對油田房產(chǎn)檔案管理模式的思考

陳迪

摘要：房產(chǎn)檔案指的是在長時(shí)間的管理房產(chǎn)實(shí)踐工作過程中所形成的很多具有很大意義的存放價(jià)值保存在歷史記錄中的文件資料。在房屋歸屬權(quán)登記、房產(chǎn)的交易、物業(yè)的管理、公用環(huán)境服務(wù)、房屋的拆遷、房產(chǎn)的糾紛等工作領(lǐng)域中起著決定性作用。要與油田房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展需求和檔案管理本身規(guī)定相結(jié)合，再去聯(lián)系實(shí)際中的工作。近些年來伴隨著房地產(chǎn)行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，房產(chǎn)檔案的作用越來越突出并且得到一定的社會(huì)關(guān)注。本文概述了房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)在所有模式中存在的一些問題，并對油田以后的房產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的思考和討論。

關(guān)鍵詞：油田;房產(chǎn)檔案;管理模式;思考

房產(chǎn)檔案的管理一直都是一種比較“冷門”的形式，但是現(xiàn)在從事這種行業(yè)管理的工作人員一直都在堅(jiān)守著房產(chǎn)檔案管理，這是房地產(chǎn)管理這個(gè)行業(yè)的重心和基礎(chǔ)，具有一定的優(yōu)越地位。房產(chǎn)的管理被當(dāng)做是油田房產(chǎn)事業(yè)管理中的一小部分，伴隨著油田房產(chǎn)事業(yè)管理工作的有序進(jìn)行和建立住房交易核心，為了響應(yīng)目前形勢發(fā)展的需要，房產(chǎn)檔案的管理方式必須要有對應(yīng)的調(diào)整。我們對現(xiàn)在房產(chǎn)檔案的管理形勢進(jìn)行了調(diào)查，并且分析了油田以后的房產(chǎn)檔案管理方式。例如勝利油田經(jīng)過四十多年的開發(fā)利用，現(xiàn)在已經(jīng)建成幾萬棟房屋。

一、現(xiàn)在油田房產(chǎn)檔案的管理模式

現(xiàn)在，油田房產(chǎn)檔案采用的是社區(qū)分散管理的方式，房產(chǎn)檔案的建立、收納、運(yùn)用這三大步驟依次交給各個(gè)社區(qū)分開進(jìn)行，重點(diǎn)包含文字、圖紙和表格等房產(chǎn)資料的集中、整理、分類、審查、暫存、變更、統(tǒng)一、查詢等服務(wù)步驟。在房屋歸屬權(quán)登記過程中，各個(gè)社區(qū)管理人員要把房屋產(chǎn)權(quán)辦證檔案再移交到管理局，集中審查之后再返還給各個(gè)社區(qū)進(jìn)行存放。在這種管理模式下，檔案管理業(yè)務(wù)職能和工作任務(wù)分擔(dān)，檔案存放的地方要能基本性得到保障，社區(qū)中的戶主查找原始檔案相對而言是比較便捷的，但是主要會(huì)出現(xiàn)以下幾個(gè)問題：

一是檔案的資源分散并且管理方式不合理：油田房產(chǎn)檔案是依照房屋所在地區(qū)分散到各個(gè)社區(qū)，各個(gè)社區(qū)的房產(chǎn)檔案所存放和排序的方法是不一致的，比如戶主的檔案有些是根據(jù)戶主的編號進(jìn)行排序，有些則是依照門牌號進(jìn)行排序。管理政策不夠全面。檔案的放置、使用比較隨意，沒有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范、沒有統(tǒng)一的工序和實(shí)行規(guī)范，對于工作的要求不能夠協(xié)調(diào)一致地實(shí)行。

二是檔案所存放的場所環(huán)境較差：房產(chǎn)檔案是一種長久性的存放檔案，對于存放檔案的場所有著十分嚴(yán)格的要求。受到辦公環(huán)境和辦公費(fèi)用的局限性，油田房產(chǎn)檔案的實(shí)際存放環(huán)境和要求有著比較大的差距。還有一小部分的社區(qū)房產(chǎn)檔案放置的場所是可以隨意變換的，檔案多次進(jìn)行移動(dòng)。有些房產(chǎn)檔案室和辦公室一起“多功能”使用，而且檔案室缺少設(shè)備、對于檔案工作的硬件配置不能夠?qū)嶋H到位;有些房產(chǎn)檔案室破爛、窄小、潮濕陰暗以至于出現(xiàn)房租漏雨現(xiàn)象，根本達(dá)不到防火、防潮、防蛀等基本型性要求，檔案一旦沒有得到有效的保護(hù)，遭受到破壞、丟失就會(huì)引發(fā)不可預(yù)估的損失。

三是在檔案室的工作人員變動(dòng)幅度較大：社區(qū)內(nèi)管理房產(chǎn)的工作人員編制較少，檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職工作，對于業(yè)務(wù)能力知識(shí)比較缺乏，整體的素質(zhì)高低不一，在職崗位不確定，對于工作有比較頻繁的變動(dòng)。檔案管理是一門專業(yè)性較高的學(xué)科，檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力、素養(yǎng)的高低，會(huì)直接決定檔案質(zhì)量的好壞和整體管理能力的高低。管理好、利用好檔案需要具備一定的專業(yè)知識(shí)型人才，尤其是在長時(shí)間的管理當(dāng)中所積攢的基礎(chǔ)知識(shí)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，這些對檔案管理有著決定性作用，然后常常的人員變動(dòng)情況導(dǎo)致早已培訓(xùn)好的檔案工作人員不能夠完全發(fā)揮作用，但是新到職的工作人員對于檔案管理的基礎(chǔ)性知識(shí)有較少的了解，要去進(jìn)行再一次的知識(shí)學(xué)習(xí)、去熟悉業(yè)務(wù)，對于建房、分房、交易跨社區(qū)調(diào)房等工作形成的檔案不能夠完整地進(jìn)行歸納，這給檔案管理帶來了比較大的困難。

四是對于檔案管理的意識(shí)比較弱：房產(chǎn)檔案不僅記錄了油田十幾年甚至幾十年的修建成果，還與幾十萬職工家屬緊密聯(lián)系著。房產(chǎn)檔案管理是一種緘默的工作，一部分企業(yè)沒有高度重視，對檔案的作用和檔案的管理，總體的重要性理解還不夠到位，對資料的重視程度還不夠高，最后導(dǎo)致不能夠及時(shí)地立卷歸檔，不能完整安全地存放歷史文件，房屋的歸權(quán)屬不能夠及時(shí)地登記辦理，業(yè)主的合法權(quán)利得不到有效的保護(hù)。而且更為嚴(yán)重的是部分領(lǐng)導(dǎo)忽視這一現(xiàn)象，檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性沒有很好體現(xiàn)，導(dǎo)致對于工作的積極性不是很高;還有的一些具備了一定的檔案管理意識(shí)，但是對于管理的專業(yè)性知識(shí)比較欠缺再加上管理方式不能夠與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中出現(xiàn)一定的失誤。

二、對于房產(chǎn)檔案管理模式的改變策略

（一）確保立檔的前期控制是房產(chǎn)檔案信息管理的基礎(chǔ)性工作

油田房產(chǎn)檔案能夠直接反映和記錄房屋歸屬權(quán)情況的實(shí)際信息資料，我國法律有著明確規(guī)定，房產(chǎn)檔案里的資料必須是真實(shí)和準(zhǔn)確的，不能和實(shí)際情況相悖。一旦房產(chǎn)檔案的信息內(nèi)容出現(xiàn)一些錯(cuò)誤記錄或者是別的誤差，就會(huì)導(dǎo)致房產(chǎn)檔案的法律效力有大幅度的降低，在體現(xiàn)憑證作用的中途就有可能會(huì)發(fā)生證據(jù)錯(cuò)誤或者是證據(jù)不足的現(xiàn)象。為了能夠減少這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，房產(chǎn)檔案必然要強(qiáng)化建檔的實(shí)際操作，提前做好事前操控。在檔案歸檔之前，要把控好三大步驟：第一要強(qiáng)化文件資料的審查管理。有關(guān)人員在進(jìn)行房地產(chǎn)登記時(shí)，對于審查當(dāng)事人的資料是否完善要具有一定的嚴(yán)謹(jǐn)性、看是否符合資格的要求，并且要保確保提供的資料全部都是真實(shí)有效的;文件材料形成的整個(gè)過程都是合法的。戶主在申請辦理產(chǎn)權(quán)登記得過程中，需要依照有關(guān)規(guī)定填寫一些資料內(nèi)容和提供一些信息，這些資料都是不可或缺的。強(qiáng)化對產(chǎn)權(quán)資料進(jìn)行移交式管理。這在產(chǎn)權(quán)資料管理中是最主要的步驟，檔案在進(jìn)行交接時(shí)，管理者必然要對檔案信息資料再進(jìn)行一次完整的清理、檢查和鑒定，以確保檔案信息資料的統(tǒng)一性。最后，一定要確保檔案信息資料中內(nèi)容的清晰度，要精確簡潔，排序也要與規(guī)定相對應(yīng)，以能夠方便查看閱讀和進(jìn)行規(guī)范管理?？偠灾ㄓ袕?qiáng)化建檔的基礎(chǔ)性工作，才能讓后期的檔案管理工作發(fā)揮出最大程度的優(yōu)勢。

（二）推動(dòng)檔案信息電子化快速發(fā)展

伴隨著不同行業(yè)信息化進(jìn)程的深入發(fā)展，尤其是當(dāng)下全自動(dòng)化辦公的普遍存在，導(dǎo)致檔案信息管理的形成模式也發(fā)生了很大程度的改變，建檔、歸檔、用檔等這些過程都已經(jīng)歸納到計(jì)算機(jī)的管理當(dāng)中，不同種類的文字、圖片、小視頻等都是在以數(shù)字化的電子性媒介工具而存在。進(jìn)行檔案集中化管理時(shí)，要對檔案信息電子化建設(shè)加大投入，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案內(nèi)容進(jìn)行集中、挑選和進(jìn)行不同程度的加工，慢慢地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化，創(chuàng)建和完善檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)字化信息庫，最終將傳統(tǒng)的手工查閱信息變?yōu)橛?jì)算機(jī)幫助查閱信息，能夠做到電子信息的副本可以在不同的地方進(jìn)行存放，在很大程度上有效保護(hù)了檔案信息的初始文件。

三、結(jié)語

對于石油檔案管理的科學(xué)性，在當(dāng)下快速發(fā)展的信息時(shí)代中，只有創(chuàng)新管理模式、利用先進(jìn)理念，才能全方位提高檔案管理服務(wù)的高度。新時(shí)期條件下油田房產(chǎn)檔案管理工作面對著難得的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也會(huì)也面臨很多新的課題，只有注意到最基礎(chǔ)性的工作，并且完善管理模式，從而進(jìn)一步提高現(xiàn)代化的管理水平，強(qiáng)化信息檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的安全化、科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展，使得油田房產(chǎn)檔案信息管理工作能夠發(fā)揮出極大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜鑫.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的房地產(chǎn)檔案管理的可行性路徑探索[J].國際公關(guān)，2020（1）.

[2]肖勸治.工匠精神視閾下加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理研究[J].上海房地，2019（9）.

作者簡介：陳 迪（1974—），女，山東菏澤人，經(jīng)濟(jì)師（中級），本科，主要從事房產(chǎn)管理研究。