民營企業(yè)物資供應(yīng)流程內(nèi)部控制研究

摘要：改革開放以來，民營經(jīng)濟(jì)已成為我國經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，并在促進(jìn)生產(chǎn)、繁榮市場、擴(kuò)大就業(yè)、增加財(cái)政收入等諸多方面發(fā)揮了極其重要的作用。盡管民營經(jīng)濟(jì)在發(fā)展中取得矚目的成績，但是民營企業(yè)在經(jīng)營過程中仍然存在較多的管理問題，并成為其進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸。物資供應(yīng)是企業(yè)運(yùn)營過程中內(nèi)部管控的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，不僅影響企業(yè)能否向客戶交付產(chǎn)品，更是產(chǎn)品成本控制的重中之重。本文在分析民營企業(yè)物資供應(yīng)流程內(nèi)部控制的重要性基礎(chǔ)上，探討了民營企業(yè)物資供應(yīng)流程內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題，并針對性的提出了加強(qiáng)民營企業(yè)物資供應(yīng)流程內(nèi)部控制的對策建議。

關(guān)鍵詞：物資供應(yīng);民營企業(yè);內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F279?文獻(xiàn)識(shí)別碼：A?文章編號(hào)：2096-3157（2020）19-0040-02

一、引言

物資供應(yīng)流程，不論是何類企業(yè)，都是管理層重視的內(nèi)容之一，特別是民營企業(yè)，更是把供應(yīng)部門作為最重要的管理內(nèi)容之一。但是，在企業(yè)管理實(shí)踐中，往往由于民營企業(yè)對內(nèi)控體系認(rèn)識(shí)程度不足，出現(xiàn)管控中顧此失彼，更有相當(dāng)部分企業(yè)對企業(yè)商業(yè)秘密認(rèn)識(shí)的錯(cuò)誤，隱蔽供應(yīng)環(huán)節(jié)，造成物流信息及業(yè)務(wù)信息不能被公開，導(dǎo)致監(jiān)督與約束機(jī)制的喪失。內(nèi)控體系的規(guī)范建立是企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)、改善管理、提升效率的舉措，科學(xué)規(guī)范的設(shè)計(jì)物資供應(yīng)流程，既能保證企業(yè)正常的生產(chǎn)運(yùn)營，又能在降低成本、避免舞弊方面得到控制。企業(yè)物資供應(yīng)在企業(yè)運(yùn)營中的重要性具體主要體現(xiàn)在以下方面：

1.確保生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)

物資供應(yīng)是保證企業(yè)連續(xù)生產(chǎn)的物料保證，而物資最佳采購量與合理庫存，是企業(yè)減少庫存物資資金占?jí)?、降低企業(yè)因缺料而增加開關(guān)機(jī)成本的舉措。

2.確保產(chǎn)品價(jià)格的優(yōu)勢

原材料在產(chǎn)品成本中占有較大比例，材料成本直接影響產(chǎn)品成本，在采購源頭控制原材料采購成本，確保了企業(yè)在產(chǎn)品的制造初始就具備了產(chǎn)品的價(jià)格優(yōu)勢。

3.確保產(chǎn)品品質(zhì)的保證

物料品質(zhì)是確保產(chǎn)品品質(zhì)的重要因素，溯本求源，原材料質(zhì)量的采購控制，也是產(chǎn)品質(zhì)量控制的核心內(nèi)容。

4.確保資金鏈條的循環(huán)

合理的應(yīng)付賬款是維護(hù)供應(yīng)商與企業(yè)合作關(guān)系的紐帶，也是企業(yè)獲取短期無息負(fù)債資金的一種方式。在物資采購過程中與供應(yīng)商建立合作共贏的模式，既能保障企業(yè)物料及時(shí)供應(yīng)，又為企業(yè)資金鏈條的循環(huán)帶來供給渠道。

二、民營企業(yè)物資供應(yīng)流程內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題

民營企業(yè)在發(fā)展之初，經(jīng)營管理模式大部分是家族式，經(jīng)濟(jì)大權(quán)集中在領(lǐng)頭人手中，重要的崗位普遍存在裙帶關(guān)系，并且，管理權(quán)、人事權(quán)、經(jīng)濟(jì)權(quán)集于一人，相關(guān)決策僅憑經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)的物品采購，既涉及資金、又涉及物資，為確保這一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)腐敗、采購資金不被外人侵占，部分民營企業(yè)對崗位人選的選擇慎之再慎，任人唯親，所以在整體物資采購過程中，科學(xué)的計(jì)劃性、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控牽制、高效資金循環(huán)等往往被忽視。

1.采購物資計(jì)劃性不強(qiáng)

采購計(jì)劃內(nèi)容包括采購量、到貨時(shí)點(diǎn)等內(nèi)容，但生產(chǎn)性企業(yè)的制造過程是周而復(fù)始的，物資采購計(jì)劃應(yīng)就企業(yè)產(chǎn)品制造周期、物料供給交付、原材料市場變化等規(guī)律綜合考慮原材料的采購計(jì)劃，既要滿足眼前訂單的交付，還應(yīng)考慮物料資源的儲(chǔ)備。但大部分民營企業(yè)對市場的預(yù)測性不強(qiáng)、不能判斷分析市場趨勢，再加企業(yè)顧慮物資儲(chǔ)備形成資金占?jí)旱?，往往只是顧及眼前訂單的材料需求，更不考慮最佳采購批量、不考慮原材料價(jià)格季節(jié)性調(diào)整等因素，形成采購計(jì)劃頻繁下達(dá)、原材料價(jià)格波動(dòng)較大、采購費(fèi)用居高不下，最終產(chǎn)品成本及企業(yè)盈利受到影響。

2.無科學(xué)的供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制

正視企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系，不應(yīng)把供應(yīng)商簡單的看成賣方。有無科學(xué)的供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制，會(huì)對企業(yè)的物資采購質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、貨款等受到直接影響。在實(shí)際中，部分民營企業(yè)在物資采購過程中對供應(yīng)商較為苛刻，總以為對方在賺自己的錢，在談判過程中材料價(jià)格反復(fù)壓降、材料品質(zhì)一味的提高，交易在多個(gè)供應(yīng)商間比來比去，慢慢造成供應(yīng)商為保證自己利益而以次充好、現(xiàn)款現(xiàn)貨，最終使企業(yè)貨、款都受到損失。與供應(yīng)商建立合作共贏的合作模式，建立互相信任的合作關(guān)系，不僅在材料供應(yīng)源頭有了保證，甚至在企業(yè)突遇資金短缺時(shí)，也并不影響企業(yè)的正常運(yùn)營。

3.缺失檢驗(yàn)與入庫過程的規(guī)范

物資采購流程控制中，材料的檢驗(yàn)與入庫是確保材料質(zhì)量與采購數(shù)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，完善的材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)程序及監(jiān)督機(jī)制，是杜絕物資采購中以次充好，特別是無法目測的技術(shù)指標(biāo)隱含瑕疵的風(fēng)險(xiǎn)。入庫流程的規(guī)范，杜絕計(jì)劃采購量與實(shí)際到貨量不符、入庫數(shù)量短少等風(fēng)險(xiǎn)。因物資采購制度不完善，企業(yè)內(nèi)外勾結(jié)而損毀企業(yè)利益的實(shí)例比比皆是。

4.結(jié)算付款環(huán)節(jié)與采購流程相脫離

結(jié)算與付款是物資供應(yīng)過程中最重要環(huán)節(jié)，結(jié)算與付款又是物資供應(yīng)過程中重要的控制點(diǎn)，結(jié)算要與采購計(jì)劃、實(shí)際到貨、入庫單、發(fā)票、合同等核對一致，確保采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性及準(zhǔn)確性;付款要與采購合同、發(fā)票結(jié)算、實(shí)物入庫等核對一致，確保采購物資的價(jià)格控制。因企業(yè)缺乏科學(xué)的過程控制，造成結(jié)算與付款流程與實(shí)際的采購物資控制流程脫離，材料驗(yàn)收情況無法約束付款、物資實(shí)際入庫情況與結(jié)算信息不符、人為的調(diào)整出庫領(lǐng)用掩蓋實(shí)際的采購業(yè)務(wù)，形成財(cái)務(wù)控制形同虛設(shè)。

5.缺失內(nèi)部獨(dú)立的監(jiān)督、評價(jià)機(jī)構(gòu)

企業(yè)的業(yè)務(wù)流程涉及各個(gè)環(huán)節(jié)，部門職能發(fā)揮與流程的高效是整體管理水平的表現(xiàn)，企業(yè)部門職能、流程控制等從設(shè)計(jì)的角度到執(zhí)行的深度，都需要系統(tǒng)性的評估，并通過相關(guān)手段檢查風(fēng)險(xiǎn)隱患。但民營企業(yè)在基礎(chǔ)管理水平低下的狀態(tài)下，不注重內(nèi)審機(jī)構(gòu)，更不了解內(nèi)控體系所發(fā)揮的作用，往往出現(xiàn)每一環(huán)節(jié)都有流程，每一業(yè)務(wù)都有制度，但是舞弊行為等管理漏洞卻時(shí)常發(fā)生。

三、加強(qiáng)民營企業(yè)物資供應(yīng)流程內(nèi)部控制的對策建議

1.建立完善的采購制度、重視物資采購計(jì)劃的重要性

建立完善的采購管理制度，科學(xué)的規(guī)范采購業(yè)務(wù)的控制流程，從采購的需求端開始，一直到采購業(yè)務(wù)的對象被轉(zhuǎn)化或消耗，設(shè)計(jì)環(huán)環(huán)相扣、互相監(jiān)督的流轉(zhuǎn)流程，確保流程清晰、信息共享、職能明確、風(fēng)險(xiǎn)可控。在需求環(huán)節(jié)，先建立需求申請及審批程序，在采購源頭制定采購計(jì)劃，明確采購物資的用途及緣由，確保采購計(jì)劃的真實(shí)性;在計(jì)劃環(huán)節(jié)，建立物資采購計(jì)劃申請程序，依據(jù)內(nèi)部需求及倉庫實(shí)際庫存情況、最低安全庫存標(biāo)準(zhǔn)、物資采購經(jīng)濟(jì)批量等因素，制定最佳采購量，確保物資的最佳庫存和最佳成本;在實(shí)際的采購環(huán)節(jié)，建立物資采購比價(jià)及合格供應(yīng)商制度，通過在合格供應(yīng)商體系內(nèi)或有競爭優(yōu)勢的備選供應(yīng)商體系內(nèi)，通過比價(jià)程序，確定最終供應(yīng)商;在入庫環(huán)節(jié)，建立驗(yàn)收檢驗(yàn)制度，倉庫人員依據(jù)已批審的采購計(jì)劃及質(zhì)檢人員的來料檢驗(yàn)單進(jìn)行入庫物資的手續(xù)辦理，確保入庫物資是依據(jù)需求采購。

2.建立科學(xué)的供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制

供應(yīng)商是確保企業(yè)物資供應(yīng)的基礎(chǔ)，建立供應(yīng)商評價(jià)機(jī)制、處理好供應(yīng)商的關(guān)系，有利于雙方資源互享、互惠互利、共同開拓市場。合格與穩(wěn)固的供應(yīng)商，是企業(yè)在持續(xù)經(jīng)營過程中篩選出來的，通過建立完善的供應(yīng)商評價(jià)制度，從其規(guī)模、品質(zhì)、價(jià)格、反應(yīng)能力等綜合評級(jí)，打造一個(gè)新的供應(yīng)系統(tǒng)體系，為企業(yè)產(chǎn)品及時(shí)交付、產(chǎn)品制造成本降低、質(zhì)量品質(zhì)保證、營運(yùn)資金周轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)持續(xù)改進(jìn)和提升，鞏固企業(yè)自身競爭力。

3.設(shè)置職權(quán)清晰的組織架構(gòu)

企業(yè)根據(jù)管理需求科學(xué)的設(shè)計(jì)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是合理分配權(quán)責(zé)、明確職能、提高運(yùn)行效率的基礎(chǔ)，部門職能清晰，工作內(nèi)容細(xì)化，流程設(shè)計(jì)才能嚴(yán)謹(jǐn)而流暢。不同的業(yè)務(wù)流程需要不同的部門來處理，內(nèi)部機(jī)構(gòu)應(yīng)視企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)量等進(jìn)行設(shè)計(jì)，業(yè)務(wù)流程應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及內(nèi)部控制要求來設(shè)計(jì)，同時(shí)必須重點(diǎn)考慮制衡性與成本效益原則，不能因重視監(jiān)督而人為增加控制點(diǎn)和重復(fù)職能的部門，也不能因考慮管理成本而減少監(jiān)管部門。物資供應(yīng)流程，涉及物資需求部門、物資管理部門、物資采購部門、結(jié)算付款部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等，各部門根據(jù)部門職責(zé)，依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)完成工作任務(wù)，各部門在業(yè)務(wù)流程中扮演著執(zhí)行與監(jiān)督的角色，執(zhí)行是根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)做好本崗位工作，高效保質(zhì)地處理流程中的節(jié)點(diǎn)，監(jiān)督是對處理的業(yè)務(wù)進(jìn)行考量，對其真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，使整個(gè)業(yè)務(wù)流程處于多層監(jiān)管，避免風(fēng)險(xiǎn)與漏洞。

4.建立關(guān)鍵性崗位人員的輪崗制度

關(guān)鍵性崗位人員輪崗，主要目的是控制風(fēng)險(xiǎn)、杜絕違規(guī)違紀(jì)、減少舞弊行為。采購人員的輪崗，在不同的企業(yè)也存在不同的看法，有人認(rèn)為輪崗是對人的不信任，甚至?xí)斐晒ぷ鞯挠绊?。?shí)際工作中，規(guī)范的輪崗制度，能為企業(yè)培養(yǎng)綜合性人才、增加采購業(yè)務(wù)的透明度，通過輪崗，使采購人員對其他崗位的工作理解，更能在協(xié)同配合上達(dá)到最佳效果。

5.發(fā)揮財(cái)務(wù)在采購管控中的作用

財(cái)務(wù)部門參與公司幾乎所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理，財(cái)務(wù)監(jiān)督職能的發(fā)揮，是對采購業(yè)務(wù)流程中涉及采購價(jià)格、入庫結(jié)算、資金支付等環(huán)節(jié)的延伸管理，財(cái)務(wù)通過產(chǎn)品成本核算，對采購價(jià)格進(jìn)行分期對比，減少采購過程中因腐敗產(chǎn)生人為的價(jià)格波動(dòng)，財(cái)務(wù)通過對存貨的管理，對各期庫存進(jìn)行資金占?jí)簩Ρ?，能杜絕因采購不當(dāng)形成的庫存積壓，財(cái)務(wù)參與采購業(yè)務(wù)的合同、發(fā)票、支款等環(huán)節(jié)審核，更能直接的對采購業(yè)務(wù)過程的監(jiān)控，所以，財(cái)務(wù)利用其專有的監(jiān)督職能，對采購環(huán)節(jié)的全盤控制發(fā)揮著不可替代的作用。

6.建立企業(yè)內(nèi)審體系

業(yè)務(wù)流程中各部門間的工作配合，能起到互相監(jiān)督的作用，部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)復(fù)審，能起到關(guān)鍵控制點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行程度的監(jiān)督，而公司設(shè)立的專門審計(jì)機(jī)構(gòu)利用其獨(dú)立性，依據(jù)部門職責(zé)專業(yè)的開展業(yè)務(wù)，從制度設(shè)計(jì)源頭到關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的銜接、從業(yè)務(wù)流程的和控制點(diǎn)到流程的效率性、從關(guān)聯(lián)人員的職能職責(zé)到程序的合規(guī)性，在全局及全方位的角度對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)督。

所以在架構(gòu)設(shè)立、部門職能、內(nèi)審機(jī)構(gòu)等環(huán)節(jié)建立相關(guān)的約束機(jī)制，完善物資供應(yīng)流程，從而達(dá)到企業(yè)降低物資采購成本、提升企業(yè)效益、控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的目的。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著民營經(jīng)濟(jì)在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用逐步凸顯，國家對扶持民營經(jīng)濟(jì)的力度越來越大，在優(yōu)越的宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)如能抓住機(jī)遇，轉(zhuǎn)變意識(shí)，提升企業(yè)綜合管理水平，注重內(nèi)控建設(shè)與完善，定能在激烈的市場競爭中發(fā)揮民營企業(yè)的優(yōu)勢，得以更加長遠(yuǎn)的生存與持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

閆存瑞，供職于山東泰山體育產(chǎn)業(yè)股份有限公司。