淺析人事檔案的信息化建設

翟懸懸

摘 要：人事檔案作為信息的重要載體，需要加強信息化建設，從而更好地發(fā)揮其信息記錄與信息傳遞功能。

關鍵詞：“互聯網+”時代;人事檔案管理;信息化建設

人事檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，應與時代發(fā)展保持同步。因此，應當加強人事檔案管理的信息化建設，從而提高人事信息的整理效率，并完善人事檔案的管理形式。

一、人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）信息化建設定位有誤。在社會發(fā)展與“互聯網+”時代雙重壓力之下，各企業(yè)以及相關社會機構對信息化定位中存在的偏差，可從兩方面進行闡述：一方面，相關企業(yè)為謀求發(fā)展，將信息化建設作為企業(yè)發(fā)展的救命稻草，從而全面開展信息化建設忽視了柔性管理。俗語有云，兵強則滅，木強則折。如將信息化建設貫徹于企業(yè)發(fā)展，則容易出現企業(yè)運行模式過于僵硬反而適得其反;另一方面，部分企業(yè)或是機構不懂居安思危，不重視信息化建設，致使人事檔案管理處于十分松散的狀態(tài)。其原因可從兩方面進行分析：其一是傳統(tǒng)管理觀念的影響根深蒂固難以在短時間內發(fā)生轉變，相關工作人員在對自身的管理經驗深信不疑難以發(fā)現管理方式中的不足。其二，人事檔案管理出現混亂的危害性并不明顯，從而導致工作人員不重視人事檔案管理。

（二）管理人員信息化素質難以提升。信息化建設過程中，需要管理人員對計算機技術有一定的了解，并且對于人事檔案管理具有清晰的管理思路。但就目前大部分機構現狀而言，人事檔案管理屬于企業(yè)或機構中的幕后工作，并不受重視，這在一定程度上造成了管理人員不思進取的工作狀態(tài)，如此，其信息化素質則難以得到提升。在人事檔案工作中，若沒有強有力的人員支撐，一味追求信息化建設未必能取得預期效果。除此之外，針對于信息化建設，在人事檔案管理工作中，相關人員缺乏專業(yè)性訓練也是其信息化能力難以提升的重要原因。

（三）信息化設備與信息化技術落后。面對龐大的社會體系，人事檔案管理可視為一項相當繁重且枯燥的工作，若沒有與其相匹配的信息化設備，工作人員難度增大，人事檔案管理的信息化建設則更加難以實現。就目前管理現狀而言，在人事檔案管理中，其電腦的配置及相關信息安全管理技術都難以迎合人事檔案管理現代化建設需求。

（四）信息化建設投資力度不夠。人事檔案管理對于企業(yè)運營及社會穩(wěn)定發(fā)展有著十分重要的意義。目前社會上時有身份證被他人盜用從而造成損失的情況出現。在一定程度上，人事檔案管理也需承擔一定責任，其管理力度與管理體系都存在不足。而社會對人事檔案信息化建設投資力度難以滿足其建設需求是阻礙其發(fā)展的關鍵原因。資金是發(fā)展的基礎，也是發(fā)展的重要前提，而信息化建設需要強有力的科技支撐，我國人口數量較多，其檔案管理工作需要更多的發(fā)展資金才能促使其面向現代化發(fā)展。

二、人事檔案管理信息化建設措施

（一）信息化建設應當張弛有度。信息化建設能促使人事檔案管理更加高效化進行，并且更好地發(fā)揮人事檔案管理的社會職能。但人事檔案管理并不能僅依托于信息化建設，簡而言之，應當對人事檔案管理的信息化建設實行柔性化建設。就目前發(fā)展現狀而言，信息化建設在人事檔案管理中應發(fā)揮潤滑劑的作用，緩解人事檔案管理困境。如針對企業(yè)人事檔案管理人事變動問題，尤其針對于90后工作狀態(tài)不穩(wěn)定現象，僅應用紙質檔案管理則會增加管理工作，因此可利用計算機技術事先進行線上存儲。但在進行人事檔案管理的信息化建設時，并不建議信息化管理全面取代紙質檔案，就目前信息化技術發(fā)展而言，其突發(fā)事件的應對能力仍有待提升，并且結合“互聯網+”時代環(huán)境，紙質檔案仍有其不可取消之處。因此，對于人事檔案信息化，其建設關鍵應放在管理之上，做到張弛有度方能最大程度發(fā)揮其積極作用。

（二）增大人事檔案管理投資力度。沒有投資便沒有回報，這是社會發(fā)展的自然規(guī)律。而無論處于何種時代環(huán)境之下，人事檔案管理的重要性都不容忽視，從古至今，檔案有古時的造名冊到如今的人事檔案，其在歷經幾千年的發(fā)展后愈發(fā)完善，證明了其于社會發(fā)展的意義。并且“互聯網+”時代為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了良好條件也拓寬了其發(fā)展渠道，增大人事檔案管理的投資力度是具有必要性及可行性的。如面對發(fā)展中存在信息化建設設備與技術的落后，可增大開發(fā)力度，從而降低對國外先進技術的依賴性。

（三）管理人員信息化素質培養(yǎng)。管理人員的信息化水平決定了人事檔案管理信息化建設水平，因此在實際操作過程中，各企業(yè)以及相關社會機構應注重人員信息化水平的提升。如計算機技術以及信息化管理觀念的培養(yǎng)皆為管理人員信息化素質提升的重要途徑。除此之外，相關管理者應當重視人事檔案管理，從而幫助職工正確認識自身的工作價值，激發(fā)職工的工作熱情。

（四）發(fā)揮“互聯網+”時代優(yōu)勢?！盎ヂ摼W+”時代中必然牽涉到智能化管理。因而在人事檔案管理信息建設進程中，應當充分發(fā)揮“互聯網+”時代優(yōu)勢，結合智能化管理手段優(yōu)化人事檔案管理模式。以醫(yī)院人事檔案管理為例，其傳統(tǒng)的管理模式難免會出現物資浪費以及存檔資料不完整現象，如利用數字化技術則能便捷人事檔案管理工作，簡化操作手續(xù)，從而為檔案管理工作創(chuàng)造更大的發(fā)展空間。

結語

因此，為了信息化建設能最大限度促進人事檔案管理智能化發(fā)展，應當加大投資力度，注重人員培養(yǎng)。與此同時，高層管理者應當正確定位信息化建設地位，在信息化技術的利用上做到張弛有度，實現人事檔案的柔性管理。