duì)疾控機(jī)構(gòu)普遍存在的檔案收集困難、室藏不足等現(xiàn)象，應(yīng)該從源頭抓起，即檔案管理人員必須變被動(dòng)等待為主動(dòng)采集，改變習(xí)慣思維，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做檔案工作有心人，并制定年度采集計(jì)劃，有計(jì)劃有目標(biāo)的開(kāi)展采集工作，以此豐富檔案室藏。具體可以從以下幾個(gè)途徑強(qiáng)化聲像檔案的主動(dòng)采集工作：

1）日常采集。利用單位電子辦公平臺(tái)等途徑建立檔案信息通告制度，形成日常采集慣例，一周一報(bào)，各疫情防控業(yè)務(wù)部門凡具有留檔價(jià)值的內(nèi)容等都可利用信息通告提前告知檔案部門，并填寫檔案采集聯(lián)系單，做好前期溝通，確保檔案工作人員及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，全面采集第一手檔案資料。

2）計(jì)劃采集。每年年初，檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)總結(jié)、梳理、思考與疫情防控相關(guān)的檔案采集工作，了解各部門全年的工作部署，認(rèn)真做好采集備忘，制定年度采集計(jì)劃，以確保定期、定向性地完成采集任務(wù)。

3）重點(diǎn)采集。凡涉及與疫情防控相關(guān)的重大事件、決策，重要活動(dòng)、會(huì)議的內(nèi)容是檔案的核心，具有較高的歷史價(jià)值及研究?jī)r(jià)值，應(yīng)該將其作為重點(diǎn)，全力以赴做好采集工作。

4）專題采集。圍繞與疫情防控相關(guān)的重點(diǎn)項(xiàng)目、科研成果等開(kāi)展專題采集，也是豐富檔案室藏，提高檔案質(zhì)量行之有效的途徑。

2.5 努力創(chuàng)造條件，力求妥善保管

單位要根據(jù)疫情防控聲像檔案介質(zhì)的特殊性，建立符合保管要求的檔案室，嚴(yán)格控制檔案室的相對(duì)溫、濕度，建立防盜、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。

針對(duì)聲像檔案對(duì)軟硬件依賴性高、儲(chǔ)存安全存在隱患這一難點(diǎn)，建立一個(gè)安全儲(chǔ)存制度和環(huán)境十分重要。我們建議各單位做到“雙重保險(xiǎn)”：

“一重保險(xiǎn)”是在線備份。將符合歸檔要求的聲像錄入檔案綜合管理系統(tǒng)中進(jìn)行在線備份保存。錄入時(shí)需注意編目信息的準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)檢索需要，方便管理人員快速在線查閱。

“二重保險(xiǎn)”是脫機(jī)備份。即利用穩(wěn)定的儲(chǔ)存介質(zhì)將符合歸檔要求的聲像檔案進(jìn)行脫機(jī)備份。聲像檔案最常用到的儲(chǔ)存介質(zhì)是硬盤、光盤。由于硬盤極易受到計(jì)算機(jī)故障、病毒入侵、數(shù)據(jù)誤刪等因素的影響，造成不可挽回的損失，所以僅僅將聲像檔案儲(chǔ)存在硬盤上是十分不安全的。而光盤則不然，據(jù)檢測(cè)表明，優(yōu)質(zhì)的藍(lán)光DVD或普通DVD光盤使用壽命均可達(dá)30年以上。所以，光盤是聲像檔案脫機(jī)備份的首選。但務(wù)必選用優(yōu)質(zhì)的光盤，并做好定期檢查、翻刻等保護(hù)措施，即可大大延長(zhǎng)光盤使用壽命。[2]另外，光盤建議一式三份，一份封存保管，一份提供查閱，一份異地保存，以增加安全性。

2.6 改變“重藏輕用”，合理開(kāi)發(fā)價(jià)值

疫情防控聲像檔案作為一種最直觀、真實(shí)的歷史記錄，其利用價(jià)值是不言而喻的。多年來(lái)面臨非典、禽流感、諾如病毒、水污染、甲型流感、手足口病等重點(diǎn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件，本單位以良好的檔案管理工作為依托，科學(xué)、豐富的室藏為基礎(chǔ)，合理開(kāi)發(fā)利用編制了《科學(xué)預(yù)防乙肝，共建和諧社會(huì)》、《新發(fā)傳染病防控高技術(shù)平臺(tái)的建立與運(yùn)用》、《砥礪前行》、《追夢(mèng)十年》、《疾行者》、《復(fù)課學(xué)校預(yù)防性消毒技術(shù)指南》、《復(fù)工企業(yè)消毒技術(shù)指南》、《社區(qū)預(yù)防性消毒技術(shù)指南》等多種編研材料60余件，建立史料陳列室200余平方米、建成專業(yè)類實(shí)物展示“病媒生物標(biāo)本展示館”250平方米，以豐富的檔案編研開(kāi)發(fā)利用有效助推了科研建設(shè)及單位發(fā)展。

綜上所述，疫情防控聲像檔案是疾控機(jī)構(gòu)全宗檔案的重要組成部分，作為視聽(tīng)信息的集合，它忠實(shí)記錄了歷史，具有保存、研究?jī)r(jià)值，對(duì)機(jī)構(gòu)的發(fā)展有著重要的鏡鑒意義。我們應(yīng)從制度條例、人員能力、保管條件、開(kāi)發(fā)利用等方面重點(diǎn)強(qiáng)化，改“重藏輕用”為“藏用并重”，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]高建華.聲像檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].浙江檔案，2013.

[2]任廣偉，陳麗.淺析醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理[J].中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥，2008，3（34）：245-246.

作者簡(jiǎn)介

周心宇（1981-），男，漢族，江蘇無(wú)錫人，本科，館員，無(wú)錫市疾病預(yù)防控制中心。