檔案信息化管理及推動檔案信息化建設(shè)的策略研究

曾敏

摘 要 科技的不斷進步使得人們在管理檔案以及資料時能夠通過更加高效的方式進行管理，不僅信息化進入到了人們的日常生活，更是滲透到了各行各業(yè)，成為工作時能夠應(yīng)用的工具。檔案信息化管理在我國的信息技術(shù)發(fā)展過程中有著非常重要的作用，通過現(xiàn)代化技術(shù)開展檔案管理工作，能夠提高管理的效率，使得管理更加科學有效。本文闡述了檔案信息化管理及推動檔案信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞 信息化管理;檔案信息化;信息化建設(shè)

由于檔案管理是一門具有較強綜合性的科目，在開展檔案內(nèi)容的管理過程中，不僅需要根據(jù)其分類對其進行規(guī)劃，而且檔案結(jié)構(gòu)較為復雜，管理工作對于檔案管理人員來說是一項責任重大的重擔[1]。隨著信息科技的不斷發(fā)展，需要將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，對檔案管理模式進行創(chuàng)新，使得檔案管理方式能夠轉(zhuǎn)向信息化系統(tǒng)保管，真正達到檔案信息化建設(shè)的目的。

1在開展檔案信息化建設(shè)管理時的基本管理內(nèi)容

隨著信息科技的高速發(fā)展，不僅在其他的行業(yè)中信息化推動了行業(yè)的建設(shè)工作，在檔案信息化管理工作中，信息化檔案的建設(shè)進度也正隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展變得更加高效[2]。檔案信息化管理的重點主要是將哪些傳統(tǒng)的實體檔案都轉(zhuǎn)化為如今的現(xiàn)代化信息技術(shù)檔案，在檔案信息化管理的過程中，通過信息技術(shù)，提高檔案的網(wǎng)絡(luò)化以及信息化，使得檔案的利用率得到提高，最終使得檔案的整理，查詢以及存儲都變得更加輕松，而且還能通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案進行共享。管理的過程中，檔案管理人員應(yīng)該將檔案的紙質(zhì)文件以及聲像文件通過數(shù)據(jù)庫以及高級壓縮等技術(shù)將其傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，在傳輸?shù)倪^程中需要對檔案信息資源進行系統(tǒng)的規(guī)劃，這樣更加有利于檔案管理者更好地管理檔案信息。而且當檔案信息化之后，可以幫助工作人員降低工作的強度，而是通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案進行管理以及檢索，真正提高檔案使用率的目的，落實了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進度，能夠提高檔案管理時的效果。

2開展檔案信息化管理建設(shè)過程中遇到的主要問題

部分單位領(lǐng)導以及檔案管理人員對于檔案的管理并沒有什么很強的意識，他們不僅沒有真正認識到檔案信息化管理在工作中的重要性，而且也沒有真正理解檔案信息化管理對于個人，單位以及社會等方面的重要性[3]。在進行管理的過程中，不了解信息化建設(shè)的主要目標，認為紙質(zhì)的檔案更好，是書面憑證，對于實現(xiàn)資源共享以及網(wǎng)絡(luò)的了解程度低，工作人員在工作的過程中習慣使用古老的方式進行管理，缺乏創(chuàng)新的意識，僅僅認為紙質(zhì)的傳統(tǒng)的檔案才是最安全且正規(guī)的，認為這樣的管理方式更好，能夠適應(yīng)工作的開展，而不認為將檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)中是更好的選擇，這也就使得我們國家的檔案信息化檢查一直都停留在最初級的階段，難以得到提升與發(fā)展。此外，檔案的信息化管理需要大量的資金投入進來，包括計算機設(shè)備方面的投入以及信息技術(shù)方面的投入，這些投入所得到的回報需要的時間長，如果不加大投入，檔案信息化建設(shè)工作自然也就很難落實。并且，管理缺乏專業(yè)的人員，管理檔案的人員年齡較大，缺乏計算機技術(shù)，在進行管理的過程中很容易出現(xiàn)不了解的地方，這也就使得檔案管理很難真正落實，這樣的雙向人才的缺乏直接阻礙了檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，使得檔案建設(shè)一直難以落到實處。

3開展檔案信息化管理建設(shè)過程中解決問題的策略

在開展檔案信息化管理建設(shè)的過程中，首先需要對工作人員的思想觀念進行改善，特別是對于部門領(lǐng)導以及專門的檔案管理人員，更是需要改變他們的思想觀念，讓他們能夠?qū)n案信息化建設(shè)有更加深入的了解，更加正確的認識，緊緊跟著社會的發(fā)展動向，適應(yīng)時代的發(fā)展要求，將傳統(tǒng)的舊觀念以及舊體制摒棄，使得檔案信息化建設(shè)能夠從最根本的點上開始推進。為了更好地開展檔案信息化建設(shè)，需要在管理制度方面進行完善，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，并且對檔案管理的硬件進行升級。在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，最主要的便是通過工作人員來執(zhí)行，但是僅僅只靠工作人員很難真正落實，還需要依靠完善的行業(yè)標準。只有使得管理制度更加完善，才能建立更加規(guī)范的管理體系，這樣不僅不會對檔案的管理人員造成拘束，而且有了更好的輔助工具，工作人員也將更加認真地工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都錄入到互聯(lián)網(wǎng)中，并對其進行整理與管理，使得檔案信息的建設(shè)能夠向規(guī)范化與標準化發(fā)展。當管理的制度更加完善之后，則需要重視專業(yè)人才的培養(yǎng)以及設(shè)備的引進，由于檔案管理缺乏專業(yè)的人才，如果僅僅只是通過一些不專業(yè)的人員管理檔案，那么在日后的管理工作中自然會出現(xiàn)不少問題。但是通過專業(yè)的人才進行管理，則能夠更好地利用檔案，使得檔案發(fā)揮自身的用處。國家應(yīng)當重視專業(yè)檔案人員的培養(yǎng)，為檔案管理工作配備更加先進的計算機設(shè)備，保證軟件與硬件能夠相互結(jié)合，在工作的過程中更好地推動信息化建設(shè)，真正提高檔案的應(yīng)用率，最終達到解決問題的效果。

4結(jié)束語

總而言之，在開展全面檔案信息化建設(shè)的過程中，工作人員需要了解到這項工作是一項長期的工作，不僅任務(wù)艱巨，而且需要長期的努力，才能真正實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。在建設(shè)過程中并不是僅僅依靠計算機技術(shù)以及計算機人員即可，還需要檔案管理人員學會運用這些技術(shù)，在建設(shè)的過程中互相配合，共同解決難題，才能真正實現(xiàn)檔案建設(shè)的效果。在進行檔案建設(shè)的過程中，需要檔案管理人員改變自身的思想觀念，提高對于檔案信息化人才的培養(yǎng)，重視管理人才專業(yè)性的提升，只有這樣才能更好地推動檔案信息化的建設(shè)工作。

參考文獻

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[2] 李鳴宇.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設(shè)的策略研究[J].才智，2019（5）：365.

[3] 趙祥偉.推動檔案信息化建設(shè)的策略分析[J].卷宗，2018（18）：45.