高職院校圖書檔案管理一體化探討

摘?要：信息技術(shù)的快速發(fā)展為圖書檔案一體化發(fā)展提供了源動(dòng)力，也提升了圖書、檔案管理水平。但是由于多種原因，圖書檔案管理一體化的進(jìn)程并不是那么切合人意。本文通過對圖書檔案一體化發(fā)展的必要性進(jìn)行了深入分析，使人們對于圖書檔案一體化有更加深刻的認(rèn)識，特別是對于如何推進(jìn)圖書檔案管理一體化提出了一些思路與對策，希冀助力高職院校圖書檔案一體化管理的順利開展。

關(guān)鍵詞：高職?圖書檔案?一體化?探討

中圖分類號：G717;G251??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）08-00-01

從20世紀(jì)70年代起，國內(nèi)外學(xué)者就提出了圖書檔案信息資源共享。1978年中國信息資源管理界也提出圖書檔案情報(bào)一體化。幾十年來，圖書檔案一體化的研究持續(xù)深入，認(rèn)識不斷深化，它的實(shí)現(xiàn)確是一個(gè)復(fù)雜問題。既然圖書檔案一體化有那么多的優(yōu)點(diǎn)，特別是在信息化智能化時(shí)代條件下，傳統(tǒng)的圖書、檔案管理工作均受到很大沖擊，其不足暴露無遺。如：圖書檔案管理的封閉性、單一性，信息資源在獲取、開發(fā)、利用等方面存在極大缺陷，對圖書、檔案管理與服務(wù)質(zhì)量形成了不同程度的制約，人們對信息資源多元化的需求得不到合理滿足。因此，在高職院校高校推行圖書檔案一體化管理模式，必將推動(dòng)內(nèi)部資源優(yōu)化，提升圖書檔案的服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮圖書檔案的應(yīng)有功能。

一、一體化管理的意義

高校的圖書、情報(bào)以及檔案管理工作就是對圖書館中的圖書、情報(bào)以及檔案等進(jìn)行統(tǒng)籌管理，對這三者進(jìn)行一體化。對圖書檔案實(shí)行一體化管理，涉及三個(gè)方面，即：目的性;可行性;統(tǒng)一性。一體化是指多個(gè)原來相互獨(dú)立的體系通過某種方式逐步結(jié)合成為一個(gè)統(tǒng)一體系的過程，通過對不同體系的類似管理要素進(jìn)行優(yōu)化整合，相互補(bǔ)充完善，形成一個(gè)高效率的綜合體系，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)模發(fā)展。1987年，劉新安在《論檔案與圖書的本質(zhì)區(qū)別》中這樣說：從載體性的確很難找出圖書與檔案的本質(zhì)差別。在一體化管理體系內(nèi)部，各管理體系仍堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)原則，各管理體系標(biāo)準(zhǔn)的所有要求都應(yīng)充分體現(xiàn)和實(shí)施;各管理體系互相整合，互相依存，無法割裂而單獨(dú)存在;各系統(tǒng)彼此協(xié)調(diào)，共同作用，互相補(bǔ)充，促進(jìn)和發(fā)展。從這些特征來看，一體化的管理體系比單個(gè)管理體系或獨(dú)立并存的幾個(gè)管理系統(tǒng)效率更高。圖書檔案屬于同源且本質(zhì)屬性相同。研究者認(rèn)為，二者在古代是同義詞，源自一體，都是用來記錄信息，用來傳遞和交流情報(bào)。有觀點(diǎn)認(rèn)為，圖書和檔案都有分類法，著錄規(guī)則和主題詞表，從名稱上就能看出二者工作的共通性。圖書檔案可以資源共享。有的研究者認(rèn)為，檔案如果出現(xiàn)破損，人們在圖書資源中還可以查閱到，這種通過查閱圖書把缺失檔案彌補(bǔ)起來，體現(xiàn)了圖書和檔案的相互依存、遺漏補(bǔ)缺的互補(bǔ)作用?？梢?，圖書檔案一體化管理具有十分重大意義和作用。

二、一體化管理的困境

1.種類不同，長期分離管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為圖書檔案一體化管理帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為一體化管理貢獻(xiàn)了技術(shù)平臺。當(dāng)然，如何統(tǒng)一圖書檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，確實(shí)具有相當(dāng)困難。因?yàn)楦鶕?jù)目前管理標(biāo)準(zhǔn)來看，它們的分類標(biāo)準(zhǔn)、著錄和標(biāo)引、存儲環(huán)境不同、服務(wù)方式、機(jī)構(gòu)職能等是不相同的。因此，在管理制度、原則和方法上各有特點(diǎn)，統(tǒng)一管理必然有一定難度。

2.制度不完善，人員素質(zhì)不高

影響管理人員工作質(zhì)量的因素眾多，管理人員的文化程度參差不齊，人才類型比較單一，綜合能力偏低。工作熱情不高，缺乏主體意識等等。對于圖書檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為管好人、看好門就可以了，沒必要進(jìn)行任何改革和創(chuàng)新，工作積極性不高，服務(wù)質(zhì)量低下。目前我國部分高校已經(jīng)開始對圖書檔案一體化管理模式進(jìn)行嘗試性推廣，但仍有一些高校在圖書檔案一體化建設(shè)過程中將重點(diǎn)放在內(nèi)容方面而忽視了制度方面的建設(shè)。加上圖書管理和檔案管理本來就是兩個(gè)長期獨(dú)立的部門，管理制度和管理方法存在較大差異，管理理念也有所不同，短時(shí)間內(nèi)難以避免傳統(tǒng)管理的慣性。這與傳統(tǒng)用人標(biāo)準(zhǔn)有較大差異，決定了很多館員都難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

3.單位不夠重視，部門無可奈何

高等職業(yè)教育的發(fā)展重點(diǎn)在技術(shù)技能型人才的培養(yǎng)。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對圖書檔案工作不是十分重視。特別是在人員配備、資金投入、信息化建設(shè)、部門權(quán)重位置等等。久而久之，部門也就形成了一種“有我是五八，沒我是四十”的心理認(rèn)識。表現(xiàn)在工作上就是熱情不高，激情不夠，思想懶惰，聽之任之。更談不上創(chuàng)新和變革，影響了圖書工作和檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、一體化管理的重要性

各自為政的管理體制和運(yùn)行模式無法應(yīng)對數(shù)字時(shí)代所帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。圖書檔案一體化管理，能夠促進(jìn)此兩項(xiàng)工作的相互補(bǔ)充和促進(jìn)。當(dāng)前，圖書和檔案獨(dú)立的管理模式無法充分發(fā)揮資源服務(wù)功能，不能滿足師生教學(xué)科研的多元化需求，通過整合，提供的信息資源會更全面、細(xì)致，從而促進(jìn)圖書檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。圖書檔案管理一體化首先是資源的融合。部分高職院校出身于中等職業(yè)學(xué)校，檔案管理模式既陳舊又缺項(xiàng)，更談不上發(fā)揮服務(wù)社會的開放功能。隨著國家職業(yè)教育的高速發(fā)展，高職院校在圖書館方面的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案管理建設(shè)，圖書投入多、信息化程度高。實(shí)現(xiàn)圖書管理和檔案管理的一體化，引導(dǎo)檔案館借鑒圖書館的信息化步伐，整體加快高校信息化建設(shè)。這既是對傳統(tǒng)服務(wù)模式的創(chuàng)新，也是壓縮成本、節(jié)約支出的有效策略。

四、一體化管理的建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，高度重視

高職院校圖書檔案一體化管理就是摒棄原有的管理觀念和管理模式。人力資本是第一生產(chǎn)力，人是最重要的生產(chǎn)要素。因此，一是要加大人才的教育培訓(xùn)力度。讓管理人員真正從思想上認(rèn)識上發(fā)生本質(zhì)變化，夯實(shí)一體化管理理念。二是提升管理人員的信息化智能化水平。進(jìn)行針對性地培訓(xùn)，優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)。為了方便館員學(xué)習(xí)，高校可通過網(wǎng)絡(luò)課程、推送學(xué)習(xí)資料等方式提供更為便捷的學(xué)習(xí)渠道，以多元化教學(xué)形式提升對館員的吸引力，更好地保證學(xué)習(xí)效果。圖書檔案一體化管理是大勢所趨，管理部門要認(rèn)清形勢，奠定充分的思想基礎(chǔ)。

2.完善制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范嚴(yán)格的規(guī)章制度，使管理人員有章可依，也必將推動(dòng)圖書檔案管理一體化。如何調(diào)整和改進(jìn)圖書和檔案工作中不同的標(biāo)準(zhǔn)和制度是一項(xiàng)艱巨任務(wù)。特別是在組織架構(gòu)、職能范圍和責(zé)任劃分上要科學(xué)充分論證，使之更好適應(yīng)圖書檔案一體化建設(shè)的需要。標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系是保證實(shí)現(xiàn)一體化管理的必要條件，只有確保兩個(gè)機(jī)構(gòu)之間緊密的聯(lián)系與協(xié)作，并組織統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的統(tǒng)一。

3.加強(qiáng)考核，激發(fā)職業(yè)精神

結(jié)合國家、省市有關(guān)事業(yè)單位工作人員考核辦法，制定本單位本部門的日常和年度考核辦法。考核內(nèi)容包括工作內(nèi)容、工作范圍、工作質(zhì)量、出勤情況、職業(yè)道德、學(xué)術(shù)研究等。管理者需要深化和館員之間的有效溝通，給予員工以更多的尊重，鼓勵(lì)其發(fā)表更多的意見和建議，并給予積極反饋，使館員能夠感受到歸屬感和成就感，從而更好地提高工作的積極性和能動(dòng)性。

4.實(shí)行崗位責(zé)任制，在實(shí)踐中培養(yǎng)人才

實(shí)行圖書檔案一體化管理，要把培養(yǎng)館員的實(shí)踐能力作為重要抓手，以崗位需求為導(dǎo)向，通過實(shí)操練習(xí)、場景模擬訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)工作人員順利轉(zhuǎn)型。提升他們適應(yīng)一體化管理的能力和水平。結(jié)合圖書檔案一體化管理要求，簽訂目標(biāo)責(zé)任制，實(shí)行崗位責(zé)任制，壓擔(dān)子，提水平，完善崗位考核機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)對館員素質(zhì)的有效控制。

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作者簡介：鐘啟璘（1993.12—），女，助理館員，河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院圖書館管理員。