大數(shù)據(jù)信息時代電子檔案的管理

苗菁

[摘 要] 信息時代的到來，讓我國傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些缺陷得到了進一步的完善和優(yōu)化，給檔案管理工作帶來的影響是不容忽視的，企業(yè)的檔案管理工作也正逐漸朝著更加數(shù)字化和信息化的方向邁進。目前來看，電子檔案管理的工作模式已經(jīng)被大范圍的應(yīng)用，并且也取得了比較好的管理效果，對企業(yè)管理水平的提升和企業(yè)的長期發(fā)展都具有積極的推進作用。文章主要分析了大數(shù)據(jù)信息時代下電子檔案管理的優(yōu)勢以及其中存在的問題，并對強化電子檔案管理效果的策略進行了探究。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)信息時代；電子檔案管理；策略

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A

在大數(shù)據(jù)信息時代的背景下，我國檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的變化。電子檔案管理的模式已經(jīng)成為當下企業(yè)管理的新風潮，不僅促進了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，也體現(xiàn)了管理人員思維模式的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)發(fā)展無疑帶來了新一輪的機遇和挑戰(zhàn)。利用信息技術(shù)對電子檔案進行管理具有更強的便捷性和規(guī)范性，使管理人員的工作效率大大提升，但同時網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)問題也隨之出現(xiàn)，很多電子文件被一些不法分子竊取和破壞，使數(shù)據(jù)信息的安全性和保密性大幅度降低，這也是相關(guān)工作人員亟待解決的一件事情[1]。以下對電子檔案管理的優(yōu)勢和問題進行了簡要分析，并提出了提升電子檔案管理有效性的幾點建議。

一、大數(shù)據(jù)信息時代電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）促進管理效率的提升

大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案管理工作更加數(shù)字化和信息化，檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升。首先，電子檔案的歸檔方式和傳統(tǒng)檔案管理的方式有所不同，電子檔案的歸檔的方式更加智能化，利用身份驗證、信息驗證的方式使電子文件的傳輸效率和處理效果進一步提升，并且能夠確保電子檔案的真實性和準確性。另外，電子檔案的保管方式主要是利用信息技術(shù)來完成對文件的儲存和調(diào)用，這樣一來，在需要運用電子檔案的時候管理人員能夠及時通過電子計算機查找和調(diào)用的相關(guān)文件，這樣也從一定程度上節(jié)省了一部分的工作時間[2]。并且運用電子檔案管理的方式能夠儲存大量的信息，信息記錄的速度也有了極大地提升。

（二）有利于查缺補漏

在對檔案的進行查閱和核實的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理需要花費大量的精力和時間進行拆卷、裝卷等的操作。電子信息管理則不然，只需要管理人員在信息管理系統(tǒng)當中點擊內(nèi)容進行修改就能夠完成查漏補缺的過程。這樣一來，不僅大大提升了工作效率，也為相關(guān)工作人員減輕了一部分工作壓力，促進檔案管理工作更加標準化和規(guī)范化，企業(yè)的管理水平也會因此而有所提升[3]。

二、大數(shù)據(jù)信息時代電子檔案管理中存在的問題

（一）管理設(shè)備和管理技術(shù)相對落后

管理設(shè)備和管理技術(shù)的落后對企業(yè)的電子檔案管理造成的影響可謂是致命的，不但無法達到良好的管理效果，反而使信息保管的準確性和安全性受到了嚴重威脅。首先，很多企業(yè)在電子檔案管理設(shè)備方面的投入不足，無法為管理工作提供強有力的技術(shù)支持，導(dǎo)致工作效率和管理效果沒有得到進一步提升[4]。另外，一些企業(yè)的工作人員專業(yè)水平不足，無法熟練靈活地應(yīng)用計算機技術(shù)，這樣一來，如果電子檔案管理工作中出現(xiàn)問題則無法第一時間進行有效地處理，因此就會導(dǎo)致信息丟失的風險性大大提升，對企業(yè)的健康發(fā)展造成一定程度的影響。

（二）管理制度有待完善

就目前來看，大部分企業(yè)電子檔案的相關(guān)管理制度并不完善，其中很多內(nèi)容需要進行改進和優(yōu)化，不僅無法為檔案管理工作提供依據(jù)，反而不能和當下電子檔案管理的工作模式相符合。如針對檔案收集和檔案后期管理的工作當中，沒有健全的管理制度就不能保證管理工作規(guī)范有序地進行，這樣就很可能會造成檔案或信息缺失的現(xiàn)象。除此之外，企業(yè)在調(diào)用檔案和評估的相關(guān)工作中也缺乏一定的科學(xué)性和合理性，電子檔案的應(yīng)用價值難以得到充分的體現(xiàn)。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

很多企業(yè)的電子檔案都缺少專業(yè)的工作人員進行管理，如聘請非專業(yè)的人員和學(xué)歷較低的人員投入到檔案管理的工作當中，這些工作人員不僅缺乏工作經(jīng)驗，工作能力也并不理想。另外，一些年齡大的管理人員的管理意識沒有進行及時的改進，無法接受一些新鮮的管理觀念和管理手段。除此之外，企業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)工作也不到位，沒有定期對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，以上都是導(dǎo)致企業(yè)的電子檔案管理工作效率低下的主要原因，同時也造成了企業(yè)的信息化管理水平普遍較低[5]。

三、大數(shù)據(jù)信息時代電子檔案管理的完善策略

（一）加大管理設(shè)備和管理技術(shù)投入

在大數(shù)據(jù)信息時代的背景下，企業(yè)需要為開展電子檔案管理工作提供強有力的技術(shù)支持，積極迎合時代的發(fā)展趨勢，不斷引進先進的管理設(shè)備和技術(shù)手段。比如可合理的利用加密技術(shù)保證電子文檔的安全性和保密性。該技術(shù)手段能夠充分利用信息技術(shù)將一些機密文件以數(shù)字的方式進行儲存和加密，能夠有效地避免一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)渠道盜取信息。通常情況下可利用“雙秘鑰法”進行加密處理。另外，電子文件備份也是保存和管理電子文檔的有效途徑[6]。管理人員可以根據(jù)實際需要將文件進行拷貝處理，同時需要確保文件儲存的安全性，這樣就能夠避免文件的原件丟失或損壞造成的巨大損失。一般來講可以將文件備份成三套，一套作為平時查閱的使用文件，一套進行保管，另一套放在異地保管，從而能夠有效地保證文件長期安全的儲存。

（二）完善電子檔案管理制度

為了保證檔案管理的規(guī)范性和安全性對電子檔案的相關(guān)管理制度進行完善是必不可少的。企業(yè)需要根據(jù)電子檔案的管理現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理制度，如針對電子檔案的查閱、保管、調(diào)用等方面的規(guī)定和管理內(nèi)容都需要細化，同時需要落實責任制度，堅決杜絕企業(yè)內(nèi)部員工竊取和散布企業(yè)的機密文件內(nèi)容，避免為企業(yè)造成巨大的利益損失。除此之外，需要構(gòu)建健全的考核機制，便于對管理人員在工作上的表現(xiàn)進行獎勵或懲罰，以此來督促管理人員對待工作的積極性和嚴謹性，避免在工作中出現(xiàn)失誤。管理人員之間也需要互相監(jiān)督，確保對電子檔案的精準管理。

（三）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)的影響下，電子檔案管理模式的創(chuàng)新和改善是亟待解決的一件事情，對此管理人員需要予以充分的重視，與此同時需要對管理觀念和管理辦法做出相應(yīng)的調(diào)整，確保能夠在檔案管理工作當中發(fā)揮更大的作用。首先，管理人員需要能夠緊跟時代的發(fā)展趨勢，勇于接受和學(xué)習新鮮的管理知識和管理技術(shù)，從而熟練掌握和運用信息技術(shù)，為開展電子檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。其次，管理人員需要提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，以維護企業(yè)的利益為工作目標遵守檔案管理內(nèi)容進行工作，對數(shù)據(jù)信息等進行嚴格的保密。最后，企業(yè)需要加大管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展電子檔案管理知識和技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓工作人員的理論基礎(chǔ)和實踐能力都能夠得到強化，從而提升檔案信息的利用效率，使其在企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的過程中發(fā)揮更大的應(yīng)用價值。

（四）提升管理數(shù)據(jù)的安全性

大數(shù)據(jù)信息時代的影響下，為電子檔案管理工作提供了更大的便利，但是在實際的工作當中依然存在網(wǎng)絡(luò)安全等風險因素，所以相關(guān)工作人員需要利用網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢彌補檔案管理工作中的不足之處，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和準確性。首先，需要搭建大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)平臺，提升檔案管理工作的信息化水平。其次，需要對信息管理的流程進行重點把控，如針對一些具有法律效應(yīng)的重點文檔需要以紙質(zhì)版的方式進行保存和管理，對含有關(guān)鍵信息和數(shù)據(jù)的文件進行拷貝處理，從而保證信息管理的安全性。同時需要注意的一點是管理人員需要對這些文件進行明確地標注，避免出現(xiàn)信息混淆為后續(xù)的文件查閱和使用造成影響。另外，管理人員需要將大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢最大限度地發(fā)揮出來，對電子檔案管理的工作流程進行優(yōu)化，將相關(guān)的業(yè)務(wù)整合起來進行統(tǒng)一的管理，有利于促進檔案管理效果的提升。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)信息時代對檔案管理工作造成的影響有利也有弊，管理人員需要對工作中存在的問題進行及時地發(fā)掘和改正，同時不斷提升自身的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng)，從而對電子檔案進行規(guī)范性和安全性的保存和管理。

參考文獻：

[1]黃膺竹.淺談大數(shù)據(jù)信息時代電子檔案的管理[J].知識經(jīng)濟，2020（13）：13，15.

[2]楊桂明，許鳳姣.大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析[J].檔案管理，2020（02）：84-85.

[3]林青.大數(shù)據(jù)時代下電子信息化檔案管理初探[J].理論觀察，2018（07）：162-164.

[4]馬艷秋.基于大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理研究[J].數(shù)字通信世界，2017（10）：160.

[5]周成龍.大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺世界，2017（S2）：28-29.

[6]張丹菊.基于大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理研究[J].城建檔案，2016（07）：68-69.