機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理研究

林建強(qiáng)

摘 要：人事檔案關(guān)系著一個(gè)單位工作人員的考核、調(diào)動(dòng)、升職、職稱評(píng)定等諸多事項(xiàng)，是人才使用、人事任免工作的重要依據(jù)。本文以機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理為例，就人事檔案的重要意義、其管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行研究，并對(duì)此提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;管理;研究

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是對(duì)干部的工作經(jīng)歷、思想政治、學(xué)識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)的真實(shí)記錄，是人才信息儲(chǔ)備的重要載體，是人才信息來源的主要渠道。干部人事檔案，不但可以真實(shí)深刻地反映出其成長(zhǎng)歷程及工作業(yè)績(jī)，而且還是各級(jí)黨組織客觀公正評(píng)價(jià)和正確使用干部的重要依據(jù)。做好干部人事檔案管理工作，是維護(hù)干部合法權(quán)益、夯實(shí)人才基礎(chǔ)的重要前提，對(duì)于國(guó)家人才戰(zhàn)略的發(fā)展起到積極的推進(jìn)作用。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作的狀況

（一）檔案收集不及時(shí)，檔案材料缺失嚴(yán)重

在檔案材料收集過程中，相關(guān)工作人員缺乏歸檔意識(shí)，對(duì)需要存檔的材料缺乏判斷標(biāo)準(zhǔn)，不能按要求及時(shí)分類歸檔，對(duì)日常工作中形成的檔案資料不注意收集，致使檔案出現(xiàn)材料不全、信息不完整等問題，部分單位檔案缺失嚴(yán)重。

（二）檔案管理方法落后，信息更新不及時(shí)

目前，大多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案的收集、整理、保管、檢索以及提供利用等方面，仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，特別是檔案材料的檢索，許多還需要依靠手工來完成，檔案管理方法落后，這在很大程度上影響了人事檔案管理工作的發(fā)展，加之相關(guān)工作人員缺乏動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，對(duì)于人事檔案的管理，往往只局限于個(gè)人以往信息資料的收集、整理和保管，而忽視檔案信息的及時(shí)補(bǔ)充和更新，造成部分人事檔案材料跟不上個(gè)人經(jīng)歷的變化， 內(nèi)容單一，更新滯后，缺乏系統(tǒng)性、完整性。

（三）檔案保管措施不到位，不利于檔案的安全保管

一些單位未按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立單獨(dú)的檔案室，只是在辦公室放置簡(jiǎn)單的檔案柜存放檔案，達(dá)不到“防潮、防蟲、防塵、防火、防盜”的五防要求;在檔案使用過程中不能按照規(guī)定嚴(yán)格辦理借閱登記、不能及時(shí)歸，存在著檔案丟失和損壞的問題;保存的檔案僅限于紙質(zhì)材料，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，不利于檔案的安全保管，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、干部人事檔案管理的建議

（一）強(qiáng)化意識(shí)，不斷加強(qiáng)人事檔案管理人才建設(shè)

一要開展相關(guān)法律、法規(guī)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的法律意識(shí)、保密意識(shí)，提高其思想政治素質(zhì);增強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)，養(yǎng)成及時(shí)歸檔、標(biāo)準(zhǔn)建檔、嚴(yán)格管檔工作習(xí)慣。二要通過檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育學(xué)習(xí)等形式，使檔案管理人員掌握和完善人事檔案管理工作基礎(chǔ)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的專業(yè)化發(fā)展，通過交流互動(dòng)，學(xué)習(xí)檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。三要實(shí)行嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)測(cè)試，引導(dǎo)人事檔案管理人員不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。

在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的新時(shí)期，對(duì)人事檔案管理人員的基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，只有不斷提高和強(qiáng)化管理人員的技能，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。

（二）規(guī)范操作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)有序管理

人事檔案要實(shí)現(xiàn)科學(xué)、有序、高效的發(fā)展，必須遵循時(shí)效性、有序性和完整性的原則。一要把內(nèi)容繁多、數(shù)量巨大、條目繁雜的人事檔案及時(shí)、完整地收集整理，對(duì)于需要存檔的信息進(jìn)行認(rèn)真梳理，分清主次，分類堆放，嚴(yán)格審查，及時(shí)補(bǔ)充，做好登記，以此保證人事檔案信息資料的完整齊全;二要進(jìn)行科學(xué)的分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化，根據(jù)人事檔案的內(nèi)容和形式的不同，對(duì)檔案進(jìn)行不同的分類處理、系統(tǒng)排列和基本編目，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的科學(xué)化和系統(tǒng)化;三要遵循方便利用的原則，既要保證人事檔案的完整性，又要保證查閱人事檔案的便捷性，開展標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理工作，最大限度地提升人事檔案的利用價(jià)值。

（三）加大投入，切實(shí)保障檔案管理安全有序發(fā)展

一要加大資金投入，建設(shè)符合國(guó)家規(guī)范要求的人事檔案室，配備服務(wù)器、交換機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等一系列硬件設(shè)施，同時(shí)要加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)，安裝專業(yè)的軟件系統(tǒng)，配備專業(yè)的管理人員，按照橫向打造硬件設(shè)施、縱向開展信息化管理的思路，全面整合人事檔案管理的有效資源，提高檔案管理的水平。二要在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將已經(jīng)形成的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強(qiáng)檔案的安全性，提高檔案利用率。三要加強(qiáng)制度建設(shè)，建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據(jù)可依、有章可循，成為人事檔案信息化、科學(xué)化、高效化發(fā)展的保障。用戶若需要查詢?nèi)耸聶n案的相關(guān)信息，在獲得信息獲取權(quán)限之后，可在相應(yīng)范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。四要保證人事檔案信息的安全，人事檔案涉及個(gè)人信息，關(guān)乎個(gè)人利益，一旦出現(xiàn)泄露，將會(huì)造成不可挽回的損失。通過先進(jìn)的技術(shù)手段的運(yùn)用，在嚴(yán)格的管理制度約束下開展工作，才能對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行有效的管理、合法的應(yīng)用。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作要多方參與，開拓思路，進(jìn)一步完善軟硬件設(shè)施，加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，才能確保人事檔案管理工作高效、安全、有序發(fā)展。

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