信息資源共享背景下高校檔案管理共建與共享

付煜

摘? 要：本文針對目前整體合作意識欠缺、信息資源標準化不足、信息安全面臨多重風(fēng)險、專業(yè)技術(shù)性人才缺乏制約著高校檔案管理共建與共享等問題，提出相應(yīng)對策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：信息資源;共建;共享;高校檔案

Abstract： At present， lack of cooperation awareness， insufficient standardization， information security is at risk， and lack of professional talents restrict the joint construction and sharing of college files. This article proposes corresponding countermeasures.

Keywords： Information Resources; Co-construction; Sharing; University archives

在實際工作中，檔案管理仍存在著“信息孤島”、資源重復(fù)浪費、標準化不足等情況。檔案共建與共享不僅是檔案管理工作的需要，同時也是滿足檔案利用者、檔案管理者多元化需求的重要途徑。

1 信息資源共享下高校檔案管理共建與共享的機遇

1.1 信息資源共享為高校檔案管理共建與共享提供豐富的信息資源

高校檔案信息化建設(shè)推動了檔案信息資源共享，也給高校檔案管理共建共享提供了豐富的信息資源儲備。高校檔案本身就種類繁多，包括教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、科研檔案、財務(wù)檔案等，具有豐富的利用價值。檔案信息資源共享，極大地豐富了高校檔案館藏資源，信息資源的廣度、深度都得以拓寬，在大批量數(shù)據(jù)資源的支撐下，檔案利用與服務(wù)的開發(fā)就更加多樣，如校史檔案的共享就有利于高校文化建設(shè)工作、基建檔案共享則為高校規(guī)劃與發(fā)展提供參考。

1.2 信息資源共享提高高校檔案管理效率

檔案本身就是有價值的信息資源，而檔案管理部門的二次加工則能夠進一步提升其價值。如檔案編研、著錄等工作，為檔案檢索和利用提供了極大方便，高校檔案工作成果的共享，能夠匯集地方、區(qū)域甚至是跨區(qū)域的檔案工作成果，為各高校檔案日常管理工作提供幫助。另一方面，檔案資源共享還有利于提升高校管理與運作效率，如上級主管部門的通知、通報、意見等文件，基本上是通過本地區(qū)教育平臺對所屬高校統(tǒng)一發(fā)送，資料匯總和保存由各高校分別進行。但從檔案管理共建的角度上來說，分別保存造成工作重復(fù)和資源浪費，同時如果有的高校保存工作不完善，在后期查閱利用上就極為不便。檔案管理共建共享則能夠很好地解決這個問題，通過同一平臺的記錄和發(fā)布，減少重復(fù)工作的同時提高管理與運作的效率。

2 信息資源共享背景下高校檔案共建與共享存在的問題

2.1 缺乏整體合作意識

高校檔案管理的共建與共享對各主體間的協(xié)調(diào)提出了兩方面要求：一是高校內(nèi)部間的協(xié)同與合作，即檔案信息資源在內(nèi)部要實時流通，消除部門壁壘;二是高校間、高校與其他檔案管理部門等機構(gòu)的協(xié)同合作，即高校與其他部門要互通有無、共享數(shù)據(jù)，打破信息壁壘。但從當前我國高校檔案共建與共享現(xiàn)狀看，內(nèi)外部的協(xié)同性較差，缺乏整體的合作意識，各主體間在管理機制、服務(wù)對象、信息資源建設(shè)和檔案業(yè)務(wù)開發(fā)上存在著較大的差異。高校檔案管理的共建與共享，需要一定數(shù)量的高校參與進來，才能真正產(chǎn)生聚集效應(yīng)和系統(tǒng)優(yōu)勢，充分發(fā)揮信息資源共享的價值，但由于利益、管理體制、信息安全等各種因素制約，很多高校參與檔案共建共享的意愿較低。

2.2 信息資源標準化不足

信息資源共享是為了更大程度上發(fā)揮檔案的價值，同時提升檔案管理部門的信息資源存儲，給其管理業(yè)務(wù)和服務(wù)方式的開發(fā)提供豐富的資源支撐，而信息資源共享價值的實現(xiàn)有賴于高效率的數(shù)據(jù)處理和高質(zhì)量的信息。但與此同時，信息資源共享也意味著高校檔案管理部門面對的數(shù)據(jù)呈幾何級數(shù)增長，管理壓力陡增。當前，由于各高校整體合作意識的缺乏，各檔案管理部門的檔案收集、整理與歸檔缺乏標準化，在信息資源共享時不同標準類型的信息資源匯集在一起，其著錄和檢索方式都不同，大大降低了其他高校處理數(shù)據(jù)的效率。另一方面，在檔案信息化建設(shè)方面，高校檔案管理部門也面臨著管理系統(tǒng)不同、信息資源共享聯(lián)機端口不兼容等問題，對檔案管理的共建與共享也帶來了不利因素。

2.3 信息安全面臨多重風(fēng)險

安全是檔案的生命線，尤其是高校檔案管理面臨著大量的學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案，其中既有關(guān)乎師生個人隱私的信息資料，還包括很多高價值的科研資料、圖書版權(quán)等。[1]信息資源共享背景下高校檔案管理共建與共享面臨的風(fēng)險主要包括以下兩個方面：一是共建與共享是基于互聯(lián)網(wǎng)，大量珍貴的檔案信息資源通常也存放在第三方云端。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案管理與利用便利性提高的同時，也增加了被攻擊的風(fēng)險，檔案被惡意損壞、偷取或者修改的風(fēng)險提高。二是檔案信息資源在各個管理主體間的流通，對全體的信息安全管理能力都提出了較高要求。檔案管理共建與共享有著顯著的“去中心化”特征，每個參與成員的地位、作用和職責都是相同的，一旦有一方在信息安全管理上有所紕漏，則會導(dǎo)致所有參與成員的信息安全事故。

2.4 專業(yè)技術(shù)性人才短缺

傳統(tǒng)的檔案管理多以后端管理為主，同時又由于其管理價值具有滯后性特征，因此在很長一段時間內(nèi)不被重視，資源支持極少，專業(yè)技術(shù)人才也較為缺乏。檔案管理共建與共享是一項持續(xù)性強、系統(tǒng)化程度高的工程，對檔案管理部門的人力資源儲備也提出了較高的要求，高校專業(yè)技術(shù)人才的短缺也制約著檔案管理的共建共享。首先，大多數(shù)高校檔案部門都面臨著人員配比不足的問題，專職人員普遍為4-6人，日常的檔案業(yè)務(wù)處理已消耗了其大部分精力，對于信息化水平和管理水平要求更高的檔案共建共享則無暇顧及。其次，高校檔案管理共建與共享目的在于對信息資源的開發(fā)和利用，微信、微博等自媒體的運營對技術(shù)要求較低，基于信息資源共享的檔案管理與利用的創(chuàng)新則需要技術(shù)驅(qū)動，其他如用戶體驗設(shè)計、用戶需求分析等都需要專業(yè)人才予以支撐。[2]

3 完善共建與共享對策

3.1 完善主體協(xié)同機制

高校內(nèi)部應(yīng)首先打破部門壁壘，實現(xiàn)檔案信息資源的實時流通，完成數(shù)據(jù)的整合工作，為高校間的共建共享打下良好基礎(chǔ)。建立高校檔案共建與共享主體協(xié)同機制能夠有效地解決參與主體單一、共建意愿低的問題，為檔案管理共建與共享提供豐富的資源支撐。在保障參與主體地位、作用和職能平等的基礎(chǔ)上，確定檔案共建與共享的組織者和協(xié)調(diào)者，對于高校來說應(yīng)建立由每位高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)組成的協(xié)調(diào)委員會，共同制定共建共享的規(guī)章制度和管理辦法，同時協(xié)調(diào)各參與主體的關(guān)系和利益，對檔案信息資源共享平臺進行維護、更新和優(yōu)化，組織參與單位成員定期參加培訓(xùn)、講座等，進而確保每個參與主體的價值，享受到共建與共享的利益。另一方面，完善檔案共建與共享實效性評估工作，包括制度績效、資金績效和人員績效，通過外部的促進作用推動組織內(nèi)部的機制創(chuàng)新，同時促進整個主體系統(tǒng)機制可持續(xù)發(fā)展。

3.2 完善標準體系建設(shè)

完善標準體系能夠有效地提高信息資源共享效率，也是檔案管理共建與共享的核心條件。在基本的元數(shù)據(jù)規(guī)范和著錄標引規(guī)則方面，應(yīng)遵循檔案業(yè)界的國家標準和行業(yè)標準，但隨著檔案信息資源數(shù)量和種類的不斷豐富，一些細分領(lǐng)域的數(shù)據(jù)標準化還不完善。對此，首先應(yīng)由協(xié)調(diào)委員會牽頭，對所有參與單位檔案信息資源標準進行調(diào)研和整合，制定總的標準執(zhí)行框架，做好兜底設(shè)計，并對執(zhí)行情況監(jiān)督和管理。其次，完善應(yīng)用層面的標準化，一是對信息資源共享方面的信息收集、整理、交換等應(yīng)用標準的統(tǒng)一化，使得各單位在數(shù)據(jù)描述和著錄上能夠互相操作，大大提高信息處理效率。二是對軟件系統(tǒng)應(yīng)用層面的統(tǒng)一化，對系統(tǒng)后端基礎(chǔ)層面的代碼和數(shù)據(jù)進行標準化，便于后期檔案管理、利用與服務(wù)的統(tǒng)一開發(fā)。

3.3 完善信息安全防范體系

信息資源共享背景下高校檔案共建與共享信息安全防范體系的建設(shè)，應(yīng)從“人防”“物防”“技防”三個方面開展：一是提高各參與單位檔案管理人員的信息安全意識、預(yù)防意識、責任意識以及危機處理意識，在業(yè)務(wù)方面規(guī)范操作流程、明確權(quán)責界限。二是形成統(tǒng)一的信息安全管理制度。信息資源共享涉及到大量檔案資源流通，其中也包括師生檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等密級高的檔案。協(xié)調(diào)和管理委員會應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)和信息資源特征，制定適合各單位執(zhí)行與實施的信息安全管理制度，在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上保證檔案真實性，形成靈活變通的信息資源共享尺度。三是加強對新技術(shù)的探索。信息資源共享和檔案管理共建面臨著復(fù)雜的信息安全環(huán)境，各參與共建的主體應(yīng)積極探索安全度較高的技術(shù)。對比檔案共建與共享“去中心化”的特征，云計算和區(qū)塊鏈技術(shù)較為適合且安全性較高，可作為考慮的重點。[3]

3.4 完善人力資源體系

雖然高校檔案信息化工作起步較早，但信息資源共享及檔案管理共建仍是檔案工作領(lǐng)域的新方向。為推動高校檔案管理共建與共享持續(xù)發(fā)展，首先應(yīng)加強本領(lǐng)域人才培育工作。一方面加強信息資源共享標準化體系、檔案信息安全防護、檔案利用與服務(wù)水平提升等檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域技能的培養(yǎng)，另一方面還要提高其通識能力，如信息素養(yǎng)、傳播素養(yǎng)、審美素養(yǎng)等，以適應(yīng)檔案需求多元化背景下檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新的需要。其次，加強專業(yè)技術(shù)人才的引進。新技術(shù)的探索與應(yīng)用以及檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新還需要專業(yè)技術(shù)人才的支持。對此，高校檔案管理部門一方面可以優(yōu)化人力資源外包方式，將部分技術(shù)性工作交由第三方專業(yè)機構(gòu)處理，另一方面可以引進專業(yè)人才，設(shè)置2-3名技術(shù)性崗位，為檔案管理共建與共享提供持續(xù)的技術(shù)支撐。

參考文獻：

[1]許慧，李寶琴，孟一奇.試論高校圖書館數(shù)字資源建設(shè)與共享——以黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)圖書館為例[J].黑龍江檔案，2015（02）： 112-113.

[2]鞏淑芳.高校檔案館與圖書館信息資源共建共享研究[J].科技信息，2010（35）： 665-666.

[3]王秋霞.檔案信息資源共建共享之我見[J].黑龍江檔案，2010（04）： 23.

（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院檔案館? 來稿日期：2020-05-26）