民辦高校教學(xué)秘書工作探析

[摘 要] 民辦高校的教學(xué)秘書起著學(xué)校和教師、學(xué)校和學(xué)生、教師和學(xué)生之間的溝通和紐帶作用，但民辦高校的教學(xué)秘書工作卻具有與公辦高校的教學(xué)秘書工作所不同的特點(diǎn)。文章基于民辦高校教學(xué)秘書所要完成的主要職責(zé)，考察民辦高校教學(xué)秘書工作所具有的特點(diǎn)，解析當(dāng)前民辦高校教學(xué)秘書的困惑，并給出相應(yīng)解惑構(gòu)想。

[關(guān)鍵詞] 民辦高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理

[基金項(xiàng)目] 福建省重大教育教學(xué)改革項(xiàng)目“現(xiàn)代工程教育理念下的工程坊實(shí)踐教育體系建設(shè)與運(yùn)行研究”（FBJG20180208）

[作者簡(jiǎn)介] 馮良貴（1968—），男，江西興國(guó)人，教授，博士，主要從事數(shù)學(xué)、民辦高等教育管理。

[中圖分類號(hào)] G642? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? [文章編號(hào)] 1674-9324（2020）37-0019-02? ? [收稿日期] 2019-11-18

一、引言

在我國(guó)，民辦高校是指由企業(yè)事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體及其他社會(huì)組織或公民個(gè)人用非國(guó)家財(cái)政性教育經(jīng)費(fèi)，面向社會(huì)舉辦的高等學(xué)校。民辦高校的辦學(xué)歷史一般不長(zhǎng)，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)也主要由學(xué)校舉辦方通過各種渠道籌集而得，這導(dǎo)致民辦高校普遍起點(diǎn)低、基礎(chǔ)差。這些決定了民辦高校的教學(xué)秘書工作具有與公辦高校所不同的特點(diǎn)。本文基于民辦高校教學(xué)秘書[本文中均指學(xué)院（系）里的教學(xué)秘書]所要完成的主要職責(zé)，考察民辦高校教學(xué)秘書工作所具有的特點(diǎn)，解析當(dāng)前民辦高校教學(xué)秘書的困惑，并給出相應(yīng)思考及解惑構(gòu)想。

二、民辦高校教學(xué)秘書工作的主要職責(zé)及特點(diǎn)

以我校為例，一般說來民辦高校的教學(xué)秘書工作主要包含九方面的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)學(xué)院的教務(wù)行政工作，協(xié)助管理好本院日常教學(xué)秩序，做好日常教學(xué)的組織管理、教學(xué)檢查工作，保證教學(xué)工作的正常進(jìn)行。二是根據(jù)教學(xué)計(jì)劃要求，上報(bào)開課計(jì)劃，落實(shí)教材預(yù)定，上報(bào)教務(wù)處。三是負(fù)責(zé)所在學(xué)院每學(xué)期的排課工作，辦理教師平時(shí)的調(diào)、停課手續(xù)，各班課表發(fā)放。四是負(fù)責(zé)教師教學(xué)工作量的統(tǒng)計(jì)、審核工作。五是負(fù)責(zé)收集教學(xué)工作中教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)的反饋意見和存在問題，并及時(shí)將信息反饋給院領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)做好教務(wù)處與學(xué)院之間的信息溝通。六是負(fù)責(zé)學(xué)院各班學(xué)生期中考試、期末考試、補(bǔ)考成績(jī)的統(tǒng)計(jì)、匯總工作。七是參與學(xué)院組織的各類教學(xué)檢查工作，協(xié)助完成學(xué)院教學(xué)計(jì)劃的制定。八是負(fù)責(zé)學(xué)院教學(xué)文件資料的整理歸檔工作，建立健全教師業(yè)務(wù)檔案，課程建設(shè)檔案和其他教學(xué)檔案，負(fù)責(zé)教學(xué)文件的收、發(fā)、保管，及時(shí)填報(bào)有關(guān)報(bào)表。第九項(xiàng)，也是最后一項(xiàng)，就是完成教務(wù)處和院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

從教學(xué)秘書的主要職責(zé)可看出，民辦高校的教學(xué)秘書起著學(xué)校和教師、學(xué)校和學(xué)生、教師和學(xué)生之間的溝通和紐帶作用。概括起來，民辦高校的教學(xué)秘書工作主要有以下特點(diǎn)：

一為繁雜性。教學(xué)秘書參與本學(xué)院（系）的全部與教學(xué)有關(guān)的工作，工作范圍廣，處處體現(xiàn)著繁雜性。

二是準(zhǔn)確性。教學(xué)秘書工作特別要求準(zhǔn)確性，因?yàn)榻虒W(xué)秘書工作中稍有差錯(cuò)，就可能導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生，擾亂正常的教學(xué)秩序，甚至影響一個(gè)學(xué)生的畢業(yè)和未來。

三為時(shí)效性。作為領(lǐng)導(dǎo)和教師、學(xué)校和學(xué)生、教師和學(xué)生之間的紐帶，教學(xué)秘書工作體現(xiàn)出需要及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)信息的特點(diǎn)。

四是重要性。鐵打的秘書流水的院長(zhǎng)。民辦高校中，學(xué)院（系）主官常常換但教學(xué)秘書不會(huì)換，因而教學(xué)秘書往往成為學(xué)生四年大學(xué)時(shí)光最為深刻的記憶，也是所在學(xué)院（系）最為有力的歷史見證人。此外，民辦高校為了節(jié)省人力開支，往往要求教學(xué)秘書還要兼履學(xué)院（系）主官助理的工作。這些工作客觀上要求教學(xué)秘書既要熟悉本學(xué)院（系）的所有專業(yè)的培養(yǎng)方案和教學(xué)大綱，還要熟悉所有專業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和方向，是一項(xiàng)需要文字功底和學(xué)科建設(shè)知識(shí)的重要工作。

三、民辦高校教學(xué)秘書的困惑及思考

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，工作職責(zé)范圍廣。當(dāng)前民辦高校教學(xué)秘書的困惑主要有以下三方面：

一是由具體工作范圍不明確導(dǎo)致的無所適從感。如前所述（見民辦高校教學(xué)秘書工作職責(zé)中的最后一條），教學(xué)秘書還要完成教務(wù)處和院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，這使得教學(xué)秘書的工作不僅僅限于教學(xué)工作。由于教師不坐班，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的工作自然落在教學(xué)秘書身上。同時(shí)本學(xué)院（系）老師遇到有事不能親自來的情況，也基本會(huì)讓教學(xué)秘書代為辦理。教學(xué)秘書忙亂不堪是常態(tài)，往往手中工作還未完，那邊又被指派完成其他的工作。

二是工作壓力大，因工作的服務(wù)性定位導(dǎo)致的地位不受重視感。由于教學(xué)秘書是學(xué)院（系）教學(xué)工作具體事宜的安排者，因此任務(wù)繁重，責(zé)任重大。加之有些教學(xué)秘書還要承擔(dān)教學(xué)工作，每學(xué)年有教學(xué)工作量的要求。這導(dǎo)致教學(xué)秘書面臨分身乏術(shù)的困境，工作壓力之大可想而知。另一方面，在很多教師和學(xué)生眼中，教學(xué)秘書就是為他們服務(wù)的，所做工作只不過是簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)而已。這導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作地位不受重視。

三是待遇偏低，因相關(guān)知識(shí)欠缺導(dǎo)致的力不從心感。近年來，隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量迅速增長(zhǎng)，相關(guān)的評(píng)估考核增多，教學(xué)秘書的工作量也隨之增加，工作強(qiáng)度增大。但教學(xué)秘書的待遇未曾相應(yīng)改變或增加幅度小。此外，囿于教學(xué)秘書屬于教學(xué)管理工作的組織者和執(zhí)行者，要很好地履行自己的職責(zé)，需要擁有教學(xué)管理和組織工作的豐富經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)知識(shí)。但目前民辦高校中對(duì)教學(xué)秘書的知識(shí)能力培訓(xùn)缺乏，新參加工作就來擔(dān)任教學(xué)秘書的比例不小，他們不熟悉本學(xué)院的專業(yè)和教學(xué)情況，更對(duì)教學(xué)管理和組織工作缺乏經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，這使本來就繁重的工作面臨更大的困難和挑戰(zhàn)。

針對(duì)上述三點(diǎn)困惑，筆者提出以下解惑構(gòu)想。

一是明確職責(zé)、精準(zhǔn)定位。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍的組成部分，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)全面專職化，才能適應(yīng)新形勢(shì)下高校教學(xué)管理水平專業(yè)化和信息化程度的更高要求。專業(yè)的人干專業(yè)的事。學(xué)校必須嚴(yán)格要求各學(xué)院（系）領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真履行自己的崗位職責(zé)，在其位謀其事，不能做甩手掌柜。明確職責(zé)、精準(zhǔn)定位。如此，教學(xué)秘書面對(duì)教學(xué)和科研雙重壓力的情況不再出現(xiàn)，更能專心做好教學(xué)運(yùn)行和管理工作，有效提高教學(xué)秘書整體工作質(zhì)量。

二是改革教學(xué)管理人員考核體系和晉升體系，提高教學(xué)秘書工作地位。教學(xué)秘書的工作地位不高與學(xué)校的現(xiàn)行體制分不開。要改革現(xiàn)行針對(duì)教學(xué)管理人員的考核體系和晉升體系，讓教學(xué)秘書發(fā)自內(nèi)心樂意從事教學(xué)運(yùn)行和管理工作，實(shí)實(shí)在在感到工作有奔頭，上升有空間。以職業(yè)規(guī)劃為方法促進(jìn)青年教學(xué)秘書的成長(zhǎng)。首先引導(dǎo)和鼓勵(lì)教學(xué)秘書認(rèn)清自身能力、素質(zhì)水平，然后結(jié)合學(xué)校的發(fā)展環(huán)境為他們確立實(shí)際的發(fā)展目標(biāo)，讓他們能夠根據(jù)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)、職業(yè)素養(yǎng)及思維方式選擇自己的進(jìn)步軌道。根本上，學(xué)校更須通過提高教學(xué)秘書待遇來提高教學(xué)秘書工作在學(xué)校中的整體地位，比如，設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，增設(shè)教學(xué)秘書專項(xiàng)補(bǔ)貼（鑒于教學(xué)秘書沒有講課費(fèi)），使教學(xué)秘書的工資水平達(dá)到學(xué)校專任教師的平均水平等，這些無疑能極大地激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情和信心。

三是加強(qiáng)教學(xué)管理知識(shí)能力的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書身處教學(xué)管理第一線，工作上既要有創(chuàng)新又要有章可循。學(xué)校應(yīng)該定期組織教學(xué)秘書進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，培訓(xùn)和學(xué)習(xí)教學(xué)管理的相關(guān)知識(shí)技能（如辦公軟件操作）以及學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理和運(yùn)行的文件、條例和章程，使教學(xué)秘書扎實(shí)掌握這些內(nèi)容。特別是教務(wù)處要對(duì)教學(xué)秘書加強(qiáng)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。這是因?yàn)?，教?wù)處是整個(gè)學(xué)校教學(xué)管理的核心部門，各個(gè)學(xué)院的教學(xué)工作是由教務(wù)處負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督的。因此，以教務(wù)處為主導(dǎo)單位，組織教學(xué)秘書定期參加相關(guān)培訓(xùn)課程及交流學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握我國(guó)人才培養(yǎng)改革動(dòng)向，以加強(qiáng)他們教學(xué)管理知識(shí)能力的提高和更新明顯是十分必要的。

四、結(jié)束語

相比公辦高校而言，民辦高校的教學(xué)秘書工作更是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，其工作質(zhì)量直接影響著整個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。在民辦高校中，如何使教學(xué)秘書處于一個(gè)良好的工作環(huán)境和狀態(tài)，如何激勵(lì)教學(xué)秘書有更高的工作熱情，從而更出色地完成本職工作，是當(dāng)前民辦高校亟待解決的問題之一。

參考文獻(xiàn)

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