淺析海外煉化工程項(xiàng)目采購(gòu)的成本控制

鄢俊波

Abstract： For overseas refining and chemical projects， procurement management as an intermediate part of the project， the importance is self-evident. Therefore， professional and efficient procurement cost control will be helpful to save investment and improve the benefits of the contractor. The author of this paper summarizes some ways of procurement cost control based on the procurement experience of overseas refining and chemical projects.

關(guān)鍵詞：海外;煉化工程項(xiàng)目;采購(gòu);成本控制;質(zhì)量

0? 引言

海外大型煉化工程項(xiàng)目通常采用EPC總承包模式，總包商負(fù)責(zé)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工等環(huán)節(jié)。在實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)成本約占項(xiàng)目投資的50～60%，采購(gòu)管理作為項(xiàng)目的中間環(huán)節(jié)，發(fā)揮了承上啟下的作用，同時(shí)制約著設(shè)計(jì)和施工。因此，專(zhuān)業(yè)高效的采購(gòu)成本控制有助于節(jié)約投資和提高總包商的效益，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵所在。

1? 采購(gòu)成本控制的概念

1.1 項(xiàng)目采購(gòu)的定義

項(xiàng)目采購(gòu)是指工程項(xiàng)目設(shè)備和材料的采購(gòu)，是從項(xiàng)目組織外獲得項(xiàng)目建設(shè)所需的貨物和相關(guān)服務(wù)（合稱(chēng)產(chǎn)品）的過(guò)程。主要包括制定采購(gòu)計(jì)劃、采買(mǎi)、催交、檢驗(yàn)、物流運(yùn)輸、單證付款、現(xiàn)場(chǎng)材料管理等環(huán)節(jié)。在海外煉化工程項(xiàng)目前期的投標(biāo)階段，長(zhǎng)周期關(guān)鍵設(shè)備及材料等重要物資的預(yù)詢(xún)價(jià)和大件運(yùn)輸?shù)穆房币彩琼?xiàng)目前期采購(gòu)工作的重要內(nèi)容之一。

在項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目組可以提前策劃規(guī)避一些潛在風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)控控制相關(guān)環(huán)節(jié)，將采購(gòu)成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)，從而來(lái)保證項(xiàng)目的整體盈利。

1.2 采購(gòu)成本的定義

項(xiàng)目采購(gòu)總成本是項(xiàng)目所有采購(gòu)標(biāo)的物的成交價(jià)格及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的費(fèi)用總和，主要包含采購(gòu)直接成本和間接成本。直接成本主要指采購(gòu)物資的價(jià)格和相關(guān)服務(wù)的費(fèi)用，間接成本主要包含進(jìn)度成本、質(zhì)量成本、作業(yè)成本、維持成本和資金成本等。

2? 海外煉化工程項(xiàng)目采購(gòu)成本控制的原則

采購(gòu)成本控制絕不只是簡(jiǎn)單的削減成本，而是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。單純地削減采購(gòu)成本會(huì)帶來(lái)很多的風(fēng)險(xiǎn)，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)供貨風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等。

項(xiàng)目采購(gòu)的基本目標(biāo)和目的是：“以合適的價(jià)格、采購(gòu)合適的數(shù)量、合適的質(zhì)量的物料，并在合適的地點(diǎn)和合適的時(shí)間交付。” 海外煉化工程項(xiàng)目采購(gòu)的成本控制也遵循“五個(gè)合適”（即5R）：

①合適的質(zhì)量。設(shè)備材料的規(guī)格、等級(jí)或材質(zhì)是決定其價(jià)格的主要因素，因此設(shè)計(jì)人員在設(shè)備選型、材料選擇過(guò)程中要樹(shù)立費(fèi)用觀念，滿(mǎn)足技術(shù)規(guī)格和用戶(hù)的要求即可，避免過(guò)度設(shè)計(jì)。

②合適的數(shù)量。做好前期的采購(gòu)策劃，打包采購(gòu)，將相同或類(lèi)似物資合并為一個(gè)合同，獲得最好的合同價(jià)格，減少合同數(shù)量，節(jié)約采購(gòu)管理的人工時(shí)，降低項(xiàng)目采購(gòu)的成本。積極與設(shè)計(jì)部門(mén)溝通，使用合理的材料用量，將材料余量控制在最小，避免浪費(fèi)。

③合適的地點(diǎn)。執(zhí)行海外項(xiàng)目采購(gòu)，可以合理利用其他外幣對(duì)美元的匯率變化來(lái)選擇制造商，從而降低采購(gòu)費(fèi)用。如允許使用國(guó)內(nèi)廠商，要考慮潛在制造商的工廠與項(xiàng)目所在國(guó)的相對(duì)位置，以減少物流等相關(guān)費(fèi)用。大件設(shè)備的運(yùn)輸，要提前做好道路勘察，如不具備運(yùn)輸條件的，需要提前規(guī)劃，現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行預(yù)制和組焊。

④合適的時(shí)間。在項(xiàng)目初期，與設(shè)計(jì)、施工和項(xiàng)目組積極溝通，制定采購(gòu)計(jì)劃，避免出現(xiàn)錯(cuò)項(xiàng)和漏項(xiàng);對(duì)于影響整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度的長(zhǎng)周期和關(guān)鍵設(shè)備，要利用一切條件，盡早的跟潛在的供貨商進(jìn)行技術(shù)澄清，提前下單，以保證項(xiàng)目的進(jìn)度;同時(shí)，地下管網(wǎng)和需要提前預(yù)制等影響前期施工的材料也需要提前下單準(zhǔn)備;通用材料和施工輔材，盡量就地采購(gòu)。

⑤合適的價(jià)格。提高費(fèi)用估算的精度，在不斷完善自身價(jià)格庫(kù)信息的基礎(chǔ)上，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格信息的收集和整理，分析價(jià)格曲線，以便在合同談判中獲得最好的報(bào)價(jià)。所謂的價(jià)格的合理性，不是單純的追求價(jià)格最低，這樣不利于保障供應(yīng)的安全和質(zhì)量，可能導(dǎo)致合同無(wú)法順利的執(zhí)行。采購(gòu)的目標(biāo)是在規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)，綜合考慮其他費(fèi)用，以獲得最佳的效益。

3? 海外煉化工程項(xiàng)目采購(gòu)成本控制的方式

3.1 采購(gòu)管理

在項(xiàng)目前期，項(xiàng)目經(jīng)理需要挑選一批素質(zhì)過(guò)硬的人員來(lái)組建采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，從規(guī)章制度和工作流程等方面加強(qiáng)管理，確保能夠高質(zhì)高效的完成項(xiàng)目的采購(gòu)工作，更好的服務(wù)于項(xiàng)目。

3.1.1 優(yōu)秀的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)

優(yōu)秀的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)是執(zhí)行好項(xiàng)目采購(gòu)工作的首要條件。在項(xiàng)目策劃前期，要根據(jù)項(xiàng)目預(yù)計(jì)采購(gòu)設(shè)備材料的種類(lèi)和數(shù)量，總部和現(xiàn)場(chǎng)要配置合理的采買(mǎi)人員及催交、檢驗(yàn)、物流及單證人員。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的人員需要保持相對(duì)穩(wěn)定，人員的頻繁變動(dòng)對(duì)于采購(gòu)工作的順利開(kāi)展極為不利。采購(gòu)人員至少應(yīng)具備以下能力：

①外語(yǔ)表達(dá)和讀寫(xiě)能力;

②國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和實(shí)際的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn);

③最好具備一定的技術(shù)專(zhuān)業(yè)背景。

3.1.2 完善的規(guī)章制度和合理的程序文件

項(xiàng)目初期，采購(gòu)經(jīng)理就應(yīng)該結(jié)合公司的采購(gòu)規(guī)章制度和總承包合同的要求（業(yè)主規(guī)定），組織編寫(xiě)本項(xiàng)目的采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃、采購(gòu)管理程序、采購(gòu)催交程序、采購(gòu)檢驗(yàn)程序和廠商數(shù)據(jù)手冊(cè)等相關(guān)采購(gòu)程序文件，并報(bào)采購(gòu)部、項(xiàng)目組、項(xiàng)目管理公司（如有）和業(yè)主審批（如需要）審批，以便讓項(xiàng)目的采購(gòu)工作在完善的規(guī)章制度下進(jìn)行，發(fā)揮采購(gòu)人員的主觀能動(dòng)性，獲得供貨商最好的交貨期和價(jià)格，節(jié)約采購(gòu)成本。

3.2 合適的供應(yīng)商

選擇合格的供應(yīng)商對(duì)于控制采購(gòu)成本是非常重要的。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，一般有以下幾種方式：①海外業(yè)主/最終用戶(hù)提供的供應(yīng)商名單（AVL，Approved Vendor List）;②總包商推薦的補(bǔ)充供應(yīng)商名單，這些供應(yīng)商不在AVL里，需要做“資格預(yù)審”，待業(yè)主/最終用戶(hù)審批后方可使用;③業(yè)主沒(méi)有供應(yīng)商名單，需要總包商提供，并報(bào)業(yè)主/最終用戶(hù)審批后方可使用。

從控制采購(gòu)成本的角度來(lái)講，選擇供應(yīng)商應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①對(duì)于業(yè)主提供了的供應(yīng)商名單，采購(gòu)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)在項(xiàng)目前期，積極與業(yè)主負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理的負(fù)責(zé)人溝通，并盡快提交補(bǔ)充的供應(yīng)商名單（和總包商合作較多，但不在AVL里）和相關(guān)資格預(yù)審文件供業(yè)主審批，以便在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中獲得最有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和交貨期。

②在滿(mǎn)足技術(shù)要求的情況下，商務(wù)評(píng)標(biāo)要全面考慮供應(yīng)商的綜合實(shí)力，如制造能力、質(zhì)量管理體系、項(xiàng)目供貨業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)情況等，減少后期合同執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)。同等條件下，優(yōu)先選擇項(xiàng)目所在國(guó)的供應(yīng)商。

③從資產(chǎn)的生命周期的角度看，其使用期內(nèi)每個(gè)階段都有相關(guān)的成本：采購(gòu);送貨、安裝和“試運(yùn)行”;制造商的售后支持;運(yùn)行成本（用戶(hù)培訓(xùn)、消耗品、能源等）;常規(guī)維護(hù)保養(yǎng)、維修和定期檢修或升級(jí);退役（停止運(yùn)行）;棄置。因此，在分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)的過(guò)程中，除了設(shè)備材料的價(jià)格外，要全面評(píng)估供應(yīng)商的開(kāi)試車(chē)備品備件、首次填充和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)用及費(fèi)率標(biāo)準(zhǔn)，綜合選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。另外，本著對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)的精神，有時(shí)候業(yè)主/最終用戶(hù)也會(huì)做相關(guān)要求，對(duì)于關(guān)鍵的備品備件的價(jià)格、兩年的備品備件的價(jià)格和后期維修服務(wù)的費(fèi)率，要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的價(jià)格有效期，這些都應(yīng)該作為評(píng)估供應(yīng)商需要考慮的因素。

3.3 采購(gòu)合同

采購(gòu)合同是買(mǎi)方和賣(mài)方執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)的基礎(chǔ)，設(shè)定了關(guān)系雙方的角色、權(quán)利和義務(wù)。對(duì)于控制采購(gòu)成本而言，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

3.3.1 附件

采購(gòu)合同除了合同正文條款和價(jià)格清單外，還包含了一系列附件，這些也是合同的重要組成部分。重要附件包含了技術(shù)協(xié)議（含請(qǐng)購(gòu)單）、包裝規(guī)定、箱單、現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)要求和供應(yīng)商文件規(guī)范等。

3.3.2 合同條款

①供貨范圍。對(duì)于某些設(shè)備尤其是撬裝類(lèi)設(shè)備，為了避免雙方由于對(duì)供貨范圍的理解不同，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)到貨出現(xiàn)問(wèn)題，需要在合同簽訂前將雙方的供貨范圍界定清楚，一般技術(shù)協(xié)議中會(huì)有明確的說(shuō)明，可以通過(guò)圖表（在PID上加注釋?zhuān)┗蛘呶淖郑〞?huì)議紀(jì)要）的方式加以描述。

②價(jià)格分析表/價(jià)格清單等。為了避免在主合同執(zhí)行過(guò)程中，由于設(shè)備材料的數(shù)量發(fā)生變化導(dǎo)致出現(xiàn)增補(bǔ)和變更的時(shí)候仍執(zhí)行主合同的單項(xiàng)價(jià)格，合同文本中除了列明總價(jià)外，還需要提供價(jià)格分析表/價(jià)格清單、開(kāi)車(chē)備品備件清單和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)率及培訓(xùn)費(fèi)率，并注明單項(xiàng)價(jià)格在項(xiàng)目機(jī)械竣工期內(nèi)保持不變;對(duì)于一些關(guān)鍵設(shè)備，有些業(yè)主/最終用戶(hù)會(huì)有特殊要求，比如對(duì)于關(guān)鍵備品備件、兩年備品備件和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)率及培訓(xùn)費(fèi)率的有效期有要求。

③罰款。罰款包含遲交罰款和性能不達(dá)標(biāo)罰款，但是一般都有上限。其中遲交罰款又分為文件（影響返條件）的遲交和交貨期的遲交。懲罰并不是目的，但是罰款必不可少，遲交會(huì)造成現(xiàn)場(chǎng)窩工和工程進(jìn)度的滯后，導(dǎo)致各項(xiàng)成本的增加。合同文本中的罰款條例對(duì)供應(yīng)商也是一種約束，總包商也不能放松催交的力度，因?yàn)槿绻霈F(xiàn)遲交貨的情況，往往對(duì)于總包商的損失遠(yuǎn)大于對(duì)于供貨商的罰款。

④質(zhì)保期。采購(gòu)合同文本中的質(zhì)保期條款往往要遵循總包商與業(yè)主/最終用戶(hù)簽署的總包合同的質(zhì)保期條款。通常情況下總包合同中的質(zhì)保期是大于供貨商的標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)保期，這個(gè)時(shí)候就需要在詢(xún)價(jià)文件中特別注明，并與供應(yīng)商協(xié)商溝通，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 質(zhì)量管理

質(zhì)量管理也是項(xiàng)目管理的重要組成部分，包括質(zhì)量控制和質(zhì)量保證兩個(gè)方面。海外業(yè)主/最終用戶(hù)對(duì)于質(zhì)量管理非常重視，通常都有嚴(yán)格的質(zhì)量管理體系，總包商需要參照業(yè)主的質(zhì)量管理體系要求編制項(xiàng)目的質(zhì)量管理程序，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量和成本負(fù)責(zé)?？偘绦枰盐蘸觅|(zhì)量和成本這兩者間的平衡，以最小的成本投入來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)定的質(zhì)量要求。要做好采購(gòu)質(zhì)量成本的控制，應(yīng)該根據(jù)業(yè)主/最終用戶(hù)的質(zhì)量管理要求，結(jié)合設(shè)備和材料關(guān)鍵性，制定合理的檢驗(yàn)等級(jí)并報(bào)業(yè)主批準(zhǔn)，避免出現(xiàn)過(guò)度檢驗(yàn)的情況，造成浪費(fèi)。

4? 結(jié)語(yǔ)

海外煉化工程項(xiàng)目，采購(gòu)管理貫穿始終，必須根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，提前做好采購(gòu)策劃，提高采購(gòu)管理的能力，控制好采購(gòu)成本，從而為項(xiàng)目的整體盈利奠定基礎(chǔ)。

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