高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫構(gòu)建研究

李華云

摘? 要：高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立，從檔案的管理利用角度能推動(dòng)高校檔案信息管理與服務(wù)水平，打造高校專題檔案管理特色;從學(xué)術(shù)角度則能推動(dòng)檔案學(xué)、史學(xué)等多學(xué)科的交叉融合研究。高校在構(gòu)建手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的途徑和方向上，基礎(chǔ)是內(nèi)部的建設(shè)過程，歸途則是與其他館藏地手札檔案資源的聯(lián)合共享。

關(guān)鍵詞：高校;手札檔案;專題數(shù)據(jù)庫;途徑

Abstract： The construction of special database of college letter Archives can motivate the information management and service level of universities， creating characteristic of college's special Archives management， while it can also promote crossover study of archival and historical study. On the way and direction of constructing special database of letter Archives in colleges， the foundation is the internal construction process， and the destination is the joint sharing with other collections of letter archive resources.

Keywords： College; Letter Archives; Special database; Methods

高校館藏手札區(qū)別于一般公文函件，是書寫者手寫給某一特定對(duì)象，用于討論、暄問、告知、商議或傳遞情意等的信息內(nèi)容。建立手札檔案專題數(shù)據(jù)庫，是高校在館藏基礎(chǔ)上整合信息資源，開發(fā)、利用特色檔案的途徑，也是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下推動(dòng)高校檔案學(xué)與其他學(xué)科交叉融合研究的重要手段。

1 高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建意義

手札真實(shí)記錄了校史人物和事件對(duì)學(xué)校和地區(qū)發(fā)展所產(chǎn)生的影響，這類影響涵蓋教育、經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)生活等各方各面，映現(xiàn)著中國社會(huì)的發(fā)展足跡。因此，高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立具有多方面的意義。

1.1 更新高校檔案管理方式

對(duì)于檔案利用來說，手札檔案在高校館藏?cái)?shù)據(jù)庫的分類中，較多散見、雜糅在歷史檔案類別下。高校對(duì)手札檔案未進(jìn)行有效歸類建檔，整體上對(duì)其關(guān)注和利用度不高。如果清理這部分史跡，可發(fā)現(xiàn)其巨大的檔案學(xué)價(jià)值和史學(xué)價(jià)值。在四川大學(xué)江姐紀(jì)念館建設(shè)過程中，保存于重慶市三峽博物館的江姐寫給譚竹安的絕筆書信，就成為最能展現(xiàn)江姐個(gè)人生平、革命情操及紀(jì)念館特色的內(nèi)容。前來參觀的游客也無不為之動(dòng)容，通過書信強(qiáng)烈感受到革命者英勇無畏的精神。

在信息時(shí)代背景下，全面整合高校手札檔案信息資源，創(chuàng)建手札檔案專題數(shù)據(jù)庫，能推動(dòng)高校檔案館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從接收、整理和分類等實(shí)踐環(huán)節(jié)促進(jìn)檔案管理和服務(wù)方式的更新。同時(shí)可以有效關(guān)聯(lián)和對(duì)接社會(huì)需求，全面滿足用戶的個(gè)性化需求。

1.2 貼合高校檔案編研需求

對(duì)專題檔案數(shù)據(jù)的挖掘，本身是促進(jìn)檔案資源整理和編研的一種有效途徑。目前國內(nèi)高校就館藏名人手札，紛紛出版精選本。

上世紀(jì)90年代，復(fù)旦大學(xué)率先出版了《復(fù)旦大學(xué)檔案館館藏名人手札（1905-1949）》，集中收錄建校至建國前的先賢手札計(jì)178位，近200件。時(shí)隔八年，該書于2005年再次出版續(xù)集。其他地區(qū)省屬高校以及檔案館、博物館，也編選有名人手札著作。這體現(xiàn)了國內(nèi)館藏者對(duì)現(xiàn)有資源深度和細(xì)度開挖的認(rèn)識(shí)，然而手札檔案資源的利用與建設(shè)，現(xiàn)今仍存有很大的發(fā)展空間，一個(gè)重要體現(xiàn)就是以精品展示居多，對(duì)資源的整體觀照和建設(shè)不足。手札檔案資源只有作為一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)材料的集中、共享，才能保證在原有個(gè)例展示的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)其利用和研究。

1.3 推動(dòng)高校檔案文化建設(shè)

檔案本身帶有鮮明的史學(xué)因子和文化因子，需要通過開發(fā)利用加以全面顯現(xiàn)和擴(kuò)展。

高校館藏手札檔案記錄著校史人物參與學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷程，反映著他們同社會(huì)各界交往的面貌。這些檔案材料能讓覽信者近距離感受歷史人物和事件的溫度和對(duì)構(gòu)建與傳承校史記憶的文化價(jià)值，同時(shí)也是史學(xué)研究的一手資料。手札內(nèi)容實(shí)現(xiàn)公開傳播，既能實(shí)現(xiàn)其知識(shí)價(jià)值，也能實(shí)現(xiàn)其育人價(jià)值。因此，建立手札檔案專題數(shù)據(jù)庫，是開發(fā)高校檔案文化價(jià)值的重要途徑。

2 高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建途徑

高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建立涉及高校內(nèi)部手札檔案資源的全面搜集、整合分類，數(shù)據(jù)庫建設(shè)技術(shù)的應(yīng)用，也涉及高校等館藏地之間手札檔案資源的共建共享。專題數(shù)據(jù)庫構(gòu)建需要物質(zhì)、技術(shù)等諸多要素的支撐。

2.1 基礎(chǔ)：高校內(nèi)部的建設(shè)過程

高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)、構(gòu)建，主體是高校的檔案工作者。建設(shè)過程應(yīng)分階段進(jìn)行，并對(duì)各類要素予以充分重視和合理調(diào)配。

集管理、服務(wù)和研究職能為一體的高校檔案館工作者，在檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和創(chuàng)建中，應(yīng)主導(dǎo)對(duì)手札檔案的全面搜集、有序歸類和統(tǒng)籌編排。對(duì)資源的整合，應(yīng)注意從館藏歷史庫中集中清理和篩選手札檔案素材，對(duì)有效信息進(jìn)行合理分類、編排，對(duì)重要?dú)v史內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)保存，建立手札檔案資源的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。在手札檔案的采集、標(biāo)引、存儲(chǔ)、服務(wù)、維護(hù)和協(xié)同管理等環(huán)節(jié)中，應(yīng)充分結(jié)合現(xiàn)有信息技術(shù)，全面開發(fā)可供推廣的檔案專題數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

以上要素從物質(zhì)和技術(shù)層面保證了高校手札檔案從資料收集到數(shù)字化的過程，另外在整個(gè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，還需要確立完備的檔案庫體例和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，從制度層面規(guī)范高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。

目前國內(nèi)高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)仍處于初嘗階段，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是前提。高校應(yīng)結(jié)合自身手札檔案資源的特色以及存儲(chǔ)特點(diǎn)，全方位對(duì)接電子數(shù)據(jù)的錄入和開發(fā)過程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)的“普適性”和“持續(xù)性”。

2.2 歸途：館藏手札檔案資源的共建共享

在范圍上，由高校創(chuàng)建出一個(gè)統(tǒng)一、完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，雖然極大地方便了校內(nèi)檔案的管理和利用，但最終應(yīng)著眼在未來各高校以及省屬檔案館、博物館等館藏地手札檔案資源的聯(lián)合共享上。

通過推廣成熟的手札檔案專題建庫規(guī)范和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)各館藏地對(duì)手札檔案資源的挖掘、整合和數(shù)據(jù)的聯(lián)合共享，才能最終擴(kuò)大手札檔案在各領(lǐng)域的利用途徑，增強(qiáng)其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和作用的發(fā)揮。

檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)本身具有信息存儲(chǔ)廣、利用分散、開發(fā)周期長的特點(diǎn)。在信息技術(shù)日新月異的今天，高校應(yīng)著力通過優(yōu)化的數(shù)據(jù)檢索和處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案資源的分類整理以及建庫保存。在此基礎(chǔ)上，將逐步規(guī)范化和成熟的檔案專題數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用到手札領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)全國手札歷史文獻(xiàn)的整合、上線，最終能在檔案領(lǐng)域解決手札文獻(xiàn)信息不全、利用困難的難題。

2.3 挑戰(zhàn)：關(guān)鍵性問題及其解決途徑

2.3.1 資源的深入挖掘和有效整合。高校手札檔案的清理和挖掘過程，主要存在以下兩方面的難點(diǎn)：一是手札檔案的保存湮沒、分散，要從浩瀚的館藏里篩選出專題素材，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力;二是在體量上，要對(duì)整理出來的素材進(jìn)行完善統(tǒng)籌、編排，才能保證后期建庫以及研究、利用的準(zhǔn)確性和便利性。

在資源梳理過程中，可充分借助載體、形式和內(nèi)容三方面進(jìn)行手札檔案的鑒別。這里特別要提到手札檔案的書寫載體，由于內(nèi)容和用途的特殊，高校手札一般書寫于高校專屬信箋、紙頁、甚至是草紙上，這種載體使其易與一般檔案類型相區(qū)分。

雖然校史人物所發(fā)的公函也常常書寫于高校專屬紙、箋上，但由人物稱謂這些形式以及手札內(nèi)容，仍能明確區(qū)分出手札檔案素材。

目前國內(nèi)不少高校檔案館已實(shí)現(xiàn)或開始實(shí)現(xiàn)館藏檔案的電子化，因此通過紙質(zhì)與電子檔案的對(duì)補(bǔ)檢查，也能相對(duì)節(jié)省人力、時(shí)間的投入。

在資源的編研過程中，對(duì)于所清理出的素材，可通過按年編排和目錄建庫的方式，完成對(duì)數(shù)據(jù)的核對(duì)與審定。這種統(tǒng)序方法，既能使專題手札有序可依，在后期利用中也能對(duì)手札內(nèi)容基本做到一目了然。

2.3.2 建庫體例的規(guī)范與嚴(yán)密。成熟的數(shù)據(jù)庫技術(shù)必須依附于同樣完善、規(guī)范的建庫體例，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化也是專題數(shù)據(jù)庫的長效生命。

高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)自成體系。在檔案的掃描，信息的錄入、核對(duì)，圖像的處理、存儲(chǔ)等階段，都應(yīng)有相應(yīng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)有序?qū)ｎ}內(nèi)容向數(shù)字化信息的高效轉(zhuǎn)化，并利于后期數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的傳播和推廣。

首先，應(yīng)保證對(duì)手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制，手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)要做到在認(rèn)證的軟件平臺(tái)系統(tǒng)內(nèi)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，這一過程同時(shí)也要遵照數(shù)據(jù)交換協(xié)議和數(shù)據(jù)加工整理的標(biāo)準(zhǔn)。

其次，應(yīng)兼顧專題檔案庫的階段性與長遠(yuǎn)目標(biāo)。后期隨著進(jìn)館手札檔案的持續(xù)增補(bǔ)，以及同類資源的共享、對(duì)接等需求，在數(shù)據(jù)的開發(fā)階段，應(yīng)充分考慮手札檔案專題數(shù)據(jù)庫未來的“系統(tǒng)升級(jí)”和“擴(kuò)倉增容”等環(huán)節(jié)，使其在體例上具有延續(xù)性。此外，在專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，須自始至終關(guān)注系統(tǒng)的安全管理，確保手札檔案信息的安全和可靠利用。

2.3.3 其他方面。高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，除物質(zhì)和制度等層面的問題外，還面臨著諸如檔案信息的涉密與開發(fā)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)平臺(tái)的用戶交互、與其他館藏地手札數(shù)據(jù)資源的共建共享等方面的問題。要做到確保所開發(fā)的手札檔案專題數(shù)據(jù)庫安全、可靠、應(yīng)用性強(qiáng)、細(xì)節(jié)完善，高校就需要根據(jù)實(shí)際情況不斷進(jìn)行調(diào)研、總結(jié)，積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)關(guān)聯(lián)信息的深入融合。此外，高校也可以參照國內(nèi)現(xiàn)有技術(shù)相對(duì)成熟的其他類型專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，以提高數(shù)據(jù)庫開發(fā)和應(yīng)用效率。

3 發(fā)展展望

通過精品展示的方式，手札檔案已給讀者帶來有益的利用和審美體驗(yàn)。手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更能加深高校對(duì)館藏檔案資源的有效挖掘和整合，而通過各存儲(chǔ)地資源的深度融合、共享，手札檔案專題數(shù)據(jù)庫將為社會(huì)查詢、利用和研究手札資源提供最大程度的幫助。

高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從物質(zhì)、制度和操作等層面來說都是切實(shí)可行的;從價(jià)值和意義層面來說，符合國家提升檔案利用、服務(wù)和研究水平的戰(zhàn)略要求。高校手札檔案專題數(shù)據(jù)庫在開發(fā)過程中會(huì)遇到系列新問題、新狀況，但通過相關(guān)實(shí)踐，手札檔案專題數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建能有效推動(dòng)我國檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案、史學(xué)等領(lǐng)域的研究進(jìn)展。

（作者單位：四川大學(xué)檔案館? 來稿日期：2020-05-26）