事業(yè)單位人事檔案的接收與管理策略探究

熊桂蘭 王文娟

摘要：本文通過對事業(yè)單位人事檔案進行詳細介紹，對檔案價值和作用進行詳細闡述，結合當前檔案工作中存在的問題和不足，探討科學的檔案管理策略，推動檔案管理效果的提升，促進單位健康發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;接收;管理

人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理活動的重要環(huán)節(jié)，對提升單位人事管理水平起到重要作用。但是在實際的管理工作中，工作思路較為傳統(tǒng)，并不能結合單位發(fā)展實際情況對檔案工作進行科學的優(yōu)化，管理人員缺乏主動意識，不能積極學習先進的管理思想和方式方法，使得檔案管理效率相對較低，無法為單位管理決策提供有效的支持。這就要求管理部門充分結合人事檔案管理實際，對管理模式進行科學優(yōu)化，推動人事檔案價值的高效實現(xiàn)。

1.人事檔案的概念及其特征

人事檔案是對單位干部職工個人資料、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能水平等信息的全面管理和直觀呈現(xiàn)，需要檔案管理部門結合職工實際情況進行信息資料的全面收集，實現(xiàn)實時更新，保證資料的準確性和完整性，能夠準確反映職工的實際情況。

2.人事檔案管理的作用和價值

對人事檔案進行科學的管理，能夠?qū)β毠さ乃枷胨胶凸ぷ髂芰π纬烧_的認識，為人事管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)。單位管理部門能夠充分利用人事資料，結合實際崗位工作需求，進行崗位配置的統(tǒng)籌規(guī)劃，制定科學的人才引進計劃，完善職位晉升通道，營造積極的發(fā)展氛圍，有效激發(fā)職工的工作積極性，推動職工和企業(yè)共同發(fā)展。[2]

3.人事檔案的接收

人事檔案接收是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，特別是隨著改革的不斷深入，單位的組織結構和人員構成發(fā)生了很大的變化，職工流動和崗位調(diào)整不斷頻繁，檔案管理部門要充分結合單位發(fā)展形勢，對檔案接收工作形成有效的重視，對工作規(guī)范進行科學制定，在接收環(huán)節(jié)做好資料審核，保證檔案的準確完整。同時要對檔案資料進行科學的分析，進行準確的排序存儲，并進行相關紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提升管理效率。[3]

4.人事檔案管理存在的問題

4.1檔案管理機制不完善

人事檔案需要對干部職工的個人資料、工作經(jīng)歷、技能水平等信息進行全面管理，管理內(nèi)容較為復雜，時間跨度較大，需要管理部門進行資料的全面收集和及時更新，保證資料信息的實效性。而在實際管理工作中，管理機制不夠完善，對相關資料的收集和整理缺乏有效的規(guī)范，容易造成管理混亂。同時對管理工作缺乏有效的監(jiān)管，對資料收集、整理和存儲利用過程缺乏全面監(jiān)督，不能對相關問題和管理漏洞進行及時的發(fā)現(xiàn)和解決，影響資料真實性，容易造成資料的丟失或篡改。

4.2信息化水平不足

當前的人事檔案管理已經(jīng)基本實現(xiàn)了數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變，有效提升檔案管理效率，但是在管理活動中，信息化水平相對較低，缺乏基礎硬件設備的投入，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化缺乏有效的重視，無法保證檔案資料的完整性。檔案工作人員的信息知識技能相對不足，不能完成相應的信息化操作，無法形成較好的管理效果。

4.3檔案利用效率較低

在當前的檔案利用環(huán)節(jié)，只能提供相應的查詢和調(diào)用服務，工作人員缺乏主動服務意識，缺乏對先進信息設備和技術的運用，不能對檔案資料的價值進行深入的挖掘，無法充分滿足檔案使用部門的實際需求，無法為單位人事管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)，制約著人事管理水平的提升。

5.強化人事檔案管理的有效策略

5.1加強對人事檔案工作的重視

事業(yè)單位管理部門要充分結合單位實際情況，加強對檔案工作的重視和投入，積極協(xié)調(diào)相關職能部門，對檔案工作形成有效的重視，推動檔案管理制度的高效落實，提升檔案管理水平。同時要提升主動意識，積極引進先進的檔案管理思想，結合檔案工作中存在的問題，對管理模式進行科學調(diào)整，推動管理效果的提升。

5.2完善檔案管理機制

管理部門要建立完善的管理機制，對人事檔案資料收集和整理工作進行科學的優(yōu)化，推動管理水平的提升。要結合單位管理的實際情況，對檔案管理流程進行高效整合，對各個管理環(huán)節(jié)進行針對性的規(guī)范，保證資料收集規(guī)范性和時效性。同時要制定完善的監(jiān)管機制，對檔案管理活動進行全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理活動中的問題，對管理制度進行針對性的完善，推動管理效果的提升。

5.3推動檔案信息化建設

管理部門要加強對信息化建設的投入，積極利用先進信息設備和技術，對檔案工作流程進行科學優(yōu)化，使相關管理人員能夠利用信息設備實現(xiàn)資料的高效錄入，提升管理效率。同時要加強網(wǎng)絡環(huán)境構建，利用網(wǎng)絡途徑實現(xiàn)檔案資料的高速傳播和實時共享，推動管理效果的提升。要加強對管理人員的培訓教育，使其能夠?qū)ο嚓P技術和設備進行熟練的利用，提升檔案管理水平。

5.4優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

檔案管理部門要合理利用信息技術優(yōu)勢，對人事檔案資料進行科學分析和整理，對其中的關鍵內(nèi)容進行準確提取，進行合理的排序存儲，建設完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，對檢索機制進行科學優(yōu)化，使使用者能夠結合自身需求進行檔案資料的準確定位，提升服務質(zhì)量。同時要加強對網(wǎng)絡利用環(huán)節(jié)的開發(fā)，使用者能夠通過網(wǎng)絡途徑進行數(shù)據(jù)庫的遠程訪問，并能夠?qū)⑷耸聶n案資源與單位管理系統(tǒng)進行高效對接，為管理決策的制定和執(zhí)行提供有效的依據(jù)。

結語

人事檔案管理是事業(yè)檔案管理活動的重要環(huán)節(jié)，管理部門要充分結合單位發(fā)展形勢，根據(jù)管理過程中存在的具體問題，對管理制度進行科學完善，提升檔案資源利用效率，推動單位健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]張智勇. 事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與探究[J]. 數(shù)碼設計：下， 2018（8）：154-154.

[2]李想. 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設探究[J]. 電腦迷， 2018（36）：247-247.

[3]楊冰冰. 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與對策[J]. 環(huán)球市場信息導報， 2018（5）：106-106.