淺談教學(xué)秘書如何做好學(xué)院教學(xué)管理工作

褚寶柱

摘 要：教學(xué)秘書是二級學(xué)院教學(xué)管理工作中的重要成員，扮演著教學(xué)信息的掌握者、傳遞者和運(yùn)行者的角色，起著上傳下達(dá)的作用，在學(xué)校、教務(wù)處及各學(xué)院之間建立一座溝通的橋梁，是各院日常教學(xué)活動的組織者和管理者。教學(xué)秘書應(yīng)具備工作責(zé)任心強(qiáng)、熟悉教學(xué)管理等特點(diǎn)，并且要正確認(rèn)識自己的工作，找準(zhǔn)自己的位置，強(qiáng)化服務(wù)意識，做好學(xué)院教學(xué)的管理工作。

關(guān)鍵詞：學(xué)院；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

高校工作以教學(xué)為中心，由教師的教學(xué)活動、學(xué)生的學(xué)習(xí)活動及教學(xué)管理工作等組成。其中，教學(xué)管理工作是保障高校教學(xué)質(zhì)量的核心工作之一，而高校教學(xué)秘書則是保證高校教學(xué)管理的重要力量，在教學(xué)管理過程中擔(dān)負(fù)著管理與服務(wù)的雙重任務(wù)。因此，探討教學(xué)秘書如何提高學(xué)院的教學(xué)管理工作，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、教學(xué)秘書的主要職責(zé)

1.學(xué)籍方面。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)建立、保管學(xué)生的學(xué)籍，辦理并及時記載學(xué)生學(xué)籍變動情況。

2.教學(xué)與考務(wù)方面。教學(xué)秘書協(xié)助教學(xué)管理，與教學(xué)負(fù)責(zé)人一起組織日常教學(xué)和現(xiàn)有專業(yè)的建設(shè)工作，做好教學(xué)計劃、課程教學(xué)大綱的制定或修訂，建立健全教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，負(fù)責(zé)教學(xué)方面相關(guān)會議并與教務(wù)處保持聯(lián)系，根據(jù)教學(xué)計劃合理編排學(xué)期課程表和考試安排表。同時還負(fù)責(zé)考務(wù)、學(xué)生成績及畢業(yè)管理，審查學(xué)生考試資格，及時安排重考或重修工作，管理本學(xué)院學(xué)生成績庫，協(xié)助教學(xué)負(fù)責(zé)人組織安排學(xué)生畢業(yè)環(huán)節(jié)相關(guān)工作。

3.教務(wù)方面。教學(xué)秘書要協(xié)助教務(wù)處做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控，做好期中教學(xué)檢查的組織工作和總結(jié)報告，聽取師生意見并向領(lǐng)導(dǎo)反映，按教學(xué)計劃和學(xué)生實際人數(shù)協(xié)助教務(wù)處作好教材的預(yù)定和分發(fā)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，認(rèn)真做好交辦的其它工作。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的工作素質(zhì)

教學(xué)秘書擔(dān)負(fù)學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能，必須具有較高的素質(zhì)，這是確保高校教學(xué)計劃能夠順利開展的重要保障。

1.效率意識。效率意識是現(xiàn)代人很看重的素質(zhì)，更是高校教學(xué)秘書必須具備、自覺強(qiáng)化和倡導(dǎo)的職業(yè)素質(zhì)。對待工作講求效率，不僅能及時解決和處理實際問題，保證下一工作環(huán)節(jié)的正常開展，而且還能增強(qiáng)師生對辦公室工作人員的信任。因此，在保證工作質(zhì)量的前提下，高校教學(xué)秘書工作要突出“快”、“好”、“實”三個字，在加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)的同時還要節(jié)約工作成本。

2.良好的教學(xué)服務(wù)意識。教學(xué)秘書首先要尊師重道，為教師創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。給教師創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，除了學(xué)生要尊敬教師，更重要的是教學(xué)秘書應(yīng)樹立尊敬教師的觀念。在協(xié)助教師開展教學(xué)工作或制定教學(xué)計劃的時候，要始終秉承著尊重教師的觀念。其次，應(yīng)簡化工作流程，提供高效服務(wù)。教學(xué)管理工作要面向教師，為教學(xué)工作提供良好的服務(wù)。因此，在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書要將服務(wù)意識放在首位，在服務(wù)學(xué)生時，也要抱著平等友好的心態(tài)，耐心地為學(xué)生解答問題。

三、如何做好學(xué)院教學(xué)管理工作

1.完成常規(guī)工作。教學(xué)秘書盡管工作繁雜、任務(wù)重，但其實每學(xué)期的工作路線還是大致不變的。這就要求教學(xué)秘書善于把握工作的規(guī)律，抓住重要環(huán)節(jié)，使教學(xué)計劃得以有序進(jìn)行。要做好三大常規(guī)工作：執(zhí)行教學(xué)計劃，落實教學(xué)任務(wù)，人性化編排課表。使教師有充分的時間和精力進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，使學(xué)生對課程有充分的接受能力，提高聽課質(zhì)量和學(xué)習(xí)效率。簡而言之，就是在充分掌握第一手資料的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌兼顧，使雙方滿意。

2.完成考務(wù)工作和學(xué)籍管理工作?？荚囀墙虒W(xué)質(zhì)量管理與評價的重要內(nèi)容，是檢驗教師教學(xué)效果和學(xué)生學(xué)習(xí)情況的重要手段。從學(xué)期初到期中再到學(xué)期末，考試貫穿整個學(xué)期?？紕?wù)工作是維護(hù)考試正常進(jìn)行的重要保障?？荚嚽?，首先要落實好考試安排與監(jiān)考教師；其次做好考風(fēng)考紀(jì)的教育工作，隨機(jī)編排學(xué)生座次表，學(xué)生按照座次表指定的座位號入座。在考試時，要及時了解考場情況，解決突發(fā)事件。在考試結(jié)束后，還要協(xié)助教學(xué)主任布置閱卷工作與成績錄入工作。學(xué)籍管理的基本內(nèi)容包括對學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格審查、考核與管理，做到完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時。

3.做好其他工作。要積極參與各項教學(xué)檢查、教學(xué)評價工作。從學(xué)期初到學(xué)期期中，教學(xué)秘書要協(xié)助教務(wù)處檢查教師上課的到位情況與教學(xué)檢查，對教學(xué)大綱、教案、教學(xué)日歷、教材執(zhí)行情況要有詳細(xì)的了解，全面掌握教學(xué)監(jiān)控體系執(zhí)行情況。期末則要協(xié)助教務(wù)處組織開展教師評學(xué)和學(xué)生評教活動。同時還要做好教學(xué)檔案管理工作，注意有關(guān)資料的收集、整理、統(tǒng)計和歸檔，將資料按計劃編排整理，并迅速、及時地收集和補(bǔ)充，以保證有關(guān)資料的連續(xù)性、全面性，盡量做到不遺漏、不出錯。由于工作的特殊性，教學(xué)秘書還要在熟練掌握原有常規(guī)教學(xué)工作的基礎(chǔ)上，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)能力水平和知識理論水平。

在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書工作是其中的重要一環(huán)，其工作質(zhì)量更是能直接對學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生影響，因而具有舉足輕重的地位。高等教育事業(yè)快速發(fā)展，教學(xué)管理工作必將更加繁雜，教學(xué)秘書要主動為學(xué)生、教師和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好常規(guī)管理工作。因此，只有不斷提高自身的綜合素質(zhì)與創(chuàng)新意識，在實際工作中加強(qiáng)管理能力，才能實現(xiàn)效率與質(zhì)量的提高，為教育事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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