VLOOKUP函數(shù)在財(cái)務(wù)辦公中的應(yīng)用探究

付遠(yuǎn)軍

摘要：[目的]快速高效地完成人員代碼與手機(jī)號碼對照表、校領(lǐng)導(dǎo)與部門分工代碼對照表、人員與部門代碼對照表等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，將財(cái)務(wù)工作人員從機(jī)械重復(fù)的工作中解放出來。[方法]通過對WPS Office Excel中的VLOOKUP函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)與IFERROR函數(shù)的聯(lián)合使用，完成數(shù)據(jù)的批量查找及匹配。[結(jié)果]運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)批量查找及匹配數(shù)據(jù)比逐個查找、復(fù)制、粘貼完成數(shù)據(jù)的匹配顯得更高效、便捷、不易出錯。[結(jié)論]本文通過對VLOOKUP函數(shù)的合理運(yùn)用，較為高效快速地完成了財(cái)務(wù)軟件升級所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為財(cái)務(wù)工作人員節(jié)省了大量時(shí)間，為財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級提供了有力保障。

關(guān)鍵詞：VLOOKUP函數(shù);財(cái)務(wù)辦公;查找;合并

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）22-0241-03

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

1 問題引入

在黨的十八屆三中全會中，提出了“建立權(quán)責(zé)發(fā)生制政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告制度”的重大改革舉措，《預(yù)算法》（2014）對各級政府提出按年度編制以“權(quán)責(zé)發(fā)生制”為基礎(chǔ)的政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告的新要求。由于舊政府會計(jì)標(biāo)準(zhǔn)體系一般采用收付實(shí)現(xiàn)制，主要以提供反饋預(yù)算收支執(zhí)行情況的決算報(bào)告為目的，無法準(zhǔn)確、完整反映政府資產(chǎn)負(fù)債真實(shí)狀況，以及政府的運(yùn)行成本等情況，難以滿足編制“權(quán)責(zé)發(fā)生制”政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告的信息需求[1]。新《政府會計(jì)制度》自2019年1月1日起施行，新的政府會計(jì)制度在會計(jì)科目、核算、報(bào)表體系和結(jié)構(gòu)等方面都做了相應(yīng)調(diào)整，各級單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)紛紛升級[2]。由于舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不完整性，以及各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)間編碼的不統(tǒng)一性，導(dǎo)致系統(tǒng)升級時(shí)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理中需要大量查找特定數(shù)據(jù)。怎樣快速高效地完成人員代碼與手機(jī)號碼對照表、校領(lǐng)導(dǎo)與部門分工代碼對照表、人員與部門代碼對照表等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，成為本文需要解決的一系列問題。

2 WPS Office簡介

本文基于WPS Office 2019實(shí)施，WPS Office由北京金山辦公軟件股份有限公司自主研發(fā)，正宗國貨，可以實(shí)現(xiàn)辦公軟件最常用的Word、Excel、PowerPoint、PDF閱讀等多種功能。具有運(yùn)行速度快、內(nèi)存占用低、強(qiáng)大插件平臺支持、云功能多、免費(fèi)提供海量在線存儲文檔模板及空間的優(yōu)點(diǎn)。支持閱讀和輸出PDF （.pdf）文件、具有全面兼容Microsoft Office 97-2010（ doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等）格式的獨(dú)特優(yōu)勢。覆蓋Linux、Win-dows、iOS、Android等多個平臺。WPS Office支持桌面和移動辦公。且WPS移動版通過Google Play平臺，已覆蓋超50多個國家和地區(qū)[3]。因此，對于大多數(shù)非計(jì)算機(jī)人員，并不會使用Ac-cess、SQL Server、Oracle來查詢數(shù)據(jù)，對WPS Office Excel相應(yīng)函數(shù)的合理使用已足夠完成日常辦公數(shù)據(jù)的整理。在愛國熱潮盛行的當(dāng)下，我們?yōu)槭裁床恢С謬a(chǎn)辦公軟件呢？WPS被寄予重托，任重而道遠(yuǎn)，期望WPS未來的應(yīng)用、用戶體驗(yàn)迎來更好更快的發(fā)展。

3 VLOOKUP函數(shù)介紹

VLOOKUP函數(shù)主要功能為按列查找，并返回特定條件下的查詢結(jié)果，與LOOKUP函數(shù)和HLOOKUP函數(shù)屬于同一類函數(shù)[4]。其中LOOKUP函數(shù)使用時(shí)要求被查詢區(qū)數(shù)值為升序，而HLOOKUP函數(shù)主要功能是查詢給定行中的數(shù)據(jù)。VLOOKUP函數(shù)基礎(chǔ)語法格式如下：

VLOOKUP（lookup_value，

table_arrav，

col_index_num，[range_lookup]）

lookup_value表示在數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值，查找數(shù)值一定要處于數(shù)據(jù)表的第一列。lookup_value可以為數(shù)值、引用或文本字符串。當(dāng)vlookup函數(shù)第一參數(shù)省略查找值時(shí)，表示用0查找[4-6]。

table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表，表示其對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用[4-6]。

col_index_num為table_arrav中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)列序號。col_index_num為1時(shí)，返回table_array第一列的數(shù)值，col_ in-dex_num為2時(shí)，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類推。如果col index num小于1，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#VALUE！;如果coLindex_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值#REF！ [4-6]。

range_lookup為某個邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時(shí)是精確匹配，還是近似或模糊匹配。如果為FALSE或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數(shù)VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值。如果range_lookup省略，則默認(rèn)為TRUE或1[4-6]。

4 VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用實(shí)例

4.1用VLOOKUP函數(shù)生成人員代碼與手機(jī)號碼對照表

為了保護(hù)個人信息的隱私性，本文均對職工個人信息進(jìn)行替換處理，運(yùn)用Excel的高級函數(shù)SUBSTITUTE，在B2單元格錄入公式=SUBSTITUTE（A2，MID（A2，2，2），”**”），數(shù)據(jù)列手機(jī)號碼、入員代碼（工號）、工資系統(tǒng)姓名、工資系統(tǒng)職工編碼分別利用SUBSTITUTE函數(shù)處理后如圖1所示。

天財(cái)財(cái)務(wù)系統(tǒng)5.0及之前各版本，在使用的過程中，人員代碼錄入時(shí)未錄人工號，甚至很多人員信息里人員代碼是操作員隨機(jī)錄入的系統(tǒng)非重復(fù)數(shù)值，這導(dǎo)致賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)非?；靵y。因此在升級期間數(shù)據(jù)的整理過程中，采用工資系統(tǒng)里的姓名、職工編碼信息，和學(xué)校辦公室之前搜集的姓名、手機(jī)號碼信息，利用VLOOKUP函數(shù)查找完成數(shù)據(jù)的對應(yīng)和匹配。由于本文中同名同姓的職工數(shù)量不多，所以采用先用VLOOKUP函數(shù)批量處理，后個別核對的方式處理數(shù)據(jù)。