企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式思考

張翼穎

摘 要：在企業(yè)對(duì)企業(yè)整體進(jìn)行管理的過(guò)程之中，尤為重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容即為對(duì)檔案施行的管理工作。由于企業(yè)的檔案中不僅包含著企業(yè)的重要數(shù)據(jù)，同時(shí)也包含著企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中全部的信息資料，所以，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展發(fā)揮著舉足輕重的重要作用。因此，本文將針對(duì)企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題做出研究，并且提供了對(duì)企業(yè)施行企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的策略，希望能夠?yàn)閺氖缕髽I(yè)檔案管理相關(guān)工作的人員提供具有參考價(jià)值的參考資料。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 ;管理創(chuàng)新 ;服務(wù)模式

現(xiàn)階段，我國(guó)已在社會(huì)發(fā)展和科技研發(fā)的領(lǐng)域取得了較為突出的成就，并長(zhǎng)期處于迅猛發(fā)展的狀態(tài)之中，這代表著我國(guó)早已踏入了信息化時(shí)代，處于信息化時(shí)代之中，各種問(wèn)題也不斷顯露出來(lái)，比如企業(yè)的檔案管理部門(mén)出現(xiàn)的問(wèn)題。企業(yè)的檔案部門(mén)的作用是存儲(chǔ)與管理企業(yè)整個(gè)發(fā)展進(jìn)程之中全部的信息數(shù)據(jù)，若企業(yè)的檔案管理部門(mén)不能跟隨時(shí)代前進(jìn)的步伐，就容易致使信息處理的效率低下與企業(yè)信息數(shù)據(jù)容易遺失的問(wèn)題發(fā)生。所以，為有效避免這些情況的發(fā)生，就務(wù)必要針對(duì)企業(yè)檔案的管理進(jìn)行持續(xù)的創(chuàng)新、對(duì)企業(yè)檔案的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新方面的探究，進(jìn)而有效確保企業(yè)能夠得到持續(xù)的良好發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1企業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)知較為淺薄

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作之中存在的尤為重要的問(wèn)題為，不管是企業(yè)的檔案管理人員亦或是企業(yè)的工作人員均缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理的全面認(rèn)知。部分企業(yè)的管理層更加看重企業(yè)所獲得的經(jīng)濟(jì)收益，從而忽視了檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的不可替代的重要地位，并且大部分企業(yè)的內(nèi)部工作人員，普遍的看法是企業(yè)的檔案部門(mén)不具有實(shí)質(zhì)性的工作、其屬于企業(yè)檔案管理人員的工作范疇、和企業(yè)員工的工作沒(méi)有任何關(guān)系，然而在工作人員需使用檔案的情況下才注意到檔案部門(mén)不可替代的作用，同時(shí)會(huì)感覺(jué)到使用檔案的相關(guān)手續(xù)太過(guò)繁雜。

1.2缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度

大部分的企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)建和存儲(chǔ)以及銷毀時(shí)，缺少規(guī)范制度的依據(jù)，若對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)建和歸檔時(shí)，在缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的情況下，很可能會(huì)致使整個(gè)流程處于混雜的狀態(tài);若在存儲(chǔ)檔案時(shí)缺少相應(yīng)的規(guī)范制度情況下，很可能會(huì)致使檔案部門(mén)所負(fù)責(zé)存儲(chǔ)的有關(guān)檔案，不能夠做到及時(shí)的整理與歸檔，更嚴(yán)重的情況是很多檔案的裝訂太過(guò)潦草，與其他檔案混淆著存儲(chǔ)進(jìn)檔案庫(kù)內(nèi);若在對(duì)檔案進(jìn)行翻閱與銷毀時(shí)，缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的情況下，很可能會(huì)有手續(xù)不完整、交接不清晰的問(wèn)題出現(xiàn)，這將對(duì)之后對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行查詢時(shí)造成各種不便。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的有效措施

2.1提升企業(yè)工作人員對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

為促進(jìn)企業(yè)做好檔案的管理工作，最重要的切入點(diǎn)即為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，要對(duì)檔案管理工作提起高度的重視。其一，處于企業(yè)發(fā)展的任何時(shí)期，都不能夠不重視企業(yè)檔案管理工作的重要地位，更要督促企業(yè)的任何人員在履行自己的職責(zé)的過(guò)程中，注重提升檔案管理工作的工作質(zhì)量。而且，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更要發(fā)揮其重要的模范作用，努力改變其他人員的整體觀念，要注重持續(xù)提升企業(yè)人員的整體綜合素質(zhì)，才有利于檔案管理部門(mén)的整體綜合素質(zhì)的進(jìn)一步提高，為企業(yè)檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2促進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式從分散變?yōu)榧?/p>

以往的企業(yè)的檔案管理模式更多的是應(yīng)用分散式的管理模式，形式也較為單一，其涉及到的檔案中更多的是該單位的平時(shí)工作和調(diào)動(dòng)等等方面的檔案，在很大程度上制約了檔案管理工作重要作用的體現(xiàn)。然而很長(zhǎng)一段時(shí)期以來(lái)伴隨我國(guó)企業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案來(lái)源與其包含內(nèi)容同時(shí)向多元化的方向持續(xù)改變。更多的企業(yè)若想不斷提高檔案管理的水平，就要合理的考慮在特定的區(qū)域或是在行業(yè)的范圍之內(nèi)對(duì)檔案管理中心的做出較為集中的建設(shè)，設(shè)置具有專業(yè)技能的檔案管理人員，同時(shí)對(duì)檔案完成分類管理。

2.3積極增強(qiáng)從事檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

我國(guó)早已步入了大數(shù)據(jù)的全新的時(shí)代，這樣的一個(gè)時(shí)代是高度信息化的時(shí)代，也正因如此，才要求企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，要配備更多的信息處置專業(yè)技術(shù)人員和信息分析與研究人員，這部分人員的專業(yè)技能務(wù)必要滿足相應(yīng)的實(shí)際需求，如是才可以保證整體的檔案管理工作的工作質(zhì)量達(dá)到實(shí)際要求。而且，從事檔案管理的工作人員更需配備具有專業(yè)技能的數(shù)據(jù)庫(kù)更新人員，同時(shí)還要有具備專業(yè)技能的計(jì)算機(jī)設(shè)備管理工作人員，如是才可以在大數(shù)據(jù)時(shí)代中完成好企業(yè)的檔案管理工作，而且也很好的體現(xiàn)出了在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案的管理工作對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)給予了更高的標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)的檔案管理工作人員需要堅(jiān)持持續(xù)完善自身的管理理念，不斷提升檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)的質(zhì)量，極力培育與保留企業(yè)中檔案管理工作的優(yōu)秀人才，更要持續(xù)的采用更多的綜合素質(zhì)較高的專業(yè)人才。于大數(shù)據(jù)時(shí)代之中，企業(yè)檔案管理工作人員，務(wù)必要具有足夠的有關(guān)于檔案管理工作的基本知識(shí)。

2.4要不斷對(duì)檔案管理制度和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新

若想最大限度的提高企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作的工作質(zhì)量，就務(wù)必要堅(jiān)持持續(xù)的創(chuàng)新檔案管理的管理制度以及管理方式，從嚴(yán)促進(jìn)檔案管理工作保持長(zhǎng)期的常態(tài)化發(fā)展。從具體措施的角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行需要確立更為規(guī)范的制度，對(duì)檔案管理的管理理念進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，提高管理人員的思想意識(shí)，從而確立出最為貼近于企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況的檔案管理方式以及制度，而且在實(shí)際施行的過(guò)程當(dāng)中堅(jiān)持要落到實(shí)處，如是才可以切實(shí)高效的體現(xiàn)出企業(yè)檔案管理的重大作用。而且還需要制定出兼職檔案聯(lián)系員制度，其原因是如是能夠很好的打破以往老舊的檔案收集模式，同時(shí)要不斷創(chuàng)新檔案的基本思路，將檔案的材料收集源頭作為切入點(diǎn)，堅(jiān)持將制度落到實(shí)處。

2.5充分利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作

處于大數(shù)據(jù)時(shí)代之中，企業(yè)的檔案管理工作，務(wù)必要全面的融入進(jìn)大數(shù)據(jù)的發(fā)展進(jìn)程之中，所以企業(yè)的檔案管理工作，就務(wù)必要加快推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程與數(shù)字化的建設(shè)，其原因是這樣才可以更加高效的完成企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展。而且，由于處于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下，檔案管理工作本身是一項(xiàng)較為繁雜的工作，因此就使數(shù)字化的檔案管理工作自身具被較高的危險(xiǎn)性，如是便需要不斷強(qiáng)化電子檔案的管理工作的安全建設(shè)，于這樣的一個(gè)過(guò)程之中更需要及時(shí)的針對(duì)檔案的信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷地優(yōu)化與完善，最后讓檔案的安全性不會(huì)受任何影響。

三、企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新策略

當(dāng)企業(yè)專注于對(duì)檔案的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，能夠?qū)⑦@樣幾點(diǎn)作為最佳切入點(diǎn)：其一，建立起較為完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體質(zhì)。在計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)滲透進(jìn)企業(yè)檔案管理工作之后，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員便可以于網(wǎng)絡(luò)之中建立網(wǎng)站，完成對(duì)檔案匯集和整理方面的工作，同時(shí)還能夠把企業(yè)的網(wǎng)站同政府部門(mén)的網(wǎng)站建立有效的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而提高對(duì)網(wǎng)站中檔案的查詢效率。其二，建立企業(yè)的電子檔案。通常情況下的檔案的材質(zhì)為紙質(zhì)，于是就需要對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行歸檔與存儲(chǔ)，企業(yè)電子檔案同樣也需要進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，然而企業(yè)的電子檔案能夠建立屬于企業(yè)的檔案庫(kù)，在企業(yè)的檔案庫(kù)之中僅保存對(duì)于企業(yè)來(lái)講比較重要的檔案資料，可以對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行密碼的設(shè)置，設(shè)置檔案庫(kù)密碼不但可以有效提高企業(yè)檔案的保密程度，更能夠在確保企業(yè)檔案的管理效率情況下，為企業(yè)的進(jìn)一步良好發(fā)展提供有效保障。

【結(jié)語(yǔ)】總而言之，現(xiàn)階段企業(yè)檔案的管理工作之中依然存在亟待解決的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題，比如：缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理的全面正確的認(rèn)知、缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度，諸如此類的問(wèn)題不但會(huì)影響企業(yè)檔案部門(mén)實(shí)際運(yùn)作的效率，更會(huì)在很大程度上對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生較為嚴(yán)重的負(fù)面影響。所以，務(wù)必要對(duì)企業(yè)檔案的管理和服務(wù)模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，最大限度的提高企業(yè)檔案部門(mén)處理信息數(shù)據(jù)的效率，全力推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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