圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)管理中的應(yīng)用探索

張立云

【摘? 要】隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的圖書(shū)管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)代信息化社會(huì)的需要。圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)可以省時(shí)省力、準(zhǔn)確高效地對(duì)圖書(shū)進(jìn)行管理，能夠滿足人們對(duì)精神文明的需求，加強(qiáng)精神文明建設(shè)是時(shí)代發(fā)展與進(jìn)步的需要。圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的完善能夠有效地促進(jìn)中國(guó)圖書(shū)館的發(fā)展。論文主要分析圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)管理中的應(yīng)用，以期提高圖書(shū)管理工作效率。

【Abstract】With the progress of the times， the traditional books management mode has been unable to adapt to the needs of the contemporary informatization society. Books and archives management system can save time and effort， accurately and efficiently manage books， and can meet people's needs for spiritual civilization. Strengthening the construction of spiritual civilization is the need of the development and progress of the times. The improvement of books and archives management system can effectively promote the development of China's libraries. This paper mainly analyzes the application of books and archives management system in books management， so as to improve the efficiency of books management.

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)檔案;圖書(shū)管理;管理方式;應(yīng)用

【Keywords】books and archives; books management; management mode; application

【中圖分類號(hào)】G251? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）08-0007-02

1 傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

在圖書(shū)管理的傳統(tǒng)模式下，面臨最大的問(wèn)題就是采集圖書(shū)管理質(zhì)效低下。在圖書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理中，通常是以人工登記為主的管理模式。這種管理模式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)記和漏記的問(wèn)題，而且每個(gè)人借的書(shū)籍不一樣，就需要靠工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去尋找借閱的書(shū)籍[1]。所以當(dāng)下圖書(shū)檔案管理的關(guān)鍵就是做好圖書(shū)信息的登記，這樣方便對(duì)圖書(shū)進(jìn)行查找。中國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，科技也越來(lái)越發(fā)達(dá)，如果圖書(shū)檔案還是采取傳統(tǒng)的方法進(jìn)行管理，那么就無(wú)法滿足現(xiàn)代圖書(shū)管理的要求，會(huì)出現(xiàn)越來(lái)越多的問(wèn)題。

1.1 缺乏完善的圖書(shū)管理制度

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們的物質(zhì)水平不斷提升，但精神文明建設(shè)還存在不足。圖書(shū)館的工作核心就是對(duì)圖書(shū)檔案進(jìn)行管理，只有結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際情況制定完善的管理制度，才能有效開(kāi)展圖書(shū)館的管理工作。圖書(shū)館的管理制度沒(méi)有結(jié)合圖書(shū)館整體狀況，只是針對(duì)借閱歸還以及館內(nèi)要求等方面作出了相關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)模式下圖書(shū)管理制度不完善，讓圖書(shū)管理的正常工作受到嚴(yán)重影響，不利于工作人員工作效率的提升。

1.2 圖書(shū)管理歸檔效率低

對(duì)圖書(shū)檔案管理影響最大的就是歸檔的效率。因?yàn)閳D書(shū)的多種多樣導(dǎo)致工作人員不能進(jìn)行及時(shí)的歸檔和有效的圖書(shū)整理，所以存在很多的延誤和補(bǔ)充不及時(shí)現(xiàn)象。一個(gè)圖書(shū)館內(nèi)圖書(shū)管理人員的數(shù)量是有限的，有限的人員要管理大量的圖書(shū)。面對(duì)日常人們的借閱和歸還圖書(shū)，有極大的工作量，因此，圖書(shū)歸檔的效率很低，一本圖書(shū)在歸還后，需要花費(fèi)10天左右的時(shí)間才能完成歸檔。

1.3 圖書(shū)檔案資源的浪費(fèi)

圖書(shū)館很多書(shū)籍出現(xiàn)了資源浪費(fèi)的情況，這是由于人們對(duì)該類書(shū)籍不熟悉，同時(shí)，在進(jìn)行圖書(shū)檔案管理的過(guò)程中，圖書(shū)館的工作人員也沒(méi)有及時(shí)對(duì)相關(guān)的材料書(shū)籍進(jìn)行有效的分類整理。大多借閱人和圖書(shū)館工作人員都認(rèn)識(shí)不到其中的價(jià)值，導(dǎo)致很多人在借閱圖書(shū)時(shí)自動(dòng)屏蔽掉這種類別的書(shū)籍，最終這些本身很有價(jià)值的圖書(shū)，僅僅被收藏在圖書(shū)館里，致使圖書(shū)資源嚴(yán)重浪費(fèi)[2]。

1.4 資金的缺乏和技術(shù)的落后

在傳統(tǒng)圖書(shū)管理中，面臨最突出的問(wèn)題就是資金的缺乏和技術(shù)的落后。圖書(shū)行業(yè)要想得到發(fā)展進(jìn)步，需要不斷優(yōu)化圖書(shū)管理模式，在信息化時(shí)代背景下，圖書(shū)館的發(fā)展需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，但是由于資金的缺乏和技術(shù)的落后，很大一部分圖書(shū)館無(wú)法利用信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，還有部分圖書(shū)館缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)館做好管理。

2 影響圖書(shū)檔案管理質(zhì)量的主要因素

結(jié)合圖書(shū)管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在很多影響圖書(shū)管理工作的因素。這些因素嚴(yán)重阻礙了圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)管理中的應(yīng)用。影響圖書(shū)管理工作開(kāi)展的原因有很多，其中最明顯的原因就是圖書(shū)的數(shù)量逐漸增多，這為圖書(shū)管理工作帶來(lái)了很大的壓力。

3 提升圖書(shū)檔案管理質(zhì)量的有效策略

3.1 制定完善的圖書(shū)管理制度

對(duì)于圖書(shū)檔案管理工作而言，最重要的就是有一套嚴(yán)格的管理制度。在制定管理制度時(shí)，制度要結(jié)合圖書(shū)管理的實(shí)際情況。制定圖書(shū)管理制度的目的是提升圖書(shū)管理的質(zhì)量和效率，但是其更主要的目的是為人們提供書(shū)籍閱讀的服務(wù)，因此，要傾聽(tīng)多方的意見(jiàn)。制度的建立要獎(jiǎng)罰分明，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工可以適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的積極性。對(duì)工作態(tài)度不端正的員工，給予懲戒，避免相同的錯(cuò)誤一犯再犯。結(jié)合圖書(shū)館的整體情況制定一套適合的圖書(shū)管理制度。在制定的過(guò)程中，可以借鑒其他地區(qū)的優(yōu)秀圖書(shū)管理制度，圖書(shū)管理制度要和整個(gè)圖書(shū)館的發(fā)展緊密結(jié)合，從而有效推動(dòng)圖書(shū)管理工作的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)

信息全球化的時(shí)代加快了圖書(shū)檔案管理發(fā)展的速度，實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)檔案信息的同步和共享[3]。圖書(shū)檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，要和信息化時(shí)代的發(fā)展相聯(lián)系，不斷豐富圖書(shū)檔案管理的方式。在圖書(shū)館中建立智能化的管理系統(tǒng)，可以在圖書(shū)館內(nèi)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為讀者提供相應(yīng)的電子投屏。這樣讓讀者能夠快速找到所要借閱的圖書(shū)，也能方便圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)進(jìn)行管理。同時(shí)，將圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)館中進(jìn)行有效應(yīng)用，借助當(dāng)前信息化時(shí)代下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利，推動(dòng)圖書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，不僅要有信息化的專業(yè)設(shè)備，還要有信息化的專業(yè)管理人員。圖書(shū)檔案管理人員也要了解相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化檔案管理方式，更好地提升圖書(shū)檔案管理的信息化水平。

3.3 了解讀者的借閱需求

圖書(shū)檔案管理不僅是圖書(shū)管理人員的工作，更重要的是做好圖書(shū)檔案管理時(shí)，也能夠有效地為讀者服務(wù)，在此基礎(chǔ)上就需要對(duì)讀者的借閱方式進(jìn)行充分了解。在圖書(shū)借閱者和圖書(shū)管理人員的共同配合下，完善圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，需要對(duì)大部分閱讀者的借閱方式進(jìn)行充分了解，了解后有針對(duì)性制定圖書(shū)檔案管理辦法。圖書(shū)檔案管理人員要了解讀者的圖書(shū)需求，這樣才能夠在符合大多數(shù)閱讀者需求的情況下，做好圖書(shū)檔案管理工作。

3.4 加大人員和資金的投入

要提高圖書(shū)檔案管理的工作效率，為借閱者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需要各個(gè)地區(qū)的政府重視文化建設(shè)，增加對(duì)圖書(shū)館的投入資金，并定期組織工作人員展開(kāi)專業(yè)培訓(xùn)。對(duì)于政府的投資，要做好規(guī)劃。除了對(duì)圖書(shū)館的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)外，需要不斷完善書(shū)籍種類，滿足閱讀者對(duì)圖書(shū)的需求。

4 圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

4.1 設(shè)置分頁(yè)面功能

利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，要設(shè)置分頁(yè)面功能，這是為了保障圖書(shū)檔案管理工作的安全性，保障圖書(shū)館信息數(shù)據(jù)的安全，對(duì)于普通的用戶和圖書(shū)管理人員要做好頁(yè)面區(qū)分。圖書(shū)管理人員能夠在后臺(tái)登錄頁(yè)面進(jìn)行圖書(shū)管理操作，而基本的用戶只能進(jìn)行圖書(shū)搜索的功能，他們?cè)谶M(jìn)行借閱和歸還時(shí)，需要管理人員協(xié)助進(jìn)行操作。為了保障數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性，要求用戶以身份證作為主要的登錄信息，這樣能夠有效針對(duì)用戶的借閱情況做好統(tǒng)計(jì)，實(shí)名制的登錄也能讓用戶對(duì)自身的行為進(jìn)行良好的約束規(guī)范，方便圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)進(jìn)行有效管理。

4.2 完善查閱搜索、借閱歸還、新書(shū)錄入等功能

在圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)中，最重要的功能就是圖書(shū)查閱搜索功能、圖書(shū)借閱歸還、新書(shū)錄入等功能。圖書(shū)查閱搜索前圖書(shū)管理人員對(duì)圖書(shū)館內(nèi)的圖書(shū)做好錄入工作，傳統(tǒng)的錄入方式不僅浪費(fèi)了大量時(shí)間，還消耗了工作人員的精力，人工錄入還會(huì)存在錯(cuò)誤，因此，在圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置新書(shū)錄入功能，能夠有效提升工作效率。同時(shí)，設(shè)置搜索系統(tǒng)便于日常對(duì)圖書(shū)進(jìn)行查閱搜索，當(dāng)閱讀者在搜索欄中輸入想借閱的圖書(shū)種類或者感興趣的書(shū)籍時(shí)，頁(yè)面可以快速顯示圖書(shū)的信息，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)縮小了借閱者的借閱范圍，方便閱讀者查詢。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代背景下，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)是推動(dòng)圖書(shū)管理發(fā)展的有效途徑，圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)可以提升管理的效率和質(zhì)量，在圖書(shū)檔案管理過(guò)程中有著重要的地位。隨著圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)完善時(shí)，圖書(shū)管理工作人員可以對(duì)圖書(shū)增減情況了如指掌，避免了圖書(shū)流向不明的情況發(fā)生。圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)的完善還可以保證工作人員工作的準(zhǔn)確性，提高對(duì)圖書(shū)管理的能力。

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