高校應(yīng)對新冠肺炎疫情檔案的收集與管理策略研究

衛(wèi)恒

摘? 要：新冠肺炎疫情的突然暴發(fā)對高校檔案工作造成不小困難，針對人員緊張，電子文件陡增，文件收集管理困難，無法提供常規(guī)檔案利用等問題，本文提出了高校構(gòu)建疫情防控檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確歸檔范圍及要點，優(yōu)化檔案利用方式等措施。進(jìn)而，介紹了針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的判斷滯后性與檔案管理需提前介入的矛盾，及時研究突發(fā)事件檔案形成的規(guī)律和特點，科學(xué)決策、化解矛盾，建立應(yīng)急服務(wù)機(jī)制，充分挖掘檔案價值等經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎疫情;高校檔案;檔案管理

Abstract： The outbreak of COVID-19 epidemic pneumonia has caused some difficulties to the Archives work in Colleges and universities. Aiming at the problems of the Archives work in the universities， such as the staffs shortage， the booming electronic documents， the difficulty in collecting and managing documents， the failure to provide files as usual， it is proposed to build a network for Archives management， find out the key points of archival filing， and change the ways of Archives utilization. The lag of event judgment and the contradiction of file management need to be involved in advance， timely study the rules and characteristics of the formation of such event files， make scientific decision， resolve the contradiction， establish emergency service mechanism， fully tap the experience of file value， etc. At present， some achievements have been made， which can be used for reference.

Keywords： COVID-19 epidemic; University Archives; Archives management

1 高校疫情防控檔案收集管理的困難

突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件。[1]2019年底突發(fā)的新冠肺炎疫情以其傳播快、范圍廣、防控難成為我國乃至世界范圍內(nèi)的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。疫情發(fā)生后，高校各級領(lǐng)導(dǎo)及師生傾力應(yīng)對，時間緊、任務(wù)重，在這場到目前還未結(jié)束的抗疫戰(zhàn)斗中，產(chǎn)生了大量的疫情防控檔案，真實地記錄著黨和政府帶領(lǐng)人民抗擊疫情的情況。及時收集管理好此類檔案，將有助于今后應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件中發(fā)揮檔案工作的參謀助手作用。

高校由于人員密集、行動活躍，導(dǎo)致在面對突發(fā)的公共衛(wèi)生事件時存在發(fā)生時間、地點、規(guī)模、形態(tài)、破壞程度難以預(yù)測，傳播演變速度快，對師生財產(chǎn)、生命威脅高，破壞正常教學(xué)秩序，易被政府、媒體和社會公眾所關(guān)注等特點。[2]此次疫情就充分暴露了上述特點。疫情暴發(fā)之突然，傳播速度之快，影響之大，前所罕見。尤其發(fā)生在寒假期間，學(xué)校職工散居各地，無法正常返校，導(dǎo)致人手緊張，檔案工作難以正常實施，突發(fā)工作接踵而至，抗疫文件驟然增加，文件產(chǎn)生途徑多種多樣，收集管理難比以往，檔案利用近乎中斷。

2 抗擊新冠肺炎疫情檔案收集管理工作舉措

2.1 認(rèn)真謀劃，及時布局

高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)防控疫情有關(guān)文件精神“全力做好疫情防控檔案的收集”，根據(jù)高校實際情況制發(fā)疫情防控工作文件材料收集歸檔通知，明確相關(guān)工作責(zé)任人，抗疫文件歸檔范圍、歸檔流程等事項，要求學(xué)校應(yīng)急處置等部門在工作中及時收集相關(guān)文件材料?？紤]到防控工作的復(fù)雜性、長期性，文件材料可分階段歸檔，以防業(yè)務(wù)人員保存時間太久出現(xiàn)檔案損毀丟失等問題。

2.2 健全組織，責(zé)任到人

在疫情防控工作中，高校成立的疫情防控工作組中可抽調(diào)檔案工作人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)工作文件的收集、傳遞、發(fā)布、歸檔，參與防控工作的全過程，確保疫情防控工作延伸到哪里，檔案工作跟隨到哪里。全面掌握文件歸檔情況，對歸檔工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行指導(dǎo)，確保文件全程受控，工作落實到位。

2.3 因地制宜，靈活應(yīng)對

此次疫情暴發(fā)以來，相關(guān)應(yīng)對措施緊湊發(fā)布，從發(fā)現(xiàn)病例、確定為冠狀病毒、公布其傳染性、武漢封城、取消公共交通、全國范圍內(nèi)控制人員流動，一系列措施在極短時間內(nèi)出臺，給整個社會的生產(chǎn)生活帶來了巨大影響和改變，高校亦是如此，做好疫情防控，對維護(hù)師生員工生命健康安全、平穩(wěn)恢復(fù)教學(xué)等工作，維護(hù)社會秩序，意義重大。高校因延期開學(xué)，開展網(wǎng)上授課、網(wǎng)上辦公，工作和教學(xué)方式的改變導(dǎo)致很多文件存儲在電子郵箱、個人終端設(shè)備中，還有些事項直接電話傳達(dá)，沒留下相關(guān)文件材料。這些舉措對傳統(tǒng)的歸檔工作帶來了一定挑戰(zhàn)，且這些文件記錄了高校疫情監(jiān)測、預(yù)警、防控啟動、應(yīng)對處置、復(fù)工復(fù)產(chǎn)等過程，是高校檔案的寶貴財富，如不及時收集，后續(xù)將難以確保歸檔文件的齊全、完整。

因此，確定歸檔范圍，加強(qiáng)對紙質(zhì)文件、照片、音視頻、電子文件及實物等的收集力度十分重要?；诖耍咝n案管理部門可結(jié)合實際，確定以下收集范圍：一是反映領(lǐng)導(dǎo)工作的文件材料。上級領(lǐng)導(dǎo)對高校防疫工作的指示批示、重要講話，題詞、照片、音視頻等。二是疫情防控工作文件材料。主要有省、市政府、衛(wèi)生廳及疾控中心的文件，本校制訂的疫情防控方案，疫情防控工作情況匯報，指導(dǎo)解決校內(nèi)各部門抗疫的方案以及情況調(diào)研文件。三是疫情管理方面的文件。主要有疫情統(tǒng)計信息，校內(nèi)師生的身體狀況信息及疑似病例的診斷、監(jiān)測信息。四是疫情防治宣傳教育材料。主要有省市下發(fā)的以及本校編制的宣傳資料、科普文件等。特別是領(lǐng)導(dǎo)、一線員工參與抗疫的情況，疫情報告及監(jiān)測情況，后勤保障情況，學(xué)生工作情況等方面的材料要重點收集，對沒有留存紙質(zhì)載體的文件及電子版的批示、指示，要求相關(guān)辦理人員及時補(bǔ)充、完善。

2.4 改進(jìn)服務(wù)方式，防疫與利用工作兩不誤

由于此次疫情具有較強(qiáng)的傳染性，居家隔離，減少人與人之間的近距離接觸是防范疫情蔓延的有效手段，但卻與當(dāng)前人工協(xié)作查檔，面對面交接檔案等檔案提供利用模式產(chǎn)生了沖突。高校檔案管理部門可及時轉(zhuǎn)變工作方法，由到校咨詢、面對面提供利用改為電話咨詢、利用預(yù)約、檔案定點放置、來人自取等方式提供利用。對于非敏感、普發(fā)的、政策性文件，在確保安全性的同時通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用。這些舉措不但可以提高利用效率，也為今后改善檔案服務(wù)工作提供思路，做到工作、防疫兩不誤。

3 應(yīng)對突發(fā)事件經(jīng)驗

3.1 提高站位，積極為學(xué)校決策提供檔案服務(wù)

在黨中央堅強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，在習(xí)近平總書記親自指揮、親自部署下，經(jīng)過全黨全國人民艱苦努力，當(dāng)前防疫工作已呈現(xiàn)形勢持續(xù)向好、生產(chǎn)生活秩序加快恢復(fù)的態(tài)勢。高校疫情防控檔案的管理也已進(jìn)入平穩(wěn)運行階段，收齊、管好這些檔案，對當(dāng)前及今后都具有十分重要的意義。對高校檔案部門來說，既是一次考驗，又是一次彰顯崗位價值的機(jī)遇。如此突然而重大的突發(fā)性公共危機(jī)事件并不常見，能夠?qū)⒋祟愅话l(fā)事件中展現(xiàn)應(yīng)對措施的檔案信息進(jìn)行匯總、分析、總結(jié)、研究，對提高高校應(yīng)對公共衛(wèi)生及其他類型的突發(fā)危機(jī)事件能力具有較強(qiáng)的借鑒意義。因此，高校檔案管理部門要有大局意識、服務(wù)意識、協(xié)作意識、創(chuàng)新意識，突出檔案利用價值，為學(xué)校決策建言獻(xiàn)策。

高校檔案管理部門在建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確檔案歸檔范圍及整理要求的同時，應(yīng)對檔案的開發(fā)利用也提前進(jìn)行謀劃，一方面梳理其中涉及抗疫工作的政策、辦法、決策、具體事件處理等方面的文件，構(gòu)建危機(jī)事件處理案例庫，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析，全景展示疫情應(yīng)對工作的策略;另一方面，編制反映抗疫工作的展覽腳本，對體現(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生抗疫風(fēng)貌，展現(xiàn)抗疫工作成果的文字、圖片、音頻、視頻等適合作為展覽素材的檔案專門加以標(biāo)注，為檔案宣傳工作打下基礎(chǔ)。

3.2 及時決策，化解突發(fā)事件認(rèn)定的滯后性與檔案收集提前介入的矛盾

此次疫情暴發(fā)的突然性表現(xiàn)出突發(fā)危機(jī)事件具有發(fā)生時間、影響范圍的不確定性，事件危害等級認(rèn)定的動態(tài)性等特點。使人們短期內(nèi)難以準(zhǔn)確判斷其影響的范圍、規(guī)模、傳播速度以及對政治、經(jīng)濟(jì)、生活帶來的危害。對檔案人員而言，也難以事先介入，且無法完全按照正常的工作程序以及預(yù)定的應(yīng)急管理措施開展工作。因疫情導(dǎo)致的居家辦公、網(wǎng)上授課，使高校行政管理、教務(wù)等職能活動產(chǎn)生的文件形式、載體類型與以往的紙質(zhì)檔案有明顯不同，文件產(chǎn)生來源廣、文件格式復(fù)雜，文件內(nèi)容的多媒體性給歸檔工作帶來了不小的挑戰(zhàn)，幾乎打破了以往習(xí)慣的檔案管理方式。因此及時轉(zhuǎn)變思路，因勢利導(dǎo)，把握突發(fā)事件檔案形成的規(guī)律和特點，根據(jù)新情況、新問題，提出新方案，新辦法，不固守陳規(guī)，主動出擊才是有效化解工作難題的最佳手段。例如在收集方式上，可不拘泥于以往定期向各部門、各院系收集文件的做法，而是根據(jù)防疫工作的特點，以防疫工作組為對象有針對性地開展收集工作。

3.3 建立并不斷改進(jìn)檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制

制定并執(zhí)行應(yīng)急管理預(yù)案，將有助于檔案人員在突發(fā)事件發(fā)生時有條不紊地開展工作。但突發(fā)事件情況多變，制定的應(yīng)急預(yù)案不一定能夠完全適應(yīng)突發(fā)事件的處理需要，因此，高校檔案管理部門可以制訂相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，并根據(jù)學(xué)校應(yīng)對突發(fā)事件的工作預(yù)案及突發(fā)事件的特點及時修訂應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案主要包括背景，應(yīng)急服務(wù)的適用范圍，檔案應(yīng)急服務(wù)的組織架構(gòu)、人員安排，工作分工，應(yīng)急服務(wù)的啟動條件及啟動工作流程、應(yīng)急服務(wù)實施步驟、內(nèi)容，應(yīng)急服務(wù)終止條件，實施效果總結(jié)、評估，日常應(yīng)急服務(wù)培訓(xùn)和預(yù)演，經(jīng)費保障等內(nèi)容。以應(yīng)急預(yù)案為依據(jù)有重點、程序化地開展工作，提高學(xué)校應(yīng)急工作的效率，最大程度減少學(xué)校的損失。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國政府網(wǎng).突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例（國務(wù)院令第376號）

[EB/OL].（2005-05-20）[2020-04-29].http：//www.gov.cn/zwgk/2005-05/20/content_145.htm.

[2]周禹.論高校突發(fā)事件預(yù)警機(jī)制的構(gòu)建[D].武漢科技大學(xué)，2010.

（作者單位：河南廣播電視大學(xué) 來稿日期：2020-05-15）