網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新探究

孫洪麗

【摘? 要】伴隨網(wǎng)絡(luò)時(shí)代來(lái)臨，信息的迅速發(fā)展和進(jìn)步，帶動(dòng)社會(huì)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)社會(huì)群體的生活與學(xué)習(xí)產(chǎn)生直接影響，亦使社會(huì)群體工作與學(xué)習(xí)效率大幅提升，網(wǎng)絡(luò)不僅為社會(huì)群體提供便利的生活方式，亦轉(zhuǎn)變了有關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的管理形式。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案管理所面對(duì)的機(jī)遇及挑戰(zhàn)并存。在此環(huán)境下，以往的檔案管理體系已不能滿足當(dāng)代工作需求，急需對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新與完善，檔案管理更應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境?；诖?，本文章對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行探討，以供相關(guān)從業(yè)人員參考。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;檔案管理工作;創(chuàng)新探究

引言

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸深入人們的日常生活，這也對(duì)檔案管理產(chǎn)生了巨大的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著淘汰的危險(xiǎn)，因此創(chuàng)新檔案管理工作模式已經(jīng)成為檔案管理方式轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，這對(duì)工作員工及其檔案管理的方式方法而言都不是一件容易的事情。為此，對(duì)如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下創(chuàng)新檔案管理工作進(jìn)行研究具有切實(shí)的意義。

1.檔案管理的概述

檔案的重要性不言而喻，而如何管理檔案更是有著其獨(dú)有的重要性。但是傳統(tǒng)的檔案管理方法好像已經(jīng)似乎并不適用于這個(gè)飛速發(fā)展的社會(huì)。當(dāng)今社會(huì)的主題是創(chuàng)新，在各行各業(yè)都要進(jìn)行創(chuàng)新的理念。在這個(gè)信息化的時(shí)代之下，任何行業(yè)多多少少都會(huì)與互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)結(jié)合在一起。當(dāng)然，檔案管理工作也是不例外的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的方法也要隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步而完善自身，不能再以落后的姿態(tài)出現(xiàn)在人們的視野當(dāng)中。

2.檔案管理工作發(fā)展面臨的困境

2.1檔案工作受到慣性思維的影響，與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)較薄弱

長(zhǎng)期以來(lái)的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷中，大多數(shù)企業(yè)都將檔案管理工作視為一種檔案存儲(chǔ)與簡(jiǎn)單的使用方式，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起到了重要的指導(dǎo)、借鑒作用，沒有將存在于檔案中的管理經(jīng)驗(yàn)納入企業(yè)管理思想當(dāng)中，也并沒有把檔案信息化建設(shè)視為一項(xiàng)綜合系統(tǒng)工程來(lái)進(jìn)行建設(shè)，只優(yōu)化單一的存儲(chǔ)方式難以符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)檔案深入挖掘、綜合運(yùn)用的要求。對(duì)此，應(yīng)提高檔案利用意識(shí)，同時(shí)把檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)綜合性系統(tǒng)建設(shè)工程加以重視。

2.2缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的人才，數(shù)字化意識(shí)薄弱

任何時(shí)候任何領(lǐng)域，人才都是引領(lǐng)未來(lái)發(fā)展的重中之重?，F(xiàn)在的年輕人處在壓力極大的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)之下，整個(gè)大環(huán)境都驅(qū)使著他們一切以利益為重，要用最少的時(shí)間創(chuàng)造最大的財(cái)富。因此，很多年輕人不愿意選擇檔案管理之類的工作，他們認(rèn)為這樣的工作工資比較低，日常多重復(fù)瑣碎無(wú)聊，不能夠帶來(lái)很大的價(jià)值。這種市場(chǎng)需求的收窄直接導(dǎo)致了各大高校對(duì)于檔案管理專業(yè)的開設(shè)。

2.3檔案信息化建設(shè)尚未完善

現(xiàn)階段，基于國(guó)內(nèi)檔案信息建設(shè)的整體情況而言，多數(shù)檔案室已落實(shí)信息化與數(shù)字化的檔案建設(shè)工作，同時(shí)部分電子檔案數(shù)據(jù)建檔與整理工作已經(jīng)充分完成，切實(shí)提高了檔案管理工作有序性，亦使得檔案室管理員工作質(zhì)效大幅提升，檔案管理更為規(guī)范與便捷。但是，這其中仍存在眾多不足與弊端。一方面，尚未建設(shè)統(tǒng)一化的檔案信息查詢與管理系統(tǒng)，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各項(xiàng)的對(duì)接與聯(lián)系。同時(shí)，部分檔案室存在信息化設(shè)備設(shè)施較為陳舊的情況，導(dǎo)致檔案儲(chǔ)存年限與有關(guān)設(shè)備運(yùn)行時(shí)速受到限制，對(duì)檔案管理體系的有序運(yùn)行有著不利影響。另一方面，相對(duì)于以往紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案仍存在急需解決的問(wèn)題。如電子檔案較易被他人惡性刪除、修改與轉(zhuǎn)存利用，尤其是網(wǎng)絡(luò)連接的狀況下更易受到黑客的病毒攻擊，從而被其盜取關(guān)鍵檔案信息與資料，為檔案管理造成安全危害。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新探究

3.1對(duì)傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新

互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的發(fā)展及其愈發(fā)廣泛的應(yīng)用在一定程度上影響了檔案管理工作的大環(huán)境。在這樣的時(shí)代背景之下，檔案管理人員需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流與要求，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代以前，傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工為主，具有工作效率低、信息服務(wù)局限性強(qiáng)的特點(diǎn)。而在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下應(yīng)發(fā)揮信息技術(shù)的作用，創(chuàng)建信息化檔案管理模式以及智能化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)開展線上服務(wù)來(lái)加強(qiáng)各個(gè)部門之間的信息交流，使各部門之間的協(xié)作更加默契、便利，將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到極致。

3.2提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的安全性

檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作過(guò)程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，保障檔案相關(guān)資料的真實(shí)性會(huì)直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改革。信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習(xí)慣有很大的關(guān)系。作為相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，要保證檔案工作人員有個(gè)安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關(guān)的工作人員在工作過(guò)程中，也要在科學(xué)合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號(hào)后，要及時(shí)刪除賬號(hào)信息;工作開始前要對(duì)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全測(cè)評(píng)等，從而將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進(jìn)。

3.3注重檔案管理服務(wù)的縱向深化

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，用戶的需求變化很快，其中最為重要的是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)賦予的自主服務(wù)，用戶可以通過(guò)檔案管理服務(wù)人員所提供的信息實(shí)現(xiàn)自主篩選，并對(duì)信息所涉及到的所有領(lǐng)域進(jìn)行全面考量，從這一點(diǎn)來(lái)講，要求檔案管理服務(wù)工作人員要具有一定的知識(shí)儲(chǔ)備，并注重檔案管理服務(wù)的縱向深化，盡可能為用戶提供全方位、多領(lǐng)域的信息服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式所提供的服務(wù)比較單一化，能夠涉及的領(lǐng)域有限，效率不高，從而導(dǎo)致應(yīng)用者錯(cuò)失最佳使用時(shí)間。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，檔案管理服務(wù)體系需從內(nèi)到外進(jìn)行全面改革，需要將傳統(tǒng)的檔案文件、信息檢索等進(jìn)行全面整合，并構(gòu)建一個(gè)全方位、多領(lǐng)域的信息化服務(wù)平臺(tái)，根據(jù)用戶在文件方面的搜索、查詢、閱讀等方面的需求提供協(xié)同服務(wù)。一方面，能夠讓檔案信息實(shí)現(xiàn)一定程度的開發(fā)，從而為更多人提供良好服務(wù);另一方面，有利于強(qiáng)化檔案管理服務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)，最大限度保障檔案管理服務(wù)與時(shí)俱進(jìn)。

3.4加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理水平

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況和需求，制定具有針對(duì)性的內(nèi)部檔案管理體制，貫徹落實(shí)相關(guān)管理措施，要求檔案管理人員嚴(yán)格依照規(guī)章制度做好檔案管理工作，以防出現(xiàn)違規(guī)行為。檔案管理人員應(yīng)借助計(jì)算機(jī)設(shè)施創(chuàng)建防火墻，并采取權(quán)限設(shè)置安全管理方式，從而提高內(nèi)部檔案信息查用和保存過(guò)程中的安全可靠性，避免他人盜用檔案信息數(shù)據(jù)。另外，檔案管理人員還可以利用計(jì)算機(jī)保密技術(shù)，把重點(diǎn)檔案資料設(shè)計(jì)為只讀模式，從而防止有人使用計(jì)算機(jī)批量處理功能，刪除或篡改檔案數(shù)據(jù)信息，有效保證單位內(nèi)部檔案資料的健全性和原始性。

4.結(jié)束語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案工作的深度融合，促使檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，因此在檔案實(shí)際工作中，需要充分運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，全面提升檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，積極推進(jìn)檔案服務(wù)工作的智能化和個(gè)性化發(fā)展，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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