企業(yè)人事檔案電子信息化管理分析

卜凡剛

[摘 要]電子信息化管理模式與企業(yè)人事檔案管理的結(jié)合，有助于充分運(yùn)用信息化手段的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的效率質(zhì)量，為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供便利條件。對(duì)此，企業(yè)在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，要把人事檔案的電子信息化管理作為重點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，尋求企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中的突破。

[關(guān)鍵詞]企業(yè);人事檔案;電子信息化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.27.189

1 企業(yè)人事檔案信息化管理的內(nèi)涵與意義

人事檔案是人在成長(zhǎng)與實(shí)際工作當(dāng)中，個(gè)人品德、經(jīng)歷、能力、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、榮譽(yù)獲取等諸多方面的原始記錄。人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)對(duì)人才進(jìn)行考察、評(píng)價(jià)與使用提供重要根據(jù)。通過(guò)對(duì)諸多科研數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)籌分析，可以了解到在如今的社會(huì)信息化發(fā)展水平逐步提高的背景下，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段已經(jīng)在生產(chǎn)生活當(dāng)中大范圍普及推廣，在給企業(yè)帶來(lái)諸多生產(chǎn)效益的同時(shí)，也提高了對(duì)企業(yè)信息化手段運(yùn)用的要求。把先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段應(yīng)用到人事檔案管理環(huán)節(jié)，將會(huì)極大程度上改變?nèi)缃竦钠髽I(yè)人事檔案管理面貌，發(fā)揮檔案動(dòng)態(tài)管理方面的諸多優(yōu)勢(shì)，給企業(yè)的管理建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展帶來(lái)更多突破性進(jìn)展。企業(yè)人事檔案電子信息化管理就是在這樣的背景之下誕生的，指的是以先進(jìn)的電子信息化手段為依托，將人事檔案管理工作納入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，利用更加方便快捷的技術(shù)手段處理檔案信息，促進(jìn)檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用。

企業(yè)人事檔案電子信息化管理推進(jìn)落實(shí)的價(jià)值主要體現(xiàn)在：第一，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式，提高檔案管理效率，極大程度上解放人力，減少由人為管理帶來(lái)的人為失誤。第二，有助于助力企業(yè)人事制度改革。在實(shí)現(xiàn)了人事檔案電子信息化管理之后，企業(yè)方面可借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行人才選拔，也可以借助先進(jìn)的技術(shù)手段綜合了解員工的表現(xiàn)，做好人事管理信息的更新和補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)員工的全面監(jiān)督與管理。第三，有助于提升人事檔案管理安全性。電子信息化的管理方法能夠減少過(guò)去紙質(zhì)檔案拆卸、裝訂等處理帶來(lái)的損壞或丟失情況，維護(hù)檔案資料的安全性以及完整性，為企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)利用提供必要根據(jù)。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理的實(shí)踐方法

2.1 引入專業(yè)管理軟件，奠定電子信息化管理基礎(chǔ)

從當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展特征以及檔案電子信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件配套設(shè)施建設(shè)是順利推進(jìn)企業(yè)人事檔案電子信息化管理的基礎(chǔ)和前提條件。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，只有保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施完善先進(jìn)，才可以為進(jìn)一步的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與信息化處理做好鋪墊。在具備了完善化的硬件設(shè)施后，需要根據(jù)企業(yè)人事檔案處理要求在第一時(shí)間構(gòu)建個(gè)人電子檔案，確保企業(yè)員工的檔案信息能夠基于計(jì)算機(jī)平臺(tái)進(jìn)行查詢?yōu)g覽與下載，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存，順利促進(jìn)電子信息化管理的落實(shí)。專業(yè)管理軟件的引進(jìn)是影響檔案信息化管理質(zhì)量的重要因素，所以需要在軟件引入方面考慮多方面的情況，尤其是要正確評(píng)估目前企業(yè)人力資源發(fā)展建設(shè)的現(xiàn)狀、企業(yè)適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的能力、人事檔案管理中存在的缺陷與不足，在此基礎(chǔ)之上選擇專業(yè)管理軟件，以便在檔案資料的查找應(yīng)用分析等方面實(shí)現(xiàn)電子信息化操作，并促進(jìn)信息高度共享，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，信息共享效果是影響人事檔案電子信息化管理效果的一個(gè)重要因素，所以在管理進(jìn)程當(dāng)中，企業(yè)需要積極推進(jìn)信息共享平臺(tái)建設(shè)，用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的信息需要保證信息傳遞的時(shí)效性，維持?jǐn)?shù)據(jù)的及時(shí)性和可靠性。

2.2 完善檔案管理制度，重視信息化管理人才培訓(xùn)

現(xiàn)如今信息化建設(shè)成為了企業(yè)發(fā)展建設(shè)的核心內(nèi)容，面對(duì)如今的信息化時(shí)代，企業(yè)要做好人事檔案管理，自然也要把電子信息化管理放在重要地位。不管是從電子信息技術(shù)開(kāi)發(fā)運(yùn)用的角度進(jìn)行分析，還是從人事檔案電子信息化管理角度進(jìn)行研究，都需要經(jīng)歷一個(gè)異常復(fù)雜和煩瑣的過(guò)程，所以在具體管理環(huán)節(jié)往往會(huì)存在各種各樣的問(wèn)題，為檔案管理質(zhì)量與效率帶來(lái)不良影響，制約企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。消除不良影響，提高企業(yè)人事檔案電子信息化管理規(guī)范性和有效性的根本途徑就是加強(qiáng)制度建設(shè)。所以，企業(yè)需要把人事檔案電子信息化管理工作的著力點(diǎn)放在建設(shè)完善規(guī)范的管理制度方面，對(duì)電子信息化檔案管理的開(kāi)發(fā)、建設(shè)、利用、處理等諸多方面給出制度規(guī)范，并構(gòu)建制度落實(shí)的保障機(jī)制。除此以外，檔案管理人員作為人事檔案電子信息化管理工作的承擔(dān)者必須具備極高的綜合素養(yǎng)，用專業(yè)知識(shí)與技能保證檔案管理的效益。對(duì)此，企業(yè)方面需要把人才培養(yǎng)放在重要地位，加大對(duì)檔案管理者的教育培訓(xùn)力度。在培訓(xùn)工作中，企業(yè)首先需要指導(dǎo)檔案管理者學(xué)習(xí)與檔案管理的法律法規(guī)以及理論知識(shí)，夯實(shí)理論根基。在此基礎(chǔ)之上，必須補(bǔ)充業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并把培養(yǎng)計(jì)算機(jī)管理與運(yùn)用技術(shù)作為重點(diǎn)，推進(jìn)職業(yè)道德素養(yǎng)建設(shè)，打造綜合素質(zhì)過(guò)硬的復(fù)合型人才。

2.3 加大安全管理力度，保證電子信息化管理質(zhì)量

由于人事檔案是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展建設(shè)當(dāng)中人力資源管理的集中表現(xiàn)，人事檔案管理工作的質(zhì)量體現(xiàn)出的是企業(yè)人力資源的競(jìng)爭(zhēng)力，關(guān)系到企業(yè)在改革發(fā)展和可持續(xù)性建設(shè)當(dāng)中的能力與競(jìng)爭(zhēng)力，所以，必須綜合保證人事檔案電子信息化管理的質(zhì)量，尤其是要把安全管理落到實(shí)處。電子信息化技術(shù)手段運(yùn)用能夠?yàn)槿耸聶n案管理帶來(lái)極大的優(yōu)勢(shì)和便利，但同時(shí)網(wǎng)絡(luò)又是一把雙刃劍，具有很強(qiáng)的開(kāi)放性特征，存在著很大的安全隱患問(wèn)題。如果不能夠做好人事檔案管理當(dāng)中的安全管理，很容易威脅數(shù)據(jù)信息的安全，泄露員工的信息，甚至是企業(yè)的機(jī)密。在信息化時(shí)代，信息泄露已成了企業(yè)發(fā)展建設(shè)中的巨大威脅，對(duì)此企業(yè)要在安全管理方面加大力度，采取有效措施防范與處理人事檔案信息化管理中的安全漏洞問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)要引入多元化的計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、病毒查殺技術(shù)等，安全保管人事檔案信息，維護(hù)信息的安全、完整與真實(shí)性。

3 結(jié)論

電子信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用改變了如今的企業(yè)辦公程序，同時(shí)也為企業(yè)的人事管理工作提出了更高要求?，F(xiàn)如今企業(yè)要實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展和突破，構(gòu)建完善化的人事檔案管理體系，為人力資源管理提供必要依據(jù)，就要在新時(shí)代背景下引入電子信息化管理方法，把信息化手段和人事檔案管理結(jié)合起來(lái)，充分體現(xiàn)信息化管理方法的優(yōu)勢(shì)，保證檔案管理的效率與質(zhì)量。企業(yè)在適應(yīng)新時(shí)代優(yōu)化人事檔案電子信息化管理時(shí)，必須考慮到企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況和發(fā)展條件，選取恰當(dāng)?shù)碾娮有畔⒒芾矸椒?，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)提供服務(wù)。

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