淺談新時(shí)代如何做好檔案管理工作

史小娟

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，很多行業(yè)都通過改革創(chuàng)新來適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，以使自己能夠快速的加入到激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中。企業(yè)的檔案管理工作也是如此。面對(duì)新時(shí)代環(huán)境的多變，檔案管理工作也要積極進(jìn)行思考和探索，不斷優(yōu)化管理策略。本文先對(duì)檔案管理進(jìn)行了闡釋，進(jìn)一步分析了新時(shí)代檔案管理中出現(xiàn)的問題，新時(shí)代開展檔案管理工作的具體方法。謹(jǐn)以此文，希望能給廣大企業(yè)管理者帶來參考和幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案;管理工作

在新時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理方式，資料收集手段、管理方式都比較陳舊，服務(wù)的形式也相對(duì)單一。

一、檔案管理概述

1.檔案管理的涵義

檔案是一種歷史文件，它完成了文書的處理程序，對(duì)信息進(jìn)行了傳達(dá)和記述，而保存下來留以備用。檔案形成于企業(yè)的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，并具有一定的保存價(jià)值，通過各種形式進(jìn)行記載，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)、有效的決策，對(duì)企業(yè)后續(xù)工作的查考也有一定的意義。做好檔案的管理，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的管理制度，同時(shí)將檔案管理的相關(guān)配套設(shè)施落實(shí)到位，不斷吸收先進(jìn)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)新時(shí)代的要求，從而逐步培養(yǎng)檔案管理人員，使企業(yè)的檔案管理更好地為企業(yè)服務(wù)。

2.檔案管理的必要性

檔案是企業(yè)內(nèi)部或者行業(yè)內(nèi)的一種科學(xué)依據(jù)、也是資源、更是一種財(cái)富。檔案屬于一場(chǎng)活動(dòng)中的真實(shí)記錄，更是檔案事業(yè)中的重要構(gòu)成部分，通過了解檔案能夠真切的再現(xiàn)當(dāng)時(shí)所發(fā)生的事件。所以，重視檔案管理這份工作，對(duì)于一些機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)等都具有提升工作效率的積極意義。

檔案管理工作的高效與否，關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的管理水平及經(jīng)營(yíng)狀況。檔案會(huì)對(duì)企業(yè)的一些歷史資料進(jìn)行記載，能夠幫助企業(yè)去分析內(nèi)部的業(yè)績(jī)情況，從而指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)發(fā)展，檔案是企業(yè)規(guī)劃發(fā)展方向，進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。

在新時(shí)代背景下，企業(yè)要做好檔案管理工作，不斷更新企業(yè)對(duì)于檔案管理的理念，用于探索新的管理方式。檔案管理能夠與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理有機(jī)結(jié)合，共同決定企業(yè)最終的決策，影響到企業(yè)對(duì)未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定。因此做好檔案管理工作，能夠使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位得到提升，也能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、新時(shí)代檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.檔案管理工作不受重視

企業(yè)檔案主要是指以文字、圖像、聲音等形式表現(xiàn)出來的，記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有保存價(jià)值的信息材料，其對(duì)企業(yè)、個(gè)人的發(fā)展具有重要的借鑒參考作用。企業(yè)檔案是企業(yè)歷史沿革的記載，更是一些核心技術(shù)、重要管理經(jīng)驗(yàn)、成功之道的有效載體。在提高企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)力時(shí)期，這些信息都是企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展的關(guān)鍵要素，一旦泄露對(duì)企業(yè)的打擊將是毀滅性的。

很多企業(yè)對(duì)于檔案管理工作未能引起足夠的重視，將工作的重心都放于經(jīng)濟(jì)效益及其他方面。而且，一些檔案管理人員甚至是由其他人員兼任，在日常工作中不能利用有效的時(shí)間，檔案工作的各環(huán)節(jié)，不能達(dá)到預(yù)期的效果，因是兼職故對(duì)檔案管理工作的重視程度也不夠，致使企業(yè)很多的檔案資料未能及時(shí)收集，存在企業(yè)內(nèi)部的檔案資料不夠全面，在提供利用時(shí)無法查找相關(guān)資料，檔案的作用就不能很好地發(fā)揮，從一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展需求。

2.檔案管理與實(shí)際服務(wù)的銜接度不夠

檔案管理工作，是為了讓其更好地為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展服務(wù)，如核查資料的準(zhǔn)確性，為企業(yè)發(fā)展提供可鑒的資料等作用。但當(dāng)前的檔案管理工作，未能將管理與實(shí)際的服務(wù)環(huán)節(jié)有效銜接起來。在企業(yè)員工中加大對(duì)企業(yè)檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)自己的員工了解自己企業(yè)檔案管理工作的細(xì)節(jié)，提升企業(yè)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部員工中的認(rèn)識(shí)度。

一方面，部分檔案管理人員并未對(duì)檔案的利用價(jià)值引起重視，檔案資料的科學(xué)性、規(guī)范化、完整性等方面存在一定的問題，在工作中未能真正做到“想群眾之所想，急群眾之所急”，對(duì)企業(yè)員工、群眾的服務(wù)還需加強(qiáng)。檔案管理與服務(wù)相互滲透、密不可分，不能將其人為地割裂開來，而要將檔案管理與服務(wù)工作有機(jī)結(jié)合，才能最大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

另一方面，檔案資源的不夠完整。由于對(duì)檔案工作的重視度不夠，即便制定了檔案管理制度，企業(yè)各相關(guān)部門的人員，對(duì)日常資料的收集、整理工作也不重視，這就致使檔案工作人員，在向其他部門索要資料時(shí)，會(huì)被人為地設(shè)置障礙，以種種理由、借口阻礙歸檔資料的收集，造成檔案工作人員的被動(dòng)，以至于影響檔案工作按計(jì)劃整體推進(jìn)。

上述原因的影響，在歸檔資料的收集、整理、鑒定、分類等過程中，致使檔案的收集使工作人員缺乏工作積極性，對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)偏差，并不能嚴(yán)謹(jǐn)而認(rèn)真地對(duì)待工作，就會(huì)使一部分檔案出現(xiàn)流失，進(jìn)而影響到企業(yè)檔案的完整度，很多文件會(huì)出現(xiàn)遺失，甚至出現(xiàn)檔案斷帶的不良現(xiàn)象。檔案資料收集管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，收集方式各有不同，因此對(duì)一些特殊部門的資料，采用由檔案管理人員協(xié)助資料的收集、整理、歸檔等日常工作，形成多渠道的檔案收集工作，確保檔案收集工作低成本、高效率，同時(shí)也能保證資料的完整性。

3.檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

一些個(gè)別單位或企業(yè)中的檔案管理人員對(duì)于自身的工作素養(yǎng)沒有更高的要求，單位或者企業(yè)中的檔案管理工作人員也經(jīng)常性的發(fā)生變化，新的工作人員還要不斷地去適應(yīng)這份工作，這對(duì)于檔案管理工作的深入發(fā)展具有一定的阻礙作用。

新時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統(tǒng)的檔案管理形式已不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求了。因而，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也需及時(shí)提升，如今，新的科學(xué)技術(shù)層出不窮，先進(jìn)的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，會(huì)使得企業(yè)內(nèi)部檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，從而給企業(yè)帶來很大的安全隱患。

因而檔案管理人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)對(duì)于檔案管理工作而言，都十分重要。在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)格技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

三、新時(shí)代開展檔案管理工作的具體方法

1.重視檔案管理工作

新時(shí)代下，要更好地開展檔案管理工作，首先就要得到企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視，這是檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)前提條件。領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，積極著手檔案管理工作。

一方面，企業(yè)相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理工作要高度重視，促進(jìn)公文成功向檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。公文處理是文秘工作的重點(diǎn)，同時(shí)又是檔案資料的主要來源和基礎(chǔ)。因此，文秘工作與檔案管理工作的關(guān)系，可以說是相輔相成、密不可分的關(guān)系。嚴(yán)格規(guī)范公文的管理工作，使文秘工作與檔案管理工作有機(jī)地進(jìn)行融合。對(duì)于檔案管理部門的文件資料管理工作，要加強(qiáng)控制，保證公司檔案的質(zhì)量。同時(shí)盡可能避免出現(xiàn)重復(fù)建檔的現(xiàn)象，提高檔案管理工作的效率，也能保證文書工作的科學(xué)性與合理性。

另一方面，要完善檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)備。上述講過，相關(guān)機(jī)構(gòu)以及人員都得到了保障，還需要落實(shí)相關(guān)的硬件設(shè)施，也就是基礎(chǔ)的檔案設(shè)備。檔案部門首先要有獨(dú)立的辦公區(qū)域或場(chǎng)所，以此保障檔案管理人員能夠?qū)Ｐ墓ぷ?，檔案工作的質(zhì)量也能得到保障。此外，還要購(gòu)入一些配套的檔案設(shè)備，比如像計(jì)算機(jī)、復(fù)印及打印設(shè)備、粉碎機(jī)等，使得檔案管理工作能夠高效地開展。另外，檔案管理人員在工作中要注重細(xì)節(jié)，在同一活動(dòng)中，有時(shí)除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動(dòng)中形成的電子檔案管理的信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。

最后一個(gè)方面應(yīng)該強(qiáng)化宣傳帶動(dòng)。加大檔案工作的宣傳力度方面，提升工作效率，讓收集工作成為一種日常工作必須要做的事情，為檔案工作人員提供必須的條件，不再被動(dòng)收集歸檔資料，使公司各部門樹立實(shí)時(shí)收集具有保存價(jià)值的電子、紙質(zhì)文件材料的意識(shí)，如發(fā)現(xiàn)該存而未存的電子材料和紙質(zhì)資料應(yīng)主動(dòng)向有關(guān)人員跟蹤索取。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作一般會(huì)涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時(shí)檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性也很強(qiáng)，這就需要檔案管理人員，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作。進(jìn)而確保各個(gè)環(huán)節(jié)都能做到精準(zhǔn)，工作的質(zhì)量有保證，便于后期企業(yè)對(duì)檔案資料的查閱和利用。

檔案管理人員要對(duì)工作具有責(zé)任心與敬業(yè)精神，對(duì)檔案要有一定的職業(yè)敏感度。除此之外，檔案管理人員還要不斷學(xué)習(xí)，可以身邊常備檔案業(yè)務(wù)相關(guān)書籍等資料便于及時(shí)查閱，不斷提升自己業(yè)務(wù)水平和競(jìng)爭(zhēng)力，更好地服務(wù)與檔案管理事業(yè)。

企業(yè)層面也要積極組織檔案工作者進(jìn)行培訓(xùn)和進(jìn)修，向兄弟單位參觀借鑒，相互交流學(xué)習(xí)，拓展知識(shí)層面，以提升其管理、服務(wù)的效率和業(yè)務(wù)水平，這對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展十分重要。建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓員工能夠自覺接受學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)， 提升自己的業(yè)務(wù)能力。讓檔案管理人員要熟練掌握檔案管理工作的內(nèi)容、性質(zhì)，明晰自己的職責(zé)。同時(shí)企業(yè)還可以制定出自己企業(yè)的檔案管理文件的具體要求，如檔案材料歸檔范圍、保管期限等，便于檔案管理人員和相關(guān)部門明確工作職責(zé)，更好地進(jìn)行檔案管理工作。

3.運(yùn)用信息技術(shù)的同時(shí)，重視檔案信息資料的安全問題

當(dāng)今時(shí)代是信息化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。企業(yè)的檔案管理工作也可以充分借助這些先進(jìn)的技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)自身的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。嘗試建立一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，將無線網(wǎng)作為前提，智能化電子設(shè)備作為基礎(chǔ)，打造出一個(gè)安全、高效的平臺(tái)。同時(shí)，將檔案資料進(jìn)行電子的備份，防止出現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料的丟失、損毀而造成不必要的損失。

新時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)達(dá)，檔案管理工作的安全問題不得不引起很多企業(yè)的重視。首先要建立起相關(guān)的檔案安全保障體系。著手完善防護(hù)系統(tǒng)，采用當(dāng)下的先進(jìn)技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密處理，防止感染病毒、木馬，遭受黑客攻擊。其次，還可以借助照片修復(fù)技術(shù)、電子信息恢復(fù)技術(shù)、音頻及視頻的處理技術(shù)等，將其運(yùn)用與檔案管理工作中，使檔案管理的安全系數(shù)逐步提升。另外，通過將紙質(zhì)檔案電子化，并建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅有利于企業(yè)檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找，還可以提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

4.重視公文材料的完整性，注重細(xì)節(jié)，從平時(shí)做起

在全新歷史時(shí)期，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了深刻的變化，并且取得了突出的成效。但是在檔案管理工作系統(tǒng)和管理結(jié)構(gòu)當(dāng)中依然存在著不少弊端，需要相關(guān)工作人員結(jié)合當(dāng)前檔案管理的發(fā)展實(shí)際和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展水平，對(duì)檔案管理制度做出適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，進(jìn)一步加快檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化進(jìn)程。在實(shí)際的檔案管理工作開展過程中，應(yīng)該加快構(gòu)建檔案管理工作化標(biāo)準(zhǔn)體系，建立相應(yīng)的管理機(jī)制。為了更好的迎合時(shí)代發(fā)展，還需要對(duì)檔案管理的內(nèi)容做出進(jìn)一步的豐富和完善，將檔案涉及到的音頻材料，視頻材料以及檔案所需要記錄的重大事件，重要人物等各種文獻(xiàn)信息全面收錄進(jìn)去，通過利用完善的影像資料，能夠進(jìn)一步完善檔案管理工作，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，為社會(huì)大眾提供更加精確性，科學(xué)性完善性的檔案材料，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，保證檔案信息的全面性。另外，公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。公文本身的質(zhì)量，決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打好基礎(chǔ)。檔案管理人員在歸檔初期，就要對(duì)公文中的材料進(jìn)行仔細(xì)的檢查。如果發(fā)現(xiàn)存在未歸檔的附件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催要。對(duì)于沒有按時(shí)交回的外來文件，也要不斷跟進(jìn)并收回，防止文件在散落在個(gè)人手中出現(xiàn)遺失，從而保證公文材料的完整性。

5.強(qiáng)化檔案資源的開發(fā)利用

改革開放40多年以來，國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了深刻的變化，并且不斷加強(qiáng)深化改革，中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的主要表現(xiàn)形式，在新時(shí)期要想提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理和市場(chǎng)之間的有效對(duì)接，就需要進(jìn)一步增加檔案管理工作的服務(wù)性，要堅(jiān)持以服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，對(duì)檔案資源當(dāng)中的有價(jià)值的信息進(jìn)行深度的開發(fā)和挖掘，提高檔案資源的利用效率。新世紀(jì)以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了突出成就，社會(huì)大眾的思想認(rèn)知和文化素養(yǎng)得到了進(jìn)一步提升，社會(huì)大眾對(duì)檔案認(rèn)知程度和理解程度比以往更加深刻，因此就需要我們充分利用檔案所蘊(yùn)含的各種有價(jià)值的信息，做出進(jìn)一步的研究和開發(fā)，提高檔案資源對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，以此來發(fā)揮檔案的文化創(chuàng)造能力。深化檔案資源的開發(fā)和利用，能為社會(huì)大眾提供更加專業(yè)化全面化的檔案信息，并且能夠滿足不同層次大眾的需求，從而更好的凸顯檔案的服務(wù)職能。

綜上所述，檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻。企業(yè)管理者要重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。與此同時(shí)，在運(yùn)用信息技術(shù)的同時(shí)，也要注意檔案信息資料的安全問題。同時(shí)，應(yīng)積極的思考在服務(wù)方式創(chuàng)新上的新方法新思維只有這樣，檔案管理工作才能最大程度地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，更好地服務(wù)與企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫長(zhǎng)美.新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理改進(jìn)方法探討[J]. 城建檔案，2016

[2]張 蓉.論新時(shí)代如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的途徑[J].大陸橋視野，2016

[3]馮麗霞.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究[J].人力資源管理，2018

（作者單位：蘭州中川國(guó)際機(jī)場(chǎng)有限公司）